1.3 Quản trị rủi ro doanh nghiệp theo khuôn mẫu của COSO năm 2004
1.4.4 Mục tiêu tuân thủ
Hệ thống kiểm soát nội bộ phải đảm bảo cho toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp theo đúng pháp luật, phù hợp với yêu cầu của việc giám sát cũng nhƣ phù hợp với các nguyên tắc, quy trình, quy định nội bộ của doanh nghiệp. Kiểm soát nội bộ còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị nhằm bảo đảm đạt đƣợc những mục tiêu của đơn vị.
1.5. Lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh
Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung
của toàn tổ chức, của người sử đụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro?
Làm thế nào có thề phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính?
Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích nhƣ: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch. Tăng giá thành, giảm chất lƣợng sản phẩm...). Bảo vệ tài sản khỏi bị hƣ hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp. Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính. Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt của tổ chức chức cũng nhƣ các quy định của luật pháp. Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ƣu các nguồn lực và đạt đƣợc mục tiêu đặt ra. Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tƣ, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ (trường hợp Công ty cổ phần).
Hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu là cơ sở đảm bảo thành công của tổ chức nói chung và các doanh nghiệp nói riêng. Sự hữu hiệu của hệ thống trước hết thể hiện ở việc quản lý thiết kế các chính sách và thủ tục kiểm soát đầy đủ và phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, sau đó truyền đạt đến các nhân viên ở các cấp để vận hành chúng một cách liên tục trong quá trình thực hiện các hoạt động. Vai trò cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ là đảm bảo hiện thực hóa các mục tiêu của doanh nghiệp. Cụ thể:
- Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp: Tài sản của doanh nghiệp bao gồm cả tài sản hữu hình và vô hình, kể cả tài sản là thông tin đƣợc thể hiện trong các tài liệu khác nhau. Chúng có thể bị đánh cắp, bị hƣ hỏng, hoặc sử dụng sai mục đích nếu nhà quản lý không quan tâm đến việc thiết kế các thủ tục kiểm soát và yêu cầu nhân viên trong đơn vị thực hiện để hạn chế thấp nhất các rủi ro liên quan đến tài sản.
- Đảm bảo độ tin cậy của thông tin: trong quá trình ra quyết định và điều hành các hoạt động của doanh nghiệp nhà quản lý cần đến nhiều loại thông tin khác nhau (kể cả thông tin tài chính và thông tin hoạt động; thông tin chính thức hoặc không chính thức; thông tin nội bộ và bên ngoài doanh nghiệp,…). Thông tin phải
kịp thời, đảm bảo độ tin cậy nhằm phản ánh nhanh, đầy đủ, khách quan nhất về thực trạng hoạt động của doanh nghiệp. Nhờ thực hiện các thủ tục kiểm soát thích hợp, các đặc tính này mới có thể đảm bảo để có đƣợc thông tin khả dụng và hữu dụng phục vụ cho quá trình quản lý.
- Đảm bảo việc tuân thủ các chế độ pháp lý: hoạt động sản xuất kinh doanh thể hiện mối quan hệ với doanh nghiệp với các bên hữu quan kể cả bên trong và bên ngoài đơn vị. Chúng bị điều tiết và chi phối bởi các quy định pháp lý. Khi các quy định này không đƣợc tôn trọng, hoạt động của doanh nghiệp không thể tiếp tục diễn ra bình thường. Các thủ tục kiểm soát thích hợp là cơ sở để tạo lập và duy trì ý thức chấp hành luật pháp, chế độ, nội quy, quy chế của các thành viên trong đơn vị, nhờ vậy doanh nghiệp mới có điều kiện tồn tại và phát triển bền vững.
- Đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý: Hiệu quả hoạt động là mục tiêu mà bất cứ nhà quản lý trong doanh nghiệp nào cũng theo đuổi. Các hoạt động kiểm soát trong doanh nghiệp hợp lý đƣợc thực hiện có thể ngăn ngừa và giảm thiểu các nguy cơ gây lãng phí nguồn lực hoặc sử dụng nguồn lực không có hiệu quả tại đơn vị. Bên cạnh đó, thông qua đánh giá khả năng đạt đƣợc mục tiêu hoặc kế hoạch đã đề ra, kết hợp với cơ chế giám sát thường xuyên hoặc định kỳ các hoạt động, hệ thống kiểm soát nội bộ góp phần thúc đẩy, nâng cao năng lực của nhà quản lý trong doanh nghiệp.
