3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ
3.1. ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CP KIẾN TRÚC TÂY HỒ
HỒ
3.1.1. Phương hướng hoạt động của công ty trong năm 2020
Trước những biến động của tình hình kinh tế do ảnh hưởng của đại dịch COVID-
19 cũng như trên cơ sở tình hình kết quả hoạt động kinh doanh cùng với những thuận lợi và khó khăn trong năm 2019, Ban Giám đốc công ty CP Kiến trúc Tây Hồ sẽ tiếp tục
xây dựng và phát triển công ty nhằm đạt được các mục tiêu đề ra. Công ty cần phát huy các nguồn lực và thế mạnh sẵn có của mình để có thể làm ra những sản phẩm thiết kế hoàn thiện hơn nữa, khẳng định tên tuổi của mình trong lĩnh vực tư vấn thiết kế và nâng
cao sức cạnh tranh của công ty trên thị trường.
Một số mục tiêu phát triển của công ty trong năm 2020 như sau:
+ Quyết tâm trở thành một doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực tư vấn thiết kế,
thiết kế quy hoạch các khu đô thị, khu dân cư, các công trình dân dụng.
+ Phấn đấu đạt mức độ tăng trưởng giá trị các công trình và hạng mục công trình
bình quân hàng năm từ 20% trở lên.
+ Áp dụng khoa học quản lý tiên tiến, đầu tư trang thiết bị hiện đại, không ngừng
đào tạo và phát triển đội ngũ nhân sự nhằm nâng cao năng lực của công ty.
+ Tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động với đội ngũ nhân sự trẻ, nhanh nhạy, đồng thời đề cao giá trị văn hóa doanh nghiệp.
3.1.2. Phương hướng hoàn thiện công tác kế toán
Đối với công ty CP Kiến trúc Tây Hồ, một số phương hướng cụ thể nhằm hoàn thiện công tác kế toán trong năm 2020 được đưa ra như sau:
+ Cải thiện chính sách tiền lương và hoàn thiện công tác kế toán tiền lương phù hợp với điều kiện, định hướng phát triển của nền kinh tế và phù hợp với thực tế công ty;
quan tâm hơn nữa đến đời sống của nhân viên trong công ty.
+ Hoàn thiện hơn nữa hệ thống chứng từ sao cho đầy đủ và hợp lệ nhằm phục vụ
công tác hạch toán được tiến hành chính xác và kịp thời, cùng với đó công tác kiểm tra, giám sát diễn ra sau này.
61
+ Hoàn thiện quá trình luân chuyển chứng từ sao cho đơn giản, gọn nhẹ, rút ngắn
thời gian luân chuyển để công tác kế toán được diễn ra nhanh chóng và đúng thời kỳ.
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CP KIẾN TRÚC TÂY HỒ
3.2.1. Lý do hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Trong điều kiện môi trường kinh doanh cạnh tranh gay gắt như tại Việt Nam hiện
nay, các nhà quản trị doanh nghiệp luôn cố gắng tìm hướng đi mới nhằm tăng cường khả năng cạnh tranh, tối đa hóa lợi nhuận và giảm chi phí hoạt động. Một trong những công cụ của hệ thống quản lý kinh tế có chức năng cung cấp thông tin, kiểm tra, giám sát các hoạt động kinh tế của doanh nghiệp là kế toán. Kế toán là một trong những công cụ quan trọng của hệ thống quản lý kinh tế, là động thực thúc đẩy doanh nghiệp ngày càng phát triển, làm ăn có hiệu quả. Vì vậy hoàn thiện công tác kế toán luôn nằm trong số những ưu tiên hàng đầu của doanh nghiệp.
Trong những thông tin mà kế toán cung cấp thì thông tin về tiền lương và các khoản trích theo lương nắm một vị trí quan trọng trong hệ thống kinh tế tài chính vì nó là một bộ phận cấu thành của chi phí sản xuất kinh doanh. Một quy trình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương đúng đắn sẽ giúp cho việc hạch toán kinh doanh của doanh nghiệp đi vào nề nếp, giảm bớt những chi phí không cần thiết. Thêm vào đó, kế toán tiền lương và các khoản phải trích theo lương cũng giúp cho việc cải tiến tổ chức
sản xuất, tổ chức lao động từ đó nâng cao năng suất lao động.
