CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC LAO ĐỘNG TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TRONG DOANH NGHIỆP
Khái quát về tiền lương và các khoản trích theo lương
1.1 KHÁI QUÁT VỀ TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
1.1.1 Lao động và ý nghĩa của việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lao động trong hoạt động SXKD
Quá trình sản xuất bao gồm việc kết hợp và tiêu hao ba yếu tố cơ bản: lao động, đối tượng lao động và tư liệu lao động Trong số ba yếu tố này, lao động của con người được coi là yếu tố quan trọng nhất.
Sức lao động của người lao động bao gồm tổng thể thể lực và trí tuệ mà họ có thể sử dụng trong sản xuất, đóng vai trò quyết định trong hiệu quả lao động Mặc dù nhiều yếu tố vật chất ảnh hưởng đến năng suất, sức lao động vẫn là yếu tố chủ chốt Thể lực và trí tuệ của người lao động lại bị chi phối bởi mức sống và chất lượng cuộc sống, mà những yếu tố này cuối cùng phụ thuộc vào thu nhập, trong đó tiền lương là phần quan trọng nhất.
Sức lao động trong nền sản xuất xã hội được xem là lực lượng lao động xã hội, đóng vai trò quan trọng trong phát triển kinh tế Chất lượng của lực lượng lao động phụ thuộc vào nhiều chính sách của nhà nước, bao gồm chính sách phân phối, giáo dục đào tạo và các chính sách kinh tế - xã hội khác, trong đó chính sách tiền lương là yếu tố then chốt.
* Ý nghĩa của công tác nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lao động
Trong quản lý doanh nghiệp hiện đại, nhân tố con người được xem là yếu tố then chốt trong mọi sự đổi mới, bất chấp sự phát triển nhanh chóng của khoa học và công nghệ Mặc dù quá trình tự động hóa và sử dụng máy móc ngày càng gia tăng, vai trò của con người trong kinh doanh vẫn không thể bị coi nhẹ Mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp là đạt hiệu quả kinh doanh và tối đa hóa lợi nhuận, vì vậy các doanh nghiệp cần tập trung vào việc nâng cao chất lượng sản phẩm và giảm chi phí sản xuất để duy trì tính cạnh tranh trên thị trường.
Trong bối cảnh nguyên vật liệu, tài nguyên và vốn ngày càng khan hiếm, các doanh nghiệp cần tập trung vào yếu tố con người Việc nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực con người không chỉ giúp tiết kiệm chi phí lao động mà còn giảm thiểu lãng phí nguyên vật liệu và cải thiện kỹ thuật lao động Kết quả là giá thành sản phẩm sẽ giảm, từ đó tăng cường lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Người lao động vừa là nhà sản xuất vừa là người tiêu dùng trong xã hội, vì vậy việc nâng cao hiệu quả sử dụng lao động là rất quan trọng Doanh nghiệp yêu cầu người lao động thường xuyên học hỏi và nâng cao trình độ chuyên môn để đáp ứng nhu cầu thực tế Khi người lao động cải thiện kỹ năng, hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ trở nên hiệu quả hơn, đồng thời điều kiện làm việc và đời sống của họ cũng được cải thiện, dẫn đến hiệu quả sử dụng lao động ngày càng tăng cao.
Nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực không chỉ thúc đẩy sự tiến bộ khoa học công nghệ mà còn góp phần vào sự phát triển của nền văn minh nhân loại Khi nhu cầu sống, học tập và văn hóa của người lao động ngày càng tăng cao, việc sử dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả trở thành yếu tố then chốt trong quá trình sản xuất xã hội và tái sản xuất sức lao động.
1.1.2 Phân loại lao động trong doanh nghiệp
1.1.2.1 Phân loại lao động theo thời gian
Lao động thường xuyên là những nhân viên chính thức trong doanh nghiệp, có hợp đồng lao động từ 3 tháng đến dưới 12 tháng (ngắn hạn) hoặc từ 12 tháng trở lên (dài hạn) Họ có tên trong bảng lương, được tham gia bảo hiểm, và cần đăng ký mã số thuế cá nhân cùng với việc đăng ký giảm trừ gia cảnh.
