Phần I Chu trình dự án và quản lý theo giai đoạn
10.3 Cấp phát tài nguyên
Nếu bạn đang làm kế hoạch thủ công thì sơ đồ PERT là sơ đồ tốt nhất dùng để cấp phát tài nguyên. Trước hết hãy vẽ PERT bỏ qua mọi nguồn tài nguyên. Sơ đồ cho dự án phần mềm có thể tựa Hình sau.
ATP (10 ngày)
Đơn thể ch/ tr A (20 n)
Đơn thể ch/ tr B (30 n) Đơn thể ch/ tr C (10 n)
XĐ PT TK TH & KT HL VH
Đơn thể ch/ tr D (10 n) Đơn thể ch/ tr E (5 n)
15n 20n 10n Đơn thể ch/tr F (10n)
Hướng dẫn sử dụng (10n) ACC
Hướng dẫn bảo trì (10n) 5n
Hình 10.5 Sơ đồ PERT bỏ qua tài nguyên A
B
F D
C E
XĐ - Xác định, PT - Phân tích, TK - Thiết kế, TH7KT - Tích hợp và kiểm thử hệ thống, HL - huấn luyện người dùng, VH - Vận hành, ch/tr - chương trình
Bước tiếp là vẽ lại PERT có tính tới tài nguyên Cấp phát tài nguyên nhân lực
Mạng trong Hình trên có 10 hoạt động đồng thời tiến hành tại một thời điểm và cùng kết thúc đúng hạn nếu bạn có 10 người lập trình. (Hoặc nếu một người lập trình thì phải dành một phần mười thời gian cho từng công việc !) Hiển nhiên có cách tốt hơn để sử dụng người. Việc cấp phát tài nguyên nhân lực mang tính chủ quan và tuỳ thuộc chủ yếu vào người sẵn có, nhưng sau đây là những điều phải xem tới:
• Trao nhiệm vụ cho từng cá nhân có mức độ kĩ năng thích hợp với công việc.
Đừng trao cho một chuyên gia một công việc không ý nghĩa gì mấy cũng đừng trao một việc rất phức tạp cho người mới tập sự.
• Trao nhiệm vụ tương tự cho cùng một người. Điều này sẽ làm giảm thời gian học.
• Trao nhiệm vụ chủ chốt cho người bạn tin cẩn nhất. Người tin cậy không phải là người có thể thực hiện nhiệm vụ đó trong ban ngày mà đôi khi có thể mất đến năm hay mười ngày; người tin cậy là người quả quyết cần năm ngày thực hiện và đó chính là thời gian cần để thực hiện nhiệm vụ.
• Trao các nhiệm vụ cần liên lạc lẫn nhau cho cùng một cá nhân để giảm thiểu việc tương tác con ngươì.
• Đừng quên rằng Người quản trị dự án sẽ cần dành thời gian để giám sát, đặc biệt vào lúc bắt đầu dự án.
Hãy phân mức tài nguyên nhân lực của bạn thật chi tiết. Tốt hơn cả là nên để ba người lập trình bận bịu trong năm tuần lễ hơn là sử dụng năm người trong tuần đầu, không còn ai cả trong tuần tiếp, ba người trong tuần tiếp nữa vẽ lại với tài nguyên nhân lực đã được bố trí, Thời gian trực tiếp cho từng nhiệm vụ sẽ được rút bớt nếu có thêm nguồn nhân lực được sử dụng.
Quyết định bố trí nhân lực được thực hiện dựa trên những điều sau: Lt1 (người lập trình 1) dành 100% thời gian cho dự án, còn Lt2 và Lt3 chỉ làm việc cho dự án trong thời kì ngắn. Các Đơn thể A, B và C là khó nhất nhưng tương tự nhau cho nên Phó ban quản lý dự án (PQlda) sẽ giúp Lt2 lập trình trong tất cả các khâu. Với phó ban quản lý dự án trên giám sát trên đường găng sẽ làm giảm sự căng thẳng cho Trưởng ban quản lý dự án. Lt1 là một chuyên gia cao cấp làm việc một mình. Lt3 là người tập sự cho nên được giao nhiệm vụ làm tư liệu. Lưu ý rằng mọi người đều làm việc liên tục trong phần công việc của mình.
XĐ PT TK A B C TH & KT HL VH
Qlda PQlda PQlda Lt2 Lt2 Lt2 PQlda PQlda PQlda
PQlda Lt1 Lt1 PQlda PQlda PQlda Lt1 Lt1 15 6 8 13 12 18 6 Lt12 5 8 ACC D E F
Lt1 Lt1 Lt1 Lt2 10 5 10 5
HDND HDVH HDBT
Lt3 Lt3 Lt3
10 10 10 Hình 10.6 Tài nguyên được cấp phát
Giảm thời hạn nhiệm vụ bằng cách bổ sung nhân lực
Việc thêm người vào một nhóm không nhất thiết làm giảm thời hạn nhiệm vụ. Một quy tắc công nghiệp là “Hãy bổ sung thêm ít nhất 10% số ước lượng thời gian trực tiếp cho từng thành viên bổ sung vào một nhóm chuyên nghiệp”. Điều này kéo theo rằng nếu một nhiệm vụ để một người thực hiện mất 10 ngày thì với 2 người sẽ tốn 11 ngày-người, hay tốt nhất 5 ẵ ngày theo lịch. Thêm 10% cho mỗi người một cách tích luỹ khi có nhiều người.
Thời hạn nhiệm vụ được chuyển từ hai hình trên đã được lấy theo qui tắc trên, cộng với một số đánh giá chuyên môn dựa theo việc phân chia công việc tốt đến đâu, mọi người trao đổi với nhau như thế nào vân vân.
Cấp phát tài nguyên “Phi con người”
Tài nguyên phi con người cần cho một dự án phần mềm có thể là phần cứng máy tính, bộ trình phần mềm, hệ điều hành, thông tin, tài liệu, huẫn luyện, bảo hành máy tính. dịch vụ in vân vân. Các khoản mục này có thể được liệt kê ra bởi người có trách nhiệm ước lượng. Thông thường chúng ta không bận tâm tới việc đặt các khoản mục này vào PERT nhưng phải đảm bảo chúng được liệt kê ra ở đâu đó.