CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP
Lý luận về KSNB chung trong doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm, mục đích của KSNB a Khái niệm kiểm soát nội bộ
Có nhiều khái niệm khác nhau về kiểm soát nội bộ (KSNB), từ những định nghĩa đơn giản đến những khái niệm phức tạp Dưới đây là một số khái niệm tiêu biểu về KSNB.
Theo COSO (Ủy ban các tổ chức tài trợ), kiểm soát nội bộ là một quy trình được ảnh hưởng bởi hội đồng quản trị, các nhà quản lý và nhân viên trong tổ chức Mục tiêu của quy trình này là cung cấp sự đảm bảo hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu của hội đồng quản trị và các nhà quản lý, bao gồm hiệu lực và hiệu quả của hoạt động, tính đáng tin cậy của báo cáo tài chính, cũng như sự tuân thủ các luật lệ và quy định hiện hành.
Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400, hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và thủ tục do đơn vị kiểm toán xây dựng để đảm bảo tuân thủ pháp luật, kiểm tra và ngăn ngừa gian lận Hệ thống này nhằm lập báo cáo tài chính trung thực, bảo vệ và quản lý tài sản hiệu quả Nó bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát.
Theo IAS 400, hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm toàn bộ chính sách và thủ tục kiểm soát do Ban Giám đốc thiết lập Mục tiêu của hệ thống này là đảm bảo quản lý chặt chẽ và hiệu quả các hoạt động của đơn vị trong khả năng có thể.
Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm các chính sách và thủ tục được thiết lập để đạt được bốn mục tiêu chính: bảo vệ tài sản của đơn vị, đảm bảo độ tin cậy của thông tin, tuân thủ các quy định pháp lý và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) là một quá trình quan trọng giúp các đơn vị đạt được mục tiêu của mình, được thiết kế và vận hành bởi con người KSNB không chỉ bao gồm chính sách, thủ tục và biểu mẫu, mà còn phụ thuộc vào nhân lực của đơn vị Con người là yếu tố quyết định trong việc lập ra mục tiêu, thiết lập cơ chế và vận hành hệ thống Tuy nhiên, KSNB chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, không phải tuyệt đối, vì có thể xảy ra những sai sót do con người Một nguyên tắc cơ bản trong quản lý là lợi ích mong đợi từ quá trình kiểm soát không được vượt quá chi phí và rủi ro liên quan.
1.1.2 Các bộ phận cấu thành KSNB
Thành phần của kiểm soát nội bộ:
COSO 2013 chia KSNB thành 5 thành phần chính 5 thành phần chủ yếu bao gồm: + Môi trường kiểm soát,
+ Thông tin và truyền thông,
Các bộ phận này cần hoạt động liên kết chặt chẽ với nhau để đảm bảo hiệu quả cho bất kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) nào, nhằm đạt được các mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra.
Môi trường kiểm toán bao gồm tất cả các yếu tố bên trong và bên ngoài của đơn vị, ảnh hưởng đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ (KSNB).
Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm đặc thù về quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch, ủy ban kiểm soát và các yếu tố bên ngoài Đặc thù quản lý phản ánh những quan điểm khác nhau trong việc điều hành hoạt động doanh nghiệp, và những quan điểm này có ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách của tổ chức.
Sinh viên Đỗ Hà Phương, lớp K19KTK, nhấn mạnh rằng để hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) hoạt động hiệu quả, nhà quản lý cần có quan điểm kinh doanh lành mạnh, tuân thủ đạo đức kinh doanh và coi trọng tính trung thực của báo cáo tài chính (BCTC) Việc áp dụng các biện pháp giảm thiểu rủi ro kinh doanh sẽ tạo ra một môi trường kiểm soát nội bộ tích cực, ngược lại, nếu thiếu những yếu tố này, HTKSNB sẽ không thể vận hành hiệu quả.
Cơ cấu tổ chức trong một công ty chính là việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm giữa các thành viên, tạo ra môi trường kiểm soát hiệu quả Một cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo sự liên kết từ cấp trên xuống cấp dưới trong việc ban hành và giám sát các quyết định, đồng thời ngăn ngừa hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và hiệu quả, các nhà quản lý cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản.
Thiết lập sự điều hành và kiểm soát toàn diện trong doanh nghiệp là yếu tố then chốt, giúp không bỏ sót lĩnh vực nào và tránh chồng chéo giữa các bộ phận Đồng thời, việc phân chia rõ ràng các chức năng như xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ và bảo quản tài sản cũng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
+ Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận. c Chính sách nhân sự
Con người là yếu tố quan trọng nhất trong bất kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) nào, ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của doanh nghiệp Đội ngũ cán bộ nhân viên có năng lực, tinh thần làm việc cao và đạo đức tốt sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của KSNB, ngăn chặn gian lận và sai sót Ngược lại, nếu lực lượng này yếu kém, dù KSNB có được thiết kế chặt chẽ đến đâu, doanh nghiệp vẫn sẽ phải đối mặt với các rủi ro Do đó, việc chú trọng phát triển đội ngũ nhân sự là điều cần thiết để tối ưu hóa hoạt động của hệ thống KSNB.
