Quy trình tiếp nhận khách hàng là yếu tố rất quan trọng trong việc thiết lập mối quan hệ giữa Luật sư và khách hàng. Tổ chức hành nghề luật sư cần thiết lập và thể hiện ở cả hình thức và nội dung thực hiện quy trình tiếp nhận khách hàng.
Để tạo ấn tượng tốt với khách hàng, thường là ở lần tiếp xúc và giao dịch đầu tiên, Luật sư cần thực hiện bước tiếp cận thông tin khách hàng. Việc tiếp cận thơng tin có thể thực hiện thơng qua các cách thức khác nhau, đơn giản nhất là thông qua việc đặt câu hỏi với khách hàng trong lần đầu tiên gặp gỡ, trao đổi và cân nhắc chỉ định Luật sư. Các câu hỏi thường nhằm mục đích tìm hiểu xem khách hàng đã từng làm việc với tổ chức hành nghề luật sư hay Luật sư nào chưa và bản chất, các khía cạnh của vấn đề khách hàng cần sự hỗ trợ pháp lý là gì. Bước tiếp cận thơng tin nhằm xác định xem vụ việc của khách hàng có phải là loại việc Luật sư quan tâm và có khả năng xử lý hay không. Nếu vụ việc của khách hàng khơng phù hợp với khả năng của mình, Luật sư có thể chuyển vụ việc cho một Luật sư khác. Điều đó sẽ tiết kiệm thời gian của cả Luật sư và khách hàng, trong khi vẫn bảo đảm duy trì mối quan hệ với khách hàng trong các vụ việc trong tương lai.
Nhân viên (pháp lý hoặc hành chính) của tổ chức hành nghề luật sư cũng có vai trị quan trọng trong việc tạo ra mối quan hệ tốt với khách hàng. Điều đó được thể hiện ở sự chuyên nghiệp, quan tâm của nhân viên khi tiếp xúc với khách hàng. Tổ chức hành nghề luật sư cần đào tạo nhân viên hiểu rõ điều này để có thái độ phù hợp.
Quy trình tiếp nhận khách hàng cần được thể hiện thành văn bản, trong đó làm rõ cả các vấn đề về quản lý hành chính và quản lý hành nghề. Quy trình tiếp nhận khách hàng có thể bắt đầu với triết lý hành nghề của tổ chức hành nghề luật sư nhằm quản lý và xử lý các mối quan tâm của khách hàng, các quy định thời gian làm việc và tính phí luật sư, các quyền và nghĩa vụ trong mối quan hệ giữa Luật sư và khách hàng, các mẫu thỏa thuận và giấy tờ khách hàng cần hoàn thiện hoặc ký kết để chỉ định Luật sư. Các mẫu thỏa thuận và giấy tờ tiếp nhận khách hàng
cũng cần để mở cho các câu hỏi làm rõ của khách hàng và có thể linh động sửa đổi nhằm đáp ứng tiêu chuẩn và nhu cầu của khách hàng.
Quy trình và hồ sơ tiếp nhận khách hàng cũng được cá biệt hóa cho một số đối tượng khách hàng chính. Ví dụ, đối tượng khách hàng là doanh nghiệp sẽ khác với khách hàng là cá nhân vì đây là hai chủ thể pháp lý khác nhau.
Quy trình tiếp nhận khách hàng phải bảo đảm thời gian hợp lý cho