Trong một số trường hợp, các nhà máy có sức mạnh thương thuyết sẽ yêu cầu các nhà cung cấp phụ của mình giao hàng theo cách JIT ( đúng thời hạn ), khi ựó nhà máy này sẽ áp dụng hệ thống quản lý sản xuất sử dụng thẻ Kanban cho các
79
nhà cung cấp phụ này mà khụng cần thiết phải thay ủổi hệ thống sản xuất sẵn cú của nhà mỏy. Tuy rằng hệ thống thẻ Kanban là một cụng cụ rất tốt ủể thực hiện sản xuất ủỳng thời hạn nhưng khụng nờn ỏp dụng nú cho cỏc nhà cung cấp mà khụng cú sự thay ủổi cụng suất tương ứng với sự thay ủổi của nhà mỏy ( ủảm bảo cụng ty cung ứng phải ủỏp ứng ủược yờu cầu cụng suất tối ủa khi cú yờu cầu ).
Nếu một cụng ủoạn phớa sau lấy hàng ở cụng ủoạn trước với sự thay ủổi lớn về số lượng cũng như tần suất lấy hàng thỡ như vậy cụng ủoạn phớa trước phải chuẩn bị trước nhõn lực, trang thiết bị cũng như kho chứa. Theo cỏch ủú thỡ cụng ty mẹ cũng sẽ kết nối với các nhà cung cấp thông qua hệ thống thẻ Kanban. Công ty cung ứng này sẽ phải ủỏp ứng nếu như cụng ty mẹ ủặt hàng với dung lượng thăng giáng như nói ở trên.
Làm việc với cỏc nhà cung ứng Kanban, chỳng ta quan tõm ủến cỏc yếu tố sau:
• Cung cấp các thông tin theo ngày và theo tháng cho nhà cung ứng.
• Thực hiện hệ thống giao hàng bổ xung theo Kanban
• Hệ thống lấy hàng theo lịch thông qua lịch lấy hàng
• Cỏc vấn ủề xảy ra và cỏch giải quyết khi ỏp dụng hệ thống Kanban cho các nhà cung cấp phụ
Thông tin theo ngày và theo tháng cung cấp cho các nhà cung ứng.
YAMAHA cung cấp 2 loại thụng tin cho nhà mỏy TS Việt Nam. Thụng tin ủầu tiờn dự bỏo trước kế hoạch sản xuất hàng thỏng, sản lượng này sẽ ủược ủưa ra từ giữa thỏng trước ủú. Khi ủú nhà mỏy TS Việt Nam cú thể xỏc ủịnh rừ kế hoạch sản xuất theo các tham số sau:
Chu kỳ của từng cụng ủoạn
Chu trỡnh sản xuất chuẩn mà ở ủú xỏc ủịnh rừ vị trớ cũng như mối quan hệ của từng vị trớ trong cỏc cụng ủoạn.
Số lượng chi tiết cũng như nguyờn vật liệu ủược ủặt hàng cho cỏc nhà cung cấp phụ của nhà máy.
Số lượng mỗi Kanban cho các nhà cung cấp phụ của nhà máy.
80
Thông tin tiếp theo là thông tin theo ngày, thông tin này cho biết số lượng thực tế cỏc chi tiết ủược cung cấp từ nhà mỏy TS Việt Nam. Cú hai cỏch ủể thể hiện thông tin này, cách thứ nhất là sử dụng thẻ Kanban, cách thứ hai là sử dụng bảng lịch ủặt hàng. Hai phương thức trờn ủược ỏp dụng một cỏch linh hoạt tựy theo phương thức lấy hàng của công ty mẹ.
Yamaha dùng hai kiểu lấy các chi tiết bán thành phẩm từ TS Việt Nam là: Hệ thống lấy hàng bổ xung và hệ thống lấy hàng tuần tự. Trong ủú, hệ thống lấy hàng bổ xung sử dụng thẻ Kanban. Bên cạnh cách dây truyền lắp ráp và hàn khung bên trong Yamaha là rất nhiều các hộp chứa linh kiện và chi tiết cùng với thẻ Kanban.
Trong quỏ trỡnh sử dụng thỡ cỏc hộp chứa chi tiết này hết ủi, khi ủú vào cỏc thời ủiểm ủịnh trước, giỏ hàng trống và cỏc thẻ Kanban trờn ủú sẽ ủược chuyển lờn cỏc xe tải và chuyển tới nhà mỏy TS Việt Nam ủể tiến hành lấy hàng bổ xung.
