Sự cần thiết của nghiên cứu
Kiểm toán chu trình tiền lương và nhân viên là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là tại Công Ty TNHH Cơ khí Mạ Thiên Đông với nhiều phân khúc nhân viên và chế độ đãi ngộ khác nhau Sự biến động trong số lượng nhân viên khiến việc chấm công và trả lương trở nên phức tạp, đòi hỏi sự công bằng và tuân thủ pháp luật Tiền lương không chỉ là động lực phát triển con người mà còn là chi phí cấu thành giá thành sản phẩm, do đó, việc xác định mức lương hợp lý là rất cần thiết Quản lý cần tìm ra cách tính lương và khen thưởng hợp lý, đồng thời khuyến khích nhân viên đạt được mục tiêu doanh nghiệp Chất lượng kiểm soát tiền lương ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động, đảm bảo tính trung thực và minh bạch trong báo cáo tài chính, cũng như tuân thủ các quy định pháp lý Thực hiện công tác tiền lương hiệu quả sẽ cung cấp thông tin hữu ích cho việc quản lý lao động và tối ưu hóa quy trình sản xuất kinh doanh.
Đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại công ty TNHH Cơ khí Mạ Thiên Đông” rất quan trọng, nhằm trình bày quan điểm và đưa ra kiến nghị hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) trong quy trình tiền lương của doanh nghiệp Việc áp dụng tiêu chuẩn COSO trong kiểm soát nội bộ sẽ giúp nâng cao hiệu quả và tính minh bạch trong quản lý tài chính.
Khung kiểm soát COSO là một công cụ quan trọng giúp xác định các yếu tố và phạm vi kiểm soát nội bộ, phục vụ cho việc giám sát quản trị từ nhà nước đến doanh nghiệp Khung này dựa trên năm yếu tố chính, giúp doanh nghiệp nhận diện rõ ràng những điểm mạnh và điểm yếu trong hệ thống kiểm soát nội bộ Từ đó, doanh nghiệp có thể khắc phục thiếu sót và phát huy những ưu điểm nhằm hoàn thiện hơn nữa hệ thống kiểm soát nội bộ.
T ổng quan nghiên cứu
Qua quá trình nghiên cứu, nhiều công trình đã chỉ ra các yếu tố ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ (KSNB) và hiệu quả doanh nghiệp tại Việt Nam và thế giới Các nghiên cứu chủ yếu tập trung vào các lĩnh vực liên quan đến báo cáo tài chính, như KSNB về tiền và khoản phải thu, thường được thực hiện tại các ngân hàng thương mại Đề tài KSNB chu trình tiền lương tại công ty TNHH Yujin Vina chưa đề cập đến vấn đề thuế và sổ sách kế toán Trong khi đó, đề tài của công ty cổ phần đá Granite Đông Á thực hiện theo tiêu chuẩn COSO với thông tin chi tiết về quy trình lương cho tất cả các cấp Đề tài tại Vinamilk cũng dựa trên khung COSO nhưng thiếu quy trình tuyển dụng, chỉ tập trung vào tính lương cho nhân viên Đề tài của TNHH PoosnghinVina nêu rõ quy trình từ tuyển dụng đến trả lương, đồng thời đưa ra các giải pháp cải thiện Dù không còn mới, KSNB chu trình tiền lương vẫn quan trọng trong bối cảnh biến động nhân sự do COVID-19, cần đánh giá thực trạng và đưa ra giải pháp cho quy trình quản lý nhân sự và tiền lương.
Câu hỏi nghiên cứu
Nghiên cứu đưa ra nhằm trả lời các câu hỏi:
Quý công ty có quy trình kiểm soát nội bộ cho khoản mục tiền lương không? Liệu quy trình này có được đánh giá, cập nhật và cải tiến thường xuyên hay không?
