1.6. Hệ thống sản xuất ủỳng thời hạn
1.6.2. Các thành tố trong quá trình sản xuất theo hệ thống JIT
• Bố trí mặt bằng
Việc bố trí trong nhà máy cũng làm giảm các lãng phí trong sản xuất, giảm các dịch chuyển trong nhà máy. Việc vận chuyển nguyên vật liệu trong xưởng hay
17
giấy tờ tài liệu trong văn phòng không mang lại giá trị gia tăng cho doanh nghiệp.
Do ủú, cỏc nhà quản trị thường mong muốn bố trớ mặt bằng trong nhà mỏy sao cho linh hoạt và giảm thiểu các dịch chuyển của nguyên vật liệu và công nhân.
Nguyờn tắc của bố trớ nhà mỏy trong hệ thống ủỳng thời hạn JIT là chuyển nguyờn vật liệu trực tiếp tới nơi nú cần ủược sử dụng. Việc này cũng ủồng thời loại bỏ diện tích dùng làm kho.
Cỏc lợi ớch của bố trớ theo nguyờn tắc ủỳng thời hạn JIT
- Giảm khoảng cỏch: ðõy là ủúng gúp chớnh của việc bố trớ dõy truyền, nhà xưởng theo nguyờn tắc ủỳng thời hạn. Trước kia chỳng ta thường sản xuất theo một dõy truyền dài, với kớch thước lụ sản xuất lớn, cỏc mỏy ủơn chức năng. Tuy nhiờn thời kỳ ủú ủó qua. Ngày nay, chỳng ta thường bố trớ cỏc xưởng theo hỡnh chữ U với rất nhiều máy làm có các chức năng khác nhau. Chúng ta nhóm các mỏy theo cỏc mó cụng nghệ lại với nhau, thụng qua ủú ta xỏc ủịnh cỏc bộ phận cú chung ủặc ủiểm, thuộc tớnh. Khi ủú ta mới tỡm cỏch bố trớ cỏc xưởng. Như vậy là một xưởng sản xuất một ủơn vị sản phẩm tại một thời ủiểm và một cỏch lý tưởng, chỳng sẽ chỉ sản xuất một sản phẩm sau khi khỏch hàng ủặt hàng sản phẩm ủú.
- Tăng tớnh linh hoạt: Cỏc xưởng hiện ủại ngày nay ủược thiết kế theo hướng dễ dàng sắp xếp thay ủổi ủể ủỏp ứng sản lượng hay cải tiến sản phẩm thậm trớ là cả cỏc thiết kế mới. Triết lý này cũng ủược ỏp dụng vào việc bố trớ văn phũng từ cỏch bài trớ bàn ghế, ủiện thoại, mỏy tớnh, vỏch ngăn,…Tớnh linh hoạt trong bài trớ nhà xưởng hỗ trợ cho sự thay ủổi và nú như là kết quả của quỏ trỡnh cải tiến quỏ trỡnh, cải tiến sản phẩm - dựa theo triết lý về sự không ngừng cải tiến.
- Gia tăng áp lực với công nhân: Các công nhân cùng làm việc với nhau trong một dây truyền vì thế mà có ảnh hưởng lẫn nhau. Việc bố trí máy móc nhà xưởng theo nguyờn tắc ủỳng thời hạn tạo ủiều kiện ủể họ trao ủổi thụng tin với nhau về cỏc lỗi họ gặp phải cũng như cỏc cơ hội cải tiến mỏy múc, cải tiến cụng ủoạn.
Việc bố trớ theo cụng ủoạn khiến cho cỏc thụng tin phản hồi ủược truyền ủi tức khắc.
