PHẦN 2: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC GIÁM ĐỊNH CHẤT LƯỢNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GIÁM ĐỊNH VINACOMIN
2.2. Phân tích thực trạng công tác giám định chất lượng tại công ty cổ phần giám định Vinacomin
2.2.4. Phân tích thực trạng hệ thống quản lý chất lượng tại công ty
2.2.4.2. Hệ thống quản lý chất lượng của công ty
Hình 2.3. Hệ thống quản lý chất lượng của Công ty
• Hệ thống quản lý chất lượng của công ty được thực hiện theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 và tiêu chuẩn của tổ chức giám định quốc tế ISO/IEC 17020 - 17025.
• Công ty luôn tổ chức tốt việc đánh giá nội bộ hệ thống chất lượng ISO theo TCVN ISO/IEC 17020:2001, ISO/IEC 17025:2005 và đưa vào vận hành hệ thống quản lý chất lượng phù hợp TCVN ISO 9001-2008 nhằm phát huy tốt hệ thống đảm bảo chất lượng trong công tác giám định.
• Công ty cũng luôn sửa đổi bổ xung, cập nhật mới hệ thống quản lý chất lượng.
Thực hiện tốt công tác kiểm định, bảo dưỡng hiệu chuẩn thiết bị, sửa chữa và nâng cấp nhà xưởng.
Công ty bố trí các trạm giám định ngay tại các khu vực khai thác và sản xuất than khác nhau trên toàn bộ địa bàn của Quảng ninh để đảm bảo độ chính xác và tin cậy của công tác giám định.
• Trạm kiểm nghiệm Cẩm phả:
Địa chỉ : Phường Cửa Ông - Thị xã Cẩm Phả - Tỉnh Quảng Ninh
Có 10 cơ sở giám định tại các cảng thuộc khu vực Cẩm phả: gồm 600 m2 nhà xưởng tại Cảng chính Cửa Ông; 160 giám định viên; các cơ sở giám định trên toàn vùng Cẩm Phả, các thiết bị nghiền đập, lò nung, tủ sấy, cân phân tích hiện đại đủ năng lực giám định 50 triệu tấn/năm
• Trạm kiểm nghiệm Hòn gai:
Địa chỉ: Phường Hồng Hải - Thành phố Hạ Long - Tỉnh Quảng Ninh
Có 3 cơ sở giám định tại các cảng thuộc khu vực thành phố Hạ Long: gồm 600 m2 nhà xưởng; 5 cơ sở giám định toàn vùng Hòn Gai-Hoành Bồ, 80 giám định viên;
các thiết bị nghiền đập, lò nung, tủ sấy, cân phân tích hiện đại đủ khả năng giám định và phân tích công nghiệp giám định 30 triệu tấn/năm
• Trạm kiểm nghiệm Uông bí:
Địa chỉ: Cảng Đền Công - Thị xã Uông Bí - Tỉnh Quảng Ninh
Có 03 cơ sở giám định tại các cảng thuộc khu vực Uông bí-Đông triều: gồm 600 m2 nhà xưởng; 4 cơ sở giám định vùng Uông bí -Mạo Khê, 60 giám định viên; các thiết bị nghiền đập, lò nung, tủ sấy, cân phân tích hiện đại đủ khả năng giám định và phân tích công nghiệp 20 triệu tấn/năm.
• Phòng nghiệp vụ giám định số lượng:
Địa chỉ: P Hồng Hải, Tp Hạ Long
Có đội ngũ giám định viên lành nghề gồm 40 người được trang bị các thiết bị hiện đại, có khả năng giám định số lượng cho hàng nghìn lượt tàu biển, hàng chục nghìn phương tiện với sản lượng 50 triệu tấn/năm. Đào tạo giám định viên giám định số lượng.
Hệ thống quản lý chất lượng của công ty đã đảm bảo được các nguyên tắc:
Nguyên tắc 1: Định hướng vào khách hàng
Đối với công ty, chất lượng chính là sự thoả mãn của khách hàng. Quản lý chất lượng là không ngừng tìm hiểu các nhu cầu của khách hàng và xây dựng nguồn lực để đáp ứng các nhu cầu đó một cách tốt nhất.