Hệ thống kế hoạch và dự toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài chính, bao gồm kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, đầu tư và sửa chữa tài sản cố định Đặc biệt, kế hoạch tài chính với các ước tính về cân đối tài chính và dự báo hoạt động luân chuyển tiền trong tương lai là những yếu tố then chốt trong quá trình kiểm soát của Ủy ban kiểm soát.
Các công ty cổ phần quy mô lớn thường thành lập ủy ban kiểm soát với sự tham gia của các lãnh đạo cấp cao Ủy ban này có trách nhiệm và quyền hạn nhất định trong việc giám sát và quản lý hoạt động của công ty.
+ Giám sát việc chấp hành pháp luật của công ty
+ Kiểm tra giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ
+ Giám sát tiến trình lập BCTC
+ Dung hòa những bất đồng giữa ban GĐ và các kiểm toán viên bên ngoài f Các yếu tố bên ngoài
Lý luận về KSNB chi phí xây lắp
1.2.1 Nội dung và bản chất của khoản mục chi phí xây lắp trong hoạt động kinh doanh chung của đơn vị
1.2.1.1 Khái niệm chi phí xây lắp
Chi phí sản xuất xây lắp bao gồm toàn bộ chi phí lao động sống và lao động vật hóa phát sinh trong quá trình thi công Doanh nghiệp sẽ phân bổ những chi phí này trong một khoảng thời gian nhất định để thực hiện các công việc xây lắp, nhằm tạo ra các sản phẩm đa dạng theo mục đích kinh doanh và các hợp đồng đã ký kết.
Chi phí sản xuất đóng vai trò quan trọng trong việc xác định lợi nhuận, vì vậy việc quản lý và giám sát chi phí xây lắp là cần thiết Để thực hiện việc này hiệu quả, cần phân loại chi phí theo các tiêu thức phù hợp.
1.2.1.2 Phân loại chi phí xây lắp
Bài nghiên cứu này tập trung vào việc phân loại chi phí dựa trên mục đích và công dụng của chúng trong sản xuất Theo cách phân loại này, chi phí được chia thành các khoản mục khác nhau dựa trên cùng mục đích và công dụng, bất kể nội dung kinh tế của từng chi phí Điều này giúp xác định tổng chi phí ban đầu, từ đó làm căn cứ cho việc lập kế hoạch và kiểm soát chi phí hiệu quả Toàn bộ chi phí được phân loại thành các yếu tố cụ thể.
+ Chi phí NVL trực tiếp: Là toàn bộ giá trị NVL sử dụng sản xuất kinh doanh trong kỳ, bao gồm: NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu.
Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm toàn bộ tiền lương chính, lương phụ, các khoản phụ cấp và các khoản phải trả khác cho công nhân thực hiện thi công xây lắp Ngoài ra, chi phí sử dụng máy thi công không chỉ bao gồm tiền lương cho công nhân điều khiển máy mà còn bao gồm chi phí khấu hao, bảo trì, bảo dưỡng máy thi công và các chi phí khác bằng tiền.
+ Chi phí sản xuất chung: Bao gồm toàn bộ chi phí tổ chức và phục vụ xây
Trong quản lý đơn vị, các khoản chi phí phát sinh bao gồm tiền công và tiền ăn ca của nhân viên quản lý, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cùng kinh phí công đoàn cho công nhân trực tiếp xây lắp Ngoài ra, chi phí khấu hao máy móc, nhà xưởng, vật liệu và công cụ dụng cụ phục vụ hoạt động quản lý cũng cần được tính đến Các khoản chi phí khác bao gồm tiền điện, nước, điện thoại, chi phí tiếp khách, dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác.
1.2.2 Sai sót, rủi ro thường gặp đối với khoản mục chi phí xây lắp
Rủi ro trong việc xác định chi phí liên quan đến tính có thật, tính toán, đánh giá và ghi chép của HĐXD, do các nguyên nhân sau:
Khả năng sai phạm trong việc xác định chi phí thiệt hại do thời tiết là điều cần lưu ý, đặc biệt khi thời gian thi công kéo dài và sản xuất diễn ra ngoài trời, có thể dẫn đến việc khai khống chi phí.
Thứ hai: Đối với các công trình khoán gọn, đội thi công có thể sẽ tập hợp chi phí khống để đảm bảo đủ theo tỷ lệ khoán
Thứ ba: Giá vốn, chi phí dở dang cuối kỳ không chính xác do doanh nghiệp không hạch toán chi phí cho từng hạng mục riêng biệt.
