Phần III. Phần mềm hỗ trợ quản lý dự án
Chương 15. Giới thiệu phần mềm Microsoft Project
15.2 Tạo lập và tổ chức một lịch biểu
Một lịch biểu dự án bao gồm danh sách các nhiệm vụ hay các hoạt động bạn cần làm, khoảng thời gian thực hiện các nhiệm vụ. MP sử dụng các nhiệm vụ, thời gian tiếp diễn, và các thông tin khác như ngày tháng và các hạn định để lập nên một lịch biểu và cho bạn một mô hình thực tế về dự án mà bạn đang quản lý.
Tạo một lịch biểu mới
Bước đầu tiên trong việc tạo một lịch biểu mới là mở tệp mới và gán ngày bắt đầu, ngày kết thúc của dự án. Hiệu quả nhất là lập lịch một dự án từ ngày đầu tiên là để cho MP xác định ngày cuối dựa trên các thông tin được đưa vào.
Nếu không có ngày đầu tiên, ngày hiện tại được tự động coi như là ngày đầu tiên của dự án.
Cách đưa vào ngày đầu tiên và ngày cuối của dự án 1. Chọn new từ thực đơn File
2. Gõ vào máy ngày đầu tiên và ngày cuối của dự án 3. Chọn phím OK
Nhập các nhiệm vụ
Một dự án thông thường bao gồm một dãy nhiệm vụ có liên quan, các khối tạo thành lịch biểu của bạn. Người quản lý dự án phải thực hiện Phân rã cấu trúc công việc để xác định các nhiệm vụ của dự án cần được thực hiện nhằm đạt
được mục tiêu của dự án. Một nhiệm vụ sẽ có các thông tin liên quan như độ dài thời gian thực hiện, ngày bắt đầu và ngày kết thúc, tài nguyên, chi phí Khi thêm một nhiệm vụ vào lịch biểu, MP gán độ dài ngầm định là (1d) Cách đưa một nhiệm vụ vào sơ đồ Grantt
Chuyển một nhiệm vụ thành một cột mốc
Cột mốc là một nhiệm vụ với độ dài không được sử dụng để xác định các sự kiện đặc biệt trong lịch biểu của bạn. Khi đưa độ dài không cho một nhiệm vụ.
MP hiện ký hiệu cột mốc lên sơ đồ cột Grantt bắt đầu từ ngày đó.
1. Từ thực đơn Wiew, chọn sơ đồ Grantt
2. Trong trường hợp Duration của nhiệm vụ ta muốn thay đổi, gõ vào 0d 3. Bấm vào phím nhập hay gõ Enter
Đưa vào một nhiệm vụ lặp lại
Một nhiệm vụ có thể được lặp lại hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hay hàng năm. Bạn có thể đặt thời gian lặp lại hay số lần lặp lại
1. Từ thực đơn Wiew, chọn sơ đồ Gantt
2. Chọn dòng trên đó bạn muốn chèn vào nhiệm vụ lặp lại 3. Từ thực đơn Insert chọn Insert Recurring task
4. Từ hộp name gõ vào tên của nhiệm vụ
5. Trong hộp Duration gõ vào độ dài của một làn xuất hiện đơn của nhiệm vụ này
6. Tại This Occur, chọn khoảng thời gian mà nhiệm vụ sẽ xuất hiện 7. Tại Daily, Weekly .. xác định tần số của nhiệm vụ
8. Tại length, gõ vào ngày bắt đầu tại hộp From và gõ vào ngày kết thúc tại hộp To hay số lần nhiệm vụ sẽ lặp lại tại hộp For Occurences
9. Chọn phím OK
Thay đổi độ dài của một nhiệm vụ
Bạn có thể thay đổi thời gian thực hiện một nhiệm vụ sao cho đúng với thực tế.
1. Từ thực đơn View, chọn sơ đồ Gantt
2. Trong trường hợp Duration của nhiệm vụ ta muốn thay đổi đọ dài, gõ vào độ dài bạn muốn
3. Bấm vào phím nhập hay gõ Enter.
Xoá bỏ một nhiệm vụ
Có thể xoá bỏ một hay một số nhiệm vụ không cần thiết một cách dễ dàng. Nếu bạn muốn xoá một nhiệm vụ tổng hợp, các nhiệm vụ con của nhiệm vụ này cũng bị xoá theo
Bạn có thể lấy lại một nhiệm vụ vừa xoá bằng cách ấn phím Undo trên thanh công cụ chuẩn
1. Từ thực đơn Wiew, chọn sơ đồ Gantt 2. Chọn nhiệm vụ bạn muốn xoá bỏ 3. Thực đơn Edit, chọn Delete Task
Hạ mức và tăng mức các nhiệm vụ
Bạn có thể tổ chức các nhiệm vụ trong lịch biểu của bạn thành các nhiệm vụ tổng hợp và nhiệm vụ con bằng cách hạ mức và tăng mức các nhiệm vụ. Ngầm định, các nhiệm vụ tổng kết được in đậm trong sơ đồ Gantt
Hạ mức một nhiệm vụ
1. Từ thực đơn View, chọn sơ đồ Gantt 2. Chọn nhiệm vụ bạn muốn hạ mức
3. Từ thực đơn Tools, chọn Outlining sau đó chọn Indent Lên mức một nhiệm vụ
4. Từ thực đơn View, chọn sơ đồ Gantt 5. Chọn nhiệm vụ bạn muốn đưa lên một mức
6. Từ thực đơn Tools, chọn Outlining sau đó chọn Indent Sắp xếp lại các nhiệm vụ trong lịch biểu
Bạn có thể sắp xếp và di chuyển các nhiệm vụ để chỉnh lại lịch biểu của bạn. Khi sắp xếp lại lịch biểu đã được định hình, các mối quan hệ giữa nhiệm vụ tổng kết và nhiệm vụ con được bảo toàn.
1. Từ thực đơn View, chọn sơ đồ Gantt
2. Từ thực đơn Tools, chọn Sort sau đó chọn tên trường Gấp lại và mở ra một lịch biểu đã được định hình
Bằng việc gấp lại và mở ra, bạn có thể giấu hay hiện các nhiệm vụ con của một nhiệm vụ tổng kết. Ví dụ, bạn có thể chỉ hiện các nhiệm vụ mức trên cùng, sau đó in ra để làm báo cáo tổng kết cho dự án của bạn. Bạn có thể gấp hoặc mở chỉ một phần riêng của sơ đồ, hiện rõ hay giấu các nhiệm vụ hay một nhóm các nhiệm vụ mà bạn muốn.
Bạn có thể gấp hay mở một nhiệm vụ tổng hợp một cách dễ dàng bằng cách bấm đúp chuột vào nhiệm vụ đó
Gấp lại
1. Từ thực đơn View, chọn sơ đồ Gantt 2. Chọn phần lịch biểu bạn muốn gấp lại
3. Từ thực đơn Tool, chọn Outlining sau đó chọn Hide Subtask Mở ra
1. Từ thực đơn View, chọn sơ đồ Gantt 2. Chọn nhiệm vụ tổng kết bạn muốn mở ra
3. Từ thực đơn Tool, chọn Ontlining sau đó chọn Show Subtask Thay đổi ngày và giờ làm việc
Bạn có thể thay đổi ngày và giờ làm việc để lịch thời gian dự án phản ánh thực tế chính xác hơn
1. Từ thực đơn Tools, chọn Change Working Time 2. Chọn ngày trên lịch
3. Tại Make Dates, chọn phím tuỳ chọn
4. Nếu bạn chọn tuỳ chọn Working trong bước thứ 3, trong Working Time cần gõ vào thời gian bắt đầu và kết thúc làm việc
5. Chọn phím OK