THEO LƯƠNG CỦA CÔNG TY CP KIẾN TRÚC TÂY HỒ
2.2.1. Ke toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty CP Kiến trúc Tây Hồ
2.2.1.1. Các hình thức trả lương
* Nguyên tắc trả lương:
Công việc tính lương và các khoản trích theo lương do bộ phận kế toán tại công ty thực hiện và chi trả dưới sự phê duyệt của Giám đốc công ty. Cuối tháng, kế toán căn cứ vào tài liệu hạch toán thời gian lao động, số lượng lao động và các chính sách về tiền
lương để tính lương cho người lao động từ đó thực hiện thanh toán lương cho họ. Việc phân phối và trả lương cho bất kỳ bộ phận nào của công ty đều phải dựa trên nguyên tắc
trả đủ lương và phụ cấp cho người lao động trong công ty theo quy định của pháp luật.
a) Trả lương theo thời gian
Hình thức trả lương theo thời gian được áp dụng cho bộ phận Kế toán - Hành chính và nhân viên tạp vụ của công ty. Theo hình thức trả lương này, tiền lương được xây dựng căn cứ vào thời gian làm việc thực tế của người lao động.
Hiện nay công ty sử dụng bảng chấm công để làm căn cứ tính toán thời gian lao động cho toàn bộ nhân sự ký HĐLĐ chính thức tại công ty. Một nhân viên phụ trách Nhân sự sẽ có nhiệm vụ lập và in bảng chấm công vào mỗi đầu tháng (xem phụ lục 06 - Bảng chấm công). Hàng ngày, mỗi nhân viên sẽ ký tên vào ngày công nhằm xác nhận sự có mặt của mình tương ứng từ ngày 1 đến ngày 31 theo các ký hiệu quy định (dưới sự giám sát của cán bộ Nhân sự phụ trách). Căn cứ vào chữ ký xác nhận của từng người
trong danh sách theo dõi bảng chấm công và đơn xin nghỉ có sự xác nhận của Phó Giám
đốc, nhân viên theo dõi sẽ ghi nhận thời gian làm việc của từng người, tính ra số ngày công theo từng loại tương ứng. Vì các CNV là những người trực tiếp ký xác nhận cho từng ngày công của mình nên bảng chấm công là hoàn toàn công khai. Thêm vào đó, cả cá nhân người lao động và nhân viên phụ trách theo dõi chấm công đều chịu một phần trách nhiệm về sự chính xác của bảng chấm công.
33
Cuối tháng, kế toán tiền lương tổng hợp bảng chấm công của tháng để làm căn cứ tính lương và phân bổ tiền lương theo quy định hiện hành. Bảng thanh toán tiền lương
và bảng chấm công của tháng sau đó được kế toán tổng hợp kiểm tra, đối chiếu và trình Giám đốc ký duyệt. Căn cứ vào đó, kế toán tiền lương làm thủ tục thanh toán, lập phiếu chi hoặc phiếu tạm ứng để chi trả cho nhân viên.
Cụ thể, cách tính lương theo thời gian được thực hiện như sau:
Lương thực tế
(Lương thỏa thuận × Hệ số + Lương CB) ×
Số ngày làm việc thực tế Lương nghỉ
____________________________________ + phép (hưởng 100% lương) Số ngày công
Hệ số năng lực được xác định dựa trên xếp loại năng lực. Công ty đang áp dụng 2 bậc xếp loại như sau:
+ Xếp loại A: tương đương Hệ số năng lực = 1.00 + Xếp loại B: tương đương Hệ số năng lực = 0.90
Theo Quy định của công ty, số ngày công cố định trong 1 tháng là 24 ngày (thời gian làm việc từ thứ Hai đến sáng thứ Bảy trong tuần). Đối với những tháng có tổng số ngày làm việc dưới 24 ngày, Giám đốc sẽ chỉ đạo sắp xếp CNV làm việc bù vào các buổi chiều thứ 7 để đảm bảo số ngày công theo quy định. Đối với người lao động có đủ 12 tháng làm việc cho công ty, mỗi cá nhân được hưởng 12 ngày nghỉ phép nguyên lương (mỗi tháng 1 ngày phép).
Các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT và BHTN của CNV một phần do
công ty chi trả (tính vào chi phí SXKD), một phần khấu trừ vào tiền lương của người lao động theo tỷ lệ quy định hiện hành.
