CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2. VÀI NÉT VỀ NGÂN HÀNG TMCP VIỆT NAM THƯƠNG TÍN SỞ
3.2.3. Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ
Hình 3.1 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ngân hàng TMCP Việt Nam Thương Tín Sở Giao Dịch Sóc Trăng
Qua sơ đồ ta thấy cơ cấu tổ chức của Ngân hàng TMCP Việt Nam Thương Tín Sở Giao Dịch Sóc Trăng gồm có ban lãnh đạo và 6 phòng chức năng. Ban lãnh đạo chỉ đạo trực tiếp các phòng, mỗi phòng có các trưởng phòng và phó phòng điều hành công việc. Hiện nay tổng số cán bộ công nhân viên tại Vietbank Sóc Trăng khoảng 50 người.
BAN GIÁM ĐỐC
PHÒNG TÍN DỤNG
PHÒNG HÀNH CHÍNH
PHÒNG KẾ TOÁN
PHÒNG NGÂN
QUỸ
PHÒNG GIAO DỊCH
PHÒNG CÔNG NGHỆ THÔNG
TIN BỘ PHẬN KIỂM
SOÁT NỘI BỘ
3.2.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban Ban Giám đốc:
Trực tiếp điều hành toàn bộ hoạt động của Ngân hàng, ký duyệt hợp đồng tín dụng trong giới hạn ủy quyền của Hội đồng quản trị. Hướng dẫn, giám sát thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ phạm vi hoạt động cấp trên giao, thường xuyên theo dõi hoạt động tài chính, huy động vốn, công tác tín dụng. Có quyền quyết định về tổ chức, đề bạc, miễn nhiệm hoặc khen thưởng cán bộ công nhân
viên trong cơ quan.
Bộ phận Kiểm soát nội bộ:
- Kiểm tra, giám sát việc chấp hành các chủ trương chính sách pháp luật của Nhà nước và quy chế, quy định, điều lệ hoạt động của Ngân hàng về kinh doanh tài chính để đảm bảo an toàn tài sản tại sở giao dịch.
- Kiểm tra công tác quản lý và điều hành Ngân hàng.
Phòng Tín Dụng:
- Nghiên cứu tìm hiểu thị trường, tìm hiểu đối tượng khách hàng. Duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ, không ngừng tìm kiếm khách hàng mới có nhu cầu về tiền gửi tiết kiệm, tiền gửi thanh toán, nhu cầu vay vốn và các tiện ích khác nhằm phát triển thị trường. Trực tiếp gặp gỡ khách hàng, tư vấn rõ ràng và đầy đủ cho khách hàng về các thủ tục, các sản phẩm tín dụng.
- Tiếp nhận hồ sơ đầy đủ, thẩm định khách hàng theo quy định về nhu cầu vay vốn, tài sản đảm bảo, uy tín khách hàng, khả năng tài chính,…Lập tờ trình thẩm định, hợp đồng thế chấp, hợp đồng tín dụng và các văn bản có liên quan trình các cấp xét duyệt cho vay.
- Chịu trách nhiệm chính trong việc theo dõi các hồ sơ theo sao kê. Thường xuyên nhắc nợ gốc và lãi của khách hàng hàng ngày và báo cáo tình hình cam kết của khách hàng lên cấp trên. Kiểm tra sử dụng vốn đột xuất và định kỳ theo quy định. Theo dõi các hồ sơ vay vốn đến hạn kịp thời thông báo cho khách hàng đến để thanh toán và kết thúc hợp đồng, đối chiếu gốc lãi chính xác trước khi giải chấp, trả tài sản.
- Tham mưu và đề xuất cho cấp trên các biện pháp cải tiến, tăng cường năng lực cạnh tranh, giải quyết khó khăn. Ngoài ra còn thực hiện các công việc khác theo sự phân công của ban giám đốc.
Phòng hành chính:
- Sắp xếp, bố trí, điều động nhân sự, phân công nhân sự bảo vệ thực hiện công tác bảo vệ an ninh trật tự tại cơ quan. Kiểm tra tính tuân thủ quy định, quy chế. Theo dõi kết quả công việc của cán bộ nhân viên trong phạm vi thẩm quyền được phân công. Báo cáo theo quy định của Ngân hàng TMCP Việt Nam
Thương tín và chính quyền địa phương.
- Quản lý hồ sơ nhân sự, tiếp nhận hồ sơ xin việc, theo dõi tình hình nhân sự tại sở giao dịch, thực hiện một số tác nghiệp khác về nhân sự, theo dõi thời hạn tái bổ nhiệm, lập hợp đồng lao động, tái ký hợp đồng lao động.
- Tiếp nhận chuyển giao công tác thi đua, khen thưởng từ hội sở. Đề bạc, khen thưởng đối với cấp nhân viên của sở giao dịch. Tham mưu cho ban giám đốc về hình thức khen thưởng, quy định khen thưởng. Chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của Ngân hàng TMCP Việt Nam Thương tín.
