CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH DOANH
Khái quát về KSNB trong doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm và mục tiêu của KSNB a Khái niệm
Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm các chính sách và thủ tục được thiết lập để đạt được bốn mục tiêu quan trọng: bảo vệ tài sản của đơn vị, đảm bảo độ tin cậy của thông tin, tuân thủ các quy định pháp lý và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315, Kiểm soát nội bộ (KSNB) là quy trình được thiết kế và thực hiện bởi Ban quản trị, Ban Giám đốc cùng các cá nhân khác trong đơn vị Mục tiêu của KSNB là đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, nâng cao hiệu quả và hiệu suất hoạt động, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật liên quan Chuẩn mực này được ban hành theo Thông tư số 214/2012/TT-BTC và có hiệu lực từ ngày 01/01/2014, thay thế chuẩn mực 400.
Luật Kế toán 2015 định nghĩa Kiểm soát nội bộ (KSNB) là quá trình thiết lập và tổ chức thực hiện các cơ chế, chính sách, quy trình, và quy định nội bộ trong đơn vị kế toán, nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật Mục tiêu của KSNB là phòng ngừa, phát hiện, và xử lý kịp thời các rủi ro, đồng thời đạt được các yêu cầu đề ra (Theo Điều 39 Luật Kế toán số 88/2015/QH13, có hiệu lực từ 01/01/2017).
Theo VAS (chuẩn mực Kiểm toán VN): KSNB là quy trình do Ban quản trị, Ban
Giám đốc và các thành viên trong đơn vị có trách nhiệm thiết kế, thực hiện và duy trì các biện pháp nhằm đảm bảo khả năng đạt được mục tiêu, bao gồm độ tin cậy của báo cáo tài chính, hiệu quả hoạt động, hiệu suất làm việc, cũng như tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.
Theo COSO năm 1992 (The Committee of Sponsoring Organizations of the
Treadway Commission) - Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận
Khi lập báo cáo tài chính, kiểm soát nội bộ (KSNB) là quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và nhân viên chi phối, nhằm đảm bảo rằng báo cáo tài chính được thực hiện một cách đáng tin cậy, tuân thủ các luật lệ và quy định, cũng như đảm bảo hoạt động của đơn vị diễn ra một cách hiệu quả và hữu hiệu.
Quy trình kiểm soát nội bộ (KSNB) do Ban quản trị, Ban giám đốc và các cá nhân trong đơn vị thiết kế và thực hiện nhằm đảm bảo khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị Mục tiêu của KSNB bao gồm việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính (BCTC), nâng cao hiệu quả và hiệu lực hoạt động, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật và quy định liên quan.
KSNB được thiết kế, vận hành nhằm đảm bảo các mục tiêu sau:
(1) Mục tiêu kết quả hoạt động (Hiệu quả và hiệu năng hoạt động)
- Sử dụng có hiệu quả các tài sản và nguồn lực
- Đảm bảo sự phối hợp, làm việc của toàn bộ nhân viên để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp với hiệu năng và sự nhất quán
- Tránh được các chi phí không đáng có, đặt lợi ích của nhân viên và khách hàng bên cạnh lợi ích của doanh nghiệp
(2) Mục tiêu thông tin (Độ tin cậy, tính hoàn thiện và cập nhật của thông tin tài chính và thông tin quản lý)
- Các báo cáo cần được thiết lập đúng hạn và đáng tin cậy để ra quyết định trong nội bộ doanh nghiệp
- Thông tin gửi đến Ban Gíam đốc, Hội đồng quản trị, cổ đông và các cơ quan quản lý phải khớp nhau và mang tính nhất quán
- BCTC và các báo cáo quản lý được trình bày hợp lý và dựa trên các chính sách kế toán đã được xác định rõ ràng
Để đảm bảo sự hiệu quả trong doanh nghiệp, cần tổ chức các hoạt động một cách hợp lý, tuân thủ quy trình và yêu cầu từ ban quản lý, đồng thời hướng tới mục tiêu hoạt động của công ty.
(4) Mục tiêu tuân thủ: Đảm bảo mọi hoạt động của đơn vị đều tuân thủ theo
- Luật pháp và các quy định của nhà nước
- Yêu cầu quản lý của Ban lãnh đạo
- Các chính sách, quy trình nghiệp vụ của đơn vị
1.1.2 Các thành phần của KSNB
Môi trường kiểm soát là yếu tố quan trọng bao gồm các chức năng quản trị và quản lý, đồng thời phản ánh quan điểm, nhận thức và hành động của Ban quản trị và Ban giám đốc về kiểm soát nội bộ (KSNB) và vai trò thiết yếu của KSNB trong hoạt động của đơn vị.
Môi trường kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành đặc điểm chung của một đơn vị, ảnh hưởng trực tiếp đến nhận thức và ý thức của từng thành viên về công tác kiểm soát.
