Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm là một trong những phần hành kế toán mang tính đa dạng và phức tạp. Vì vậy việc lựa chọn hình thức sổ kế toán sao cho phù hợp với đặc điểm và trình độ quản lý của mỗi doanh nghiệp là một vấn đề quan trọng trong công tác kế toán của doanh nghiệp
Theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, các doanh nghiệp được áp dụng một trong bốn hình thức sổ sau đây:
Hình thức kế toán Nhật ký chung;
Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái;
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ;
Hình thức kế toán trên máy vi tính 1.5.1. Hệ thống số chi tiết
Sổ kế toán là biểu hiện vật chất cụ thể của phương pháp đối ứng tài khoản và ghi chép trên sổ kế toán là sự thể hiện nguyên lý của phương pháp ghi sổ kép
Sổ chi tiết là sổ phản ánh thông tin chi tiết về một đối tượng. Với hình thức Nhật ký chung, sổ chi tiết gồm các sổ như sổ chi phí SXKD (phản ánh chi tiết các TK 154, 632,642, 631, 142, 242), sổ chi tiết hàng tồn kho (phản ánh chi tiết TK 152, 153), sổ chi tiết doanh thu (phản ánh chi tiết TK 511), sổ công nợ khách hàng (phản ánh chi tiếtTK 131), công nợ người bán (phản ánh chi tiết TK 331)…
Với mỗi hình thức sổ kế toán, kế toán sẽ sử dụng sổ, thẻ kế toán chi tiết để dễ dàng phục vụ quá trình ghi chép, lên sổ tổng hợp. Trong hình thức nhật ký chung các loại sổ kế toán chi tiết, tuỳ theo yêu cầu quản lý đối với từng loại tài sản hoặc từng loại nghiệp vụ như: tài sản cố định, vật liệu, hàng hoá, thành phẩm, chi phí sản xuất...
người ta phải mở các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. Đây là loại sổ kế toán dùng để ghi chi tiết các sự việc đã ghi trên sổ kế toán tổng hợp nhằm phục vụ yêu cầu của công tác quản lý, kiểm tra và phân tích.
Khi mở các sổ kế toán chi tiết thì chứng từ gốc được ghi vào sổ kế toán chi tiết, cuối tháng căn cứ vào các sổ chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết để đối chiếu với số liệu của tài khoản đó trong sổ cái hay trong bảng cân đối số phát sinh.
1.5.2. Hệ thống sổ kế toán tổng hợp
Số lượng và loại sổ kế toán dùng để tính toán chi phí và tiêu thụ sản phẩm tùy thuộc vào hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng. Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các hình thức kế toán trên. Các sổ kế toán áp dụng trong mỗi hình thức có sự khác nhau, dưới đây là chi tiết về hình thức sổ Nhật ký chung.
27
Điều kiện áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung Đối với lao động thủ công:
Loại hình doanh nghiệp đơn giản
Quy mô kinh doanh vừa và nhỏ
Trình độ quản lý thấp và trình độ kế toán thấp
Số lượng lao động kế toán ít Đặc điểm tổ chức sổ:
Loại sổ sử dụng
Sổ nhật ký chung (còn gọi là nhật ký tổng quát) là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản của nghiệp vụ đó, làm căn cứ để ghi vào sổ cái.
Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp, tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ phát sinh theo từng TK. Số liệu của sổ cái cuối tháng, sau khi đã cộng số phát sinh và rút số dư của từng TK được dùng để lập bảng cân đối số phát sinh, bảng cân đối kế toán…
Sổ nhật ký đặc biệt được dùng ghi chép riêng cho một số loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và lặp đi lặp lại. Khi dùng sổ nhật ký đặc biệt thì những chứng từ gốc trước hết được ghi vào sổ nhật ký đặc biệt (sổ nhật ký đặc biệt thường là loại sổ nhiều cột), sau đó định kỳ hoặc cuối tháng tổng hợp số liệu của sổ nhật ký đặc biệt ghi vào sổ cái.
Các sổ thẻ kế toán chi tiết: Trong hình thức nhật ký chung có các loại sổ kế toán chi tiết tuỳ theo yêu cầu quản lý đối với từng loại tài sản hoặc từng loại nghiệp vụ như: tài sản cố định, vật liệu, hàng hoá, thành phẩm, CPSX kinh doanh...
Kết cấu
Ghi sau sổ Nhật ký, ghi theo từng đối tượng với mỗi tài khoản cần mở
Thực hiện theo từng nghiệp vụ đã ghi trên sổ Nhật ký
Nhặt số liệu theo đối tượng trên sổ Nhật ký để ghi vào sổ cái
Ưu điểm: Dễ ghi, dễ đối chiếu, có thể phân công lao động kế toán
Nhược điểm: Ghi trùng lặp
28
Bảng cân đối TK
Sổ Cái TK 154 Bảng tổng hợp
chi tiết
Báo cáo kế toán Sổ thẻ Kế Toán chi tiết (TK 152,
154, 631, 632) Sổ Nhật ký chung
Sơ đồ 1.11. Trình tự kế toán tập hợp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm theo hình thức sổ Nhật ký chung
Chú thích:
Ghi hàng ngày hoặc ghi định kỳ Ghi cuối tháng
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
29
Chứng từ kế toán (Hóa đơn, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…) Sổ Nhật ký đặc biệt
(Nhật ký mua hàng…)