Phần I Chu trình dự án và quản lý theo giai đoạn
9.3 Ước lượng giai đoạn phân tích
Ước lượng việc phân tích là điều rất khó vì đó là dạng hoạt động hướng con người. Sau đây là một phương pháp. Một lần nữa, phương pháp này tuỳ thuộc vào việc chia công việc thành các phần nhỏ. Hình 9.7 là cơ cấu Phân chia Công việc (WBS) mức 2 cho việc phân tích.
Hình 9.7 Các thành phần chính của việc phân tích
Trang tính (Hình 9.8) được suy từ mức 3 của WBS: mỗi thành phần mức 2 được chia thành các thành phần con và các hoạt động thích hợp. Một nhân tố được gán cho từng hoạt động như câu trả lời có trong mỗi người-ngày.
Trang tính ước lượng phân tích Phỏng vấn
Kiểu Số Nhân tố Ngày Tham khảo Tổng con IPTS
Tổng
Quản lý 5 1.2 Giám sát 1.0 1.2 Kĩ thuật 1.5
Thư kí .5
Tổng cộng 1.25 Phân tích tài liệu và hệ thống hiện tại
Kiểu Số Nhân tố Tổng
Mẫu vào 0.5
Mẫu ra 0.5
Tệp thủ công 2.0
Tệp tự động 2.0
Bảng 2.0
Hệ thống 4.0
Tổng cộng hệ thống hiện tại Tổng hợp
Kiểu Số Nhân tố Tổng Phân tích
Phỏng vấn Phân tích tài liệu và hệ thống hiện tại
Tổng hợp yêu cầu cũ
và mới
Trình bầy và chấp
thuần
Phỏng vấn 2.5
Tài liệu 0.5
Giữ chức năng hệ thống cũ 1.0
Đổi chức năng hệ thống cũ 1.0
Chức năng mới 1.5
Phương án được trình bày 2.0
Tổng cộng tổng hợp
Chuẩn bị đặc tả chức năng
Kiểu Số Nhân tố Tổng
Phỏng vấn 0.25
Tư liệu và hệ thống 0.5
Tổng hợp .5
Tổng cộng đặc tả chức năng Trình bày
Kiểu Số Nhân tố Tổng
Người dự 0.25
Vị trí 0.5
Chấp thuận 1.0
Sơ đò/tờ chiếu 1.0 Tổng cộng trình bày
Tổng cộng phận tích
Hình 9.8 Trang tính ước lượng phân tích
Các nhân tố trong hình 9.8 lấy từ các thống kê của DEC và có thể được dùng như các nhân tố để tính mỗi hoạt động cần bao nhiêu thời gian.
Một ví dụ về ước lượng phân tích
Hình 9.9 dưới đây là một ước lượng phân tích đã điều đầy đủ. Số dòng trong dấu ngoặc được thêm vào để trợ giúp cho việc giải thích. Các khoản mục in đậm do người ước lượng điền vào.
Ước lượng phân tích cho hệ thống ABC Phỏng vấn
Kiểu Số Nhân tố Ngày Tham khảo Tổng con IPTS Tổng
(1) Quản lý 2 .5 1.0 1..2 1.2 (2) Giám sát 2 1.0 2.0 1..2 2.4 (3) Kĩ thuật 1 1.5 1.5 1.5 1.5 (4) Thư kí .5
(5) Tổng cộng pv 5 5.1 1.25 6.4
Phân tích tài liệu và hệ thống hiện tại
Kiểu Số Nhân tố Tổng (6) Mẫu vào 10 0.5 5
(7) Mẫu ra 20 0.5 10
(8) Tệp thủ công 2 2.0 4
(9) Tệp tự động 2.0
(10) Bảng 2 2.0 4
(11) Hệ thống 1 4.0 4
(12) Tổng cộng hệ thống hiện tại 35 2 27
Tổng hợp
Kiểu Số Nhân tố Tổng
(13) Phỏng vấn 5 0.5 12.5
(14) Tài liệu 35 0.5 17
(15) Giữ chức năng hệ thống 10 1.0 10 (16) Đổi chức năng hệ thống cũ 5 1.0 5
(17) Chức năng mới 10 1.5 15
(18) Phương án được trình bày 2.0
(19) Tổng cộng tổng hợp 64 59.5 Chuẩn bị đặc tả chức năng
Kiểu Số Nhân tố Tổng (20) Phỏng vấn 5 0.25 1 (21) Tư liệu và hệ thống 35 0.25 9 (22) Tổng hợp 64 .25 16
(23) Khác
(24) Tổng cộng đặc tả chức năng 104 26 Trình bày
Kiểu Số Nhân tố Tổng (25) Người dự 10 0.25 2.5
(26) Vị trí 2 0.5 1
(27) Chấp thuận 1 1.0 1
(28) Sơ đồ/tờ chiếu 5 .5 2.5
(29) Tổng cộng trình bày 7 (30) Tổng cộng phân tích 125.9
Hình 9.9 Ví dụ về ước lượng phân tích Giải thích
Phỏng vấn. (1) 2 nhà quản lý cần được phỏng vấn, nhân tố thời gian của .5 là theo 1 (theo ngày). Tham khảo là tổng chi phí để tham khảo: bạn cần điện thoại cho ai đó, hẹn gặp, trình bày, v.v... Hãy nhân số ngày với Tham khảo rồi viết kết quả dưới cột Tổng con. Tổng con cho việc phỏng vấn 2 người giám sát và 1 kĩ thuật viên cũng được tính tương tự. Cộng các tổng con lại và nhân với 1.25 (.25 là phần
trù tính thêm cho trường hợp phỏng vấn bị ngắt quãng) để có được tổng cộng cho phỏng vấn là 6.4 ngày.