Ví dụ: Tính tiền lương tháng 1/2019 cho chị Nguyễn Thị Huyền, nhân viên kế
toán tổng hợp, có mức lương thỏa thuận là 4.472.600đ, mức lương cơ bản đóng BHXH là 4.472.600đ, hệ số năng lực là 1.00, làm 23 ngày công (nghỉ 1 ngày phép hưởng nguyên
lương). Vậy lương thời gian tháng 1/2019 của chị Huyền là:
Lương thời (4.472.600 × 1.00 + 4.472.600) × 23 8.945.200 × 1
gian 24 24
34
Mức lương cơ bản đóng bảo hiểm của chị Huyền theo HĐLĐ đã ký là 4.472.600đ
Số tiền BHXH phải đóng = 4.472.600 × 8% = 357.808đ Số tiền BHYT phải đóng = 4.472.600 × 1.5% = 67.089đ Số tiền BHTN phải đóng = 4.472.600 × 1% = 44.726đ Tổng các khoản bảo hiểm mà chị Huyền phải đóng là:
357.808 + 67.089 + 44.726 = 469.623đ Lương thực nhận = Tổng tiền lương - Tổng khấu trừ
= 8.945.200 - 469.623 = 8.475.577đ
Ngoài ra, công ty cũng có chính sách áp dụng cho nhân viên đăng ký làm thêm giờ nhằm đảm bảo tiến độ bàn giao sản phẩm hoặc trong những thời gian cao điểm với số lượng lớn hợp đồng ký kết trong năm. Nhân viên có nhu cầu làm thêm giờ sẽ được phát đơn đăng ký làm thêm giờ theo mẫu, trong đó ghi đầy đủ họ tên, tên dự án và số lượng giờ đăng ký làm thêm (xem phụ lục 08). Sau đó đơn này sẽ được trình lên Giám đốc ký duyệt và chuyển về phòng Kế toán làm căn cứ tính lương vào cuối tháng.
b) Trả lương khoán
Hình thức trả lương khoán được áp dụng cho bộ phận nhân sự thuê ngoài. Lý do cho nhu cầu thuê tư vấn viên của công ty chủ yếu là bởi tính chất công việc phức tạp, nhân sự trong đơn vị không đủ năng lực và kinh nghiệm đáp ứng, hoặc tại một số thời điểm trong năm một khối lượng lớn hợp đồng được ký kết dẫn đến nhu cầu tăng cao về nhân sự.
Một bộ hợp đồng đầy đủ bao gồm hợp đồng giao khoán (xem phụ lục ) và Quyết định bổ nhiệm các vị trí nhân sự kèm theo (xem phụ lục ), trong đó liệt kê đầy đủ họ tên
và chức năng của từng nhân sự được phân công tham gia vào dự án. Danh sách này được
thống nhất dựa trên ý kiến của ban Giám đốc công ty và người đại diện ký HĐGK. Theo quy định của công ty, các nhân sự ký hợp đồng tư vấn sẽ được công ty tiến hành thực hiện thanh toán theo 4 lần: Lần 1, tạm ứng 30% giá trị hợp đồng sau khi ký kết hợp đồng kinh tế; lần 2, thanh toán 40% giá trị hợp đồng sau khi nộp lần 1 để biên bản khớp và trình đi thẩm tra; lần 3, thanh toán đến 90% giá trị hợp đồng sau khi hồ sơ đã hoàn chỉnh theo các yêu cầu của bên thẩm duyệt; và lần 4, thanh lý hợp đồng sau khi kết thúc thời gian giám sát tác giả và công trình hoàn thành đưa vào sử dụng.
35
Trong mỗi đợt thanh toán, kế toán viên sẽ dựa vào danh sách nhân sự được bổ nhiệm để hạch toán mức tiền công chi tiết đến từng đối tượng. Trong trường hợp thời gian thực hiện các đợt thanh toán bị kéo dài, công ty tiến hành chi trả lương khoán hàng tháng với mức lương tạm tính. Ngoài mức lương khoán, mỗi tư vấn viên cũng được thanh toán một khoản trợ cấp tiền ăn trưa tuy nhiên điều này là tùy thuộc vào đề nghị của tư vấn viên. Ngoài ra, công ty không áp dụng việc quản lý thời gian lao động (chấm ngày công) cũng như đăng ký nộp các khoản BHXH cho những đối tượng lao động trên.
Ví dụ: Anh Phạm Tiến Tới, MST: 8362589912, ký hợp đồng giao khoán số
13/2018/HĐGK-ATC ngày 10 tháng 03 năm 2018, dự án “Mở rộng quy mô Bệnh viện Đa khoa Quốc tế Thu Cúc”, giá trị hợp đồng là 654.000.000đ cùng với Quyết định bổ nhiệm các vị trí nhân sự kèm theo. Công ty đã thực hiện các đợt thanh toán cho anh Tới theo như hợp đồng đã ký kết như sau:
Ngày 10/3/2018, sau khi ký kết HĐGK, anh Tới được tạm ứng 20% giá trị hợp đồng là:
654.000.000 × 20% = 130.800.000đ
Đến ngày 30/9/2018, sau khi nộp bản vẽ TKTC lần 1 cùng biên bản thanh lý khối
lượng công việc, anh Phạm Tiến Tới nhận khoản thanh toán 40% giá trị hợp đồng là: 654.000.000 × 40% = 261.600.000đ
Đến ngày 22/1/2019, công ty đã thanh toán đến 90% giá trị hợp đồng như sau: 654.000.000 × 90% - (130.800.000 + 261.600.000) = 196.200.000đ
Khoản thanh toán 10% còn lại của hợp đồng sẽ được tất toán sau 1 năm kể từ thời điểm công trình được đưa vào sử dụng và kết thúc thời gian giám sát tác giả.