Trong quá trình thi công, có một số khoản chi phí phát sinh không được bao gồm trong giá trị hợp đồng ban đầu Ngoài ra, một số khoản chi phí khác được xác định là chi phí hợp đồng chưa thống nhất, phù hợp với các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán hiện hành.
Khoản chi phí liên quan đến việc thay đổi thiết kế phải được chủ đầu tư chấp thuận Đồng thời, khoản chi phí lãi vay được vốn hóa không nên được tính vào chi phí của hợp đồng xây dựng (HĐXD) hoặc các doanh nghiệp xây lắp Việc hạch toán toàn bộ chi phí lãi vay vào chi phí tài chính trong kỳ hoặc vào HĐXD mà không xem xét điều kiện vốn hóa của các khoản chi phí này là không hợp lý Ngoài ra, việc xác định phần chi phí lãi vay được vốn hóa cần có phương pháp cụ thể và nhất quán, thay vì chỉ dựa vào kinh nghiệm.
Khoản thu từ việc bán nguyên vật liệu thừa và thanh lý máy móc thiết bị thi công sau khi kết thúc hợp đồng thường được các doanh nghiệp xây lắp xem là thu nhập khác thuộc tài khoản 711, mà không giảm chi phí hợp đồng xây dựng.
Khoản chi phí trợ giúp kỹ thuật mà nhà thầu thuê để hoàn thành hợp đồng thường không được hạch toán vào chi phí hợp đồng xây dựng (HĐXD) theo Chuẩn mực số 15, mà lại được ghi vào chi phí khác (TK 811) Việc này ảnh hưởng đến tính trung thực của HĐXD, gây ra những vấn đề về minh bạch trong quản lý tài chính của các doanh nghiệp xây lắp.
Các doanh nghiệp xây lắp thường hạch toán khoản phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế vào chi phí khác (TK 811), tuy nhiên, việc này không đúng với chuẩn mực kế toán hiện hành Theo quy định, các khoản phạt này cần được điều chỉnh giảm vào doanh thu của hợp đồng xây dựng.
Các doanh nghiệp xây lắp thường không trích trước các khoản chi phí bảo hành công trình vào chi phí hợp đồng xây dựng (HĐXD) theo quy định của Chuẩn mực Khi chi phí này phát sinh, doanh nghiệp thường hạch toán vào chi phí quản lý, dẫn đến việc xác định kết quả không chính xác Cách hạch toán này không tuân thủ quy định về nội dung chi phí của HĐXD.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp xây lắp gặp khó khăn trong việc hạch toán chi phí phát sinh ngoài dự toán hợp đồng, dù đã được chủ đầu tư chấp nhận thanh toán Hầu hết các doanh nghiệp không ghi nhận đúng vào chi phí hợp đồng xây dựng hoặc hạch toán không chính xác, dẫn đến việc tổng hợp chi phí hợp đồng thường không chính xác.
1.2.3 Kiểm soát nội bộ đối với khoản mục chi phí xây lắp Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả hoạt động nói chung và kiểm soát chi phí nói riêng, các doanh nghiệp xây lắp cần xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp hiệu quả với năm yếu tố cơ bản là: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông và giám sát.
Môi trường kiểm soát bao gồm tất cả các yếu tố bên trong và bên ngoài đơn vị, ảnh hưởng đến thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các hình thức kiểm soát nội bộ.
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI KHOẢN MỤC
Tổng quan về công ty cổ phần đầu tư và xây dựng VISTA
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển công ty cổ phần đầu tư và xây dựng
2.1.1.1 Giới thiệu chung về công ty:
Tên công ty viết bằng tiếng việt: CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG VISTA
Tên công ty viết bằng tiếng nước ngoài: VISTA INVESTMENT AND CONSTRUCTION JOINT STOCK COMPANY
Tên công ty viết tắt: VISTA, JSC Địa chỉ: Số 48, ngõ 134, phố Lê Trọng Tấn, Phường Khương Mai, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội, Việt Nam Điện thoại: +84 4 32001013
Tài khoản nội tệ: 170014851005079 - NH TMCP XNK Việt Nam - Chi nhánh Láng Hạ - Hà Nội.
2.1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển Công ty
Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng VISTA, trước đây là Công ty TNHH Đầu tư và xây dựng Trọng Nghĩa, được thành lập vào ngày 17 tháng 6 năm 2005, theo giấy kinh doanh số 0103008222 do Sở kế hoạch và đầu tư Thành phố Hà Nội cấp Lĩnh vực hoạt động chính của công ty lúc bấy giờ là sửa chữa và xây lắp các công trình dân dụng và công nghiệp.