Các yếu tố của môi trường kiểm soát bao gồm:
- Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức
- Cam kết về năng lực
- Sự tham gia của ban quản trị
- Triết lý và phong cách điều hành của ban giám đốc
- Phân công quyền hạn và trách nhiệm
- Các chính sách và thông lệ về nhân sự
Quy trình đánh giá rủi ro bao gồm việc nhận diện và đánh giá các rủi ro kinh doanh, từ đó đưa ra quyết định về các hành động phù hợp để đối phó với những rủi ro này Quy trình này tạo nền tảng cho ban giám đốc xác định các rủi ro cần được quản lý.
Quy trình đánh giá rủi ro được thiết lập nhằm các mục tiêu:
- Xác định rủi ro kinh doanh liên quan tới mục tiêu lập và trình bày BCTC
- Uớc tính mức độ rủi ro
- Đánh giá khả năng xảy ra rủi ro
- Quyết định các hành động thích hợp đối với các rủi ro đó
(3) Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
Hệ thống thông tin bao gồm hệ thống kế toán và chu trình kinh doanh Hệ thống kế toán bao gồm phần mềm kế toán, bảng tính điện tử, cùng với các chính sách và thủ tục cần thiết để lập báo cáo định kỳ và báo cáo cuối niên độ Chu trình kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và tối ưu hóa quy trình hoạt động của doanh nghiệp.
Bảy hành động được thiết kế nhằm đạt được kết quả cụ thể, tạo ra các giao dịch được hệ thống thông tin của đơn vị ghi chép, xử lý và báo cáo.
Trao đổi thông tin trong đơn vị là quá trình cung cấp thông tin giữa các cấp bậc và các bộ phận, bao gồm cả việc giao tiếp với bên ngoài Việc này không chỉ giúp làm rõ vai trò và trách nhiệm của cá nhân liên quan đến kiểm soát nội bộ (KSNB) mà còn đảm bảo các vấn đề quan trọng liên quan đến báo cáo tài chính (BCTC) được truyền đạt một cách hiệu quả.
Các hoạt động kiểm soát là các chính sách và thủ tục quan trọng nhằm đảm bảo thực hiện chỉ đạo của Ban giám đốc Những hoạt động này bao gồm phê duyệt, đánh giá hoạt động, xử lý thông tin, kiểm soát vật chất và phân chia nhiệm vụ.
Giám sát các kiểm soát là quy trình đánh giá hiệu quả hoạt động của kiểm soát nội bộ, cung cấp thông tin cho Ban giám đốc về việc xác định các mục tiêu kiểm soát Điều này bao gồm việc hiểu và thi hành bởi nhân viên, sử dụng và tuân thủ hàng ngày, cũng như khả năng sửa đổi hoặc cải tiến theo sự thay đổi của hoàn cảnh Giám sát được chia thành hai loại: giám sát thường xuyên và giám sát tách biệt.
Hình 1.1 Các thành phần của kỉểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
1.1.3 Các nguyên tắc trong thiết kế KSNB
(3) Nguyên tắc cân nhắc lợi ích - chi phí
(4) Nguyên tắc phân công phân nhiệm
(5) Nguyên tắc bất kiêm nhiệm
(6) Các thủ tục phê chuẩn đúng đăn
(7) Chứng từ và sổ sách đầy đủ
(8) Bảo vệ tài sản vật chất và sổ sách
1.1.4 Các nhân tố ảnh hưởng tới KSNB
KSNB trong doanh nghiệp bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố, bao gồm:
(2) Đặc điểm cơ cấu tổ chức và quyền sở hữu của doanh nghiệp
(3) Đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
(4) Tính đa dạng và phức tạp trong hoạt động của doanh nghiệp
(5) Phương pháp truyền đạt, xử lý, duy trì và tiếp cận thông tin của doanh nghiệp
(6) Các yêu cầu mang tính luật pháp và quy định bắt buộc khác.
1.1.5 Những hạn chế vốn có của KSNB
KSNB chu trình doanh thu trong doanh nghiệp
1.2.1 Đặc điểm chu trình doanh thu trong doanh nghiệp a Một số khái niệm về doanh thu
Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán từ hoạt động sản xuất và kinh doanh hàng ngày Nó đóng góp vào việc tăng vốn chủ sở hữu của đơn vị và bao gồm doanh thu thuần từ bán hàng, cung cấp dịch vụ, doanh thu từ hoạt động tài chính, thu nhập khác, cùng với các khoản giảm trừ doanh thu.
Doanh thu thuần từ bán hàng và cung cấp dịch vụ là khoản chênh lệch giữa tổng doanh thu và các khoản giảm trừ như giảm giá hàng bán, doanh thu từ hàng trả lại, chiết khấu thương mại, cùng với các loại thuế như thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.