Nhƣ vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu có vai trò cơ bản giúp doanh nghiệp hiện thực hóa đƣợc các mục tiêu khác nhau. Song với sự phát triển trong nhận thức về kiểm soát nội bộ phù hợp với những yêu cầu mà thực tiễn đã đặt ra, vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ không chỉ dừng lại ở việc đảm bảo các mục tiêu truyền thống mà còn có tác dụng hỗ trợ tổ chức và tạo ra giá trị gia tăng cho đơn vị, thậm chí còn giúp doanh nghiệp hướng đến những giá trị phi vật chất, chẳng hạn tính chính trực và giá trị đạo đức. Tuy nhiên, khi hệ thống không tồn tại hoặc có yếu điểm, thành tích và kết quả của doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng.
Trên thực tế, không thể có một hệ thống kiểm soát nội bộ hoàn hảo để có thể ngăn
ngừa, phát hiện và sữa chữa kịp thời mọi sai phạm hoặc lệch lạc với tiêu chuẩn, kế hoạch hoặc các mục tiêu định trước. Chính vì vậy, việc định hướng và vận dụng hệ thống kiểm soát nội bộ vào một đơn vị cụ thể, cần phải ý thức và nhận diện những hạn chế có thể tiềm ẩn trong bản thân hệ thống.
1.6. Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ: Tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ phụ thuộc vào các nhân tố sau:
- Tính hiệu quả trong thực hiện các loại hình kiểm soát: hiệu quả thường được hiểu là mối tương quan giữa các yếu tố đầu vào với đầu ra là hàng hóa, dịch vụ. Tính hiệu quả gắn với kiểm soát nội bộ thể hiện mối quan hệ giữa một bên là chi phí thực hiện các loại hình kiểm soát với bên kia là lợi ích mà loại hình kiểm soát đó mang lại cho đơn vị. Nhƣ vậy, nhà quản lý có thể bỏ qua một loại hình kiểm soát nào đó mà chi phí thực hiện lớn hơn lợi ích nó mang lại.
- Kiểm soát nội bộ chỉ có thể đảm bảo hợp lý mà không phải đảm bảo tuyệt đối rằng các sai phạm đƣợc ngăn ngừa, sữa chữa và phát hiện kịp thời: hạn chế này có thể xuất hiện ở bất kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ nào trong đơn vị do không thể loại trừ đƣợc hoàn toàn những sai sót do bất cẩn, thiếu hiểu biết và đãng trí của con người. Nguy hiểm hơn nếu nhân viên của đơn vị không làm chủ được mình trước những cám dỗ vật chất, gian lận có nguy cơ xuất hiện và hệ thống kiểm soát nội bộ không thể đảm bảo tính hữu hiệu.
- Tính lạc hậu của các thủ tục kiểm soát: Các thủ tục kiểm soát thường chỉ hữu dụng trong một khoảng thời gian nhất định bởi nhiều lý do khác nhau.
Trước hết, biến đổi của môi trường kể cả bên trong và bên ngoài đơn vị khiến cho các thủ tục kiểm soát không còn thích hợp. Bên cạnh đó, khi thiết kế, các nhà quản lý thường chỉ quan tâm đến các nghiệp vụ hoặc hoạt động thông thường, trong khi đó, những nghiệp vụ không thường xuyên nằm ngoài dự kiến của nhà quản lý với bản chất phức tạp và khó khăn trong kiểm soát hơn lại không đƣợc điều chỉnh bởi các thủ tục kiểm soát thích hợp.
- Hạn chế của kiểm soát nội bộ do vƣợt tầm kiểm soát: khi có sự thông
đồng giữa các nhân viên, do thiếu nhân viên hoặc do khối lƣợng công việc quá nhiều là những nguy cơ giảm tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ.
- Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ do thiếu sự quan tâm của nhà quản lý: Nếu nhà quản lý không quan tâm thích đáng đến việc xây dựng, thiết kế, vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát hoặc những người chịu trách nhiện thực hiện kiểm soát nội bộ lạm dụng quyền hạn của mình, thì không thể có hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu.