3.2.3.1. Khái niệm uỷ quyền
Uỷ quyền là giao một phần công việc cho người dưới quyền chịu trách nhiệm thi hành và đồng thời giao cho họ quyền hành tương xứng với trách nhiệm được giao.
3.2.3.2.Sự cần thiết của ủy quyền
Trong thời đại ngày nay, công việc của cấp chỉ huy ngày một nhiều, quan trọng có, ít quan trọng hoặc không quan trọng cũng có. Nếu phải vùi đầu vào những việc ít hoặc không quan trọng thì sẽ bỏ qua những việc quan trọng gây thiệt hại rất nhiều cho tổ chức. Chính vì thế:
- Uỷ quyền giúp cho người chỉ huy cấp cao có thời gian tập trung sức lực và suy nghĩ cho những vấn đề quan trọng, chủ yếu trong quản lý, giải phóng họ khỏi những công việc ít quan trọng.
- Tạo niềm tin cho người được uỷ quyền. Trong quá trình uỷ quyền, cấp trên phải gần gũi, giúp đỡ, nâng cao trình độ cho họ, xây dựng và củng cố niềm tin đối với cấp trên và đối với chính họ. Uỷ quyền theo nghĩa này cũng có nghĩa là xây dựng, phát triển đội ngũ lãnh đạo chỉ huy các cấp.
Trong nhiều cuộc phỏng vấn, một số quản trị viên hàng đầu nói rằng họ gặp khó khăn trong việc đề cử người sẵn sàng nhận trách nhiệm. Trái lại, những người dưới quyền lại nói rằng thủ trưởng của họ dường như muốn tự giải quyết hết mọi việc hoặc là thủ trưởng không giao cho họ quyền hành tương xứng với trách nhiệm hoặc là thủ trưởng lúc nào cũng bận rộn không gặp được để hỏi về những việc quan trọng. Cả hai quan điểm đều đúng ở một mức độ nào đó.
Sự uỷ quyền có vẻ đơn giản nhưng thực tế lại rất khó khăn phức tạp đòi hỏi thời gian
và cố gắng để phân tích vấn đề uỷ quyền một cách cặn kẽ. Giao việc cho người dưới quyền
Chương 3 – Chỉ huy trong quản trị doanh nghiệp
63 sao cho công việc được giao được hoàn thành theo đúng ý muốn, phải dựa vào một số những kỹ thuật được xác định rõ mà nhiều khi bị bỏ qua hoặc được quan tâm không đúng mức.
Trong một doanh nghiệp, bầu không khí có ảnh hưởng rất lớn đến sự uỷ quyền. Nếu
bầu không khí đó thuận lợi, moi người làm việc ăn ý với nhau, tin tưởng lẫn nhau, chăm lo cho nhau, nhắc nhở nhau một cách thân tình thì sự uỷ quyền sẽ rất dễ dàng. Trái lại, sự uỷ quyền sẽ gặp khó khăn, trong trường hợp này, cấp chỉ huy và những người dưới quyền phải xem xét lại, chỉnh đốn lại các mối quan hệ nhân sự để làm cho sự uỷ quyền được dễ dàng.
Sự uỷ quyền không phải là một việc làm đơn giản, nó là một nghệ thuật của quản trị sao cho công việc giao được hoàn thành theo ý muốn và do đó phải dựa vào một kỹ thuật nhất định. Sự khó khăn của uỷ quyền còn xuất phát từ những yếu tố tâm lý của người uỷ quyền và người được uỷ quyền.
Uỷ quyền là một tất yếu, nhưng uỷ quyền đến đâu? Uỷ quyền những công việc gì? Và tại sao chỉ huy cấp cao không uỷ quyền nhiều hơn? Tất cả phải căn cứ vào:
- Khả năng của người uỷ quyền và người được uỷ quyền (cấp trên và dưới).
- Điều kiện, phương tiện cần thiết cho uỷ quyền.
- Nhiều điều bí mật mà cấp trên không muốn cho cấp dưới biết.
- Công việc uỷ quyền. không được thực hiện tốt, người chỉ huy cũng mất đi uy tín. - Muốn duy trì ảnh hưởng của chỉ huy cấp trên đối với cấp dưới và nói chung là duy trì ảnh hưởng trong tổ chức. Bởi vì một cộng sự nào đó làm công việc của người chỉ huy dễ làm cho người khác tin là cộng sự có khả năng thay thế người chỉ huy.
- Do thời gian hạn hẹp, tự cấp trên làm lấy sẽ nhanh chóng hơn là nghiên cứu tìm người uỷ quyền, hướng dẫn họ thực thị công việc.
- Cuối cùng phải kể đến một yếu tố tâm lý là cấp trên sợ bị thay thế dễ dàng.