Doanh thu hoạt động tài chính bao gồm tất cả các khoản thu nhập như lãi cho vay, lãi tiền gửi, lãi từ bán hàng trả chậm và trả góp, cũng như lãi từ đầu tư trái phiếu và tín phiếu Ngoài ra, doanh thu này còn bao gồm cổ tức nhận được, lợi nhuận chia từ các hoạt động liên doanh và liên kết, cùng với chênh lệch tăng tỷ giá ngoại tệ và các khoản thu khác.
- Thu nhập khác: Là khoản thu góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu từ hoạt động ngoài các hoạt động tạo ra doanh thu
Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: chiết khấu thương mại, là mức giảm giá cho khách hàng mua hàng với số lượng lớn; giảm giá hàng bán, dành cho người mua khi hàng hóa không đạt chất lượng hoặc sai quy cách; hàng bán bị trả lại, là giá trị của hàng hóa đã tiêu thụ nhưng bị khách hàng trả lại; và chiết khấu thanh toán, là khoản tiền giảm trừ cho người mua khi họ thanh toán trước hạn hợp đồng.
Chu trình doanh thu bao gồm các nghiệp vụ kinh doanh diễn ra thường xuyên, liên quan đến việc bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng, cùng với các xử lý cần thiết để thu tiền thanh toán.
11 b Đặc điểm chu trình doanh thu
Chu trình doanh thu là quá trình chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa thông qua việc trao đổi hàng - tiền, bao gồm chu trình bán hàng và thu tiền Các bước chính trong chu trình này bao gồm nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng, lập lệnh bán hàng, xét duyệt bán chịu, gửi hàng, lập hóa đơn, và theo dõi nợ phải thu để thu tiền.
• Nguyên tắc ghi nhận doanh thu:
- Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn 5 điều kiện sau:
(1) Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua
(2) Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa
(3) Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
(4) doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng
(5) Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
- Doanh thu cung cấp dịch vụ được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn 4 điều kiện sau:
(1) Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
(2) Có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó
(3) Xác định được phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập Bảng cân đối kế toán
(4) Xác định được chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hoàn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó.
• Các phương thức bán hàng
Phương thức bán buôn là hình thức bán hàng cho các đơn vị thương mại hoặc sản xuất, đặc trưng bởi việc cung cấp sản phẩm với số lượng lớn trong một lần giao dịch Qua đó, hàng hóa vẫn chưa được chuyển đến tay người tiêu dùng, giúp tối ưu hóa quy trình phân phối và giá cả.
Mục tiêu Nghiệp vụ bán hàng và cung cấp dịch vụ
Hiệu lực Hàng hóa và dịch vụ thật sự được cung cấp cho KH
Các khoản phải thu thật sự tồn tại
Hàng hóa vẫn chưa được khai thác tối đa giá trị và công dụng của chúng Hiện tại, có hai phương thức bán buôn chính là bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng.
- Phương thức bán lẻ: Là việc bán trực tiếp cho người tiêu dùng Sản phẩm, hàng hóa sẽ không tham gia vào khâu lưu thông.
Trong chu trình doanh thu, việc thanh toán cần diễn ra nhanh chóng và thuận tiện để tối ưu hóa hiệu quả thu tiền, từ đó hỗ trợ tái sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp Người mua có thể lựa chọn nhiều phương thức thanh toán khác nhau, bao gồm thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, chuyển khoản qua ngân hàng, sử dụng các ứng dụng hỗ trợ thanh toán, thanh toán bằng thẻ ngân hàng, hoặc theo hợp đồng đã ký kết.
1.2.2 Kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu a Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu trong doanh nghiệp
Chu trình doanh thu KSNB đảm bảo rằng các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền diễn ra hợp lý, phản ánh chính xác và đầy đủ doanh thu thực tế của doanh nghiệp Khách hàng phải có thật và có khả năng tài chính đáp ứng yêu cầu thanh toán Doanh nghiệp cam kết cung cấp hàng hóa, dịch vụ đúng theo thỏa thuận Các dòng tiền từ chu trình này được quản lý chặt chẽ, không bị thất thoát hay biển thủ Việc ghi nhận nghiệp vụ được thực hiện đúng, đủ, hạn chế tối đa sai sót và rủi ro Tất cả nghiệp vụ đều được ghi nhận qua chứng từ và sổ sách theo dõi, phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý vào cuối kỳ kế toán.
Toàn vẹn Đều được ghi sổ Đều được ghi sổ
Hàng hóa và dịch vụ bán ra thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp
Các khoản phải thu và công nợ khách hàng cần có người sở hữu rõ ràng Việc định giá hóa đơn bán hàng phải được thực hiện một cách chính xác và ghi rõ đơn giá đã được thỏa thuận.