Trong khi ủú, hệ thống lấy hàng tuần tự sử dụng bảng số lượng ủặt hàng theo ngày. Trong bảng này Yamaha yêu cầu một loạt các loại chi tiết và số lượng tương ứng. Trong trường hợp với nhà mỏy TS Việt Nam thỡ số lượng model sản xuất ủặt hàng chỉ có một Model nên chưa áp dụng phương pháp lấy hàng này.
Hệ thống lấy hàng bổ xung bằng thẻ Kanban
Như hình vẽ 3.5 luồng vận chuyển Kanban gồm 02 bước như sau:
Bước 1: Vào 8 giờ sáng, lái xe tải của công ty vận chuyển thẻ Kanban của nhà cung ứng tới nơi lấy hàng tại nhà mỏy TS Việt Nam. Xe này ủồng thời chở cỏc giỏ hàng trống và cỏc thựng chứa rỗng tới ủõy.
Bước 2: Tại nơi chứa hàng của nhà máy TS Việt Nam, lái xe xuất trình thẻ Kanban này cho nhân viên kho tại TS Việt Nam. Lái xe cùng nhân viên xếp hàng lên xe và ký vào giấy tờ giao nhận hàng hóa rồi lái xe chuyển hàng về phía Yamaha. Ở ủõy cú 2 vấn ủề phỏt sinh cần phải quan tõm:
Kanban cung cấp và thời gian sản xuất: Số lượng các Kanban cung cấp mang tới nhà máy TS Việt Nam vào lúc 8 AM không nhất thiết phải tương ứng với các hộp mà người lỏi xe mang về Yamaha lỳc 8 AM. Vớ dụ trong sơ ủồ hỡnh 3.5 thỡ việc lấy hàng và giao thẻ Kanban lấy hàng vào lúc 8h AM và 10h PM tức là
81
Yamaha sẽ lấy hàng làm hai lần trong một ngày và không nhất thiết số lượng hàng lấy ở mỗi lần là bằng nhau mà tùy theo yêu cầu sản xuất thực tế.
Trong sơ ủồ trờn thỡ ta bỏ qua thời gian chất hàng húa lờn xe ủể cho ủơn giản.
Trong thực tế lỏi xe phải căn cứ vào thời gian cần thiết ủể chuyển hàng cũng như làm thủ tục ủể ủảm bảo giao hàng về Yamaha ủỳng giờ.
Sử dụng xe vận tải trong hệ thống lấy hàng Kanban như thế nào:
Theo sơ ủồ trền thỡ buộc lũng phải cú tối thiểu 3 xe ụ tụ chở hàng. Một xe thỡ ủược lỏi bởi lỏi xe. Hai xe cũn lại thỡ phải cú một xe ủang chuyển hàng xuống tại Yamaha và xe khác thì bốc hàng lên tại kho nhà máy TS Việt Nam. ðồng thời cũng phải sử dụng tới 3 nhân công cho hệ thống lấy hàng này, một lái xe và hai người lấy hàng xuống và bốc hàng lên.
Như vậy ta thấy cú một số ưu ủiểm trong hệ thống vận chuyển này như giảm thiểu thời gian từ lỳc chuẩn bị sản xuất ủến khi hoàn thành vỡ ủó loại bỏ ủược thời gian lấy hàng xuống và ủưa hàng lờn cũng như thời gian lóng phớ của người lỏi xe.Tức là khi người lỏi xe ủang trờn ủường thỡ cú một người sẽ chuyển hàng lờn xe trống và một người khỏc lấy hàng từ xe ủầy xuống. Ngoài ra ta thấy hệ thống dựng 3 xe ủể thực hiện lấy hàng nhưng trờn thực tế nếu xột về dài hạn thỡ việc này sẽ tiết kiệm rất nhiều cho công ty. Tuy nhiên việc phải sử dụng nhiều hơn công nhõn cho cỏc cụng ủoạn khỏc sẽ làm tăng chi phớ. ðiều này cú thể ủược giải quyết thụng qua việc kiờm nhiệm cỏc cụng việc khỏc ủể trỏnh gõy ra lóng phớ về nhõn lực.
82
Bằng cỏch nào ủể luõn chuyển cỏc Kanban trong cụng ủoạn ở TS Việt Nam Vẫn giả thiết rằng hoạt ủộng lấy hàng diễn ra 02 lần trong một ngày vào lỳc 8:00 AM và 10:00 PM. ðể ủỏp ứng yờu cầu này, nhà mỏy thiết kế một trạm nhận Kanban yờu cầu sản xuất cho một cụng ủoạn sản xuất nào ủú. Trạm này sẽ ủược chia thành hai ngăn như hỡnh vẽ dưới ủõy:
Khu vực ủể thẻ Kanban bờn trỏi (1) chứa cỏc thẻ Kanban sản xuất thể hiện số lượng cỏc thẻ ủưa ủến lỳc 8:00 AM từ khỏch hàng và sẽ là lệnh hướng dẫn sản xuất trong ca ngày của ngày hụm ủú. Sản lượng sản xuất cần phải ủảm bảo muộn nhất vào lỳc 10:00 PM ủể bắt ủầu dành cho sản xuất của ca tối. ðồng thời lỳc ủú hàng húa cũng ủược tải lờn xe ủể chuẩn bị giao ủi.