Lao động không thường xuyên là những người không có tên trong danh sách lao động chính thức của doanh nghiệp, bao gồm lao động thuê khoán, lao động thời vụ và lao động theo vụ việc Họ thường ký hợp đồng lao động dưới 3 tháng hoặc không ký hợp đồng, và không bắt buộc phải tham gia bảo hiểm Doanh nghiệp chỉ được phép thuê khoán loại lao động này tối đa 2 lần trong một năm, với tổng thời gian không vượt quá 6 tháng.
Lao động không cư trú là lao động chỉ có mặt tại Việt Nam dưới 183 ngày/năm (dưới 6 tháng/năm).
1.1.2.2 Phân loại lao động theo quá trình sản xuất
Lao động trực tiếp: là lao động trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm, dịch vụ (lao động ở bộ phận sản xuất, phân xưởng, ).
Lao động gián tiếp: là lao động không trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm, dịch vụ (lao động ở bộ phận văn phòng, quản lý,.).
1.1.3 Khái niệm, bản chất và chức năng của tiền lương
Khái niệm và cơ cấu tiền lương trên thế giới rất đa dạng, với nhiều tên gọi như thù lao lao động và thu nhập lao động Tại Pháp, "sự trả công" được hiểu là tiền lương cơ bản và các lợi ích khác mà người sử dụng lao động trả cho người lao động Ở Nhật Bản, tiền lương là thù lao bằng tiền mặt và hiện vật trả định kỳ cho người lao động, bao gồm cả thời gian nghỉ có hưởng lương Tại Việt Nam, trong nền kinh tế bao cấp, tiền lương được phân phối theo kế hoạch của Nhà nước, nhưng khi chuyển sang nền kinh tế thị trường, tiền lương được hiểu theo nghĩa đúng với sự quản lý của Nhà nước và thị trường sức lao động.
Hiện nay, khái niệm tiền lương được quy định tại Điều 90 Bộ luật lao động
“1 Tiền lương là khoản tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động để thực hiện công việc theo thỏa thuận.
Tiền lương bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác.
Mức lương của người lao động không được thấp hơn mức lương tối thiểu do Chính phủ quy định.
2 Tiền lương trả cho người lao động căn cứ vào năng suất lao động và chất lượng công việc.
3 Người sử dụng lao động phải bảo đảm trả lương bình đẳng, không phân biệt giới tính đối với người lao động làm công việc có giá trị như nhau”. Đối với thành phần kinh tế tư nhân, sức lao động rõ ràng trở thành hàng hoá vì người sử dụng tư liệu sản xuất không đồng thời sở hữu tư liệu sản xuất Họ là người làm thuê bán sức lao động cho người có tư liệu sản xuất Giá trị của sức lao động thông qua sự thoả thuận của hai bên căn cứ vào pháp luật hiện hành. Đối với thành phần kinh tế thuộc sở hữu Nhà nước, tập thể người lao động từ giám đốc đến công nhân đều là người cung cấp sức lao động và được Nhà nước trả công.
Nhà nước trao quyền quản lý tư liệu sản xuất cho tập thể người lao động, trong đó giám đốc và công nhân viên chức được ủy quyền nhưng không hoàn toàn tự quyết về tư liệu này Các đặc thù trong sử dụng lao động ở các khu vực kinh tế với hình thức sở hữu khác nhau dẫn đến sự khác biệt trong quan hệ thuê mướn, mua bán và hợp đồng lao động Điều này cũng ảnh hưởng đến các thỏa thuận về tiền lương và cơ chế quản lý tiền lương, thể hiện qua nhiều hình thức đa dạng.
Tiền công, một khái niệm tương đồng với tiền lương, là biểu hiện của sự thoả thuận trong việc mua bán sức lao động, thường xuất hiện trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh và các hợp đồng thuê lao động có thời hạn Nó được hiểu là khoản tiền trả cho một đơn vị thời gian lao động hoặc theo khối lượng công việc thực hiện, phổ biến trong các thoả thuận thuê nhân công trên thị trường tự do Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, tiền lương và tiền công được xem là đồng nhất về bản chất kinh tế, phạm vi và đối tượng áp dụng.