Các khoản phải thu được định giá đúng
Phân loại Phải được phân loại thích hợp Phải được phân loại chính xác
Số học Phải được ghi đúng sổ, chi tiết và khớp số liệu giữa các chưunsg từ và sổ
Phải được tính toán đúng, bù trừ công nợ chính xác, đúng theo quy định
Mục tiêu tổng hợp Đều có căn cứ hợp lý Đều đảm bảo hợp lý chung
Bảng 1.1 Mục tiêu kỉểm soát nội bộ chu trình doanh thu b Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu
Để quản lý hiệu quả quá trình tiếp nhận và xét duyệt đơn đặt hàng, các doanh nghiệp nên áp dụng hệ thống đánh số thứ tự liên tục cho các đơn hàng hoặc mã hóa mã đơn hàng Việc này giúp dễ dàng theo dõi và kiểm soát tình hình bán hàng.
Để đảm bảo an toàn trong kinh doanh, việc xác minh khách hàng là rất quan trọng Đối với những khách hàng không quen thuộc, khi nhận đơn đặt hàng mới, đơn vị cần nhanh chóng liên hệ với khách hàng để xác nhận tính xác thực của đơn hàng Điều này giúp ngăn chặn và hạn chế tình trạng bán hàng cho những khách hàng giả mạo.
Để đảm bảo tính chính xác trong giao dịch, cần đối chiếu giá bán trên đơn hàng với giá bán chính thức hoặc hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa doanh nghiệp và khách hàng Nếu phát hiện có sai lệch, việc tìm hiểu rõ nguyên nhân là rất quan trọng để giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.
Liên hệ ngay với khách hàng để yêu cầu gửi lại đơn đặt hàng hoặc công văn xác minh Điều này giúp tránh sai sót về giá bán, từ đó bảo vệ doanh thu và giữ gìn uy tín của doanh nghiệp.
Kinh nghiệm quốc tế trong việc kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu
HĐQT của các công ty lớn tại Mỹ thường thành lập Uỷ ban tài chính để hoạch định mục tiêu kinh doanh và quản lý doanh thu, chi phí Uỷ ban này tập trung vào việc kiểm soát doanh thu, đặc biệt trong các giai đoạn quyết định, nhằm đảm bảo khả năng thanh toán, đáp ứng nhu cầu khách hàng và khả năng cung cấp của doanh nghiệp Ngoài ra, họ cũng kiểm soát mối liên kết giữa các bộ phận bán hàng và khách hàng để ngăn chặn lợi ích cá nhân, đồng thời phê duyệt và theo dõi chu trình doanh thu nhằm hạn chế thất thoát và sai sót.
Tại các doanh nghiệp Mỹ, báo cáo doanh thu định kỳ phải tuân thủ sự kiểm tra và giám sát của Uỷ ban Kiểm toán, nhằm đảm bảo các quy trình kế toán được thực hiện đúng cách Việc này giúp phát hiện các rủi ro nghiêm trọng và hệ thống, đồng thời đảm bảo tính chính xác của các báo cáo sau khi chu trình doanh thu hoàn tất.
1.3.2 Các tập đoàn Trung Quốc tập trung vào việc giám sát và kiểm soát doanh thu - chi phí của các công ty con
Tại các tập đoàn Trung Quốc, việc giám sát được thực hiện bởi Đại hội đồng cổ đông, Ban giám đốc, Ban kiểm soát và các nhà quản lý, mỗi bên đều có trách nhiệm riêng về quyền hạn và tổ chức Các phòng ban chuyên môn đảm nhận vai trò giám sát chu trình doanh thu.
Bộ phận Kiểm Soát Nội Bộ (KSNB) hiện nay đóng vai trò chủ chốt trong việc thực hiện 18 trách nhiệm liên quan đến kiểm soát doanh thu Để đánh giá hiệu quả hoạt động này, sự hiện diện của KSNB là yếu tố thiết yếu trong hệ thống kiểm soát doanh thu của tập đoàn Bộ phận KSNB bao gồm nhiều phòng ban với nhiệm vụ và cấp độ tương đương, hoạt động tại các công ty con trên toàn cầu Định kỳ, các báo cáo giám sát doanh thu được tổng hợp và gửi về công ty mẹ để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý.
1.3.3 Nhật Bản với mô hình KSNB doanh thu theo kiểu ZAIBATSU truyền thống
Trong khi các doanh nghiệp Trung Quốc chú trọng vào kiểm soát nội bộ doanh thu tại các công ty con, Nhật Bản lại tập trung vào việc nghiên cứu và lập kế hoạch doanh thu cho công ty mẹ Các công ty con hoạt động dưới sự giám sát của bộ máy kiểm soát nội bộ doanh thu từ công ty mẹ, nhằm đảm bảo rằng mọi hoạt động doanh thu tại công ty con đều phù hợp với mục tiêu chính của công ty mẹ.
