Phần I Chu trình dự án và quản lý theo giai đoạn
Chương 13. Nhân sự dự án
13.1 Tổ chức dự án
• Tổ dự án
Đối với các dự án quy mô vừa và nhỏ, hình thức tổ chức dưới đây (hình 13.1) tỏ ra thích hợp
GĐ
PGĐ Kỹ thuật
Cán bộ lập trình
1
Cán bộ lập trình
2
Cán bộ
lập trình 5 (Max) Hình 13.1 Tổ chức các dự án vừa và nhỏ
Mỗi người trong tổ có công việc riêng của mình. Công việc của các cán bộ lập trình, như tên đã gọi, là viết chương trình phần mềm. PGĐ kỹ thuật giám sát, chỉ đạo tất cả các công việc thuộc về kỹ thuật, giải quyết các vấn đề liên quan đến hệ thống, đồng thời chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm. Trên cùng là
GĐ Ban quản lý dự án lãnh đạo về mặt quản lý, đảm bảo liên hệ giữa dự án với bên ngoài, đồng thời chịu trách nhiệm về kế hoạch và kiểm soát
Người ta nhận thấy rằng, mỗi trưởng nhóm kỹ thuật thường theo dõi tốt đã được 5 cán bộ lập trình. Vì vậy, đối với các dự án quy mô lớn hơn, có thể áp dụng cách tổ chức như ở hình 13.2
GĐ
PGĐ kỹ thuật
Nhóm trưởng
Nhóm trưởng
Cán bộ lập trình
1
Cán bộ lập trình
2
Cán bộ lập trình
3
Cán bộ
lập trình 4
Cán bộ lập trình
5
Cán bộ lập trình
6 Hoặc
Hình 13.2. Tổ chức các dự án lớn GĐ
Cán bộ lập trình
Cán bộ lập trình
2
Cán bộ lập trinh
3
Cán bộ lập trình
Cán bộ lập trình
4 Cán bộ lập trình
5
Cán bộ lập trình
6
Cán bộ lập trình
7 PGĐ kỹ
thuật
Dự án có thể được phân thành các tổ, sao cho mỗi tổ có thể coi như là một dự án độc lập tương đối. Một kết luận thú vị trong cuốn sách “Tìm kiếm sự tuyệt hảo của T.Peter và R.Waterman” nêu rằng, những sản phẩm tốt nhất trên thế giới đều là do một nhóm ít hơn 7 người sáng chế ra.
Tổ chức theo chuyên môn
Rất nhiều hãng, công ty áp dụng hình thức tổ chức theo chuyên môn. Ví dụ nếu hãng chuyên sản xuất một số loại phần mềm, thì có thể phân chia thành các bộ phận, mỗi bộ phận chịu trách nhiệm về một loại phần mềm nhất định. Bộ phận ứng dụng ngân hàng sẽ chuyên sản xuất các phần mềm về điều khiển tự động hoá.. Trưởng phòng ứng dụng ngân hàng đồng thời làm GĐ dự án về phần mềm ngân hàng..
Hình thức tổ chức theo chuyên môn như trên có cả ưu điểm lẫn nhược điểm. Ưu điểm là các cán bộ trong cùng một chuyên môn dễ hiểu nhau hơn, và người làm quản lý đồng thời là trưởng phòng chuyên môn nên cũng dễ làm việc hơn. Nhược điểm là trong trường hợp dự án cần đến nhiều lĩnh vực chuyên môn khác nhau , thì sẽ phải mời chuyên gia ngoài. Các chuyên gia này cùng lúc làm việc cho nhiều dự án, nên thường họ không có đủ thời gian để hoàn thành phần việc được giao một cách có chất lượng. Ngoài ra, đối với một cán bộ có năng lực và thích cái mới, làm việc mãi cho những dự án giống nhau, có thể dẫn đến kém hào hứng và nhàm chán.
Tổ chức dạng ma trận
Trong một số trường hợp các công ty phần mềm áp dụng hình thức tổ chức dạng ma trận. Mỗi cán bộ lập trình vừa trực thuộc phong chuyên môn, vừa trực thuộc dự án. GĐ dự án đàm phán với Trưởng phòng chuyên môn để cán bộ lập trình được biệt phái sang làm việc cho dự án, sau đó trở lại về Phòng. Dự án sẽ chuyển trả Phòng một khoản tiền tỷ lệ thuận với lợi nhuận của dự án, do đã sử dụng nhân lực của Phòng. Như vậy, cả GĐ dự án lẫn Trưởng phòng chuyên môn đều có liên quan đến sự thành bại của dự án.
Tổ chức theo ma trận có thể hoạt động tốt nếu GĐ dự án và Trưởng phòng chuyên môn đều có trách nhiệm và quyền hạn như nhau. Điều này có nghĩa là tiếng nói của họ đều có trọng lượng như nhau trong việc ra các quyết định liên quan đến nhân viên tham gia dự án. Trong thực tế ở phần lớn các công ty, thường hoặc GĐ dự án, hoặc Trưởng phòng chuyên môn là người có tiếng nói quyết định. Ví dụ ở DEC, GĐ dự án chỉ là “xếp” tạm thời, “xếp” chính vẫn là Trưởng phòng chuyên môn và đây mới là người ra quyết định cuối cùng đối với nhân viên tham gia dự án.
Tuy nhiên, nhiều ý kiến cho rằng, nếu tổ chức được một tổ dự án linh hoạt thì vẫn là tốt hơn. Như Tom Peter đã nhận xét, các sản phẩm tốt nhất đều là do những tổ nhỏ, cơ động làm ra. Một mặt, người ta nhận thấy các cán bộ lập trình thường hào hứng làm việc hơn khi có một ê- kíp mới, người phụ trách mới, đề tài mới. Mặt khác nếu dự án thường xuyên thay đổi, nhân viên bị điều động
nay chỗ này mai chỗ khác, thì dễ dẫn đến tâm lý bất ổn định và ảnh hưởng trực tiếp đến công việc.