Việc áp dụng kiểm soát nội bộ đối với khoản mục tiền lương tại doanh nghiệp cần tuân thủ quy định của công ty và nhà nước Đối với quy trình tuyển dụng, công ty nhận đơn đăng ký qua các trang web nào, và liệu quy trình này diễn ra trực tiếp hay gián tiếp Kiểm tra trình độ và phỏng vấn ứng viên được thực hiện bằng hình thức nào? Trong chu trình tính lương, ai là người chấm công và ai phụ trách tính lương? Ngoài ra, có người kiểm tra lại các quy trình này để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
3 tính toán không? Phân chia trách nhiệm công việc tính lương có theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm không?
- Trong quá trình tính lương có sảy ra sai sót, khiếu nại gì không?
- Có giải pháp nào để ngày càng hoàn thiện chu trình kiểm soát tiền lương không?
Phương pháp nghiên cứu
Nguồn dữ liệu nghiên cứu:
Dữ liệu thứ cấp bao gồm quy định công ty và quy định tuyển dụng từ bộ phận tài chính, như bảng lương, tài liệu tính lương, và chứng từ liên quan đến bảo hiểm và thuế thu nhập doanh nghiệp Các thông tin này thường được thu thập từ kế toán trưởng hoặc bộ phận hành chính dưới dạng tài liệu Word, Excel Ngoài ra, cần tham khảo các chuẩn mực như chuẩn mực kiểm toán số 315 của Bộ Tài chính và tài liệu nội bộ về kiểm toán tại Học viện Ngân hàng Để có cái nhìn tổng quát hơn, có thể tìm hiểu quy trình kiểm soát nội bộ tiền lương trên các trang web chuyên ngành như kiểm toán SCIC, Kế toán Sao Vàng, Kreston.vn, và 123doc, cũng như tài liệu hoàn thiện kiểm soát nội bộ từ thư viện Học viện Ngân hàng.
Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua việc quan sát và phỏng vấn nhân viên về việc tuân thủ quy định Các cuộc phỏng vấn với phòng kế toán và tài chính giúp làm rõ quy trình tính lương của công ty Đồng thời, phỏng vấn nhân viên về phong cách lãnh đạo của ban giám đốc và ý kiến của giám đốc về các quyết định tương lai cũng được thực hiện Để đánh giá hiệu quả thực hiện chu trình kiểm soát nội bộ, bảng hỏi đã được lập cho ban quản trị và nhân viên Cuối cùng, việc kiểm đếm số lượng nhân viên được thực hiện thông qua số lượng xe trong bãi đỗ của công ty.
6 Ket cấu của khóa luận:
Ngoài phần Mở đầu, kết luận , khóa luận chia làm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận chung về kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương
Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ đối với chu trình tiền lương tại công ty TNHH cơ khí mạ Thiên Đông.
Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện chu trình lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH cơ khí Mạ Thiên Đông.
CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG
Lý luận về KSNB chung trong doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm, mục đích của KSNB
Kiểm soát nội bộ là quy trình được thiết kế và thực hiện bởi Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị nhằm đảm bảo tính hiệu quả trong việc đạt được mục tiêu Quy trình này tạo ra sự đảm bảo hợp lý về độ tin cậy của báo cáo tài chính, đồng thời đảm bảo hiệu quả và hiệu lực hoạt động, tuân thủ các quy định pháp luật và quy định liên quan, theo chuẩn mực Kiểm toán VN số 315 ban hành ngày 6/12/2012 của Bộ Tài chính.
Mục tiêu của kiểm soát nội bộ:
KTNB có thể thực hiện hoạt động kiểm tra, đánh giá hoặc tư vấn để đạt được mục tiêu đưa ra các đảm bảo và khuyến nghị về:
- Tính hiệu lực và hiệu quả của quy trình quản trị.
- Tính hiệu lực và hiệu quả của quy trình quản lý rủi ro.
- Việc KSNB được thiết kế đầy đủ và phù hợp, vận hành hiệu quả nhằm phòng ngừa, phát hiện và xử lý rủi ro của doanh nghiệp.
