CƠ SỞ LY LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG
Lý luận về KSNB chung trong doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm, mục đích KSNB
Kiểm soát là một yếu tố thiết yếu trong quy trình quản lý, vì vậy các nhà quản lý cần chú trọng xây dựng và duy trì các hoạt động kiểm soát nhằm đạt được mục tiêu tổ chức Luật Sarbanes - Oxley được ban hành tại Hoa Kỳ vào năm 2002 nhằm tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm trong quản lý tài chính.
Năm 2002, Chính phủ đã thể hiện sự quan tâm đến việc triển khai một phương pháp hệ thống cho kiểm soát nội bộ (KSNB) tại các công ty niêm yết trên sàn chứng khoán, đánh dấu sự khởi đầu cho giai đoạn phát triển KSNB ở Việt Nam và trên toàn cầu Mặc dù KSNB có nguồn gốc từ thế kỷ 20, nhưng chỉ từ năm 1992, trào lưu KSNB tại Hoa Kỳ mới thực sự bùng nổ khi COSO công bố báo cáo về khung KSNB Có nhiều cách hiểu khác nhau về kiểm soát nội bộ.
Theo Hiệp hội Kế toán viên Công chứng Hoa Kỳ (AICPA), kiểm soát nội bộ là một hệ thống bao gồm kế hoạch tổ chức và các phương pháp phối hợp nhằm bảo vệ tài sản của tổ chức, đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán, nâng cao hiệu quả hoạt động, và khuyến khích tuân thủ các chính sách quản lý đã được thiết lập.
Theo COSO, KSNB là quy trình chịu ảnh hưởng từ HĐQT, nhà quản lý và nhân viên, nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu hoạt động, báo cáo và tuân thủ một cách hợp lý Các khái niệm quan trọng trong định nghĩa này cần được chú ý.
Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một quá trình bao gồm chuỗi hoạt động kiểm soát diễn ra trong toàn bộ tổ chức, ảnh hưởng đến mọi bộ phận và quy trình KSNB phát huy hiệu quả cao nhất khi được tích hợp như một phần thiết yếu trong tất cả các hoạt động của tổ chức, thay vì chỉ là một bổ sung cho các hoạt động hiện có.
Kiểm soát nội bộ (KSNB) trong tổ chức chịu ảnh hưởng mạnh mẽ từ con người, bao gồm ban giám đốc, nhà quản lý và nhân viên Họ thiết lập mục tiêu và áp dụng cơ chế kiểm soát để đạt được những mục tiêu đó Đồng thời, KSNB cũng ảnh hưởng đến hành vi của từng cá nhân, tạo ra ý thức kiểm soát và định hướng các hoạt động của họ nhằm hướng tới mục tiêu chung của tổ chức.
Kiểm soát nội bộ (KSNB) chỉ có thể đảm bảo một mức độ hợp lý cho Ban Giám đốc và Nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu của đơn vị Điều này là do KSNB tồn tại những hạn chế nhất định, vì vậy chỉ có thể giảm thiểu tối đa các sai phạm mà không thể đảm bảo hoàn toàn rằng sẽ không có sai phạm xảy ra.
Theo chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315 thì “kiểm soát nội bộ” là quy
Ban quản trị và Ban Giám đốc cần thiết lập và duy trì các kiểm soát nội bộ để đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, hiệu quả hoạt động và tuân thủ pháp luật Kiểm soát nội bộ là các biện pháp nhằm quản lý rủi ro kinh doanh, bao gồm các điều kiện và sự kiện có thể ảnh hưởng đến khả năng đạt được mục tiêu và thực hiện chiến lược của đơn vị Rủi ro này có thể phát sinh từ việc xác định mục tiêu không phù hợp hoặc từ các hành động không thực hiện Các mục tiêu của đơn vị có thể được phân loại thành ba nhóm chính.
Mục tiêu của hoạt động kiểm soát nội bộ (KSNB) là đảm bảo sự hiệu quả và hiệu suất trong các hoạt động của tổ chức, bao gồm kết quả hoạt động, tài chính và bảo vệ tài sản Quá trình này nhằm đảm bảo rằng nhân sự trong tổ chức làm việc với tính hiệu quả và liêm chính, không để xảy ra tình trạng chi phí vượt ngân sách hay phát sinh chi phí ngoài ý muốn Đồng thời, KSNB cũng giúp ngăn chặn việc đặt lợi ích của khách hàng, nhà cung cấp hay nhân viên lên trước lợi ích của công ty.
Mục tiêu của báo cáo tài chính và phi tài chính là đảm bảo tính tin cậy, đúng thời hạn và minh bạch, phục vụ cho cả nội bộ và bên ngoài tổ chức Báo cáo cần tuân thủ các quy định của nhà lập pháp, tiêu chuẩn được chấp nhận và chính sách của tổ chức, nhằm cung cấp thông tin chính xác và đáng tin cậy.
