CHƯƠNG 4. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ KÊNH
4.1 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỆ THỐNG KÊNH PHÂN PHỐI BỘT GIẶT ZEO
4.1.2 Thực trạng quản lý kênh phân phối
4.1.2.2 Quá trình quản lýkênh
ðối với hệ thống kờnh phõn phối của ZEO, Cụng ty ủó sử dụng cỏc biện phỏp quản lý khỏc nhau ủể cú thể giỳp hoàn thiện hệ thống một cỏch tốt nhất, cú thể chia ra làm 2 phương thức: trực tiếp và gián tiếp.
Trực tiếp: Công ty sẽ thu nhận tình hình phân phối hàng hóa của các khu vực thụng qua cỏc giỏm sỏt bỏn hàng, từ ủú ủề ra cỏc kế hoạch và chiến lược cụ thể. Ngoài ra, cỏc giỏm sỏt sẽ theo sỏt và quản lý cỏc hoạt ủộng của nhõn viờn bỏn hàng và bỏo cỏo về cho Cụng ty, qua ủú Cụng ty cú thể quản lý chặt chẽ hơn nhằm ủạt ủược hiệu quả tốt nhất trong cụng tỏc bỏn hàng.
Vào mỗi thứ hai của tuần ủầu tiờn mỗi thỏng, Cụng ty sẽ tổ chức cuộc họp ủịnh kỳ 1 lần/2 tuần với cỏc giỏm sỏt viờn về tỡnh hỡnh bỏn hàng tại cỏc khu vực.
Các giám sát viên sẽ báo cáo một cách chi tiết về doanh số và lợi nhuận cho Công ty, ủồng thời sẽ trỡnh bày về những khú khăn cũng những vấn ủề mới tại khu vực.
Sau ủú, Cụng ty sẽ thu nhận ý kiến của cỏc giỏm sỏt viờn và bắt ủầu tiến hành bàn bạc ủể tỡm ra giải phỏp khắc phục. Bờn cạnh ủú, Cụng ty sẽ ủưa ra cỏc kế hoạch và chiến lược bỏn hàng cũng như cỏc chỉ tiờu cần ủạt trong thỏng tới và cỏc giỏm sỏt viờn cú nhiệm vụ là tiếp nhận và truyền ủạt lại cho cỏc nhõn viờn bỏn hàng cấp dưới và bắt ủầu tiến hành triển khai cụng việc. Giỏm sỏt viờn cũng sẽ theo sỏt cỏc hoạt ủộng của nhõn viờn bỏn hàng ở cỏc tuyến khỏc nhau tại khu vực ủể cú thể vừa quản lý và hỗ trợ khi gặp khó khăn, tránh tính trạng nản chí và bỏ cuộc giữa chừng của nhân viên bán hàng. Các nhân viên bán hàng sẽ ghi nhận những thông tin về việc tiờu thụ hàng húa và thỏi ủộ của người tiờu dựng ủối với sản phẩm cũng như cỏc thụng tin về ủối thủ cạnh tranh từ cỏc nhà bỏn lẻ, cỏc tiệm tạp húa trong khu vực sau ủú bỏo cỏo lại cho giỏm sỏt viờn. Và giỏm sỏt viờn phải thường xuyờn ủi ủến nhà phõn phối ủể kiểm tra về tỡnh hỡnh hoạt ủộng cũng như tỡnh trạng hàng hóa trong kho và báo cáo cho Công ty bằng cách gửi email vào cuối mỗi tuần. Qua ủú, Cụng ty sẽ cú thể quản lý chặt chẽ hơn cỏc nhõn viờn và hệ thống kênh phân phối hiện tại.
Gián tiếp: Ở cuối mỗi tuần, các nhân viên bán hàng sẽ gửi báo cáo các thông tin về tình hình doanh số và danh sách khách hàng mới tại khu vực mà mỗi người phụ trách cho giám sát viên. Sau khi ghi nhận các trường hợp thì giám sát viên có nhiệm vụ tổng hợp lại và sẽ bỏo cỏo với Cụng ty vào lần họp ủịnh kỳ kế tiếp.
Ngoài ra, bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ thu nhận các ý kiến của các khách
31
hàng về sản phẩm cũng như những gỡ mà khỏch hàng phản ỏnh, từ ủú, sẽ cú những biện phỏp ủể khắc phục và ủỏp ứng nhu cầu của khỏch hàng.