- Việc đạt được mục tiêu chiến lược, mục tiêu hoạt động, kế hoạch và nghiệm vụ của doanh nghiệp.
- Xây dựng và cập nhật quy chế, quy trình nghiệp vụ KTNB
- Lập kế hoạch KTNB hàng năm
- Thực hiện các cuộc KTNB và tư vấn KTNB theo kế hoạch đã được phê duyệt
Báo cáo kết quả kiểm toán nội bộ (KTNB) cần nêu rõ các sai sót đã phát hiện, đồng thời kiến nghị biện pháp sửa chữa và khắc phục Ngoài ra, cần đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình quản trị, quản lý rủi ro (QLRR) và kiểm soát nội bộ (KSNB), nhằm nâng cao hiệu lực và hiệu quả trong hoạt động quản lý.
- Thực hiện giám sát triển khai kết quả thực hiện khuyến nghị.
- Thường xuyên phát triển, chỉnh sửa, bổ sung và hoàn thiện phương pháp KTNB và phạm vi hoạt động của KTNB.
- Tư vấn cho doanh nghiệp trong việc lựa chọn và kiểm soát dịch vụ kiểm toán độc lập KTNB.
- Duy trì việc trao đổi thường xuyên với tổ chức kiểm toán độc lập.
Trách nhiệm của kiểm toán nội bộ:
- Chịu trách nhiệm về kết quả công tác KTNB
- Theo dõi, đôn đốc và kiểm tra kết quả thực hiện các khuyến nghị của KTNB
- Tổ chức đào tạo, cập nhật kiến thức nhằm đảo bảo năng lực chuyên môn cho kiểm toán viên nội bộ.
1.1.2 Các bộ phận cấu thành KSNB a) Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm các yếu tố sau:
- Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức
Cam kết về năng lực là việc đảm bảo rằng mỗi cá nhân sở hữu kiến thức và kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ trong công việc của mình.
- Sự tham gia của Ban quản trị
- Triết lý và phong cách điều hành của Ban Giám đốc
- Phân công quyền hạn và trách nhiệm
- Các chính sách và thông lệ về nhân sự b) Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị
Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị bắt đầu với việc Ban Giám đốc xác định các rủi ro kinh doanh có liên quan đến việc lập và trình bày Báo cáo Tài chính (BCTC) theo khuôn khổ quy định.
Lập và trình bày báo cáo tài chính (BCTC) đòi hỏi phải ước tính độ rủi ro và đánh giá khả năng xảy ra các rủi ro này Việc quyết định các hành động nhằm xử lý và quản trị rủi ro là cần thiết để đạt được kết quả tối ưu.
Các rủi ro liên quan đến độ tin cậy của báo cáo tài chính (BCTC) có thể phát sinh từ nhiều yếu tố, bao gồm sự kiện nội bộ và bên ngoài, cũng như các giao dịch và tình huống bất lợi ảnh hưởng đến khả năng ghi chép và báo cáo dữ liệu tài chính Ban Giám đốc có thể thiết lập các chương trình hoặc hành động để quản lý những rủi ro này hoặc quyết định chấp nhận rủi ro dựa trên hiệu quả kinh tế và các yếu tố khác Những rủi ro này có thể thay đổi do biến động trong môi trường hoạt động, thay đổi nhân sự, cập nhật hệ thống thông tin, áp dụng công nghệ mới, hoặc khi đơn vị tái cơ cấu và mở rộng hoạt động ra nước ngoài, cũng như việc áp dụng các quy định kế toán mới.
Hệ thống thông tin là sự kết hợp của phần cứng, phần mềm, nhân sự, thủ tục và dữ liệu, trong đó nhiều hệ thống tận dụng công nghệ thông tin (IT) để hoạt động hiệu quả.
Hệ thống thông tin trong việc lập và trình bày báo cáo tài chính (BCTC) bao gồm các phương pháp và ghi chép cần thiết để xác định, ghi nhận tất cả các giao dịch có hiệu lực và đo lường giá trị của các giao dịch đó.