18
Các khiếm khuyết cũng là lãng phí. Khi một công nhân sản xuất sản phẩm tại một cụng ủoạn thỡ ủồng thời họ cũng kiểm tra tỡnh trạng của cỏc cụng ủoạn trước ủú. Cỏc mỏy múc cũng tương tự, khi tự kiểm tra tỡnh trạng hoạt ủộng mà phỏt hiện ra khiếm khuyết thỡ sẽ tự ủộng dừng. Trước kia, cỏc sản phẩm lỗi ủược ủưa vào kho ủể quản lý thỡ nay, khi ỏp dụng JIT, chỳng ta khụng cần diện tớch chứa tạm thời và cỏc sản phẩm lỗi ủú khụng cũn ủược giữ trong nhà mỏy nữa.
- Giảm khụng gian dựng cho việc chứa hàng: Khi bố trớ theo nguyờn tắc ủỳng thời hạn, chỳng ta ủó giảm khoảng cỏch ủi lại trong xưởng thỡ ủồng thời nú cũng làm giảm các không gian, diện tích dùng vào việc chứa hàng cũng như nguyên vật liệu. Vỡ cỏc bỏn thành phẩm, nguyờn vật liệu ủược vận chuyển theo cỏc lụ rất nhỏ thậm trớ là ủơn chiếc. Cỏc bỏn thành phẩm ủược luõn chuyển liờn tục vỡ sẽ khụng cú kho ủể chứa nú.
• Quản lý tồn kho
Tồn kho trong sản xuất và hệ thống phân phối thường tồn tại ở dạng cụ thể. Có thể là do sự thay ủổi của kế hoạch sản xuất. Mở rộng tồn kho thường dựng ủể ủỏp ứng sự thay ủổi hay cỏc vấn ủề phỏt sinh. Chiến thuật tồn kho hiệu quả là ủỳng thời hạn JIT chứ không phải chiến thuật tồn kho theo từng trường hợp cụ thể. Hệ thống tồn kho JIT ủảm bảo lượng hàng tối thiểu cần thiết ủể giữ cho hệ thống cú thể hoạt ủộng hoàn hảo. Với hệ thống tồn kho JIT, lượng sản phẩm chớnh xỏc sẽ ủược ủưa ủến tại một thời ủiểm khi cần, khụng sớm hơn 1 phỳt cũng như khụng muộn hơn 1 phút.
í tưởng ẩn ủằng sau tồn kho JIT: là nhằm loại bỏ tồn kho trong hệ thống sản xuất. Hỡnh dưới ủõy minh hoạ chi tiết cho vấn ủề này. Nú ủược mụ tả như một hồ nước với nhiều trụ ủỏ bờn trong. Lượng nước trong hồ thể hiện mức tồn kho. Cỏc mỏm ủỏ thể hiện cỏc vấn ủề thường gặp phải như là chậm giao hàng, mỏy múc bị hỏng hay nhõn viờn làm việc khụng tốt. Nước ở trong hồ sẽ giấu ủi cỏc vấn ủề và cỏc thay ủổi mà chỳng ta rất khú phỏt hiện. ðể hiểu trực quan hơn, xin xem hỡnh vẽ số 1.4 và hỡnh 1.5 dưới ủõy.
19
Hình 1.4 – Khi tồn kho số lượng lớn
lớn Hình 1.5 – Khi giảm lượng tồn kho
Lỗi chất lượng
Thiết lập Giao hàng trễ Dừng máy
Phế phẩm
Mức tồn kho
Phế phẩm Thiết lập Giao hàng trễ Lỗi chất lượng Dừng máy
Mức tồn kho
`
Như vậy, việc giảm mức tồn kho sẽ bộc lộ ra một số cỏc vấn ủề cũn tồn tại trong sản xuất. Nờn trước tiờn ta phải giải quyết cỏc vấn ủề này sau ủú mới ủược phép giảm mức tồn kho.