c) Trả lương hỗn hợp
Hình thức trả lương này áp dụng đối với các bộ phận trực tiếp tham gia vào quá trình SXKD như phòng Kiến trúc, phòng Kết cấu, Dự toán, Hạ tầng nhằm khuyến khích
lao động hăng hái, sáng tạo, có tinh thần trách nhiệm trong công việc từ đó nâng cao năng suất lao động, hoàn thành chỉ tiêu đề ra.
36
+ Lương cứng: Là lương chính thức của mỗi nhân viên, được trả theo chức danh công việc và hệ số năng lực cũng như thời gian lao động thực tế. Bên cạnh đó là các khoản phụ cấp cố định hoặc phát sinh theo từng thời kỳ mà người lao động được cấp theo quy định của công ty (lương thời gian).
+ Thu nhập tăng thêm: Đây là phần lương mềm được tính bổ sung cho mỗi cá nhân nhằm khuyến khích lao động hoặc khen thưởng cho các cá nhân đạt hiệu suất lao động cao. Tại công ty CP Kiến trúc Tây Hồ, vào cuối mỗi năm Âm lịch, mỗi nhân viên tại các phòng ban sẽ lập bảng tổng hợp khối lượng công việc hoàn thành, trong đó liệt kê chi tiết toàn bộ phần việc họ đã hoàn thành hoặc đang thực hiện trong một năm qua. Các đầu mục bao gồm tên dự án, thời gian, vị trí và công việc đảm nhận. Sau đó, các bảng tổng hợp này sẽ được nhân viên hành chính tập hợp và trình lên Giám đốc. Giám đốc sẽ là người nhận xét, ký và quyết định mức thu nhập tăng thêm của từng nhân viên dựa trên bảng tổng hợp khối lượng công việc này. Người lao động không được tạm ứng phần lương này mà sẽ được quyết toán vào tháng cuối cùng của năm Âm lịch (trước khi nghỉ Tết Nguyên đán).
Ví dụ: Chị Nguyễn Thị Thu Hà, nhân viên phòng Dự toán, có mức lương thỏa
thuận là 4.472.600đ, mức lương cơ bản đóng BHXH là 4.472.600đ, hệ số năng lực là 1.00, làm đủ 24 ngày công. Vậy lương thời gian tháng 1/2019 của chị Hà là:
Tổng tiền (4.472.600 × 1.00 + 4.472.600) × 24
lương 24
= 8.945.200đ
Mức lương cơ bản đóng bảo hiểm của chị Hà theo HĐLĐ đã ký là 4.472.600đ Số tiền BHXH phải đóng = 4.472.600 × 8% = 357.808đ
Số tiền BHYT phải đóng = 4.472.600 × 1.5% = 67.089đ Số tiền BHTN phải đóng = 4.472.600 × 1% = 44.726đ Tổng các khoản bảo hiểm mà chị Hà phải đóng là:
357.808 + 67.089 + 44.726 = 469.623đ Lương thời gian = Tổng tiền lương - Tổng khấu trừ
37
Tháng 1 năm 2019, chị Hà lập bảng tổng hợp công việc hoàn thành trong năm 2018 nộp lên phòng Hành chính để tập hợp, sau đó được Giám đốc nhận xét và duyệt mức thưởng cho năm 2018 là 30.000.000đ. Vậy tổng lương thực nhận của chị Hà vào tháng 1/2019 là:
Lương thực nhận = Lương thời gian + Thu nhập tăng thêm = 8.475.577 + 30.000.000 = 38.475.577đ
Đến kỳ quyết toán thuế năm 2019, tổng thu nhập chịu thuế của chị Hà là 123.561.600đ.
Tổng các khoản giảm trừ trong năm = Giảm trừ bản thân + Bảo hiểm được trừ = 9.000.000 × 12 + 3.756.984 = 111.756.984 Vậy số thuế TNCN chị Hà phải nộp trong năm 2019 là:
123.561.600 - 111.756.984 = 11.804.616đ
2.2.1.2. Phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty CP Kiến
trúc Tây Hồ
Hiện nay, công ty thực hiện trích BHXH, BHYT và BHTN theo chế độ hiện hành
là 32% trên tổng quỹ lương và không thực hiện đóng góp 2% KPCĐ. Các khoản BHXH,
BHYT và BHTN được hạch toán như sau:
+ BHXH trích 25.5% trên quỹ lương đóng BHXH, trong đó 17.5% được hạch toán vào chi phí SXKD, 8% khấu trừ vào lương của người lao động.