Sinh viên: Đỗ Hà Phương 29 Lớp: K19KTK
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Ngô Quang Tuấn
2.1.1.3 Tình hình hoạt động của Công ty a Tình hình tài sản, nguồn vốn của công ty Để xem xét, đánh giá một cách đầy đủ quy mô và hiệu quả sản xuất trong một doanh nghiệp người ta luôn chú trọng vào tài sản và nguồn vốn vì vậy có thể nói đây là hai tiêu chí vô cùng quan trọng khi nhìn vào bảng cân đối kế toán của một công ty Cụ thể tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty qua 3 năm 2017-2019 được thể hiện qua bảng sau:
Bảng 2.1: Tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty từ năm 2017- 2019
8 - 63.086.519.980 34.363.518.732 - 28.697.975.216 Doanh thu hoạt động tài chính 11.724.804 26.780.784 15.055.980 3.696.986 - 23.083.798
Chi phí quản lý doanh nghiệp 2.087.054.108 1.462.943.115 - 624.110.993 1.346.805.472 - 116.137.643
Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh 1.183.585.545 653.223.331 - 530.362.214 184.511.406 - 468.711.925
Thuế thu nhập doanh nghiệp 236.717.109 119.510.102 - 117.207.007 31.656.980 - 87.853.122
Nguồn: Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng VISTA b Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
Sinh viên: Đỗ Hà Phương Lớp: K19KTK
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Ngô Quang Tuấn
Bảng 2.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2017- 2019
Sinh viên: Đỗ Hà Phương Lớp: K19KTK
2.1.2 Chức năng nhiệm vụ và ngành nghề kinh doanh chính
2.1.2.1 Các lĩnh vực sản xuất kinh doanh chủ yếu
- Xây dựng dân dụng, công nghiệp, các công trình giao thông, thuỷ lợi và cấp thoát nước, san lấp mặt bằng, cơ sở hạ tầng;
- Trang trí nội ngoại thất công trình;
- Lắp đặt sửa chữa, bảo dưỡng máy móc, thiết bị ngành công nghiệp, nông nghiệp, giao thông, điện, điện tử, điện lạnh;
- Cho thuê máy móc thiết bị công nghiệp, nông nghiệp, xây dựng giao thông thuỷ lợi;
- Sản xuất mua bán vật liệu xây dựng;
- Sản xuất mua bán lắp dựng cấu kiện thép và bê tông đúc sẵn;
- Lắp đặt, tháo dỡ các kết cấu phục vụ thi công;
- Mua bán, xuất nhập khẩu máy móc, thiết bị, vật tư phụ tùng, linh kiện, sản phẩm ngành xây dựng, giao thông vận tải;
- Kinh doanh bất động sản;
2.1.2.2 Các công trình tiêu biểu
- Đường giao thông biên giới từ xã Piơr đến đồn Biên Phòng 731 thuộc Xã Piơr, Huyện
- Doanh trại Ban Chỉ Huy Quân Sự Tỉnh Lào Cai - Thành phố Lào Cai - Tỉnh Lào Cai.
- Nội thất nhà làm việc Cục tác chiến - Bộ Quốc Phòng - Xuân Đỉnh - Hà Nội
- Đồn Biên Phòng Si ma cai (277) - Xã Nàn Sán - Huyện Si ma cai - Tỉnh Lào Cai
Sinh viên: Đỗ Hà Phương Lớp: K19KTK
- Đồn Biên Phòng cửa khẩu Bù Gia Mập (785) - Ban Chỉ Huy Biên Phòng Tỉnh Bình Phước (Gói thầu số 9) - Huyện Bù Gia Mập - Tỉnh Bình Phước.
2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý và quy trình sản xuất sản phẩm
2.1.3.1 Tổ chức bộ máy quản lý
Bộ máy hoạt động của Công ty hoạt động theo mô hình sau:
Biểu đồ 2.1: Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Nguồn: Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng VISTA
Sinh viên: Đỗ Hà Phương Lớp: K19KTK
Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm bổ nhiệm Giám đốc Công ty, giám sát và kiểm tra hoạt động toàn diện trong Công ty Đồng thời, Hội đồng tổ chức các cuộc họp định kỳ để quyết định các vấn đề liên quan đến tình hình tài chính, bổ nhiệm và quản lý nhân sự cũng như xử lý các biến động nhân sự trong Công ty.
- Ban Kiểm soát: Kiểm tra và giám sát Hội đồng quản trị và Giám đốc Công ty trong mọi lĩnh vực.
- Ban Giám đốc gồm: Giám đốc và các Phó Giám đốc Giám đốc và các Phó
Giám đốc có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phản ánh trung thực tình hình tài chính, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và tình hình lưu chuyển tiền tệ của Công ty trong năm Họ cần lựa chọn và áp dụng các chính sách kế toán một cách nhất quán, đồng thời đưa ra phán đoán và ước tính một cách hợp lý và thận trọng Ngoài ra, giám đốc còn phải đảm bảo an toàn cho tài sản của Công ty và thực hiện các biện pháp thích hợp để ngăn chặn và phát hiện hành vi sai phạm.
Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật - Kho vận là đơn vị chuyên môn có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc công ty, tổ chức và triển khai công tác kế hoạch vật tư thiết bị kỹ thuật Phòng này chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kỹ thuật, thiết kế, thi công xây dựng và vận hành máy móc thiết bị, đồng thời điều độ sản xuất để nâng cao năng suất lao động và hiệu quả sử dụng máy móc Ngoài ra, phòng còn quản lý thiết kế thi công và hỗ trợ giám đốc công ty trong việc tổ chức và triển khai các hoạt động liên quan.
Sinh viên: Đỗ Hà Phương Lớp: K19KTK
Khi bàn giao công trình, cần chú ý đến việc báo cáo kịp thời cho Ban Giám đốc nếu có vấn đề phát sinh Điều này giúp xây dựng kế hoạch giải quyết nhanh chóng, tránh những hậu quả nghiêm trọng có thể xảy ra.
- Ban Tư vấn giám sát và thiết kế: Thực hiện toàn bộ hồ sơ và kiểm tra hồ sơ để trình lên ban giám đốc kí duyệt.
Các đội thi công đảm nhận việc thực hiện trực tiếp tại công trình, có trách nhiệm đảm bảo chất lượng và tiến độ thi công Họ giám sát toàn bộ quá trình xây dựng, đồng thời lập báo cáo về vật tư và vật liệu cần thiết để trình bày lên Ban Giám đốc, từ đó có kế hoạch cung cấp vật tư cho công trình một cách hiệu quả.
2.1.3.2 Quy trình sản xuất sản phẩm Đặc điểm quy trình công nghệ chế tạo sản phẩm
Sản phẩm xây lắp bao gồm các công trình xây dựng và vật kiến trúc có quy mô lớn và kết cấu phức tạp, thường đòi hỏi thời gian sản xuất kéo dài Việc tổ chức quản lý và hạch toán sản phẩm xây lắp cần lập dự toán làm thước đo chính xác, đồng thời để giảm thiểu rủi ro, việc mua bảo hiểm cho công trình xây lắp là rất cần thiết.
Sản phẩm xây lắp cố định tại nơi sản xuất, trong khi các điều kiện sản xuất khác cần phải di chuyển theo địa điểm lắp đặt sản phẩm Điều này tạo ra sự khác biệt so với các sản phẩm thông thường.
Sinh viên: Đỗ Hà Phương Lớp: K19KTK
Biểu đồ 2.2: Quy trình sản xuất sản phẩm
Nguồn: Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng VISTA.
Sinh viên: Đỗ Hà Phương Lớp: K19KTK
Giai đoạn đầu tiên trong quá trình sản xuất sản phẩm xây lắp là tổ chức tham gia đấu thầu, được thực hiện bởi phòng Kế hoạch - Kỹ thuật.
Giai đoạn 2 của quy trình là xem xét và ký hợp đồng kinh tế giao nhận thầu Sau khi hoàn tất đấu thầu, phòng Kế hoạch - Kỹ thuật và phòng Tài chính - Kế toán sẽ tiến hành xem xét và ký kết hợp đồng, vì hợp đồng này liên quan đến các vấn đề kỹ thuật và tài chính quan trọng.
Giai đoạn 3 của quá trình xây dựng bao gồm việc lập dự toán công trình, kế hoạch sản xuất và kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu Đồng thời, cần chuẩn bị vốn, nhân lực, tổ chức bộ máy, đảm bảo an toàn lao động và các điều kiện cần thiết khác, cũng như trang bị chuyên ngành phục vụ cho thi công Tiếp theo, giai đoạn 4 là tổ chức thi công, trong đó các Xí nghiệp và tổ đội công trình sẽ tiến hành thi công sau khi đã được cung cấp đầy đủ nhân lực và vật lực.
+ Giai đoạn 5: Hoàn thiện công trình.
+ Giai đoạn 6: Kiểm tra, nghiệm thu kĩ thuật, nếu đúng như trong hợp đồng thì tiến hành bàn giao.
Giai đoạn 7 bao gồm việc bàn giao và thanh quyết toán công trình cũng như các hạng mục liên quan, đồng thời thực hiện thanh lý hợp đồng Công việc này là trách nhiệm của các phòng như Kế hoạch - kỹ thuật, Tài chính - kế toán, Cung ứng vật tư và Chủ đầu tư.
Giai đoạn 8 của quá trình xây dựng là bảo hành công trình, trong đó phòng Kế hoạch - kỹ thuật cùng với đội thi công sẽ dựa vào hợp đồng kinh tế đã ký kết để thực hiện việc bảo hành cho công trình và các hạng mục liên quan.