Giảm tồn kho: Hoạt ủộng quản lý theo hướng ủỳng thời hạn ( JIT ) trước tiờn thể hiện ở việc dịch chuyển quản lý tồn kho theo hướng JIT. Việc giảm tồn kho có thể làm lộ ra cỏc mỏm ủỏ. Với việc giảm lượng tồn kho, hoạt ủộng quản lý phải bào cỏc mỏm ủỏ trồi trờn mặt nước ( ngụ ý cỏc vấn ủề phỏt sinh tăng tồn kho ) cho ủến khi chiếc thuyền cú thể bơi trờn mặt hồ mà khụng gặp bất cứ trở ngại nào. Khi mà mặt hồ ủó trở nờn phẳng lặng lỳc ủú cỏc nhà quản lý cú thể cắt giảm lượng tồn kho xuống tiếp tục hoạt ủộng giải quyết cỏc vấn ủề mới tại mức tồn kho mới này.
Cuối cùng lý tưởng là sẽ không có tồn kho trong hệ thống sản xuất.
Nhõn tố cần thiết của sản xuất theo lụ nhỏ: Sản xuất ủỳng thời hạn cũng bao gồm nghĩa cắt giảm cỏc chi phớ lóng phớ cho hoạt ủộng ủầu tư vào tồn kho. Nhõn tố quan trọng trong sản xuất JIT là sản xuất ra sản phẩm tốt với kích thước lô nhỏ.Việc giảm kích thước các lô là nhân tố chính trong việc giảm tồn kho và chi phớ lưu kho. Như chỳng ta ủó biết mức dự trữ an toàn (LTK) thường tớnh toỏn bằng trung bình cộng của mức sử dụng lớn nhất ( Max ) và mức sử dụng nhỏ nhất ( Min ) một sản phẩm hay cụng cụ nào ủú.
2 Min LTK Max+
=
20
Nhỡn vào hỡnh vẽ dưới ủõy ta cú thể thấy ngay tỏc ủộng của việc giảm kớch thước lụ ủặt hàng ủối với mức dự trữ kho.
• Lập lịch Kanban
Lịch Kanban hiệu quả là lịch liên kết với tổ chức và với các nhà cung cấp hỗ trợ JIT. Lịch Kanban cũng hiệu quả trong việc cải thiện khả năng ủỏp ứng yờu cầu của khách hàng, giảm chi phí tồn kho thông qua các lô sản xuất nhỏ và cũng giảm ủi cỏc tồn kho trong cụng ủoạn. Trờn thực tế cụng ty FORD ủó buộc cỏc nhà cung cấp của mình vào lịch trình lắp ráp của mình. Nó thông tin cho hãng Polycon về lịch sản xuất của mỡnh thụng qua hệ thống ủiều ủộ sản xuất. Lịch sản xuất sẽ mụ tả kiểu xe, màu sắc bộ khung xe cần thiết cho mỗi xe theo hướng dọc theo dây truyền lắp ráp. Hệ thống lập lịch sản xuất sẽ chuyền các thông tin tới các bộ phận sắp hàng ủể chuyển cỏc khung này lờn cỏc băng truyền tới bộ phận ủúng gúi. Sau ủú cỏc khung này sẽ ủược vận chuyển tới nhà mỏy của Ford cỏch ủú khoảng 50 dặm. Tổng thời gian là 4 giờ. ðể hiểu một cách trực quan hơn, xin xem hình minh họa 1.7 dưới ủõy.
Theo bảng dưới ta thấy một số hạng mục có ảnh hưởng tới những mục tiêu này nhưng hai kỹ thuật tối cao là: Lập mức dữ liệu nguyên liệu sử dụng và lập lịch KanBan.
200
100
Mức tồn kho
Thời gian Q1 Khi mức ủặt hàng trung bỡnh = 200 Thì mức tồn kho trung bình = 100
Q2 Khi mức ủặt hàng trung bỡnh = 100 Thì mức tồn kho trung bình = 50
Hỡnh 1.6 - Mụ hỡnh ủặt hàng theo thời gian [ 4, Tr 385]
21
Lập lịch mức nguyên liệu sử dụng: Lịch này xử lý các lô nhỏ thường xuyên hơn là một số nhỏ cỏc lụ cỡ lớn. Sơ ủồ dưới ủõy minh hoạ cỏch tiếp cận trong việc xử lý cỏc lụ sản xuất cỡ lớn và xử lý cỏc lụ sản xuất cỡ nhỏ theo mức ủặt hàng ủỳng thời hạn (JIT). Mục ủớch của nhà quản trị sản xuất là nhằm tạo ra và dịch chuyển theo các lô sản xuất nhỏ vì thế mà mức nguyên liệu sử dụng sẽ tiết kiệm hơn. Các nhà kế hoạch sẽ phải tỡm ra ủược cỏch thức phõn chia sao cho ủỏp ứng ủược khả năng sản xuất cũng như sẽ khụng cú bất cứ sự thay ủổi nào của kế hoạch sản xuất ủó ủề ra.