Phòng kế toán:
- Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến quá trình thanh toán và kiểm soát các hoạt động thanh toán, điều hòa thanh khoản. Quản lý số dư tài khoản của sở giao dịch tại các Ngân hàng khác và tài khoản của các Ngân hàng khác tại sở giao dịch phục vụ cho việc giao dịch liên Ngân hàng.
- Chịu trách nhiệm trong việc huy động tiền gửi tiết kiệm, tiền gửi có kỳ hạn. Cung cấp và cập nhật sổ phụ tài khoản tiền gửi thanh toán, tiền gửi không kỳ hạn. Theo dõi hồ sơ vay đến hạn, kịp thời thông báo cho khách hàng đến.
Hướng dẫn khách hàng về tất cả các vấn đề có liên quan đến tiền vay, đóng lãi, cách tính lãi và giải đáp mọi thắc mắc cho khách hàng.
- Tổng hợp kế hoạch kinh doanh, lập các chứng từ có liên quan đến công tác do Phòng Kế toán đảm trách, chịu trách nhiệm về các số liệu do mình tạo lập và cập nhật vào hệ thống, quy trình của Ngân hàng. Thường xuyên kiểm tra lại các chứng từ kế toán báo cáo với người có thẩm quyền khi có sai sót xảy ra.
Đồng thời, tổ chức lưu trữ và bảo quản kho chứng từ kế toán. Thực hiện báo cáo theo quy định và yêu cầu của người có thẩm quyền.
Phòng ngân quỹ:
- Là nơi thực hiện các khoản thu chi bằng tiền mặt khi phát sinh nhu cầu về tiền mặt với sự xác nhận của phòng kế toán. Quản lý mật mã và chìa khóa két
sắt, chìa khóa kho tiền và chìa khóa kho quỹ. Chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn tuyệt đối các loại tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý. Bốc xếp, vận chuyển tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý lên xuống các phương tiện vận chuyển. Kiểm đếm, đóng bó đúng tiêu chuẩn tiền mặt tồn quỹ một cách kịp thời, chính xác.
- Thực hiện kiểm kê tồn quỹ đúng theo quy định, tuân thủ các quy định về công tác an toàn quỹ. Cuối ngày làm việc phải kiểm đếm, phân loại, đóng bó tiền theo quy định. Đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc sở giao dịch về mức độ chính xác của số lượng tiền mặt thực tế tồn quỹ so với sổ sách và báo cáo kịp thời nếu có sai sót xảy ra.
- Chịu trách nhiệm trực tiếp về ghi chép sổ sách, chứng từ liên quan đến kho quỹ. Lưu trữ, bảo quản và giao nhận bản chính giấy tờ sở hữu tài sản đảm bảo của khách hàng, bản chính tờ trình đề xuất cho vay các giấy tờ khác theo quy định hiện hành. Ngoài ra còn chịu trách nhiệm trong việc đào tạo, hướng dẫn, hỗ trợ nhân viên kiểm ngân về nghiệp vụ.
Phòng giao dịch:
Tạo điều kiện cho các tiểu thương, các doanh nghiệp vừa và nhỏ thuận lợi trong việc gửi tiền, vay vốn, tiếp cận các sản phẩm Ngân hàng và các dịch vụ tiện ích. Đồng thời cũng nhằm thực hiện chiến lược chuyên môn hoá, đa dạng hoá đối tượng khách hàng, nâng cao hiệu quả huy động vốn, tập trung vốn cho mục tiêu phát triển doanh nghiệp trên địa bàn của Ngân hàng.
Phòng công nghệ thông tin:
- Với chức năng cập nhật các thông tin trên máy vi tính, bảo quản lưu truyền dữ liệu giao dịch.
- Đảm bảo cho hệ thống mạng trong Ngân hàng hoạt động thông suốt.
3.2.3.3. Nghiệp vụ kinh doanh chủ yếu của Ngân hàng
- Nhận tiền gửi của tổ chức, cá nhân và của các tổ chức tín dụng khác;
- Tiếp nhận vốn ủy thác đầu tư của các tổ chức trong nước;
- Vay vốn của NHNN và các tổ chức tín dụng khác hoạt động tại Việt Nam;
- Cho vay tổ chức, cá nhân;
- Cung cấp dịch vụ thanh toán cho khách hàng.
3.2.3.4. Vai trò của Ngân hàng
- Ngân hàng còn góp phần cùng địa phương phấn đấu để phát triển nền kinh tế, giữ gìn an ninh trật tự an toàn xã hội như: góp phần đáng kể trong việc hỗ trợ kịp thời nhu cầu về vốn của các thành phần kinh tế. Hạn chế việc cho vay với lãi suất cao đặc biệt với các hộ kinh doanh cá thể, cho nên nó đã góp phần lớn trong việc phát triển kinh tế của địa phương.
- Ngân hàng là chỗ dựa, là người bạn thân thiết của những ai có nhu cầu vốn thiếu hụt tạm thời và lâu dài.