CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG VLĐ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ EDH
3.2 Một số giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và sử dụng vốn lưu động tại công ty EDH
3.2.3 Tăng cường công tác quản lý vốn lưu động
3.2.3.1 Quản lý các khoản phải thu
Tỷ trọng các khoản phải thu trong tổng vốn lưu động của công ty là khá lớn. Chính vì vậy hiệu quả của công tác thu hồi nợ ảnh hưởng lớn đến hiệu quả sử dụng vốn lưu động của công ty.Kiểm soát khoản phải thu liên quan đến việc đánh đổi giữa lợi nhuận và rủi ro. Nếu không bán chịu hàng hóa thì sẽ mất đi cơ hội bán hàng, do đó, mất đi lợi nhuận. Nếu bán chịu hàng hóa quá nhiều thì chi phí cho khoản phải thu tăng có nguy cơ phát sinh các
Đặng thị Dịu Lớp K43/11.02 72
khoản nợ khó đòi, do đó, rủi ro không thu hồi được nợ cũng gia tăng. Vì vậy doanh nghiệp cần xây dựng chính sách bán chịu hợp lý.
MHTQ - Mô hình tổng quát để ra quyết định quản trị khoản phải thu
Liên quan đến chính sách bán chịu cần xem xét các vấn đề như tiêu chuẩn bán chịu, điều khoản bán chịu, rủi ro bán chịu, và quy trình thu nợ.
* Tiêu chuẩn bán chịu
Căn cứ vào đặc điểm của công ty EDH, công ty có thể thực hiện các biện pháp sau:
+ Đối với khách hàng lớn, truyền thống và uy tín công ty có thể cung cấp với số lượng lớn và chấp nhận thanh toán chậm, nhưng cũng phải đề phòng trường hợp khách hàng lợi dụng điều đó để chậm chễ trong thanh toán tiền hàng.
+ Đối với những khách hàng mua lẻ với khối lượng nhỏ công ty, hoặc những khách hàng mới mà công ty chưa nắm bắt được nhiều về khả năng thanh toán của họ, hay chưa có uy tín và mức độ tin cậy chưa cao nên áp dụng phương thức thanh toán ngay hoặc nếu có bán chịu thì bán với khối lượng nhỏ, thời gian cho chịu ngắn và yêu cầu đặt cọc, trả trước một phần giá trị đơn hàng để giảm thiểu rủi ro thanh toán và giảm chi phí theo dõi,thu hồi nợ của khách hàng.
Đặng thị Dịu Lớp K43/11.02 73
* Điều khoản bán chịu:
Hiện tại công ty EDH chưa có chính sách chiêt khấu để khuyến khích khách hàng thanh toán sớm tiền hàng thay vì việc phải vay ngân hàng để tài trợ cho khoản vốn lưu động bị ứ đọng từ khoản vay của khách hàng, công ty cũng chưa quy định rõ ràng hình thức phạt đối với khách hàng chậm thanh toán nên nhiều trường hợp khách hàng hay chậm thanh toán.Vì vậy trong thời gian tới công ty nên xem xét để thực hiện chính sách chiết khấu với tỷ lệ chiết khấu và thời hạn bán chịu hợp lý sẽ đẩy nhanh tốc độ thu hồi nợ. Theo em để có thể xác định tỷ lệ chiết khấu hợp lý cần phải đặt nó trong mối quan hệ với lãi suất vay hiện hành thường xuyên, liên tục. Do đó việc công ty giảm cho khách hàng một tỷ lệ nhất định tính trên tổng số tiền hàng mà tỷ lệ đó nhỏ hơn lãi suất vay vốn để thu hồi được tiền hàng ngay vẫn có lợi hơn là không chiết khấu, để cho khách hàng nợ một thời gian và trong thời gian đó công ty lại phải đi vay vốn để chịu tiền lãi.