2.1.3.3 Tổ chức bộ máy kế toán.
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và tư vấn cho tất cả các hoạt động của công ty, với nhiệm vụ quản lý và lập kế hoạch sử dụng vốn để đạt hiệu quả kinh tế cao Bộ phận kế toán theo sát quá trình kinh doanh và tiêu thụ, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác, phục vụ cho công tác quản lý và chỉ đạo kinh doanh hiệu quả.
Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng VISTA tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu
Thực trạng KSNB đối với khoản mục chi phí xây lắp tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng vista
tư và xây dựng vista
2.2.1 Đặc điểm của khoản mục chi phí xây lắp trong hoạt động kinh doanh chung của công ty cổ phần đầu tư và xây dựng VISTA Đối với thị trường xây dựng Việt nam thì xây lắp là một hoạt động xây dựng quen thuộc nhưng mang nhiều điểm mới mẻ và đang rất phát triển Nhiệm vụ của xây lắp là xây dựng mới, mở rộng cũng như thay đổi, làm mới cho các công trình dân dụng hay các dự án công nghiệp hiện đại hơn, hấp dẫn hơn ưu việt hơn để phục vụ cho sự phát triển và hội nhập được với tiến trình phát triển của sản xuất cũng như đời sống xã hội Đặc điểm của khoản mục xây dựng, xây lắp luôn có những điểm khác biệt so với các hoạt động khác, đặc biệt là những đặc thù riêng của xây lắp sẽ làm ảnh hưởng đến các hoạt động kiểm soát cũng như quản lý của đơn vị Vì vậy mà nó cũng có rất nhiều ảnh hưởng cụ thể đối với công ty cổ phần đầu tư và xây dựng VISTA như sau:
Sản phẩm xây lắp có đặc tính đơn chiếc, không đồng nhất, dẫn đến chi phí thi công và hoàn thành dự án cũng khác nhau so với các sản phẩm công nghiệp khác Việc theo dõi, ghi nhận chi phí và tính giá thành cho từng sản phẩm xây lắp vì thế cũng không đồng nhất, tạo ra kẽ hở cho sai sót hoặc gian lận trong ghi nhận doanh thu và khai khống chi phí, đặc biệt khi các nhân viên có thẩm quyền móc nối với nhau, gây thâm hụt ngân sách công trình.
Sinh viên: Đỗ Hà Phương Lớp: K19KTK
Các sản phẩm trong công trình xây lắp thường có quy mô lớn và thiết kế phức tạp, do đó mỗi sản phẩm yêu cầu kỹ thuật thiết kế riêng biệt và dự toán chi phí khác nhau Trước khi thi công, cần thực hiện dự toán giá thành cho thiết kế và thi công Trong quá trình xây lắp, việc so sánh chi phí thực tế với dự toán ban đầu là cần thiết để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý tài chính.
Tất cả sản phẩm xây lắp của Công ty Cổ phần và Đầu tư VISTA được bán theo giá dự toán hoặc giá thanh toán với đơn vị chủ thầu Giá này thường được tính toán chính xác trước khi bắt đầu thi công thông qua hợp đồng giao nhận thầu.
Sản phẩm xây lắp có thời gian sử dụng lâu dài và giá trị lớn, do đó, các doanh nghiệp xây lắp, đặc biệt là công ty cổ phần đầu tư và xây dựng VISTA, cần thực hiện kiểm tra chất lượng công trình một cách nghiêm túc và thường xuyên trong suốt quá trình thi công Việc tổ chức các buổi nghiệm thu bắt buộc là cần thiết để đảm bảo công trình đạt chất lượng tốt nhất, có tuổi thọ cao và hoàn thành đúng theo thiết kế về số lượng và chất lượng.
2.2.2 Thực trạng KSNB đối với khoản mục chi phí xây lắp tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng Vista
2.2.2.1 Môi trường kiểm soát a Đặc thù quản lý
Nhà quản lý công ty coi việc tổ chức và vận hành Kiểm Soát Nội Bộ (KSNB) cùng với KSNB chi phí xây lắp là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu để nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu rủi ro cho các dự án Họ luôn đề cao trách nhiệm, đạo đức, sự liêm chính và trung thực của toàn bộ cán bộ nhân viên Đồng thời, ban lãnh đạo cũng chú trọng đến việc thiết lập cách tổ chức kiểm soát hiệu quả.
Sinh viên: Đỗ Hà Phương Lớp: K19KTK thực tế tại công ty và tránh những lỗ hổng, sai sót không đáng có.
Ban lãnh đạo công ty cổ phần đầu tư xây dựng VISTA gồm những chuyên gia có trình độ cao và năng lực quản lý xuất sắc, luôn chú trọng đến việc tuyển dụng và đào tạo nhân tài có phẩm chất tốt Họ quan tâm đến đời sống tinh thần và vật chất của nhân viên, thường xuyên lắng nghe phản hồi qua các cuộc họp định kỳ Điều này giúp công ty kịp thời khắc phục sai sót và nâng cao hiệu quả làm việc.
Biểu đồ 2.6: Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Nguồn: Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng VISTA
Sinh viên: Đỗ Hà Phương 4 4 Lớp: K19KTK
Công ty có cơ cấu tổ chức rõ ràng với ba cấp lãnh đạo, bao gồm các trưởng bộ phận và tổ trưởng, những người trực tiếp quản lý các tổ đội.
Cơ cấu tổ chức của công ty được thiết kế hợp lý, phù hợp với thực tế hoạt động và đáp ứng các nguyên tắc mà công ty đã đề ra.
Tất cả hoạt động của công ty được quản lý và điều hành theo hệ thống lãnh đạo từ trên xuống dưới, bắt đầu từ chỉ đạo của hội đồng quản trị và ban kiểm soát, sau đó truyền đạt đến các phòng ban và bộ phận.
- Các phòng ban đều được phân chia chức danh nhiệm vụ trách nhiệm rõ ràng và hợp lý
Để đảm bảo hiệu quả hoạt động của tổ chức và giảm thiểu gian lận, cần duy trì sự độc lập và nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong quá trình thực hiện các dự án Chính sách nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được những mục tiêu này.
- Về chính sách tuyển dụng và đào tạo nhân sự.
Công ty áp dụng chính sách tuyển dụng nghiêm ngặt, công khai và công bằng, yêu cầu ứng viên trải qua ba vòng gồm sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn hội đồng và phỏng vấn với trưởng bộ phận Nhờ đó, công ty luôn có đội ngũ nhân viên ưu tú, giàu kinh nghiệm và phù hợp với vị trí tuyển dụng Bên cạnh việc ưu tiên ứng viên có trình độ và kinh nghiệm, công ty còn chú trọng đến nhân cách, tinh thần cầu tiến, ham học hỏi và tính hòa đồng, từ đó xây dựng nguồn nhân lực bền vững cho tương lai.
- về nguồn tuyển dụng nhân sự
Khi đơn vị có vị trí trống:
Sinh viên: Đỗ Hà Phương Lớp: K19KTK
Sau khi đánh giá tình hình nội bộ và không tìm thấy ứng viên phù hợp, công ty sẽ đăng tuyển dụng trên trang web chính thức Đồng thời, bộ phận nhân sự và marketing sẽ cùng phối hợp trong quá trình tuyển chọn ứng viên.
Tất cả các ứng viên tham gia ứng tuyển đều được liên hệ và phỏng vấn một cách công khai, minh bạch Thông tin của ứng viên được lưu trữ an toàn trong hồ sơ nội bộ của công ty và được bảo mật tuyệt đối.
Ngành xây lắp có đặc thù di chuyển nhiều giữa các dự án, dẫn đến việc công ty không chỉ có nhân viên chính thức mà còn thuê đội ngũ lao động thời vụ Đội ngũ này giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong công việc, và nếu nhân công có tay nghề cao và đạo đức tốt, công ty sẽ ký hợp đồng tiếp Tất cả thành viên tham gia thi công đều được đảm bảo an toàn lao động và chăm sóc sức khỏe.
Đánh giá thực trạng
Các nhà quản lý đã xây dựng một hệ thống chính trị năng động và sáng tạo, nhấn mạnh ý thức trách nhiệm và năng lực lãnh đạo Nhờ đó, họ sớm nhận thức được tầm quan trọng và sự cần thiết của việc kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp.
Cơ cấu tổ chức của công ty được thiết kế chặt chẽ và gọn nhẹ, với mọi hoạt động được điều hành và kiểm soát theo cơ chế quản lý từ trên xuống dưới Quy trình này diễn ra theo chỉ đạo của hội đồng quản trị và ban kiểm soát, truyền đạt xuống các phòng ban và bộ phận.
Các phòng ban trong tổ chức được phân chia chức danh và nhiệm vụ một cách rõ ràng, hợp lý, giúp đảm bảo tính độc lập và tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn giảm thiểu tối đa khả năng gian lận và sai sót trong quá trình thực hiện các dự án của công ty.
Môi trường làm việc tại công ty được đánh giá là xanh sạch đẹp và lành mạnh, với cấp trên gương mẫu và giỏi chuyên môn Đồng nghiệp hòa đồng, dễ thương, cùng với các nội quy rõ ràng được mọi người tuân thủ nghiêm ngặt, như đi làm đúng giờ và mặc trang phục công sở lịch sự Đội ngũ nhân viên được xây dựng với tiêu chí chuyên nghiệp, có đạo đức và tinh thần trách nhiệm cao Họ không ngừng sáng tạo và đưa ra những ý tưởng hay để hoàn thành các dự án lớn mà vẫn đảm bảo chất lượng.
Sinh viên: Đỗ Hà Phương Lớp: K19KTK
2.3.1.2 Xác định và đánh giá rủi ro
Trong những năm gần đây, Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng VISTA đã nhận thức được tầm quan trọng của việc nhận diện và đánh giá rủi ro trong quá trình xây lắp HĐQT công ty đã chủ động triển khai các biện pháp xác định rủi ro, từ đó đánh giá mức độ ảnh hưởng của các rủi ro này đối với tiến độ và chất lượng công trình thi công.
Công ty đã thiết lập hệ thống phân chia kiểm soát và mục tiêu đo lường rủi ro cho các bộ phận Các bộ phận chủ chốt như Ban KCS, ban tư vấn giám sát và thiết kế, cùng với các tổ đội thi công, đã được giao nhiệm vụ rõ ràng trong việc đo lường và đánh giá rủi ro, cũng như phân tích tác động của các yếu tố bên trong và bên ngoài đến tiến độ và dự toán của công trình.
Bộ phận tài chính kế toán chịu trách nhiệm quản lý chặt chẽ mọi chi phí và doanh thu của công ty, đồng thời cung cấp báo cáo cụ thể về tình hình tài chính và tiến độ chi phí của từng dự án Điều này giúp giảm thiểu rủi ro liên quan đến việc nhân viên có thể móc nối để khai khống chi phí, đảm bảo tính minh bạch trong các dự toán công trình.
Mặc dù mỗi phòng ban trong công ty có chức năng và nhiệm vụ riêng biệt, nhưng tất cả đều phối hợp chặt chẽ để hỗ trợ lẫn nhau, nhằm thực hiện tốt chuyên môn và hướng tới mục tiêu chung của công ty.
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế như doanh thu và chi phí đều phải được phê duyệt và có chữ ký, dấu của lãnh đạo có thẩm quyền Đối với các chứng từ hóa đơn có giá trị dưới 30 triệu, kế toán trưởng sẽ được ủy quyền phê duyệt nhằm giảm bớt khối lượng công việc cho giám đốc, giúp quá trình xét duyệt diễn ra nhanh chóng và kịp thời, đặc biệt trong các tình huống quan trọng Tất cả hoạt động của công ty đều được giám sát và điều hành bởi giám đốc cùng các nhà quản lý.
Tất cả quy trình kiểm soát được thiết kế phù hợp với quy mô và hoạt động tài chính của công ty, đồng thời được quy định rõ ràng trong các văn bản hướng dẫn cụ thể.
2.3.1.4 Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông trong tổ chức diễn ra liên tục theo hai chiều từ trên xuống và từ dưới lên, giúp cập nhật kịp thời các thông tin quan trọng từ lãnh đạo và quản lý Điều này đảm bảo rằng mọi nhân viên đều hiểu rõ các quy định và quy tắc, đồng thời thực hiện chúng một cách chính xác và hiệu quả.
Tất cả thông tin nội bộ như báo cáo tài chính và tiêu chí tuyển dụng của công ty đều được kiểm duyệt nghiêm ngặt và công bố trên website chính thức Các nội quy thông báo cũng được kiểm tra kỹ lưỡng, có văn bản cụ thể được đóng dấu của ban lãnh đạo và gửi đến từng phòng ban, cán bộ và nhân viên, đảm bảo mọi người nắm bắt và thực thi kịp thời, chính xác.
Trong các cuộc họp định kỳ hàng tuần, hàng tháng và hàng quý, các trưởng phòng ban đều có trách nhiệm truyền đạt thông tin quan trọng đến nhân viên một cách rõ ràng và cụ thể Mỗi thông tin được kèm theo văn bản, yêu cầu mọi người nắm bắt và thực hiện theo đúng yêu cầu đã đề ra.
Các kênh truyền thông của công ty được thiết lập rõ ràng và liên tục được cải tiến để phù hợp với tình hình thực tế Điều này cũng nhằm chuẩn bị cho việc xây dựng các chương trình và kế hoạch ứng cứu hiệu quả trong trường hợp xảy ra sự cố an ninh mạng, đặc biệt là khi có nguy cơ mất dữ liệu.
Tất cả các giấy tờ chứng từ đều được nộp lên các cấp và kiểm tra chặt chẽ trước hoặc sau khi thực hiện Kiểm tra trước giúp ngăn ngừa các giao dịch không hợp lý hoặc chưa được phê duyệt, trong khi kiểm tra sau không thể ngăn chặn được những giao dịch này.
Sinh viên: Đỗ Hà Phương Lớp: K19KTK