Tiếp cận theo phương phỏp ủỳng thời hạn
AA BBB C AA BBB C AA BBB C AA BBB C AA BBB C AA BBB C AA BBB C AA BBB C
Tiếp cận theo lô sản xuất lớn:
AAAAAA BBBBBBBBB CCC AAAAAA BBBBBBBBB CCC AAAAAA BBBBBBBBB CCC Thời gian
Hình vẽ 1.8. Phương án chia nhỏ lô sản xuất theo thời gian
Tiếp cận theo phương phỏp ủỳng thời hạn với lụ sản xuất nhỏ sẽ làm tăng tớnh linh hoạt của hệ thống sản xuất, ủỏp ứng ủược nhu cầu của khỏch hàng và ủồng thời giảm ủỏng kể lượng tồn kho.
Thời gian thiết lập ban ủầu
Chia nhỏ thời gian này thành: Thời gian chuẩn bị, thiết lập thực tế, làm việc của máy
(tiết kiệm ủược 30 phỳt) Chuyển nguyên liệu lại gần hơn và cải
tiến việc quản lý nguyên liệu (tiết kiệm ủược 20 phỳt) Tiêu chuẩn hoá và cải tiến
công cụ (tiết kiệm ủược 15 phỳt)
90 min
60 min
40 min
25 min
15 min
13 min Dựng hệ thống One-Touch ủể loại bỏ
cỏc thay ủổi ( tiết kiệm 10 phỳt ) đào tạo công nhân và tiêu chuẩn hoá cỏc thao tỏc ( tiết kiệm ủược 2 phỳt ) Lặp lại cho ủến khi ủạt mục tiờu ủề ra
Hình 1.7 - Hiệu quả của việc cải tiến [ 4, Tr386 ]
22
Lập lịch theo Kanban: Kanban là một phương phỏp ủể ủạt ủược quy mụ sản xuất với lụ nhỏ. Nú thực hiện chuyển chi tiết hay nguyờn vật liệu thụ từ kho ủến cụng ủoạn sản xuất chỉ khi cần thiết chứ khụng phải là cứ ủẩy chỳng từ kho ra cụng ủoạn sản xuất tiếp theo mà khụng cần quan tõm cụng ủoạn ủú cú cần chi tiết ủú tại thời ủiểm ủú khụng. Như ủó ủề cập trước ủú, hệ thống mụ tả như trờn thực chất là hệ thống kộo và trạng thỏi tồn kho lý tưởng ủạt ủược khi tồn kho bằng 1.
Người Nhật ủó triển khai và ỏp dụng hệ thống này và gọi nú là hệ thống Kanban.
Kanban là từ xuất phát từ Nhật Bản với nghĩa là các “Thẻ ghi”. Hiệu ứng kéo theo khi áp dụng hệ thống thẻ ghi này trong sản xuất kéo khiến cho giảm lượng tồn kho xuống. Hệ thống này dựng thẻ ghi ủể chỉ thị cần thờm cỏc nguyờn vật liệu hay chi tiết.