1.3.4 Hàn Quốc phát triển mô hình CHAEBOL
Trong mỗi tập đoàn, các công ty con sở hữu tư cách pháp nhân và chịu trách nhiệm giám sát công tác kiểm soát nội bộ (KSNB) trong doanh nghiệp của mình Các công ty con có quyền phát triển hệ thống KSNB cho chu trình doanh thu riêng, nhằm tự quản lý hoạt động doanh thu Mục tiêu KSNB doanh thu tại các công ty con có thể khác biệt so với mục tiêu chung của toàn bộ tập đoàn.
1.3.5 Bài học kinh nghiệm đối với việc thiết lập và vận hành kiểm soát nội bộ doanh thu ở Việt Nam
Qua nghiên cứu về xây dựng và vận hành hệ thống Kiểm soát nội bộ doanh thu tại nhiều quốc gia trên thế giới, có thể rút ra những bài học quý giá cho các doanh nghiệp tại Việt Nam Những kinh nghiệm này sẽ giúp cải thiện hiệu quả quản lý doanh thu và nâng cao tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh.
Quan điểm và trách nhiệm của Ban lãnh đạo trong việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ là rất quan trọng Mỗi công ty cần xác định triết lý kinh doanh và bản sắc văn hóa doanh nghiệp phù hợp để kết nối các cá nhân, hướng tới thành công chung Điều này được thể hiện rõ nét qua phong cách lãnh đạo của các nhà lãnh đạo Nhật Bản.
Để xây dựng chính sách nhân sự hiệu quả, các công ty Việt Nam nên tham khảo mô hình nhân sự mở của các doanh nghiệp Mỹ, tập trung vào việc tuyển dụng nhân viên có trình độ và kinh nghiệm phù hợp nhằm giảm thiểu chi phí đào tạo Đồng thời, việc áp dụng các phương pháp đào tạo và huấn luyện từ các công ty Nhật Bản cũng rất có giá trị, đặc biệt cho các vị trí nhân viên mới tốt nghiệp với ít kinh nghiệm làm việc.
Doanh nghiệp cần lập kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn dựa trên đánh giá thực tế và hiệu quả hoạt động, nhằm tận dụng tối đa nguồn lực và tạo ra lợi ích tốt nhất Việc chỉ tập trung vào kế hoạch ngắn hạn, như nhiều doanh nghiệp ở Trung Quốc hiện nay, nên được tránh để đảm bảo sự phát triển bền vững.
Chương I với nội dung chính là các khái niệm, lý thuyết về kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu nhằm hướng tới một cái nhìn tổng quan nhất về các quan điểm Kiểm soát nội bộ chu trình doanh thu mặt lý thuyết Dựa trên nền tảng lý luận đó, chương II sẽ đi sâu vào phân tích thực trạng, thực tế về KSNB chu trình doanh thu tại công ty nghiên cứu.
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN DU LỊCH NGHỈ DƯỠNG SINH THÁI MAI CHÂU
Giới thiệu về công ty TNHH du lịch nghỉ dưỡng sinh thái Mai Châu
Công ty TNHH du lịch nghỉ dưỡng sinh thái Mai Châu nằm cách thủ đô Hà Nội hơn 130km, tọa lạc giữa thảo nguyên xanh tươi và những con suối trong vắt của thung lũng Mai Châu, nơi sinh sống của cộng đồng người dân tộc Thái và H’mong.
Hình 2.1 Logo công ty TNHH du lịch nghỉ dưỡng sinh thái Mai Châu
• Địa chỉ: Xóm Nà Thia, Xã Nà Phòn, Huyện Mai Châu, tỉnh Hòa Bình
• Tên giao dịch: Mai Châu Ecolodge
• Loại hình hoạt động: Công ty TNHH Hai thành viên trở lên
Công ty TNHH du lịch nghỉ dưỡng sinh thái Mai Châu, chuyên cung cấp dịch vụ lưu trú ngắn ngày, đã được thành lập và hoạt động từ tháng 9 năm 2012, đến nay đã có 8 năm kinh nghiệm trong ngành.
Mai Châu Ecolodge, với diện tích gần 2ha được quy hoạch hợp lý, nằm cách trung tâm thị trấn Mai Châu chỉ 1,5km và thị xã Hòa Bình 60km, là một trong những khách sạn nghỉ dưỡng hạng sang đẹp và thuận tiện giao thông nhất tại tỉnh Hòa Bình, có tiềm năng phát triển lớn.
Công ty TNHH du lịch nghỉ dưỡng sinh thái Mai Châu, do bà Lê Phương Nhi làm Giám đốc, là một trong những đơn vị tiên phong trong lĩnh vực dịch vụ nghỉ dưỡng ecolodge tại Việt Nam, chính thức hoạt động từ năm 2012.