Tóm lại, việc hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương nhằm đạt những mục tiêu sau:
+ Tiền lương phải trở thành công cụ, động lực thúc đẩy SXKD phát triển, kích thích người lao động làm việc có hiệu quả cao nhất;
+ Tiền lương phải đảm bảo cho người lao động thỏa mãn các nhu cầu tối thiểu trong đời sống hàng ngày và từng bước nâng cao đời sống của họ;
+ Cung cấp thông tin rõ ràng, dễ hiểu cho người lao động và các đối tượng quan tâm khác;
+ Phát huy vai trò chủ động sáng tạo, trách nhiệm của người lao động cũng như người sử dụng lao động.
62
3.2.2. Một số giải pháp hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty CP Kiến trúc Tây Hồ
Giải pháp 1: Hoàn thiện bộ máy kế toán
Để có một bộ máy kế toán vận hành tốt thì công ty cần lưu ý hơn về việc xác định
số lượng và chất lượng trong đội ngũ kế toán một cách hợp lý. về chất lượng, công ty cần thường xuyên nâng cao nghiệp vụ, bồi dưỡng chuyên môn cho đội ngũ này. Những người làm công tác kế toán có trình độ cao sẽ tăng được năng suất lao động kế toán, xử lý công việc chuyên môn chính xác và hợp lý. Về số lượng, công ty nên cân nhắc bố trí thêm nhân sự ký HĐLĐ theo mùa vụ vào những thời gian cao điểm trong năm, như vậy đơn vị vừa có thể đảm bảo chi phí nguồn nhân sự hợp lý vừa giảm bớt được tình trạng quá tải công việc cho bộ phận Kế toán - Hành chính. Thêm vào đó, bộ phận kế toán cần có sự phân công công việc rõ ràng, tránh tình trạng vi phạm quy tắc bất kiêm nhiệm. Phía bộ máy quản lý có thể xem xét phương án lập phòng ban riêng thay cho việc gộp chung kế toán - hành chính như hiện nay.
Giải pháp 2: Hoàn thiện hệ thống chứng từ, quá trình luân chuyển chứng từ
- Bảng chấm công là chứng từ đầu vào để hạch toán tiền lương. Tuy bảng chấm công của công ty đã có sự khách quan do mỗi nhân sự chủ động ký tên mình tương ứng với ngày làm việc, nhưng do hình thức thủ công nên vẫn có thể xảy ra sai sót hoặc gian lận (về ngày công hoặc giờ làm việc) dẫn đến việc hạch toán không chính xác tiền lương.
Để giải quyết phần nào hạn chế này thì ngay từ phía các trưởng phòng cần có sự trung thực, kiểm tra chặt chẽ thời gian làm việc của nhân viên mình quản lý. Một phương pháp
tối ưu khác là sử dụng máy chấm công bằng vân tay thay cho người phụ trách chấm công. Việc làm này sẽ giúp kiểm soát được chính xác thời gian đến văn phòng của từng nhân viên, giảm thiểu tình trạng đi làm muộn. Thêm vào đó, phòng Hành chính cắt giảm
lượng công việc không cần thiết, tiết kiệm thời gian, việc hạch toán sẽ chính xác và đơn
giản hơn, sổ sách kế toán gọn nhẹ, quá trình luân chuyển chứng từ cũng vì thế mà gọn hơn, trôi chảy hơn rất nhiều.
- Bên cạnh danh sách các CBCNV tham gia BHXH, BHYT, BHTN thì công ty nên bổ sung thêm chứng từ theo dõi số lượng lao động như sổ theo dõi HĐLĐ. Cách này sẽ giúp đơn vị quản lý được chính xác số lượng lao động hiện đang sử dụng, đồng
63
thời là căn cứ để đối chiếu với chi phí nhân công được hạch toán, tránh tình trạng hạch toán thừa hoặc thiếu chi phí nhân công so với thực tế.
- Việc sắp xếp, bảo quản chứng từ liên quan đến tiền lương, tiền thưởng cũng cần
được thực hiện một cách khoa học và cẩn thận hơn nữa nhằm tránh để xảy ra tình trạng thất lạc chứng từ, gây khó khăn cho công tác kiểm tra, đối chiếu sau này.