Thùng
rỗng Kanban cung
ứng lúc 6 AM Giờ ủến
8 AM
YA MA HA
Lỏi xe tải ủổi xe
Kho --- Mang thùng
rỗng
Thẻ Kanban lúc 10 PM - Hôm trước Thẻ Kanban
lúc 6AM
Thẻ Kanban lúc 10 PM - Hôm trước
Chất hàng lên lúc 8 AM
Chi tiết giao lúc 8 AM
Hỡnh vẽ 3.5. Sơ ủồ giao hàng trong hệ thống Kanban
83
Khu vực ủể thẻ Kanban bờn phải (2) chứa cỏc thẻ Kanban sản xuất thể hiện số lượng cỏc thẻ ủưa ủến lỳc 10:00 PM và hướng dẫn sản xuất của ca tối. Sản lượng yờu cầu phải ủỏp ứng ủủ trước 8:00 AM ngày hụm sau và ủược tải lờn xe chuẩn bị giao ủi vào buổi sỏng.
Toàn bộ quy trỡnh sản xuất cũng như giao hàng sẽ ủược tổ chức như hỡnh vẽ dưới ủõy:
Cỏc vấn ủề xảy ra cũng như cỏch giải quyết trong việc ỏp dụng hệ thống thẻ Kanban cho các nhà cung cấp
Cú một số cỏc sai lệch giữa số lượng ủặt hàng theo dự bỏo thỏng và số lượng hàng lấy cũng như hướng dẫn sản xuất thực tế theo thẻ Kanban. Thông thường theo số liệu thống kê thì số lượng sai lệch khoảng 10%. Tuy nhiên không có bất cứ cỏch nào ủể ủiều chỉnh vỡ chỉ cú cỏc thụng tin sản xuất trờn thẻ Kanban thể hiện thực tế theo yờu cầu của thị trường. Quan tõm ủến vấn ủề này cũng như một số cỏc vấn ủề khỏc nữa phỏt sinh trong quỏ trỡnh hợp tỏc giữa cụng ty mẹ và cỏc nhà thầu phụ. Ủy ban thương mại Nhật Bản và Hiệp hội doanh nghiệp Nhật Bản ủưa ra cỏc hướng dẫn cũng như cỏc lời khuyờn cho cỏc doanh nghiệp ỏp dụng hệ thống này.
Hỡnh vẽ 3.6. Trạm ủể thẻ Kanban sản xuất.
Kanban sản xuất
6:00 AM
10:00 PM
84
Cỏc hướng dẫn ủú thể hiện cụ thể ở một số cỏch giải quyết như sau:
- Thứ nhất: Công ty mẹ Yamaha cố gắng giữ mức sai lệch kể trên thấp nhất cú thể và yờu cầu nhà mỏy vệ tinh TS Việt Nam phải ủảm bảo ủỏp ứng ủược trong trường hợp sự sai lệch ủú xảy ủến.
- Thứ hai: Chi phí cho việc lấy hàng trong trường hợp quá cao do vận Hình vẽ 3.7. Quy trình vận chuyển hàng và thẻ Kanban
Sản xuất ca ủờm lúc 10h tối Kanban nhà
cung cấp
Kho Kanban ủặt hàng
sản xuất
10h tối
3 hộp ủược xếp lên xe lúc 10h tối
( Số hộp này bằng số Kanban
nhà cung cấp mang ủến lỳc 8h
sáng.
8:00 AM
10:00 PM
Hoàn thành lúc 8h
10:00 PM 8:00 AM 3 thẻ
Kanban sản xuất ủó hoàn thành 2 hộp ủược xếp
lên xe lúc 8h sáng 8h sáng
02 thẻ Kanban sản xuất ủược hoàn thành lỳc 10h tối( bằng với số Kanban cung cấp mang ủến lỳc 10h
85
dụng hệ thống lấy hàng Kanban, Yamaha cú thể tổ chức ghộp xe ủể lấy hàng trờn một hành trỡnh. Lỳc ủú chi phớ vận chuyển sẽ ủược tổ chức tớnh toỏn lại.