4.1.2.3 Tỡnh hỡnh quản lý và ủào tạo nhõn sự của kờnh phõn phối
Cú một hệ thống phõn phối mạnh, ủầy ủủ trang thiết bị và cơ sở vật chất thỡ chưa ủủ, vỡ ủể vận hành hệ thống tốt thỡ cần cú một yếu tố quan trọng hơn ủú là con người. Hệ thống phõn phối hoạt ủộng thành cụng hay thất bại hoàn toàn phụ thuộc vào con người. Bởi vỡ theo quan ủiểm của Cụng ty, “Tài sản con người ủúng gúp 70% vào thành cụng của doanh nghiệp”, theo ủú thỡ một doanh nghiệp phát triển thành công không thể thiếu một bộ máy nhân viên tốt, có năng lực, đồn kết và luơn hết lịng vì cơng việc. Do đĩ Cơng ty rất chú trọng đến việc tuyển dụng, tổ chức quản lý yếu tố con người, ủặc biệt là lực lượng bỏn hàng. Tổ chức và quản lý tốt lực lượng bỏn hàng là yếu tố quan trọng quyết ủịnh ủến thành công toàn bộ hệ thống. Với lực lượng nhân sự của phòng bột giặt ZEO thuộc Công ty gồm 15 nhân viên phụ trách các mảng marketing, bao bì sản phẩm, chăm sóc khách hàng…vv và 35 nhân viên bán hàng ở 5 tỉnh bao gồm 1 giám sát bán hàng và 6 nhân viên bán hàng do giám sát viên tuyển chọn ở mỗi tỉnh và sẽ tiếp tục tăng mạnh trong thời gian tới.
Nguồn: Phòng tổ chức Công ty CPPB&HC Cần Thơ
Hỡnh 4.4 Kế hoạch phỏt triển nhõn sự của ZEO tới ủầu năm 2015 Theo kế hoạch, ủội ngũ nhõn sự của Cụng ty sẽ tăng trong thời gian tới. ðặc biệt là vào cuối năm 2014, số lượng nhõn viờn bỏn hàng sẽ tăng lờn ủến 91 người nhằm ủỏp ứng nhu cầu mở rộng thị trường tiờu thụ thờm ở cỏc tỉnh khỏc như là
32
Long An, ðồng Tháp, Cà Mau, Tây Ninh….vv. Số lượng sẽ tiếp tục tăng lên tới 160 người vào ủầu năm 2015 ủể ủỏp ứng nhu cầu ngày càng cao ở thị trường vào thêm một phần là lắ do mở rộng thị phần ra ở các tỉnh miền đông và miền Trung.
Ngoài việc tăng số lượng nhõn viờn thỡ chất lượng và ổn ủịnh tỡnh hỡnh nhõn sự cũng là một yếu tố rất quan trọng. Với ủặc thự hoạt ủộng trong lĩnh vực phõn phối hàng tiờu dựng, nờn ổn ủịnh tỡnh hỡnh nhõn sự là ủiều khụng phải dễ dàng, ủặc biệt là sự thay ủổi liờn tục lực lượng bỏn hàng. Tỡnh hỡnh nhõn sự tại cỏc chi nhỏnh thường khụng ổn ủịnh và thay ủổi thường xuyờn mỗi chu kỡ thời gian 3 - 4 tháng từ 40-50%. Lí do của việc này một phần là do bột giặt ZEO còn mới nên khi ủược ủưa ra thỡ chưa thể ủược tiếp nhận dễ dàng so với cỏc loại bột giặt ủó cú trờn thị trường trước ủú. Thờm một phần tõm lý người tiờu dựng cú nhiều e ngại với sản phẩm mới dẫn ủến cỏc nhõn viờn bỏn hàng thường gặp nhiều khú khăn trong việc bán sản phẩm nên thường có tâm lý nản và muốn bỏ cuộc. Do vậy, Cụng ty ủó thành lập ban huấn luyện gồm những nhõn viờn quản lý cú kinh nghiệm chuyờn mụn cao về kờnh phõn phối, cú khả năng truyền ủạt và giảng dạy ủể thường xuyờn tổ chức cỏc khúa huấn luyện ủào tạo nhõn viờn. Ngoài ra Cụng ty cũng mời một số chuyên gia trong lĩnh vực bán hàng, chăm sóc khách hàng, quảng cỏo sản phẩm ủể huấn luyện và hướng dẫn cho cỏc nhõn viờn. Nhõn viờn cũn ủược huấn luyện cỏc khúa ủào tạo về kỹ năng thuyết phục khỏch hàng, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng lập kế hoạch và kỹ năng quản lý thời gian. Công ty luôn thực hiện kiểm tra và tổ chức cỏc khúa huấn luyện ủể nhõn viờn làm việc hiệu quả. Cỏc khúa ủào tạo và huấn luyện sẽ giỳp nhõn viờn cải thiện ủược kĩ năng nghề nghiệp, kỹ năng giải quyết vấn ủề và ra quyết ủịnh tốt hơn và thăng tiến trong sự nghiệp và ủó ủược cỏc nhõn viờn nhiệt tỡnh hưởng ứng, họ cảm thấy như nhận ủược sự quan tõm của Cụng ty.
Quy trỡnh quản lý và ủào tạo nhõn viờn bỏn hàng của Cụng ty bao gồm: ðầu tiờn nhõn viờn bỏn hàng sẽ ủược huấn luyện kiến thức về Cụng ty, về sản phẩm, kỹ năng bán hàng.Khi thực hiện bán hàng thì chiến lược bán hàng sẽ do cấp trên phổ biến. ðầu mỗi thỏng, nhõn viờn bỏn hàng sẽ ủược giao chỉ tiờu bỏn hàng trong thỏng như doanh số, chương trỡnh trọng tõm, năng suất cần ủạt ủược…
Những báo cáo cần ghi nhận và nộp cho cấp trên như báo cáo ngày, báo cáo tháng, bảng cập nhật cửa hiệu mới… Nhân viên bán hàng khi bán hàng nếu gặp một số vấn ủề khú khăn thỡ sẽ cú ủội hỗ trợ thị trường từng khu vực của Cụng ty ủiều xuống ủể giỳp ủỡ.
33
Ngoài ra, Cụng ty luụn tạo mọi ủiều kiện, mụi trường làm việc, cơ sở vật chất cũng như trang thiết bị ủể nhõn viờn làm việc ủạt hiệu quả cao. Cụng ty ủó chỳ trọng ủến việc ủầu tư trang thiết bị ủầy ủủ, hiện ủại như hệ thống mỏy tớnh và phần mềm quản lý hiện ủại, giỳp nhõn viờn cú thể thoải mỏi và ủạt hiệu quả cao trong cụng việc. Cỏc tài liệu liờn quan ủến cụng việc ủược cung cấp thường xuyờn và cập nhật chớnh xỏc. Bờn cạnh ủú, Cụng ty cũn tổ chức nhiều hoạt ủộng ngoại khóa, những sân chơi bổ ích sau những giờ làm việc căng thẳng như: tổ chức du lịch cho nhõn viờn vào mựa hố, tổ chức cỏc phong trào thể thao như ủỏ bong, kéo co, bóng chuyền…Công ty cũng có tổ chức thăm hỏi những nhân viên đang gặp khĩ khăn để thắt chặt tình đồn kết, yêu thương giữa các nhân viên với nhau.
Nhằm tạo ủiều kiện phỏt triển hết khả năng, năng lực của nhõn viờn thỡ mọi nhõn viờn của Cụng ty Cổ Phần Phõn Bún & Húa Chất Cần Thơ ủều ủược phỏt triển và ủều cú cơ hội ủể vươn tới một vị trớ phự hợp với khả năng và mong muốn của từng cỏ nhõn. Cụng ty cũng ủó ủưa ra cỏc cỏc cấp ủộ phỏt triển trong con ủường sự nghiệp của một nhõn viờn kinh doanh bao gồm:
Nguồn: Phòng tổ chức Công ty CPPB&HC Cần Thơ
Hình 4.5 Các cấp bậc thăng tiến của nhân viên trong Công ty
Cụng ty cũng tiến hành tổ chức ủỏnh giỏ kết quả làm việc và năng lực của nhõn viờn ủịnh kỳ mỗi thỏng ủể cú thể xem xột và giỳp nhõn viờn thăng tiến lờn những vị trớ cao hơn, qua ủú sẽ làm cho năng suất lao ủộng tăng lờn.