Giải pháp 3: Hoàn thiện công tác quản lý chất lượng lao động
Vì ngành kiến trúc có liên quan đến kỹ thuật, đòi hỏi người lao động phải có trình
độ tay nghề cao để có thể thiết kế và tính toán các công trình một cách chính xác, ngoài ra mục tiêu của doanh nghiệp là ký kết được nhiều hợp đồng có giá trị lớn để tạo ra nguồn doanh thu lớn, nâng cao uy tín của công ty trên địa bàn. Do đó, công ty phải xây dựng một lực lượng cán bộ kỹ thuật có tay nghề, giàu kinh nghiệm. Có như vậy doanh nghiệp mới có thể đứng vững trên thị trường và mạnh dạn tham gia đấu thầu các công trình lớn, trọng điểm. Ngoài ra, việc sở hữu một đội ngũ cán bộ CNV nòng cốt với trình
độ chuyên môn cao cũng là một phương án chắc chắn trong dài hạn giúp công ty giảm bớt sự phụ thuộc vào bộ phận chuyên gia thuê ngoài, từ đó giảm thiểu các rủi ro tiềm tàng của việc thuê ngoài nhân sự.
Cụ thể, ban lãnh đạo công ty cần có sự tinh ý trong việc tuyển chọn nhân sự, lựa chọn những ứng viên có bằng cấp, chứng chỉ theo quy định, trình độ chuyên môn phù hợp với vị trí làm việc. Hơn nữa Giám đốc cũng cần thường xuyên tổ chức những đợt tập huấn, lớp nghiệp vụ cho nhân viên công ty nhằm nâng cao trình độ đội ngũ nhân sự, đồng thời cũng là những buổi giải đáp ý kiến thắc mắc từ đó thấy được những điểm bất hợp lý trong công tác quản lý, giúp đưa ra những đề xuất tốt hơn.
Giải pháp 4: Hoàn thiện công tác trả lương, thưởng cho người lao động
về việc trả lương
Điều kiện cần để thu hút được những lao động có chuyên môn, tinh thần trách nhiệm cao là công ty cũng phải có một chính sách tiền lương hợp lý, có những ưu đãi và khen thưởng kịp thời để người lao động thấy được sự công nhận và quan tâm từ phía công ty.
Xét theo mặt bằng chung hiện nay thì tiền lương của CNV trong Công ty CP Kiến
64
cho người lao động để đảm bảo tái sản xuất mức lao động. Một mức lương hấp dẫn sẽ là nguồn động lực hấp dẫn cho người lao động làm việc và cống hiến hết mình.
Đề cập đến hình thức trả lương, hiện nay dưới sự khuyến khích của Nhà nước về
việc thay đổi nhận thức và thói quen sử dụng tiền mặt theo hướng tiếp cận và sử dụng tài khoản ngân hàng để giao dịch thanh toán, phần lớn các doanh nghiệp đã chuyển đổi từ phân phát tiền mặt sang hình thức thanh toán lương qua thẻ hoặc tài khoản ngân hàng.
Phương pháp này có khá nhiều ưu điểm vượt trội như:
Đối với các doanh nghiệp: Giúp tiết kiệm chi phí, thời gian, nhân lực trong quản lý ngân quỹ (tiết kiệm thời gian và chi phí trong việc giao nhận, kiểm điếm, phân chia tiền mặt để trả lương định kỳ cho cán bộ CNV) và giúp cho việc chi trả lương nói chung
được tiến hành an toàn và hiệu quả.
Đối với người lao động: Đem lại các tiện lợi và lợi ích của việc sử dụng tài khoản
cá nhân và thẻ thanh toán trên khía cạnh tiết kiệm thời gian và đảm bảo an toàn cá nhân;
thay đổi dần nhận thức và thói quen sử dụng tiền mặt bằng văn hóa giao dịch qua ngân hàng hoặc thanh toán tự động điện tử trong vi ệc thanh toán các dịch vụ cung ứng như điện, nước, điện thoại, viễn thông, truyền hình,... góp phần từng bước nâng cao chất lượng đời sống.
Vì những lý do nêu trên mà ban lãnh đạo công ty CP Kiến trúc Tây Hồ nên cân nhắc việc chuyển đổi hình thức thanh toán tiền mặt sang thanh toán qua tài khoản ngân hàng để có thể áp dụng một cách tối ưu những ưu điểm của phương thức thanh toán này.
về các chính sách khuyến khích, khen thưởng
Một chế độ khen thưởng hợp lý đối với các cán bộ CNV là yếu tố hết sức quan trọng trong việc nhìn nhận sự đóng góp và khuyến khích đẩy mạnh sức lao động của mỗi người. Ngoài đợt xét thưởng vào cuối năm như công ty đang thực hiện như hiện nay thì cũng nên tiến hành đánh giá chất lượng công việc theo tháng hoặc quý. Việc thay
đổi cơ chế khen thưởng chia nhỏ theo tháng (theo quý) là cần thiết bởi có làm như vậy mới có thể nhằm khích lệ tinh thần làm việc của người lao động một cách kịp thời và hợp lý.