Chất lượng thông tin từ hệ thống đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Ban Giám Đốc đưa ra quyết định chính xác, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và kiểm soát các hoạt động của đơn vị.
Việc trao đổi thông tin về vai trò và trách nhiệm cá nhân liên quan đến Kiểm soát Nội bộ (KSNB) có thể được thực hiện thông qua tài liệu hướng dẫn chính sách, hướng dẫn kế toán và lập Báo cáo Tài chính (BCTC) Thông tin này có thể được truyền đạt bằng hình thức điện tử, bằng lời nói hoặc thông qua các hành động của Ban Giám đốc, nhằm đảm bảo sự hiểu biết và thực hiện hiệu quả các hoạt động kiểm soát.
Các hoạt động kiểm soát trong một cuộc kiểm toán được phân loại thành các chính sách và thủ tục liên quan.
+ Đánh giá tình hình hoạt động
Kiểm soát vật chất là quá trình quan trọng nhằm bảo đảm an toàn cho tài sản Điều này bao gồm việc thực hiện kiểm đếm định kỳ và so sánh số liệu thực tế với các số liệu đã được ghi chép trong sổ kế toán.
+ Phân nhiệm: Giao cho những người khác nhau chịu các trách nhiệm phê duyệt giao dịch, ghi chép giao dịch và bảo quản tài sản.
- Các nguyên tắc kiểm soát
Ba nguyên tắc chỉ đạo chung để thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả bao gồm phân công, phân nhiệm rõ ràng; đảm bảo không có sự kiêm nhiệm trong các chức vụ; và thực hiện việc phê chuẩn, ủy quyền hợp lý Đồng thời, cần chú trọng đến việc giám sát các hoạt động kiểm soát để đảm bảo tính hiệu quả và minh bạch trong quá trình quản lý.
Ban Giám đốc có trách nhiệm quan trọng trong việc thiết lập và duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) một cách liên tục Họ cần giám sát và đánh giá hiệu quả của các kiểm soát, đảm bảo rằng chúng hoạt động đúng như mong đợi và được điều chỉnh phù hợp với sự thay đổi của tổ chức.
KTV nội bộ hoặc nhân sự tương tự có vai trò quan trọng trong việc giám sát các kiểm soát của đơn vị thông qua các đánh giá độc lập Họ cung cấp thông tin kịp thời về hoạt động của KSNB, tập trung vào việc đánh giá hiệu quả và trao đổi thông tin về các điểm mạnh, điểm yếu, đồng thời đưa ra các khuyến nghị nhằm cải thiện KSNB.
Lý luận về KSNB đối với chu trình tiền lương
1.2.1 Nội dung và bản chất của chu trình tiền lương trong hoạt động kinh doanh chung của đơn vị
Chu trình tiền lương đóng vai trò thiết yếu trong các đơn vị, đặc biệt là những nơi có số lượng nhân viên đông đảo và đa dạng về chuyên ngành Nó không chỉ phản ánh chi phí đầu vào mà còn là cơ sở xác định chi phí đầu ra của sản phẩm và dịch vụ Chi phí tiền lương liên quan chặt chẽ đến các nghĩa vụ như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thuế thu nhập và các khoản thưởng, làm ngoài giờ Việc tính toán lương cần tuân thủ các công thức và quy định pháp luật cũng như nội quy công ty; sai sót có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng Những sai phạm trong tiền lương không chỉ ảnh hưởng đến cá nhân mà còn tác động đến đơn vị và cơ quan quản lý nhà nước, vì chúng ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính và kết quả kinh doanh.
Để chuẩn bị cho công việc lập kế hoạch kiểm toán, cần thực hiện các bước quan trọng như xem xét hệ thống kiểm soát nội bộ hiện tại và tính liêm chính của ban giám đốc Ngoài ra, cần hiểu rõ về lĩnh vực tiền lương nhân viên, tổ chức công tác kế toán tiền lương trong doanh nghiệp, cũng như phương pháp tính lương và hạch toán tiền lương đang được áp dụng Cuối cùng, kiểm soát viên cũng cần tìm hiểu quy trình tuyển dụng và quản lý nhân viên.
Việc xác định kết quả lao động để trả lương và tăng lương cần sự đánh giá chính xác từ các nhà quản lý Nếu không đánh giá đúng cống hiến của nhân viên, có thể dẫn đến việc trả lương không công bằng và không thỏa đáng, gây mất mát nguồn nhân lực chất lượng cao Điều này đặc biệt nghiêm trọng trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt về nguồn nhân lực có kinh nghiệm và gắn bó lâu dài với công ty.
Hiệu quả hoạt động của đơn vị phụ thuộc vào tính cạnh tranh của giá bán sản phẩm và khả năng tuyển dụng, giữ chân nhân sự chủ chốt Việc kiểm soát chu trình tiền lương một cách hiệu quả sẽ giúp các nhà quản lý giải quyết những vấn đề này.
Tìm hiểu và đánh giá chu trình kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp là một nhiệm vụ quan trọng mà kiểm toán viên cần thực hiện trong quá trình kiểm toán, nhằm đảm bảo tính hiệu quả và minh bạch trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
Xác định các loại thông tin sai sót nghiêm trọng và các yếu tố ảnh hưởng đến khả năng xảy ra những sai sót này là rất quan trọng Việc phân tích các nguyên nhân tiềm ẩn giúp nâng cao độ chính xác và độ tin cậy của thông tin Các yếu tố như quy trình làm việc, công nghệ sử dụng và trình độ nhân viên có thể tác động trực tiếp đến sự xuất hiện của sai sót Do đó, việc nhận diện và đánh giá những yếu tố này sẽ góp phần giảm thiểu rủi ro và cải thiện chất lượng thông tin.
- Thiết kế phương pháp kiểm toán thích hợp
Trên thực tế, chu trình tiền lương thường bao gồm các bước công việc sau đây:
- Lập và thu thập các chứng từ ban đầu để tính lương
- Tính lương và các khoản khấu trừ
- Phát hành séc trả lương
- Nộp thuế thu nhập cá nhân và các khoản khấu trừ cho Nhà nước
1.2.2 Sai sót, rủi ro thường gặp đối với chu trình
Do hạn chế trong việc chọn mẫu và khả năng phát hiện sai phạm của kiểm toán viên nội bộ, việc phát hiện các gian lận ẩn giấu là rất khó khăn, dẫn đến việc không thể phát hiện tất cả các sai sót trọng yếu Do đó, luôn tồn tại rủi ro kiểm toán ngay cả khi các kiểm toán viên tuân thủ các chuẩn mực đã được ban hành Việc xác định mức rủi ro kiểm toán mong muốn có vai trò quan trọng trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán và toàn bộ quá trình tổ chức kiểm toán.
Cụ thể hơn trong quy trình tiền lương, có 4 nhóm rủi ro kiểm soát sau :
- Rủi ro về xác định mức lương:
- Rủi ro về tính lương
- Rủi ro về chi trả lương
- Rủi ro về ghi nhận & báo cáo về quy trình nhân sự tiền lương
Rủi ro xác định mức lương là rủi ro có khả năng xảy ra cao nhất và nếu xảy ra, hậu quả sẽ rất nghiêm trọng.
Rủi ro về xác định mức lương:
Bảng tính lương là tài liệu quan trọng cho việc thanh toán lương, ghi chép kế toán và phân bổ chi phí tiền lương Tuy nhiên, sự phân bổ tài khoản và độ chính xác trong tính toán có thể gặp vấn đề Hợp đồng lao động và giấy tờ tuyển dụng có thể chứa sai sót hoặc bị làm giả, dẫn đến sự không nhất quán giữa mức lương, bậc lương và các khoản khấu trừ trong sổ nhân sự so với thông tin trên bảng tính lương Rủi ro liên quan đến việc tính lương là điều cần được xem xét kỹ lưỡng.
Khảo sát tiền lương khống là một vấn đề phổ biến trong lĩnh vực tiền lương và nhân viên, nơi nhân viên có thể thực hiện hành vi gian lận thông qua việc khai báo lương khống Hình thức gian lận này có thể bao gồm việc báo cáo số lượng nhân viên không có thật, số giờ làm việc không chính xác hoặc số lượng sản phẩm hoàn thành không đúng Để kiểm toán hiệu quả, kiểm toán viên cần áp dụng các thủ tục kiểm toán phù hợp nhằm phát hiện và ngăn chặn các hành vi gian lận này.
Việc kiểm soát số nhân viên khống là rất quan trọng, bao gồm việc ngừng viết phiếu chi cho nhân viên đã nghỉ việc hoặc không có thực Cần phải ngừng tính lương cho những nhân viên này khi lập bảng chấm công và thu thập thông tin liên quan Kiểm toán viên cần lập các chứng từ ban đầu để tính lương, đảm bảo chứng từ được thiết kế sẵn, đánh số thứ tự, và có chữ ký của nhân viên cùng Trưởng bộ phận Các chứng từ này do từng bộ phận lập và Trưởng bộ phận phải phê duyệt, chịu trách nhiệm về tính chính xác của chúng Việc kiểm tra sự đầy đủ của các chứng từ tiền lương cần đối chiếu với danh sách lao động hiện tại, đồng thời xác nhận chữ ký của Trưởng bộ phận và tính hợp lý của các giờ nghỉ phép, nghỉ ốm, và nghỉ không lương.
Hình thức khống chế số giờ, khối lượng công việc và sản phẩm hoàn thành thường xảy ra khi việc theo dõi thời gian và quản lý không được thực hiện chặt chẽ, hoặc do sự thông đồng giữa người giám sát và nhân viên.
Rủi ro về chi trả lương:
- Lập séc chiếm đoạt tiền của người lao động không có thật.
Chậm trễ trong việc giao séc trả lương hoặc chuyển tiền vào tài khoản nhân viên có thể gây ra nhiều rủi ro Để kiểm soát rủi ro này, nhân viên tính lương cần lập phiếu đề nghị thanh toán gửi cho người có thẩm quyền phê duyệt trước khi thực hiện thanh toán Nhân viên giao séc phải độc lập với bộ phận tính lương và không có quyền tuyển dụng Khi nhận séc hoặc tiền mặt, nhân viên phải xuất trình giấy tờ tùy thân và ký nhận; nếu trả lương qua tài khoản ngân hàng, nên mở tài khoản tại cùng một ngân hàng và kiểm tra định kỳ xem có nhân viên nào có cùng số tài khoản hay không Các séc chưa được nhận cần được bảo quản cẩn thận và thông báo cho nhân viên đến nhận, nhằm giảm thiểu rủi ro liên quan đến ghi nhận và báo cáo quy trình nhân sự tiền lương.
Để đảm bảo việc nộp các khoản khấu trừ từ tiền lương cho Ngân sách Nhà nước được thực hiện đúng hạn và chính xác, người đứng đầu đơn vị cần định kỳ kiểm tra và xác nhận rằng các khoản khấu trừ và thu nhập cá nhân đã được tính toán chính xác Ngoài ra, cần phải phê duyệt các khoản này trước khi tiến hành nộp để tránh tình trạng chậm nộp hoặc không nộp.
Hạch toán tiền lương không đúng quy định hiện hành và chính sách lương của công ty có thể dẫn đến rủi ro tài chính nghiêm trọng Để giảm thiểu rủi ro này, cần thực hiện kiểm tra số dư các tài khoản trong chu trình thanh toán lương một cách thường xuyên và chính xác.
Tài khoản 334: được kiểm tra thông qua số dư tiền lương, tiền thưởng và các khoản phải thanh toán khác cho công nhân viên.