+ BHYT trích 4.5% trên quỹ lương đóng BHXH, trong đó 3% được hạch toán vào chi phí SXKD, 1.5% khấu trừ vào lương của người lao động.
+ BHTN trích 2% trên quỹ lương đóng BHXH, trong đó 1% được hạch toán vào chi phí SXKD, 1% khấu trừ vào lương của người lao động.
Như vậy, công ty trích 21.5% vào chi phí kinh doanh, còn lại 10.5% khấu trừ trực
tiếp vào lương của người lao động.
Việc tính toán các khoản trích theo lương được tiến hành vào cuối mỗi tháng, đồng thời với việc tính lương cho CNV.
Hàng tháng, bộ phận kế toán tiền lương dựa vào bảng thanh toán tiền lương để tính toán các khoản mục trích nộp BHXH, BHYT và BHTN cho các bộ phận phòng ban
38
trong công ty. Cơ sở để trích lập các khoản trích theo lương là mức lương cơ bản đóng BHXH đã đăng ký với cơ quan BHXH quận Tây Hồ. Hiện nay bắt đầu từ tháng 1 năm 2020, theo Nghị định 90/2019/NĐ-CP, công ty áp dụng mức lương cơ bản đối với người
lao động làm công việc đơn giản nhất là 4.420.000đ/tháng (tạp vụ), mức lương cơ bản đối với người lao động đã qua học nghề, đào tạo nghề là 4.729.400đ/tháng.
Ví dụ: Anh Nguyễn Hoàng Anh Minh, nhân viên phòng Kiến trúc, có mức lương
cơ bản đăng ký đóng BHXH là 4.729.400 VND. - Tính BHXH 23.5%
+ Phần tính vào chi phí SXKD trong kỳ: 4.729.400 × 17.5% = 827.645 VND + Phần khấu trừ vào lương CNV: 4.729.400 × 8% = 378.352 VND - Tính BHYT 4.5%
+ Phần tính vào chi phí SXKD trong kỳ: 4.729.400 × 3% = 141.882 VND
+ Phần khấu trừ vào lương CNV: 4.729.400 × 1.5% = 70.941 VND - Tính BHTN 2%
+ Phần tính vào chi phí SXKD trong kỳ: 4.729.400 × 1% = 47.294 VND
+ Phần khấu trừ vào lương CNV: 4.729.400 × 1% = 47.294 VND
Vậy tổng số BHXH, BHYT, BHTN được tính vào chi phí kinh doanh trong kỳ của công ty:
827.645 + 141.882 + 47.294 = 1.016.821 VND
Tổng số BHXH, BHYT, BHTN được khấu trừ vào lương của CNV trong kỳ: 378.352 + 70.941 + 47.294 = 496.587 VND
39
2.2.2. Kế toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương
2.2.2.1. Chứng từ sử dụng
Hệ thống chứng từ sử dụng cho công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương bao gồm:
Bảng chấm công - Phụ lục 06
Phiếu đăng ký làm thêm giờ - Phụ lục 08 Hợp đồng giao khoán - Phụ lục 09
Quyết định bổ nhiệm các vị trí nhân sự - Phụ lục 10
Biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành - Phụ lục 11
Hợp đồng giao khoán và biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành là chứng từ hạch toán kết quả lao động cho bộ phận nhân sự thuê ngoài. Trong đó, hợp đồng giao khoán là bản ký kết giữa người giao khoán và người nhận khoán về nội dung công việc, thời gian thực hiện công việc, trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên khi thực hiện công việc đó. Biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành là biên bản thể hiện những tiêu chí đánh giá về hình thức, khối lượng và chất lượng công việc đã hoàn thành, từ đó, cùng với hợp đồng giao khoán ban đầu để thực hiện thủ tục ứng trước tiền lương hoặc thanh toán tiền lương, nghiệm thu sản phẩm.
Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN - Phục lục 12 Bảng phân bổ tiền lương và BHXH, BHYT, BHTN - Phụ lục 13 Bảng thanh toán tiền thuê ngoài - Phụ lục 14
Phiếu chi tiền lương - Phụ lục 15
2.2.2.2. Tài khoản sử dụng
- TK 334 - Phải trả người lao động; chi tiết tài khoản gồm: TK 3341 - Phải trả CNV
TK 3348 - Phải trả NLĐ khác
- TK 338 - Các khoản phải trả, phải nộp khác; chi tiết tài khoản gồm: TK 3383 - BHXH