Từ những lý do trên cho thấy uỷ quyền là cần, nhưng thực hiện uỷ quyền lại là vấn đề nan giải. Ủy quyền không phải là giao các mảng công việc một cách chung chung hoặc thoái thác trách nhiệm người chỉ huy (phải làm việc đó hoặc không muốn làm việc đó) mà là việc cân đối lượng công việc giữa các thành viên của tổ chức. Uỷ quyền cũng bao gồm cả yếu tố rủi ro. Một công việc không thể hoàn thành tốt nếu như người chỉ huy tự làm. Muốn cộng sự làm tốt, chỉ huy phải truyền đạt kinh nghiệm, như vậy là người được uỷ quyền đã nắm được ý đồ, bí quyết và chuyên môn của người chỉ huy. Nhưng điều đó không có mâu thuẫn gì với yêu cầu tăng uỷ quyền trong quản trị tổ chức. Uỷ quyền tạo được ý kiến mới, cách làm mới hay hơn. Người lãnh đạo, chỉ huy giỏi phải uỷ quyền nhiều để tạo ra một đội ngũ chuyên gia đối phó được với mọi thử thách để khi phải ngừng việc vì tai nạn, ốm đau bất thường, người lãnh đạo cũng không lo rối loạn trong tổ chức.
Đối với người được uỷ quyền, khi người chỉ huy cấp cao uỷ quyền làm việc gì đó, đừng nghĩ mình là người đúng và duy nhất để thực hiện. Phải kiềm chế ước mong gây ấn tượng được uỷ quyền trước nhu cầu chọn người thích hợp để uỷ quyền của cấp trên.
Chương 3 – Chỉ huy trong quản trị doanh nghiệp
64
3.2.3.3. Quy trình uỷ quyền
Để uỷ quyền có hiệu quả cần sử dụng kỹ thuật uỷ quyền nhất định thích hợp với đặc điểm của tổ chức. Sau đây sẽ giới thiệu khái quát quy trình của sự uỷ quyền theo các bước:
Bước1 : Xem xét các công việc cần uỷ quyền và không cần ủy quyền: Đó là những
phận sự và hoạt động mà một người cấp trên muốn người khác làm cho mình. Chẳng hạn, một người chỉ huy muốn có một bức thư đánh máy, ông ta giao nhiệm vụ đó cho thư ký. Trước khi uỷ quyền ông ta đã cân nhắc kỹ nội dung bức thư này cô thư ký có thể biết được.
Bước 2: Chọn người uỷ quyền và thực hiện sự uỷ quyền: Đó là sự chuyển giao quyền
hành chính thức để một người hành động thay một người khác. Trước khi chọn người để uỷ quyền, người uỷ quyền cần phải cân nhắc các vấn đề sau:
- Ai sẵn sàng nhận thử thách? Nên giao cho ai? Ai không nên giao? Ai hội đủ kỹ năng cần thiết?
- Công việc uỷ quyền có cần kinh nghiệm trước đó không? Có cần người giàu kinh nghiệm mang lại cho nhóm sức mạnh chiều sâu lớn hơn không?
- Nếu thời gian cho phép, công việc uỷ quyền có thể là bài tập huấn luyện cho một nhóm hoặc một cộng sự không?
- Cần các phẩm chất cá nhân đặc biệt nào, ai có những phẩm chất này? - Có cần nhiều người không, nếu có, họ sẽ cùng nhau làm việc như thế nào? - Có phải công việc được uỷ quyền ngược lên không?
- Sẽ phải theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả như thế nào?
Bước 3 : Thực hiện sự uỷ quyền. Uỷ quyền mới là bước đầu, thực hiện uỷ quyền mới
là cơ bản. Thực hiện sự uỷ quyền chia làm 3 giai đoạn lớn trong tiến trình uỷ quyền đó là: (1) Diễn giải cho người được uỷ quyền
Giai đoạn diễn giải cho người được uỷ quyền gồm:
- Xác định các thông số cơ bản, chi tiết công việc, thời hạn hoàn tất, tài liệu, điều kiện khác.
- Giải thích các kết quả mong đợi.
- Cho họ tự do quyết định phương pháp thực hiện nhiệm vụ, nhưng yêu cầu họ giải thích kế hoạch thực hiện .
- Kiểm tra xem họ có hiểu các yêu cầu không, khuyến khích thảo luận, gợi ý cách tiếp cận có thể có.
- Đề xướng nhưng đừng đề cao phương pháp tiếp cận của chỉ huy. Hãy tỏ ra nhiệt tình nhận được sự cam kết hoặc đồng ý.
Chương 3 – Chỉ huy trong quản trị doanh nghiệp
65 - Phải tỏ ra thực tế về các ước vọng của người uỷ quyền. Đừng đánh giá thấp các khó khăn, tuy nhiên phải đặt ra những mục tiêu thử thách.
