Phần I Chu trình dự án và quản lý theo giai đoạn
Chương 14. Đánh giá tài chính và hiệu quả dự án
14.1 Mở đầu
Khi chúng ta dự định đầu tư thực hiện dự án xây dựng một hệ thống thông tin, ta cần cân nhắc xem có nên thực hiện dự án đó hay không, và trong trường hợp nên thực hiện thì trong số nhiều phương án triển khai dự án nên chọn phương án nào. Để trả lời các câu hỏi này, mối quan tâm của các nhà đầu tư là đo hiệu quả do việc thực hiện dự án mang lại và các quyết định sẽ dựa trên việc so sánh các hiệu quả này. Như vậy điều quan trọng là phải so sánh mối quan hệ giữa chi phí dự án và lợi ích do dự án mang lại. Song cần chú ý là trong khi chi phí dự án được tính bằng tiền thì hầu như các hiệu quả do dự án CNTT mang lại đều khó có thể đo được bằng tiền. Để khắc phục khó khăn này, khi so sánh các phương án thực hiện dự án chúng ta có thể sự dụng phương pháp hai bước:
1. Đầu tiên dùng đánh giá tài chính so sánh chi phí các dự án
2. Trong số các phương án được đánh giá tốt ở bước 1, so sánh tiếp một số chỉ tiêu chất lượng không được thể hiện bằng tiền để chọn phương án thích hợp nhất.
14.2 Xác định chi phí dự án
Chi phí xây dựng hệ thống thông tin thường bao gồm các loại chi phí sau đây:
• Chi phí xây dựng hệ thống: Đây là chi phí trong thời gian phát triển hệ thống mới bao gồm các chi phí:
- Mua trang thiết bị phần cứng - Mua phần mềm
- Công phân tích, thiết kế, lập trình, kiểm tra, cài đặt - Chuẩn bị chỗ đặt máy
- Huấn luyện
- Chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới - ..
Chi phí xây dựng hệ thống được tập chung chi trong một vài năm đầu.
• Chi phí tác nghiệp: Sau khi hệ thống được xây dựng và đi vào hoạt động, chi phí tác nghiệp là các chi phí phục vụ cho hoạt động hàng ngày của hệ thống bao gồm:
- Thuê phần cứng và phần mềm
- Hợp đồng bảo dưỡng phần cứng và phần mềm
- Chi phí cho nhân lực hàng ngày: vào dữ liệu, quản lý mạng, ..
- Thuê chỗ đặt máy tính - ..
• Các chi phí gián tiếp khác.
Các chi phí tác nghiệp và chi phí gián tiếp xuất hiện khi hệ thống bắt đầu đi vào hoạt động
Trong trường hợp dự án đem lại các lợi ích đo được bằng tiền, thì lợi ích đó được tính là chi phí với dấu âm và tính gộp trong tổng chi phí. Như vậy đối với mỗi phương án ta có bảng chi phí tính theo từng năm
14.3 Các phương pháp so sánh các phương án
Như đã nói trong phần mở đầu, hầu như không thể. Các lợi ích do dự án xây dựng hệ thống thông tin mang lại bằng tiền,do đó để đánh giá tài chính các dự án, ta tìm cách so sánh chi phí dự án. ở đây ta giả định có một hệ thống cũ đang hoạt động, và hệ thống đã suy thoái nên chi phí cho hoạt động của hệ thống này hàng năm tăng dần. Hệ thống mới được đem so sánh với hệ thống cũ bao gồm các chi phí xây dựng, chi phí tác nghiệp và chi phí gián tiếp
14.3.1 Phân tích điểm hoà vốn
Phân tích điểm hoà vốn là dạng đơn giản nhất của so sánh chi phí. Điểm hoà vốn là điểm tại đó hai đường chi phí của hệ thống mới và hệ thống cũ cắt nhau. Điều đó có nghĩa là bắt đầu từ thời điểm đó trở đi, chi phí cho hệ thống mới ít hơn chi phí cho hệ thống cũ, và nếu ta sử dụng hệ thống mới ta bắt đầu tiết kiệm được kinh phí.
Chi phí
Năm Hình 14.1 - Đánh giá tài chính
Chi phí xây dựng
Điểm hoà
vốn Chi phí tác nghiệp
14.3.2 Phương pháp thời hạn thu hồi vốn đơn giản
Để so sánh hai hệ thống cũ và mới theo phương pháp thời hạn thu hồi vốn đơn giản, ta lập bảng so sánh chi phí như sau:
Chi phí hệ thống Năm thứ 1
Năm thứ 2 Năm thứ 3
.. Năm thứ k
Hệ thống cũ a1 a2 a3 ak
Hệ thống mới
- Chi phí xây dựng - Tác nghiệp (ht cũ) - Tác nghiệp (ht mới) Tổng chi phí hệ thống mới
b1 a1
b1+a1
b2 a2/2 c2/2
b2+(a2+c2)/
2
c3
c3
..
..
ck
ck Chênh lệch chi phí
(Chi phí hệ thống cũ-chi phí hệ thống mới
d1=b1 d2=a/2-b2- c2/2
d3=a3- c3
.. dk=ak-ck Chênh lệch chi phí gộp e1=d1 e2=d1+d2 e3=d1+
d2+d3
.. Ek=
d1+..+dk
Chênh lệch chi phí gộp lại từng năm được tính bằng cách tính tổng chênh lệch chi phí từ năm thứ nhất tới năm đó.
Trong bảng này chúng ta có một số giả thiết sau:
• Thời gian cần thiết để xây dựng hệ thống mới la 1,5 năm. Trong thời gian đó hệ thống cũ vẫn phải hoạt động , do đó trong chi phí xây dựng hệ thống mới, trong 1,5 năm đầu tiên vẫn phải cộng chi phí vận hành hệ thống cũ và chi phí đó ở năm thứ hai chỉ tính nửa năm
• Bắt đầu từ giữa năm thứ hai, hệ thống mới được đưa vào khai thác, hệ thống cũ không làm việc nữa và ta bắt đầu phải chi phí cho vận hành hệ thống mới.
Khi đó thời hạn thu hồi vốn giản đơn được tính theo công thức:
Thời hạn thu hồi vốn giản đơn =
Năm cuối cùng chênh lệch chi phí gộp âm +
Chênh lệch chi phí gộp tại năm âm cuối cùng
+ ---
Trị tuyệt đối của chênh lệch gộp tại năm âm cuối cùng cộng với tại năm dương đầu tiên
Nếu gọi là chỉ số năm mà e<0, e>0 thì e Thời hạn thu hồi vốn giản đơn = i + ---
e+e
14.3.3 Phương pháp thời hạn thu hồi vốn có chiết khấu:
Về cơ bản, phương pháp tính thời hạn thu hồi vốn có chiết khấu giống như phương pháp tính thời hạn thu hồi vốn đơn giản, điều khác là tại mỗi năm có tính triết khấu theo mức lãi suất của thị trường vốn. Cách tính mới này phức tạp hơn, song chính xác hơn vì có chú ý đến giá trị của tiền tệ theo thời gian.
14.4 So sánh theo các chỉ tiêu chất lượng
Sau khi dùng đánh giá tài chính để so sánh chi phí của các phương án thực hiện dự án, ta chọn được hai, ba phương án tốt. Tiếp theo ta có thể sử dụng một vài chỉ tiêu chất lượng để tiếp tục so sánh chọn ra phương án tốt nhất. Các chỉ tiêu chất lượng đó có thể là:
- Tăng độ chính xác của thông tin (giảm sai sót) - Giảm thời gian sửa sai
- Cung cấp thông tin tốt hơn, nhanh hơn - Tăng mức độ an toàn hệ thống
- Tăng khả năng cập nhật thông tin - Tăng hiệu quả sử dụng của người dùng - ---
Câu hỏi
Các suy nghĩ của bạn về khả năng ứng dụng phương phân tích tài chính vào các dự án tin học hoá tại cơ quan bạn?