Khách sạn Mai Châu Ecolodge, tiền thân là một khách sạn gia đình nhỏ hoạt động từ năm 2005, đã được giám đốc Lê Phương Nhi, một sinh viên ngành Quản trị Du lịch, phát triển thành một dự án du lịch xanh vào năm 2008 Với đam mê kinh doanh và mong muốn quảng bá văn hóa đặc sắc của thung lũng Mai Châu, cô Nhi đã nhận thấy xu hướng du lịch xanh từ Châu Âu và tầm quan trọng của việc bảo vệ môi trường trong bối cảnh ô nhiễm và biến đổi khí hậu ngày càng gia tăng Dự án Mai Châu Ecolodge ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu du lịch bền vững, đồng thời duy trì cuộc sống yên vui của người dân địa phương.
Sau gần 3 năm xây dựng, Mai Châu Ecolodge chính thức hoạt động vào cuối quý 3 năm 2012, tạo việc làm cho hơn 200 người dân tộc thiểu số tại thung lũng Mai Châu - Hòa Bình Công ty TNHH du lịch nghỉ dưỡng sinh thái Mai Châu khởi đầu với một khách sạn duy nhất tại Hòa Bình, nhưng đã mở rộng với 2 dự án Ecolodge mới tại Hạ Long và Cần Thơ Dù vậy, dịch vụ lưu trú ngắn ngày tại Mai Châu Ecolodge vẫn là nguồn thu chính của công ty.
Năm 2019, Khách sạn Mai Châu Ecolodge đã thu hút hơn 1000 lượt khách trong và ngoài nước, góp phần quan trọng vào sự phát triển du lịch tỉnh Hòa Bình Với triết lý tôn vinh vẻ đẹp thiên nhiên và truyền bá văn hóa truyền thống, Mai Châu Ecolodge trở thành biểu tượng tiêu biểu trong việc gìn giữ bản sắc văn hóa dân tộc Việt Nam, đồng thời tạo dựng hình ảnh đẹp về các dân tộc Việt Nam trong mắt bạn bè quốc tế.
2.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh a Đặc điểm về sản phẩm
Công ty TNHH du lịch nghỉ dưỡng sinh thái Mai Châu chuyên cung cấp dịch vụ lưu trú ngắn ngày với hai loại hình chính: dịch vụ lưu trú và dịch vụ bổ sung Mai Châu Ecolodge, một resort 4 sao quốc tế, có 43 phòng được thiết kế theo kiến trúc cổ của người Thái, chia thành 5 hạng phòng: Superior, Junior, Deluxe, Suite và Deluxe Family, với giá cả linh hoạt tùy thuộc vào tầm nhìn và mùa du lịch Resort mang hình ảnh của một ngôi làng Thái giữa thiên nhiên hùng vĩ, tạo cảm giác thư thái cho du khách Ngoài lưu trú, resort còn cung cấp các dịch vụ ăn uống, mát xa, thư giãn và giải trí, nổi bật với các hoạt động sinh hoạt cộng đồng và lễ hội truyền thống của các dân tộc thiểu số, mang đến cho du khách trải nghiệm văn hóa phong phú.
Kinh doanh khách sạn chủ yếu phụ thuộc vào tài nguyên du lịch của địa phương, bởi khách du lịch là đối tượng khách hàng chính Tài nguyên du lịch hấp dẫn du khách đến các điểm đến Tại Mai Châu Ecolodge, kiến trúc được thiết kế để tôn vinh vẻ đẹp yên bình của thung lũng Mai Châu, đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút du khách, đặc biệt là khách quốc tế, lựa chọn nơi đây làm điểm dừng chân trong hành trình khám phá của họ.
Là một resort 4 sao, việc duy trì và cải tạo cơ sở vật chất là ưu tiên hàng đầu của lãnh đạo công ty Chi phí cho hoạt động này không nhỏ, nhưng cần thiết để đáp ứng các tiêu chuẩn khắt khe và giữ vững thương hiệu Hơn nữa, việc nâng cấp cơ sở vật chất còn giúp đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng, tạo trải nghiệm nghỉ dưỡng hoàn hảo.
Yếu tố mùa vụ là một trong những yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh tại Mai Châu Ecolodge, với lượng khách du lịch tăng cao từ tháng mười đến tháng tư và giảm đáng kể trong các tháng còn lại Đối tượng khách chủ yếu là khách quốc tế, được giới thiệu bởi các công ty và đại lý du lịch uy tín Do sự biến động theo mùa, giá dịch vụ cũng được điều chỉnh, thường cao hơn từ 1 đến 3 Đô-la Mỹ trong mùa cao điểm.
Hơn 70% lượng khách đến với Mai Châu Ecolodge là khách quốc tế, chủ yếu thông qua các hợp đồng dịch vụ với các công ty du lịch uy tín như FOCUS, INDOCHINA VOYAGES và TRAILS OF INDOCHINA Khoảng 30% còn lại là khách nội địa, thường ghé thăm Mai Châu từ tháng 5 đến tháng 8, thời điểm cao điểm du lịch trong nước Với đặc trưng du lịch nghỉ dưỡng và khám phá văn hóa cổ truyền, Mai Châu thu hút chủ yếu khách đoàn, trong khi khách lẻ rất hiếm.