Phân tích tài liệu và hệ thống hiện tại. (6) có 10 mẫu tài liệu đưa vào hiện có, (7) 20 báo cáo, (8) 2 tệp trong phòng lưu trữ hồ sơ (sinh viên và giáo trình), (10) 2 bảng (vật tư theo giáo trình và giá theo giáo trình), (11) và 1 hệ thống (kho hàng).
Kết quả của những dòng này, sau khi được nhân với nhân tố thích hợp, cho Tổng cộng về hệ thống hiện có là 27 ngày.
Tổng hợp. Đây là phần suy nghĩ, thảo luận, phân tích. (13) với mỗi một trong 5 (Số lấy từ (5) cuộc phỏng vấn đều có một nhân tố tổng hợp là .5. (14) Tương tự cho 35 (Số lấy từ (12) tài liệu. Bây giờ đến phần khó. Nếu có một hệ thống đang tồn tại, thủ công hay tự động, thì phải đếm xem có xấp xỉ bao nhiêu chức năng trong hệ thống cũ cần phải tạo lại trong hệ thống mới rồi đặt số này vào dưới cột Số trong 915). Phải đếm số các chức năng trong hệ thống cũ cần thay đổi khi sang hệ thống mới rồi đặt kết quả vào (16). Cột Số trong (17) là số toàn bộ các chức năng mới cần phải thực hiện trong hệ thống mới. Nếu có nhiều phương án được phân tích thì hãy đặt vào (18). Hãy nhân với nhân tố và tổng đưa vào Tổng cộng tổng hợp, trong ví dụ là 59.5.
Chuẩn bị đặc tả chức năng. Mục này tính thời gian cần dành cho việc viết ra, soạn thảo văn bản, kiểm tra chính tả và chữa Đặc tả Chức năng (FS). Trong (20) ta tính việc chuẩn bị như kết quả của 5 (từ dòng (5) cuộc phỏng vấn, trong (21) cho 35 (từ (12) tài liệu và hệ thống hiện có, trong (22) tổng cộng tổng hợp (từ (19) . Đặt mọi thứ khác bạn có thể nghĩ ra vào (23), nhân nó rồi cộng tất cả sẽ cho 26 trên dòng (24)
Trình bày. Mỗi người tham dự đều có hệ thống số trong (25) vì họ đặt các câu hỏi, tại mỗi vị trí khác nhau (26), sự chấp thuận yêu cầu (27) và thêm tờ chiếu hay sơ đồ cấu tạo ra để trình bày. Nhân với các hệ số rồi cộng vào dòng (30). Tổng cộng phân tích là tổng của các tổng con trên các dòng (5), (12), (19), (24) và (29).
Kết luận về việc dùng sơ đồ ước lượng phân tích. Hiển nhiên sơ đồ này không cho bạn một ước lượng chính xác như thường có. Tuy nhiên nó rất có ích nếu bạn xây dựng các nhân tố thích hợp cho ứng dụng của bạn. Sơ đồ có thể được dùng làm bảng kiểm tra WBS cho mọi hoạt động có thể phân trong tích.
Điều rất quan trọng là phải có khả năng ước lượng tốt cho việc phân tích.
Nếu bạn dang dùng tiến trình hai giai đoạn (xem mục 4..2) thì bước đầu tiên chỉ la phân tích. Ngay cả DEC, với tất cả tri thức chuyên gia về ước lượng, cũng vẫn ưa thích thực hiện giai đoạn phân tích một dự án trên cơ sở Thời gian và Vật tư (Giá phụ thêm).