- Vạch rõ nhu cầu mọi người sẽ được đáp ứng. . (2) Theo dõi tiến độ
Trong quá trình thực hiện uỷ quyền, người uỷ quyền nên để cho người được uỷ quyền tiến hành công việc, không nên can thiệp. Cần khích lệ người được uỷ quyền làm theo cách riêng của mình một cách sáng tạo, độc lập. Nhưng đồng thời phải theo dõi và cảnh giác với những dấu hiệu cho thấy có trục trặc nhưng sẵn sàng cho phép có thể có sai phạm nhỏ. Người uỷ quyền chỉ can thiệp, nếu người được uỷ quyền không thấy các sai lầm hay khả năng mắc phải sai lầm có thể xảy ra. Người uỷ quyền không đứng ngoài cuộc mà sẵn sàng giúp đỡ, khuyến cáo hay khích lệ, nhưng tránh tự mình làm công việc. Chỉ thay đổi người được uỷ quyền trong các trường hợp cực đoan. Thường xuyên khuyến khích các cuộc thảo luận thân mật không nghi thức, hơn là sử dụng các cuộc họp chính thức về người được uỷ quyền và việc uỷ quyền.
( 3) Đánh giá kết quả
Công việc có tạo ra được kết quả mong đợi không? Nếu nó thành công hãy khen ngợi, biểu dương và ghi nhận những người có liên quan. Nếu kết quả không như mong đợi, hãy đặt câu hỏi:
- Có phải do hiểu lầm với những người được uỷ quyền không?
- Cách thức thực hiện của người được uỷ quyền không đạt tiêu chuẩn? - Chọn sai người được uỷ quyền?
- Sai phạm có thể ngăn ngừa được không?
- Phải để mọi người liên hệ học hỏi kinh nghiệm này. Sau cùng, không nên trách cứ người được uỷ quyền nơi công cộng, với thượng cấp hay đồng nghiệp, phải tự mình nhận trách nhiệm.
3.2.3.4. Điều kiện để uỷ quyền có hiệu quả
Để đảm bảo uỷ quyền có hiệu quả phải chú ý 6 điểm sau:
a) Biện pháp
Có những biện pháp kiểm soát rõ ràng không? Cho toàn bộ tổ chức hay từng bộ phận?
b) Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức có được phác hoạ cẩn thận và rõ ràng không? Có được giải thích đồng nhất không?
Mọi người có hiểu rõ các tuyến chỉ huy trực tiếp không?
Chương 3 – Chỉ huy trong quản trị doanh nghiệp
66 Mối quan hệ giữa ban điều hành trực tiếp và ban tham mưu có được mọi người hiểu rõ không?
c) Bản mô tả chức năng - nhiệm vụ
- Các chức năng - nhiệm vụ của tổ chức có được mô tả rõ ràng và chi tiết không? - Người nắm giữ các chức vụ có hiểu những nhiệm vụ của mình hay không? Bản mô tả chức năng - nhiệm vụ có được cập nhật không?
d) Những tiêu chuẩn đánh giá việc hoàn thành công việc
Những tiêu chuẩn đánh giá công việc của các vị trí chức vụ có được triển khai hay không?
Những tiêu chuẩn đó có giúp cho người phụ trách tự đánh giá được không?
e) Đánh giá định kỳ mức độ hoàn thành công việc
Kế hoạch đánh giá có hệ thống không? Có sự xét duyệt lại thường xuyên cách đánh giá toàn bộ tổ chức và từng bộ phận không?
f) Uỷ quyền
Sự uỷ quyền có thực sự giải phóng cấp chỉ huy để tập trung lo các việc quan trọng hơn không?
Sự uỷ quyền có tác dụng nâng cao trình độ và năng lực của người dưới quyền không? Những kỹ thuật uỷ quyền có hiệu quả được vận dụng đạt mức độ nào?
5. Những điều cần chú ý về uỷ quyền
Chúng ta đã nghiên cứu phân cấp, phân quyền và uỷ quyền trong doanh nghiệp, đây là ba phạm trù khác nhau, nhưng chúng có quan hệ mật thiết với nhau. Phân quyền là giao quyền cho người chỉ huy cấp dưới. Uỷ quyền là giao một phần việc của người chỉ huy cấp trên cho người chỉ huy cấp dưới làm. Như vậy phân cấp, phân quyền mang tính chất tập thể còn uỷ
quyền mang tính chất cá nhân.
Chỉ uỷ quyền khi có thực quyền đó. Có thể thu hồi sự uỷ quyền. Sự uỷ quyền không bao gồm thoái thác trách nhiệm, uỷ quyền xong không có nghĩa là hết trách nhiệm.