Chẳng hạn, nếu công ty cho khách hàng nợ trong vòng 30 ngày. Tại thời điểm ngày 31/12/2008, khoản phải thu của khách hàng là 135,908,847,008 đồng.Với việc vay vốn ngắn hạn ngân hàng có lãi suất là 0.875%/tháng nếu khách hàng thanh toán ngay thì công ty sẽ không phải chịu tiền lãi là:
135,908,847,008 x 0.875% = 1,189,202,411 đồng
Hiện nay lãi suất tiền gửi ngắn hạn tại ngân hàng đang ở mức 0.63%/
tháng. Để vừa khuyến khích khách hàng thanh toán ngay vừa có lợi cho công ty, công ty có thể tính tỷ lệ chiết khấu cho khách hàng thanh toán ngay là 0.55% giá trị hàng bán. Khi đó số tiền chiết khấu cho khách hàng là:
135,908,847,008 x 0.55% = 747,498,658 đồng Số tiền tiết kiệm được do áp dụng chiết khấu:
1,189,202,411 - 747,498,658 =441,703,752 đồng
Đặng thị Dịu Lớp K43/11.02 74
Vì vậy theo em công ty nên sử dụng tỷ lệ chiết khấu như sau:
- Nếu khách hàng thanh toán ngay khi mua hàng công ty có thể sử dụng tỷ lệ chiết khấu cho khách hàng là 0.55% giá trị hàng bán.
- Nếu khách hàng thanh toán chậm trong vòng 15 ngày công ty sẽ phải chịu mức lãi suất là:
15 ngày x 0.875/30 ngày = 0.4375%
Do đó công ty có thể tính tỷ lệ chiết khấu cho khách hàng 0.3% giá trị hàng bán
- Nếu khách hàng thanh toán trong vòng 15-30 ngày thì công ty sẽ phải chịu mức lãi suất 0.875% /tháng khi vay vốn ngân hàng, do đó công ty không tính tỷ lệ chiết khấu cho khách hàng trong trường hợp này.
- Nếu khách hàng thanh toán sau một tháng thì công ty sẽ tính lãi suất theo lãi suất ngân hàng.
Khi sử dụng chiết khấu thanh toán, tuy công ty sẽ nhận được ít hơn trên mỗi đồng doanh số bán ra nhưng sẽ khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh hơn, vốn đầu tư vào khoản phải thu giảm, công ty có thể giảm phí tổn thu nợ cũng như các khoản nợ khó đòi và nợ quá hạn và tỷ lệ chiết khấu có thể điều chỉnh dễ dàng khi lãi suất ngân hàng thay đổi.Vì vậy công ty nên xem xét trong thời gian tới.
Rủi ro bán chịu, quy trình thu nợ
Chính sách bán chịu không chỉ liên quan đến tăng hoặc giảm khoản phải thu mà còn liên quan đến khả năng thu hồi khoản phải thu. Để hạn chế rủi ro thanh toán của khách hàng công ty phải kiểm soát chặt chẽ nợ phải thu và có biện pháp cụ thể thu hồi nợ:
Đặng thị Dịu Lớp K43/11.02 75
+ Công ty phải mở sổ theo dõi các khoản nợ chi tiết cho từng khách hàng, có tên, địa chỉ, thời hạn nợ, số tiền nợ và cả tỷ lệ nợ. Điều này ở công ty EDH đã quản lý tốt bằng việc sử dụng phần mềm kế toán Fast 2004 rất hiệu quả.
+ Công ty nên chủ động liên hệ với khách hàng sớm để làm việc về các khoản phải thu thay vì chờ đến ngày hoá đơn hết hạn thanh toán. Điều này không chỉ giúp công ty quản lý tốt các khoản phải thu mà còn duy trì được mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng. Còn đối với những khoản nợ quá hạn thanh toán, công ty phải tìm hiểu phân tích vì sao khách hàng không thanh toán đúng hạn, do nguyên nhân chủ quan hay khách quan (nếu do nguyên nhân khách quan công ty có thể gia hạn nợ ).Từ đó có những biện pháp xử lý phù hợp: Nếu mới phát sinh thì nên áp dụng biện pháp mềm mỏng, mang tính chất yêu cầu. Sau một thời gian không có biến chuyển công ty có thể cử người xuống tận nơi, dùng biện pháp cứng rắn hơn, đưa ra cơ sở pháp lý bắt buộc khách hàng trả nợ. Nếu khách hàng vẫn dây dưa cố tình không trả nợ có thể thuê hoặc bán nợ cho công ty chuyên mua bán nợ hoặc yêu cầu toà án giải quyết.
+ Công ty cũng nên có những phần thưởng xứng đáng khích lệ cho các nhân viên thu được nợ sớm.
Để quản lý tốt các khoản phải thu, công ty cần phải thực hiện một chính sách tín dụng vừa lỏng vừa chặt. Tính lỏng thể hiện ở mức chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại đặt ra để khuyến khích khách hàng mua nhiều thanh toán ngay. Tính chặt chẽ thể hiện ở những điều khoản quy định trong hợp đồng phải rõ ràng thể hiện sự cương quyết xử lý nặng đối với khách hàng thanh toán chậm.