1.1.3.2 Chức năng của tiền lương
Tiền lương có các chức năng cơ bản sau:
Chức năng tái sản xuất sức lao động là quá trình cần thiết để duy trì và nâng cao khả năng làm việc của con người, bởi trong quá trình lao động, sức lao động bị hao mòn dần Để bù đắp cho sức lao động đã hao phí, tiền lương trở thành một yếu tố quan trọng, giúp người lao động thỏa mãn các nhu cầu tiêu dùng của họ.
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc kích thích lao động, vì nó không chỉ là nguồn thu nhập đảm bảo cuộc sống vật chất và tinh thần cho người lao động, mà còn là động lực để họ phát huy tối đa năng lực bản thân Việc trả tiền lương phù hợp và xứng đáng với công sức lao động sẽ thu hút người lao động, từ đó thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh và nâng cao năng suất lao động.
Ke toán tiền lương và các khoản trích theo lương theo chế độ hiện hành
Các doanh nghiệp nên áp dụng linh hoạt các hình thức trả lương phù hợp với từng trường hợp và hoàn cảnh cụ thể, nhằm tối ưu hóa tính kinh tế trong quản lý chi phí nhân sự Sự đa dạng về quy mô doanh nghiệp yêu cầu các phương pháp trả lương phải được điều chỉnh để đáp ứng hiệu quả nhất.
1.2 KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
THEO CHẾ ĐỘ HIỆN HÀNH
1.2.1 Nhiệm vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Kế toán là quá trình thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và tổng hợp thông tin kinh tế, tài chính dưới dạng giá trị, hiện vật và thời gian lao động.
Kế toán tiền lương là một phần quan trọng trong công tác kế toán, bao gồm việc thu thập chứng từ để tính toán và phân bổ chi phí tiền lương cùng các khoản trích theo lương vào chi phí sản xuất, đảm bảo tuân thủ chế độ hiện hành Để quản lý hiệu quả, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương cần thực hiện các nhiệm vụ cụ thể tại doanh nghiệp.
Tổ chức ghi chép và phản ánh đầy đủ, kịp thời về tình hình lao động, bao gồm số lượng và chất lượng lao động, việc sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động.
-Tính toán chính xác, kịp thời, đứng chính sách chế độ về các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động.
Kiểm tra việc tuân thủ các chính sách và chế độ liên quan đến lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và kinh phí công đoàn (KPCĐ) là rất quan trọng Đồng thời, cần đánh giá tình hình sử dụng quỹ tiền lương cũng như quỹ BHXH, BHYT và KPCĐ để đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
- Tính toán và phân bổ chính xác, đứng đối tượng các khoản tiền lương, khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh
Kế toán cần định kỳ lập báo cáo về lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và kinh phí công đoàn (KPCĐ) theo phạm vi trách nhiệm của mình Ngoài ra, cần tổ chức phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT và KPCĐ để đảm bảo tính hiệu quả Việc này cũng nhằm ngăn chặn các hành vi vi phạm pháp luật liên quan đến chế độ và chính sách lao động, tiền lương trong doanh nghiệp.
1.2.2.Ke toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp
Kế toán chi tiết tiền lương trong doanh nghiệp không chỉ hỗ trợ quản lý lao động mà còn đảm bảo tính chính xác trong việc trả lương cho từng nhân viên Nội dung chính của kế toán này bao gồm việc hạch toán số lượng lao động, thời gian làm việc và kết quả lao động.
Để quản lý số lượng lao động hiệu quả, doanh nghiệp cần sử dụng Sổ sách theo dõi lao động, thường do phòng lao động phụ trách Sổ này ghi chép chi tiết về số lượng lao động theo nghề nghiệp, công việc và trình độ tay nghề của công nhân viên Phòng lao động có thể lập sổ chung cho toàn doanh nghiệp hoặc riêng cho từng bộ phận, nhằm nắm rõ tình hình phân bổ và sử dụng lao động hiện có.
* Hạch toán thời gian lao động
Hạch toán thời gian lao động là quá trình ghi chép chính xác số ngày công và giờ làm việc của từng nhân viên, bao gồm cả ngày nghỉ và ngừng việc Thông tin này là cơ sở quan trọng để tính toán lương cho từng người lao động trong các bộ phận và phòng ban của doanh nghiệp.