• ðảm bảo chất lượng:
Theo ISO 9000 thỡ “ ðảm bảo chất lượng là toàn bộ hoạt ủộng cú kế hoạch và hệ thống ủược tiến hành trong hệ thống chất lượng và ủược chứng minh là ủủ mức cần thiết ủể tạo sự tin tưởng thỏa ủỏng rằng thực thể sẽ ủỏp ứng cỏc yờu cầu về chất lượng”
ðảm bảo chất lượng nhằm cả hai mục ủớch : trong nội bộ tổ chức nhằm tạo lũng tin cho lónh ủạo và ủối với bờn ngoài nhằm tạo lũng tin cho khỏch hàng và những người khỏc cú liờn quan. Nếu những yờu cầu về chất lượng khụng phản ỏnh ủầy ủủ những nhu cầu của người tiờu dựng thỡ sản phẩm sẽ khụng tạo dựng ủược lũng tin thỏa ủỏng nơi người tiờu dựng. ðể thực hiện ủược tốt việc ủảm bảo chất lượng, cần thiết phải tuõn thủ một số nguyờn tắc dưới ủõy.:
Chấp nhận việc tiếp cận từ ủầu với khỏch hàng và nắm chắc yờu cầu của họ:
Phải nhận dạng một cỏch rừ ràng ủiều gỡ khỏch hàng yờu cầu và loại ủảm bảo mà họ ủũi hỏi. Khỏch hàng nhiều khi chỉ nờu yờu cầu một cỏch mơ hồ, hoặc chỉ thể hiện một ước muốn ủược thỏa món nhu cầu từ sản phẩm hoặc dịch vụ nào ủú.
Cỏc nhà sản xuất cựng với bộ phận Marketing của họ phải làm sao nắm bắt ủược một cỏch rừ ràng, cụ thể những ủũi hỏi của khỏch hàng và từ ủú cụ thể húa chỳng thành những ủặc trưng của sản phẩm hay dịch vụ mà doanh nghiệp dự ủịnh cung
23
cấp cho khách hàng. Ngày nay, người ta không thể nào làm theo kiểu cũ là cứ sản xuất rồi sau ủú sẽ tỡm cỏch làm cho khỏch hàng vừa lũng với sản phẩm hoặc dịch vụ của mình sau.
- Khách hàng là trên hết.
Triết lý nầy phải ủược mọi người trong doanh nghiệp chấp nhận và cựng nhau nỗ lực hết sức mỡnh ủể thực hiện nú. ðiều này cú nghĩa là mọi nhõn viờn, bao gồm cả bộ phận bán hàng và hậu mãi, cũng như các nhà cung cấp của doanh nghiệp và cỏc hệ thống phõn phối ủều cú trỏch nhiệm ủối với chất lượng. Việc ủảm bảo chất lượng chỉ có thể thành công nếu mọi người cùng nhau tích cực thực hiện nó. Toàn bộ công ty, thông qua các tổ nhóm chất lượng, phải cùng nhau phối hợp công tác thật ăn ý tất cả vỡ mục tiờu ủảm bảo chất lượng của doanh nghiệp.
- Cải tiến liên tục chất lượng bằng cách thực hiện vòng tròn Deming (PDCA) Yờu cầu và mong ủợi của khỏch hàng thay ủổi khụng ngừng và cú xu thế tăng lờn dần, do ủú, cho dự doanh nghiệp thực hành triết lý khỏch hàng trờn hết, cú cỏc biện pháp nghiên cứu thị trường phù hợp, tổ chức thiết kế sản phẩm có chất lượng và thực hiện ủảm bảo chất lượng cũng khụng hoàn thiện một cỏch hoàn toàn.
Chớnh vỡ thế, doanh nghiệp phải cải tiến chất lượng liờn tục ủể cú thể lỳc nào cũng thỏa món nhu cầu khỏch hàng một cỏch ủầy ủủ nhất. Việc ỏp dụng liờn tục, khụng ngừng vòng tròn Deming sẽ giúp doanh nghiệp cải tiến chất lượng sản phẩm liên tục theo hướng ngày càng hoàn thiện hơn chất lượng sản phẩm.
- Nhà sản xuất và nhà phõn phối cú trỏch nhiệm ủảm bảo chất lượng.