Mục tiêu tuân thủ là đảm bảo rằng các hoạt động kinh doanh của đơn vị luôn tuân thủ các quy định, luật lệ phổ biến, yêu cầu giám sát và các chính sách theo quy định chung.
Kiểm soát nội bộ là một quá trình liên tục và tích hợp, hiện diện ở mọi bộ phận của đơn vị, nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh Nó cần được xây dựng như một phần thiết yếu của tổ chức, không chỉ là hoạt động bổ sung hay gánh nặng từ các cơ quan quản lý Quá trình này không chỉ bao gồm chính sách và thủ tục mà còn phải có sự tham gia của con người từ Ban quản trị đến nhân viên, những người thiết lập và vận hành các mục tiêu Kiểm soát nội bộ cũng ảnh hưởng đến hành vi cá nhân, giúp mọi người hiểu rõ nhiệm vụ và hành động nhất quán hướng tới mục tiêu chung Tuy nhiên, kiểm soát nội bộ chỉ đảm bảo một mức độ hợp lý chứ không phải tuyệt đối trong việc đạt được mục tiêu, do có thể xảy ra sai sót do con người Cuối cùng, chi phí cho quá trình kiểm soát cần phải hợp lý so với lợi ích mong đợi từ nó.
KSNB có nhiệm vụ bảo vệ tài sản của đơn vị, bao gồm cả tài sản cố định hữu hình và vô hình, cũng như các tài sản phi vật chất như sổ sách kế toán và tài liệu quan trọng Điều này nhằm ngăn chặn việc đánh cắp, hư hại hoặc lạm dụng tài sản vào những mục đích không chính đáng.
Để đảm bảo độ tin cậy của thông tin kinh tế tài chính, bộ máy kế toán cần xử lý và tổng hợp dữ liệu một cách chính xác và kịp thời Những thông tin này là căn cứ quan trọng cho quyết định của nhà quản lý, ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh Do đó, thông tin cung cấp phải phản ánh đầy đủ và khách quan thực trạng hoạt động cũng như các nội dung kinh tế chủ yếu.
Để đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý, hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trong doanh nghiệp cần phải bảo vệ và thực hiện các quyết định quan trọng Hơn nữa, KSNB cũng phải định hướng mọi thành viên trong doanh nghiệp tuân thủ các chính sách và quy định nội bộ, từ đó góp phần đạt được các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
Lý luận về KSNB chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây dựng
1.2.1 Nội dung, bản chất chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây dựng
1.2.1.1 Đặc điểm của công ty xây dựng
Xây dựng cơ bản là ngành sản xuất vật chất độc lập, đóng vai trò quan trọng trong việc tái sản xuất tài sản cố định cho nền kinh tế quốc dân Ngành này không chỉ tạo ra cơ sở vật chất cho xã hội mà còn nâng cao tiềm lực kinh tế và quốc phòng của đất nước Do đó, một phần lớn thu nhập quốc dân và quỹ đầu tư, cùng với nguồn tài chính hỗ trợ từ nước ngoài, được đầu tư vào lĩnh vực xây dựng cơ bản Ngành xây dựng cơ bản có những đặc điểm kinh tế kỹ thuật riêng biệt, thể hiện rõ qua sản phẩm xây dựng và quy trình tạo ra sản phẩm.
1.2.1.2 Nội dung chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây dựng
- Khái niệm chi phí xây lắp
Chi phí sản xuất xây lắp là quá trình biến đổi vật liệu xây dựng thành sản phẩm thông qua sự tác động của máy móc và lao động công nhân Trong quá trình thi công, các yếu tố như tư liệu lao động và đối tượng lao động kết hợp với sức lao động sẽ tạo ra sản phẩm xây dựng Tất cả các hao phí này được thể hiện dưới hình thức giá trị, gọi là chi phí sản xuất Chi phí sản xuất bao gồm nhiều loại khác nhau, với công dụng và mục đích đa dạng, nhưng chủ yếu bao gồm chi phí vật hóa như nguyên vật liệu và khấu hao tài sản cố định.
Chi phí sản xuất bao gồm tất cả các khoản chi phí vật chất mà doanh nghiệp phải bỏ ra để thực hiện công tác xây lắp, nhằm tạo ra các sản phẩm phục vụ cho mục đích kinh doanh và phù hợp với hợp đồng giao nhận thầu đã ký kết.
Chi phí sản xuất xây lắp là tổng hợp các khoản chi phí liên quan đến lao động sống, lao động vật hóa và những chi phí cần thiết khác mà doanh nghiệp phải chi trả để thực hiện hoạt động sản xuất xây lắp trong một khoảng thời gian nhất định.
- Phân loại chi phí sản xuất xây lắp
Phương pháp phân loại chi phí xây lắp phổ biến mà các doanh nghiệp áp dụng là phân loại theo công dụng kinh tế Trong đó, các loại chi phí bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công và chi phí sản xuất chung.
- Đối tượng tập hợp chi phí sản xuất xây lắp
Chi phí xây dựng của doanh nghiệp có thể phát sinh tại nhiều địa điểm khác nhau, và các nhà quản trị cần xác định rõ nơi phát sinh cũng như mục đích sử dụng cho từng công trình Vì vậy, việc tập hợp chi phí xây dựng trong kỳ cần được thực hiện theo một phạm vi và giới hạn nhất định để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý tài chính.
Trong các doanh nghiệp xây dựng, do đặc thù sản phẩm đơn chiếc và thời gian xây dựng kéo dài, chi phí xây dựng thường được xác định theo từng đơn đặt hàng, hạng mục công trình, hoặc các bộ phận, nhóm hạng mục công trình, bao gồm cả từng ngôi nhà trong dãy nhà.
- Phương pháp tập hợp chi phí sản xuất xây lắp
Có hai phương pháp chính để tập hợp chi phí sản xuất trong xây lắp: phương pháp ghi trực tiếp và phương pháp phân bổ gián tiếp Phương pháp ghi trực tiếp được áp dụng khi chi phí sản xuất liên quan trực tiếp đến từng đối tượng tập hợp chi phí riêng biệt Phương pháp này yêu cầu tổ chức ghi chép ban đầu cho từng đối tượng và ghi trực tiếp vào các tài khoản cấp 1, cấp 2 hoặc chi tiết theo đúng đối tượng chi phí với độ chính xác cao.
Phương pháp phân bổ gián tiếp được áp dụng khi chi phí sản xuất liên quan đến nhiều đối tượng mà không thể ghi chép riêng biệt Để thực hiện phương pháp này, cần ghi chép các chi phí theo từng địa điểm phát sinh như tổ đội sản xuất hoặc công trường Sau đó, lựa chọn tiêu chuẩn phân bổ để tính toán chi phí xây dựng đã tập hợp cho các đối tượng liên quan Quá trình tính toán phân bổ gồm hai bước chính.
✓ Tính hệ số phân bổ: H=C/T
Trong đó: H: Hệ số phân bổ chi phí
C: Tổng chi phí cần phân bổ
Trong các doanh nghiệp xây dựng, tiêu thức phân bổ chi phí thường sử dụng bao gồm chi phí sản xuất, chi phí kế hoạch, chi phí định mức và chi phí nguyên vật liệu chính Tuy nhiên, phương pháp này ít được áp dụng trong thực tế.
1.2.1.3 Bản chất chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây dựng
Quá trình sản xuất trong ngành xây dựng tương tự như các ngành sản xuất vật chất khác, bao gồm việc tiêu hao lao động sống và lao động vật hóa để tạo ra giá trị và giá trị sử dụng cho sản phẩm, đáp ứng nhu cầu của con người Lượng lao động tiêu hao trong sản xuất được phân thành ba yếu tố chính.
Quá trình sản xuất bao gồm ba loại chi phí chính: chi phí sử dụng tư liệu lao động, chi phí đối tượng lao động và chi phí sức lao động Trong sản xuất hàng hóa, những chi phí này được thể hiện dưới dạng giá trị và được gọi là chi phí sản xuất.
Chi phí sản xuất xây lắp phản ánh tổng hợp các hao phí về lao động sống và lao động vật hóa, đóng góp vào việc hình thành sản phẩm xây lắp trong một khoảng thời gian nhất định.
Chi phí sản xuất xây lắp là yếu tố phát sinh thường xuyên trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp và cần được tính toán, tập hợp theo từng kỳ báo cáo như hàng tháng, hàng quý, hay hàng năm Trong lĩnh vực xây dựng, chi phí sản xuất bao gồm nhiều loại khác nhau với các đặc điểm kinh tế và công dụng riêng, đòi hỏi phương pháp quản lý phù hợp cho từng loại Để quản lý hiệu quả chi phí sản xuất, doanh nghiệp không chỉ dựa vào tổng số chi phí mà còn phải theo dõi chi tiết từng loại chi phí Do đó, việc phân loại chi phí sản xuất là điều cần thiết để đảm bảo việc tập hợp và quản lý chi phí diễn ra hiệu quả.
1.2.2 Sai sớt, rủi ro thường gặp
1.2.2.1 Rủi ro chung trong quá trình sản xuất
Lập dự toán sản xuất không chính xác có thể xảy ra khi người lập dự toán nhập sai khối lượng công việc cần hoàn thành, hoặc nhập sai khối lượng và chủng loại nguyên vật liệu cần sử dụng Việc này dẫn đến những sai lệch trong kế hoạch sản xuất và ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh.