Chính vì vậy công ty rất chú trọng cho chính sách marketing như:
- Đẩy mạnh dịch vụ giám định cho các khách hàng ngoài Tập đoàn, đặc biệt là các khách hàng nước ngoài thông qua việc khẳng định thương hiệu QUACONTROL bằng chất lượng dịch vụ.
- Cập nhật thông tin của Công ty trên website www.quacontrol.com.vn
- Tham gia các hoạt động trao đổi kinh nghiệm với các phòng thí nghiệm quốc tế khác, v.v.
Nguyên tắc 2: Vai trò của lãnh đạo
• Giám đốc hoặc phó giám đốc được ủy quyền:
- Xem xét, phê duyệt khả năng thực hiện hợp đồng, ký hợp đồng.
- Xét duyệt kế hoạch sản xuất và quyết định phương án giám định.
- Xem xét và ký chứng thư giám định.
• Trưởng các đơn vị:
- Chịu trách nhiệm về các kết quả công việc được hoàn thành từ đơn vị mình phụ trách. Đảm bảo mọi hoạt động trong đơn vị mình quản lý luôn tuân thủ các qui định trong hoạt động kiểm soát quá trình.
- Kết thúc quá trình giám định, trạm trưởng trạm giám định, trưởng phòng Hóa nghiệm hoặc người được ủy quyền xem xét lại toàn bộ hồ sơ giám định trước khi ký gửi cho phòng QLCL. Trường hợp có nghi ngờ về kết quả giám định phải tổ chức kiểm tra lại một hoặc toàn bộ quá trình giám định thuộc đơn vị mình thực hiện, báo cáo trực tiếp Giám đốc xin ý kiến xử lý.
Nguyên tắc 3: Sự tham gia đầy đủ của mọi người
Công ty luôn chú trọng đến yếu tố con người vì con người là yếu tố quan trọng nhất cho sự phát triển. Công ty đã huy động toàn bộ lực lượng cán bộ của công ty nhằm tận dụng, phát huy và khuyến kiến thức và kinh nghiệm của các cá nhân trong quá trình thực hiện công việc, đóng góp cho sự phát triển của công ty.
• Giám định viên, nhân viên:
- Tại mỗi vị trí công tác của mình, mỗi giám định viên, nhân viên phải thực hiện đúng các qui định trong thủ tục này và các tài liệu liên quan.
- Hoàn toàn chịu trách nhiệm về kết quả giám định, quá trình thực hiện giám định tại vị trí được phân công đảm nhiệm.
- Mọi trường hợp vướng mắc trong quá trình thực hiện giám định phải báo cáo kịp thời về cán bộ phụ trách trực tiếp.
Nguyên tắc 4: Phương pháp tiếp cận theo quá trình
Quan điểm quá trình hoạt động sẽ hiệu quả hơn nếu các nguồn lực và hoạt động các liên quan được quản lý như một quá trình. Trong quá trình giám định bao gồm giám định khối lượng, giám định chất lượng, công ty đã sử dụng toàn bộ nguồn lực của công ty vào quá trình giám định. Nguồn lực của công ty bao gồm tất cả các điều kiện để thực hiện yêu cầu như: Nhà xưởng, trang thiết bị, nhân lực, nguyên vật liệu sử dụng.
Nhân lực: bao gồm giám định viên, công nhân giám định đã được đào tạo, giao nhiệm vụ giám định.
Phương tiện: Bao gồm tầu, sà lan, phương tiện tự hành, thuyền, ôtô, toa xe, container … vận chuyển than.
Nguyên tắc 5: Quản lý theo phương pháp hệ thống
Hệ thống quản lý chất lượng của công ty luôn hướng tới thỏa mãn nhu cầu của khách hàng với phương châm “Chất lượng dịch vụ với thời gian nhanh nhất”.
Nhận thức, tìm hiểu và quản lý hệ thống các quá trình liên quan nhau nhằm làm tăng hiệu quả, hiệu năng của các mục tiêu cải tiến tổ chức được đề ra.
Nguyên tắc 6: Kiểm tra
Kiển tra là khâu rất quan trong trong bất kỳ hệ thống quản lý nào. Nếu làm việc mà không có kiểm tra sẽ không biết công việc làm đến đâu kết quả ra sao.Không có kiểm tra thì không có hoàn thiện, không có đi lên.