2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán tại công ty TNHH du lịch nghỉ dưỡng sinh thái Mai Châu a Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH du lịch nghỉ dưỡng sinh thái Mai Châu
Công ty TNHH du lịch nghỉ dưỡng sinh thái Mai Châu hoạt động theo mô hình phân chia chức năng với các bộ phận chuyên môn Mỗi bộ phận được lãnh đạo bởi một giám đốc có quyền quyết định và phê duyệt các hoạt động Các báo cáo từ từng bộ phận cung cấp thông tin quan trọng giúp Giám đốc công ty theo dõi tình hình hoạt động và đưa ra quyết định quản lý phù hợp.
Sơ đồ 2.1 Mô hình tổ chức
• Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận
Tổng giám đốc là người đứng đầu và đại diện pháp lý cho Công ty TNHH Du lịch nghỉ dưỡng sinh thái Mai Châu, đồng thời là người sáng lập và sở hữu công ty Vị trí này trực tiếp điều hành các hoạt động kinh doanh của công ty.
Thực trạng KSNB chu trình doanh thu tại công ty TNHH du lịch nghỉ dưỡng
2.2.1 Mục tiêu KSNB chu trình doanh thu tại công ty TNHH du lịch nghỉ dưỡng sinh thái Mai Châu Đặc thù của chu trình doanh thu tại các đơn vị kinh doanh dịch vụ lưu trú là rất phức tạp và khó quản lý Sự phức tạp này chủ yếu đến từ thời điểm ghi nhận doanh thu,cách thức ghi nhận doanh thu và phương thức thanh toán của khách hàng Thời điểm ghi nhận doanh thu của các nhà nghỉ khách sạn thường dễ bị nhầm lẫn hay bỏ sót, ghi nhận chậm trễ là do tùy vào từng booking, khách hàng sẽ thanh toán trước, thanh toán sau hay đặt cọc trước một khoản Ve cách thức ghi nhận doanh thu, thông thường các khu nghỉ dưỡng ngoài cung cấp dịch vụ lưu trú ra, còn bổ sung thêm nhiều dịch vụ khác, vì vậy, doanh thu khi ghi nhận khá phức tạp khi kế toán phái bóc tách từng loại doanh thu hoặc ghi nhận thêm doanh thu từ các dịch vụ khách sử dụng thêm Còn về phương thức thanh toán, đặc biệt trong trường hợp khách thanh toán tiền mặt kế toán rất khó xác định số tiền thực thu từ khách.
Để đối phó với những khó khăn, Công ty TNHH du lịch nghỉ dưỡng sinh thái Mai Châu đã phát triển một hệ thống kiểm soát nội bộ doanh thu nhằm phòng ngừa các rủi ro có thể xảy ra.
• KSNB doanh thu ngăn ngừa sai sót từ bộ phận Sale - Marketing
Khách hàng tại Mai Châu Ecolodge chủ yếu là khách quốc tế tham gia các tour do các công ty du lịch đã ký hợp đồng cung cấp dịch vụ Các chính sách giá được ghi rõ trong hợp đồng, nhưng do số lượng hợp đồng lớn từ các đối tác tương tự, bộ phận bán hàng có thể nhầm lẫn và báo sai giá cho khách, ảnh hưởng đến doanh thu và uy tín của công ty Để khắc phục tình trạng này, hệ thống kiểm soát doanh thu đã được thiết lập với sự hỗ trợ của phần mềm nhằm giảm thiểu rủi ro trong quá trình này.
• KSNB doanh thu ngăn chặn các sai sót của các bộ phận khách sạn
Ngành kinh doanh chủ yếu của công ty TNHH du lịch nghỉ dưỡng sinh thái Mai Châu là dịch vụ lưu trú ngắn ngày, do đó, các bộ phận trong khách sạn đóng vai trò quan trọng trong chu trình doanh thu và hoạt động kinh doanh chính của công ty.
Trong quá trình tạo đơn đặt hàng dịch vụ, bộ phận đặt phòng có thể gặp phải nhầm lẫn khi kiểm tra tình trạng phòng trống và yêu cầu của khách hàng Việc này có thể dẫn đến sự không chính xác trong việc đáp ứng nhu cầu của khách.
Khi tiếp đón khách, lễ tân cần hướng dẫn khách check-in chính xác để tránh nhầm lẫn về tên đoàn và thời gian Việc kiểm soát quy trình thanh toán là rất quan trọng, vì nếu không được quản lý chặt chẽ, dễ dẫn đến gian lận và sai sót trong giao dịch.
KSNB trong giai đoạn này tập trung vào việc ngăn chặn thất thoát doanh thu, đồng thời đảm bảo rằng các thông tin kế toán từ bộ phận khách sạn được báo cáo một cách trung thực và chính xác.
• KSNB doanh thu giúp giảm các rủi ro nhầm lẫn khi ghi nhận doanh thu của kế toán
Kế toán doanh thu thường không giao tiếp trực tiếp với khách hàng mà nhận thông tin giao dịch qua các bộ phận khác hoặc từ ngân hàng, dẫn đến nguy cơ sai lệch và nhầm lẫn thông tin Do đó, việc thiết lập mạng lưới kiểm soát nội bộ (KSNB) cho doanh thu là cần thiết để giảm thiểu rủi ro này.
2.2.2 Thực trạng KSNB chu trình doanh thu tại công ty TNHH du lịch nghỉ dưỡng sinh thái Mai Châu a Về môi trường kiểm soát
Phong cách quản lý tại công ty TNHH du lịch nghỉ dưỡng sinh thái Mai Châu mang tính chất gia đình, xuất phát từ việc công ty được quản lý bởi một hộ gia đình Hầu hết các vị trí chủ chốt, đặc biệt là quản lý bộ phận khách sạn, đều là con em và người thân trong gia đình, giúp tăng cường độ tin cậy và giảm thiểu rủi ro về tài sản Môi trường làm việc tại công ty trở nên thoải mái và thân thiện, với toàn bộ nhân viên nghỉ trưa và ăn trưa cùng nhau, tạo điều kiện cho việc trao đổi thoải mái Tuy nhiên, cách tổ chức này cũng bộc lộ những bất lợi, như sự lỏng lẻo trong việc thực thi các quy định và nội quy.
• Cơ cấu bộ máy quản lý
Tại Mai Châu Ecolodge, bộ máy quản lý gồm 1 Tổng giám đốc và 3 giám đốc bộ phận, trong đó 3 giám đốc bộ phận cần có quyền hạn ngang nhau theo nhiệm vụ và chức năng Tuy nhiên, thực tế cho thấy giám đốc Tài chính - Nhân sự có quyền hạn cao hơn so với giám đốc Sale - Marketing và giám đốc khách sạn Nguyên nhân chủ yếu là do tổ chức mang tính chất gia đình, khiến quyền hạn của từng cá nhân phụ thuộc vào độ tin cậy của Tổng giám đốc, và giám đốc Tài chính - Nhân sự thường xuyên đại diện cho công ty trong các vấn đề quan trọng.
Tổng giám đốc có trách nhiệm xét duyệt và giải quyết các vấn đề trong công ty nhờ vào kiến thức pháp luật và trình độ học vấn cao Tuy nhiên, sự khác biệt về quyền hạn này có thể dẫn đến nguy cơ lạm quyền hoặc áp lực, khiến lãnh đạo các bộ phận không thể thực hiện tốt nhiệm vụ của mình và ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của toàn bộ công ty.
Trong suốt 8 năm hoạt động, công ty TNHH Mai Châu Ecolodge luôn chú trọng đến việc tuyển dụng và đào tạo nhân sự, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và đạt được các mục tiêu chung của đơn vị.
Bộ phận văn phòng đại diện và các phòng ban quản lý tại Hà Nội giúp cập nhật thông tin dễ dàng và cung cấp đầy đủ điều kiện làm việc, với 80% nhân sự có trình độ đại học và trên đại học Tuy nhiên, việc chỉ tiếp xúc với thông tin nghiệp vụ gián tiếp gây ra nhiều bất cập Để khắc phục, công ty đã đầu tư vào phần mềm quản lý hiệu quả Hơn nữa, cơ cấu nhân sự chưa hoàn thiện, đặc biệt là phòng kế toán còn thiếu vị trí, khiến nhân viên phải kiêm nhiệm nhiều phần hành Mặc dù việc này mang lại thu nhập thêm, nhưng việc kiểm soát nhiều nghiệp vụ dễ dẫn đến nhầm lẫn và hiệu quả công việc chưa cao.
Bộ phận quản lý và nhân viên khách sạn tại thung lũng Mai Châu chủ yếu là người bản địa, với hơn 200 nhân viên nhằm tạo công ăn việc làm cho cộng đồng dân tộc thiểu số Tuy nhiên, chỉ khoảng 10% trong số họ có trình độ học vấn cao, trong khi phần lớn chỉ đạt trình độ phổ thông hoặc bỏ học giữa chừng Để nâng cao chất lượng nhân lực, công ty thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo ngắn hạn, tập trung vào kiến thức dịch vụ lưu trú và kỹ năng giao tiếp tiếng Anh cho đội ngũ nhân viên.
Chủ trương “người nhà”, “người quen” nắm giữ vị trí chủ chốt trong công ty giúp tận dụng hiểu biết sâu sắc về doanh nghiệp và sản phẩm, từ đó thúc đẩy tăng trưởng doanh thu Mỗi nhân viên có thể khai thác các mối quan hệ của mình để mở rộng tập khách hàng, đồng thời nhận thêm doanh thu theo chính sách của công ty.