Khi một doanh nghiệp ủưa sản phẩm hoặc dịch vụ vào tiờu thụ trong thị trường, họ phải chịu trỏch nhiệm ủảm bảo chất lượng của cỏc sản phẩm của họ làm ra.
Quá trình kế tiếp chính là khách hàng của quá trình trước.
Trong phạm vi nhà mỏy, doanh nghiệp, chỳng ta phải triệt ủể thực hiện triết lý trờn, vỡ khi ta quan niệm và chấp nhận cụng ủoạn kế tiếp chớnh là khỏch hàng của mỡnh thỡ trỏch nhiệm ủảm bảo chất lượng phải ủược thực thi một cỏch nghiờm tỳc.
ðến lượt cụng ủoạn sau từ ủịa vị khỏch hàng trở thành nhà cung ứng cho cụng ủoạn kế tiếp họ cũng sẽ thực hiện nguyờn lý giao cho khỏch hàng sản phẩm cú
24
chất lượng tốt nhất và cứ thế, mọi chi tiết, mọi bộ phận của sản phẩm hoàn chỉnh sẽ không có khuyết tật và sản phẩm cuối cùng cũng sẽ là sản phẩm không có khuyết tật.
Mối quan hệ giữa JIT và chất lượng rất khăng khít. JIT cắt giảm chi phí của hoạt ủộng ủảm bảo chất lượng cao. Nú thể hiện ở ba khớa cạnh sau:
Thứ nhất: Nú thể hiện ở chỗ cỏc phế liệu, sản phẩm phải làm lại , ủầu tư cho tồn kho và cỏc hư hỏng do tồn kho. Trong khi ủú JIT làm giảm lượng tồn kho. Vỡ thế mà số lượng cỏc chi tiết lỗi và chi tiết cần làm lại sẽ nhỏ hơn. Tồn kho ẩn ủi chất lượng tồi trong khi ủú JIT lại làm những vấn ủề về chất lượng kộm phải hiện ra.
Thứ 2: JIT cải tiến chất lượng. Nú rỳt ngắn thời gian dẫn và chờ ủợi lại, ủồng thời lưu lại các thông tin làm bằng chứng của từng lỗi với số lượng hạn chế các nguyên nhân tiềm tàng gây ra lỗi. Hệ quả là nó tạo ra một loạt các cảnh báo về chất lượng và tạo nên hệ thống quản lý chất lượng với ít sản phẩm lỗi hơn và các thông tin phản hồi về chất lượng là tức thời.
Thứ 3: Chất lượng cao hơn cũng ủồng nghĩa với ớt dự trữ hơn vỡ thế mà hệ thống JIT dễ dàng tồn tại. Thường thường mục ủớch của tồn kho là dự trữ cho trường hợp sản xuất khụng ủảm bảo tiến ủộ và chất lượng mà nguồn gốc chớnh lại là do chất lượng khụng ủảm bảo. Nếu chất lượng ủồng ủều, JIT cho phộp chỳng ta giảm thiểu tất cả các chi phí liên quan tới tồn kho.
• Hiệu quả nâng cao tinh thần trách nhiệm:
Cỏch sản xuất hàng loạt lớn cũn cú một nhược ủiểm nữa, ủú là sẽ tạo cớ ủể dễ dàng biện bạch cho thói tác trách từ phía những người công nhân, tổ sản xuất thậm chớ cả ban lónh ủạo xớ nghiệp. Họ cú thể cho rằng và khụng phải là vụ căn cứ, một tỷ lệ nhỏ các phế phẩm trong một lô lớn chẳng phải là tổn thất ghê gớm, bởi lẽ trong một lô lớn cứ mỗi chi tiết hỏng lại kèm theo rất nhiều cái tốt. Hãy vứt quỏch cỏi hỏng ủi và làm cỏi mới tiếp ủi. Ngược lại, khi sản xuất theo lụ nhỏ
“ phương phỏp ủỳng thời hạn ” thỡ một số chi tiết khuyết tật sẽ cú ảnh hưởng ngay