Trưởng các đơn vị của công ty phải chịu trách nhiệm về các kết quả công việc được hoàn thành từ đơn vị mình phụ trách. Đảm bảo mọi hoạt động trong đơn vị mình quản lý luôn tuân thủ các qui định trong hoạt động kiểm soát quá trình. Kết thúc quá trình giám định, trạm trưởng trạm giám định, trưởng phòng Hóa nghiệm hoặc người được ủy quyền xem xét lại toàn bộ hồ sơ giám định trước khi ký gửi cho phòng QLCL.
Trường hợp có nghi ngờ về kết quả giám định phải tổ chức kiểm tra lại một hoặc toàn bộ quá trình giám định thuộc đơn vị mình thực hiện, báo cáo trực tiếp Giám đốc xin ý kiến xử lý.
Nguyên tắc 7: Quyết định dựa trên sự kiện
Các quyết định có hiệu lực phải dựa trên cơ sở phân tích đầy đủ các thông tin và số liệu thực tế. Công ty cấp chứng thư giám định dựa trên các số liệu phân tích thực tế tại mỗi tàu hàng giao nhận.
Nguyên tắc 8: Cải tiến liên tục
Cải tiến liên tục là mục tiêu của công ty và điều này ngày càng trở nên đặc biệt quan trọng trong sự biến động không ngừng của môi trường kinh doanh như hiện nay.
Hiện tại công tác cải tiến liên tục vẫn chưa được phổ biến rộng rãi trong công ty. Trong tương lai chắc chắn vấn đề cải tiến phải được xây dựng để trở thành văn hóa của cả
Nguyên tắc 9: Phát triển quan hệ hợp tác cùng có lợi với nhà cung ứng
Tổ chức và người cung ứng phụ thuộc lẫn nhau và mối quan hệ cùng có lợi sẽ nâng cao năng lực của cả hai bên để tạo ra giá trị của hoạt động. Quan hệ hợp tác tốt với cả nhà cung cấp thiết bị, máy móc, nguyên vật liệu và khách hàng trên thực tế đã mang lại nhiều lợi ích cho công ty Vinacomin trong những năm trở lại đây. Phát triển và duy trì thông tin tốt trong cả chuỗi cung cấp sẽ giúp các bên liên quan nắm bắt được nhanh chóng các thông tin từ phía đối tác, giảm chi phí và thời gian chờ đợi. Mục tiêu xây dựng chuỗi cung ứng đã được lãnh đạo công ty để ra rõ ràng và tương đối cụ thể tuy nhiên do chưa thực hiện triệt để cũng như sự hợp tác chưa thực sự tốt của đối tác dẫn đến vẫn còn nhiều thông tin chưa được xử lý kịp thời.
Nguyên tắc 10: Nguyên tắc pháp lý
Nguyên tắc này đòi hỏi họat động quản lý chất lượng trong các tổ chức phải tuân thủ theo đúng các văn bản pháp lý của nhà nước. Công ty đã sử dụng các tài liệu liên quan trong quá trình kiểm định chất lượng sản phẩm:
- Sổ tay chất lượng - Phần tạo sản phẩm.
- Bộ luật Thương mại hiện hành.
- Bộ luật dân sự của Nước Cộng hoà xã hội Chủ nghĩa Việt Nam hiện hành.
- Thủ tục Nhận biết và xác định nguồn gốc sản phẩm - TT.08 - Thủ tục Kiểm tra và đo lường các quá trình - TT.10 - Thủ tục Kiểm soát sản phẩm không phù hợp và Hành động khắc phục - TT.12 - Thủ tục Quản lý mẫu và đối tượng giám định - TT.15 - Thủ tục Kiểm soát hồ sơ - TT.16 - Thủ tục Hợp đồng phụ - TT.19 - Các tiêu chuẩn Việt Nam, tiêu chuẩn cơ sở, tiêu chuẩn quốc tế (ISO, ASTM,…) các
quyết định, quy trình, quy định của Nhà nước, của Tập đoàn và Công ty về công tác giám định than hiện hành.