Bảng chấm công là tài liệu quan trọng để ghi chép thời gian lao động và vắng mặt của nhân viên trong doanh nghiệp Mỗi tổ sản xuất và phòng ban cần có bảng chấm công riêng cho từng tháng, đảm bảo danh sách người lao động khớp với số liệu trong sổ sách Tổ trưởng hoặc trưởng phòng sẽ ghi bảng chấm công dựa trên số lao động có mặt và vắng mặt vào đầu mỗi ngày làm việc Ngoài ra, các ngày nghỉ theo quy định như lễ, tết và chủ nhật cũng phải được ghi rõ ràng trong bảng chấm công.
Bảng chấm công cần được đặt ở nơi công khai để nhân viên có thể theo dõi thời gian làm việc của họ Cuối tháng, tổ trưởng và trưởng phòng sẽ tổng hợp tình hình sử dụng lao động và gửi cho kế toán Nhân viên kế toán sẽ kiểm tra và xác nhận dữ liệu hàng ngày trên bảng chấm công, sau đó tổng hợp số liệu để báo cáo.
19 phòng lao động tiền lương Cuối tháng, các bảng chấm công được chuyển cho phòng kế toán tiền lương để tiến hành tính lương.
* Hạch toán kết quả lao động
Hạch toán kết quả lao động là một phần quan trọng trong quản lý lao động tại doanh nghiệp, yêu cầu ghi chép chính xác và kịp thời về số lượng, chất lượng sản phẩm hoặc khối lượng công việc hoàn thành của từng cá nhân và tập thể Điều này là cơ sở để tính toán và trả lương chính xác Các chứng từ như Phiếu xác nhận sản phẩm, Phiếu nhập kho, Hợp đồng giao khoán và Bảng theo dõi công tác thường được sử dụng để hạch toán kết quả lao động, tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp Tuy nhiên, các chứng từ này cần phản ánh rõ ràng kết quả lao động đạt được.
Họ tên người lao động, tên công việc, thời gian thực hiện, số lượng và chất lượng sản phẩn, công việc hoàn thành đã nghiệm thu.
Hạch toán lao động không chỉ giúp quản lý và sử dụng lao động hiệu quả mà còn là cơ sở để doanh nghiệp xác định tiền lương cho người lao động Để tính toán chính xác và đầy đủ tiền lương cho cán bộ nhân viên, việc hạch toán lao động cần phải được thực hiện một cách chính xác, đầy đủ và khách quan.
1.2.3 Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương
1.2.3.1 Chứng từ sử dụng a) Chứng từ hạch toán về lao động Ở các doanh nghiệp, các chứng từ ban đầu về lao động là cơ sở để tính tiền lương và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động, là tài liệu quan trọng để đánh giá hiệu quả các biện pháp quản lý lao động được vận dụng Do đó, doanh nghiệp cần lập các chứng từ ban đầu về lao động phù hợp với các yêu cầu quản lý lao động, phản ánh rõ ràng, đầy đủ số lượng, chất lượng lao động.
Chứng từ ban đầu gồm:
Mau số 01a-LĐTL: Bảng chấm công
Mau số 01b-LĐTL: Bảng chấm công làm thêm giờ
Mau số 05-LĐTL: Phiếu xác nhận sản phẩm, công việc hoàn thành
Mau số 06-LĐTL: Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
Mau số 07-LĐTL: Bảng thanh toán tiền thuê ngoài
Mau số 08-LĐTL: Hợp đồng giao khoán
Mau số 09-LĐTL: Bảng thanh lý hợp đồng giao khoán
Mau số 10-LĐTL: Bảng kê trích nộp các khoản theo lương
Mau số 11-LĐTL: Bảng phân bổ tiền lương và BHXH b) Chứng từ tính lương và các khoản trợ cấp BHXH
Dựa trên các chứng từ gốc liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương đã được phê duyệt, kế toán tiến hành lập các bảng thanh toán cần thiết.
Mau số 02-LĐTL: Bảng thanh toán tiền lương
Mỗi tổ sản xuất, phòng ban lập một bảng thanh toán tiền lương, trong đó kê tên và các khoản lương được lĩnh của từng người trong đơn vị.