Giải pháp 5: Hoàn thiện chất lượng hệ thống máy tính và các thiết bị văn phòng
Cách duy nhất nhằm khắc phục nhược điểm này là nhờ đến công nghệ. Công ty nên cân nhắc về việc đầu tư thêm vào việc bảo trì hệ thống máy tính định kỳ tránh để
65
xảy ra sai sót kỹ thuật phần mềm khó xử lý, cũng như nâng cấp hệ thống máy tính làm việc nhằm đáp ứng và nâng cao năng suất lao động tại các phòng ban, đặc biệt là phòng Ke toán - Hành chính. Bên cạnh đó, các thiết bị văn phòng cơ bản như máy photo, máy in, fax,... cũng cần được thay mới nhằm giảm thiểu tối đa các sự cố máy móc không đáng có trong công tác văn phòng (như kẹt giấy, mực in không đều,.) làm giảm hiệu quả và năng suất công việc.
3.2.3. Một số kiến nghị hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Qua thời gian tìm hiểu hoạt động thực tế tại công ty CP Kiến trúc Tây Hồ kết hợp
với việc tìm hiểu các thông tin của Bộ Tài chính về chính sách tiền lương và các khoản trích theo lương trong thời gian gần đây, em xin trình bày một số kiến nghị của cá nhân em như sau:
* Kiến nghị với Nhà nước:
Chính sách tiền lương là một bộ phận đặc biệt quan trọng, quan hệ chặt chẽ với các chính sách khác trong hệ thống chính sách kinh tế-xã hội, liên quan trực tiếp đến các
cân đối kinh tế vĩ mô, thị trường lao động và đời sống người hưởng lương, góp phần xây
dựng đời sống chính trị tinh gọn, trong sạch, hoạt động hiệu lực, hiệu quả, phòng, chống
tham nhũng. Trong năm 2020 Chính phủ đã có những động thái tích cực trong việc đổi mới quan điểm phù hợp với bối cảnh mới, cải cách chế độ tiền lương hướng đến mục tiêu phù hợp tình hình phát triển kinh tế-xã hội, đảm bảo mức sống tối thiểu của người lao động và gia đình họ. Ví dụ như Nghị định số 90/2019/NĐ-CP ngày 01/01/2020 quy định mức lương tối thiểu vùng với người lao động làm việc theo HĐLĐ. Theo đó, mức lương tối thiểu vùng được tăng lên đến 240.000 đồng/tháng áp dụng cho người lao động
làm việc tại các doanh nghiệp tại các vùng từ I đến IV. Thêm vào đó, trong bối cảnh diễn biến phức tạp của dịch bệnh COVID-19 trong quý 1 năm 2020 vừa qua, Chính phủ
cũng đã ban hành một số nghị quyết về các biện pháp hỗ trợ doanh nghiệp và người lao động gặp khó khăn do đại dịch toàn cầu này, cho thấy sự quan tâm và chia sẻ trách nhiệm của Nhà nước trong việc bảo đảm cuộc sống cho người lao động.
Mặc dù vậy Chính phủ vẫn cần có những mục tiêu, chính sách hiệu quả hơn nữa nhằm phát huy toàn diện chức năng cũng như nhiệm vụ của tiền lương và các chính sách
BHXH. Em xin trình bày một số kiến nghị như sau:
66
Khi gia nhập WTO, nước ta phải đảm bảo được sự bình đẳng giữa các loại hình doanh nghiệp, các chủ thể tham gia quan hệ kinh tế. Tiền lương vì thế không thể áp đặt mà theo định hướng thị trường, được hình thành trên cơ sở mức sống, quan hệ cung cầu lao động và thỏa ước lao động tập thể. Nhưng thực tế hiện nay cho thấy, mức lương mà người lao động đang được nhận chưa đủ đáp ứng đời sống cho họ. Bên cạnh đó thì quy định về tiền lương tối thiểu còn chưa cụ thể; chưa quy định mức lương tối thiểu theo giờ; chức năng bảo vệ người lao động yếu thế còn hạn chế; vi phạm pháp luật về quy định tiền lương còn nhiều.
Vì vậy, Nhà nước cần xây dựng một chính sách tiền lương theo định hướng thị trường tức là tiền lương phải đủ cho người lao động đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng