3.1. Sự cần thiết hoàn thiện hệ thống Kiểm soát nội bộ dựa trên Quản trị rủi ro doanh nghiệp tại Xí nghiệp may Kon Tum
3.2.3. Hoạt động kiểm soát
3.2.3.1. Kiểm soát quá trình mua hàng
Việc thiết kế cần đảm bảo vận dụng nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn; nguyên tắc phân công phân nhiệm và bất kiêm nhiệm. Chẳng hạn, với quy trình mua hàng, cần quy định rõ chức năng xác định nhu cầu, lập dự trù chi phí thuộc về bộ phận cung ứng, việc ghi nhận và thanh toán với nhà cung cấp thuộc chức năng của bộ phận kế toán. Nguyên tắc ủy quyền cũng cần đƣợc thực hiện nghiêm túc nhằm đảm bảo khả năng kiểm soát nghiệp vụ trước khi nó được phép xảy ra. Với mua hàng, nhà quản lý phải thực hiện việc xét duyệt nhu cầu và kế hoạch mua hàng trên cơ sở các thông tin tin cậy nhằm đảm bảo việc mua là thực sự hợp lý. Bên cạnh đó, nguyên tắc bất kiêm nhiệm cũng phải đƣợc áp dụng nhằm tách bạch các chức năng thực hiện nghiệp vụ, ghi sổ và bảo quản tài sản. Vì vậy với mua hàng, khi hàng về đến Xí nghiệp, bộ phận kiểm nhận cần phải độc lập với bộ phận kho, bộ phận kế toán và bộ phận cung ứng thì kết quả kiểm nhận mới đảm bảo tính khách quan.
Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp: Việc lựa chọn nhà cung cấp có thể theo một trong nhiều hình thức tùy thuộc vào từng loại nguyên vật liệu đầu vào cần mua và cách thức lựa chọn trong từng doanh nghiệp. Thông thường, doanh nghiệp may mặc có thể áp dụng một trong các cách sau đây:
- Yêu cầu báo giá mới nhất của nhà cung cấp với số lƣợng nhà cung cấp tối thiểu đƣợc nhà quản lý doanh nghiệp quy định, từ đó lựa chọn ra nhà cung ứng với mức giá thấp nhất để tiết kiệm chi phí.
- Tổ chức đấu thầu để lựa chọn: việc đấu thầu phải tuân thủ Luật đấu thầu và các văn bản dưới luật. Tuy nhiên, phương thức này thường áp dụng khi doanh nghiệp thực hiện các dự án đầu tƣ tài sản cố định, ít đƣợc lựa chọn để áp dụng khi cung ứng nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất.
- Thiết lập các tiêu chuẩn để đánh giá nhà cung cấp: cách thức này thường đƣợc áp dụng đối với nhà cung cấp mới, chƣa có trong danh sách các nhà cung cấp
đƣợc phê duyệt hoặc các nhà cung cấp quen thuộc nhƣng cần phải đánh giá lại.
Đánh giá có thể đƣợc thực hiện định kỳ (chẳng hạn theo quý hoặc theo năm) hoặc đánh giá bất thường (chẳng hạn đã thực hiện việc cung cấp cho doanh nghiệp nhưng liên tiếp vi phạm một loại lỗi …). Trong một số trường hợp, tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp còn phải đƣợc xây dựng và đánh giá trên khía cạnh đáp ứng yêu cầu về áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, môi trường, trách nhiệm xã hội, bảo vệ an ninh,
… theo tiêu chuẩn quốc tế nếu khách hàng nhập khẩu của doanh nghiệp may mặc yêu cầu nhƣ vậy.
Trong quá trình tập kết nguyên vật liệu, nếu phát hiện thấy tình trạng không đồng bộ hoặc chất lƣợng không đảm bảo yêu cầu, cần phải kịp thời lập biên bản, giám định và thông báo ngay cho khách hàng hoặc nhà cung cấp bằng điện thoại, email, hoặc trao đổi trực tiếp với đại diện của khách hàng tại doanh nghiệp để có biện pháp kịp thời giải quyết. Khi nguyên vật liệu không đạt yêu cầu về số lƣợng, chất lƣợng, chờ xử lý mà không thuộc lỗi của doanh nghiệp thì hai bên doanh nghiệp và khách hàng cần phải thỏa thuận và thống nhất để điều chỉnh kế hoạch giao hàng cho phù hợp, đồng thời phải điều chỉnh kế hoạch sản xuất tổng thể của toàn doanh nghiệp.
Một số thủ tục kiểm soát trong quá trình mua hàng tại đơn vị:
Nghiệp vụ mua hàng đƣợc phê duyệt đúng đắn và liên quan đến hàng thực nhận:
- Đơn đặt hàng đƣợc lập dựa trên yêu cầu mua hàng đã đƣợc phê duyệt - Người ký đơn đặt hàng đối chiếu thông tin trên đơn đặt hàng và yêu cầu
mua hàng đã đƣợc phê duyệt.
- Người nhận hàng đếm, kiểm tra và đối chiếu số lượng, quy cách, mẫu mã,… của hàng thực nhận với đơn đặt hàng và yêu cầu mua hàng đã đƣợc phê duyệt.
Tất cả hàng đã nhận trong kỳ đều đƣợc ghi sổ đầy đủ:
- Các biên bản nhận hàng đƣợc đánh số thứ tự và đính kèm với hóa đơn tương ứng;
- Kiếm tra tính hiệu lực của số thứ tự trên các biên bản nhận hàng;
- Hóa đơn đƣợc sắp xếp theo số thứ tự của biên bản nhận hàng và ghi sổ theo trình tự này;
- Những hóa đơn liên quan đến hàng đã mua nhưng đang trên đường vận chuyển cần phải được quản lý riêng ở hồ sơ “hàng mua đang đi đường” để cuối kỳ ghi tăng hàng tồn kho.
Nghiệp vụ mua hàng đƣợc ghi đúng tài khoản, đúng giá trị và đúng kỳ kế toán:
- Kiểm tra tính toán trên chứng từ trước khi ghi sổ - Quy định kỳ ghi sổ rõ ràng;
- Đối chiếu số liệu về hàng mua vào giữa thủ kho với kế toán phần hành, kế toán tổng hợp và kế toán phần hành.
Hàng mua cần phải đƣợc khai báo phù hợp với quy định của chuẩn mực kế toán Theo dõi và thực hiện thanh toán với nhà cung cấp: trách nhiệm này chủ yếu thuộc về bộ phận kế toán của doanh nghiệp. Các khoản phải trả cần đƣợc theo dõi chi tiết đến từng nhà cung cấp trên Tài khoản phải trả nhà cung cấp (tài khoản 331),.
Bên cạnh việc theo dõi chi tiết các khoản nợ phải trả, kế toán cần thực hiện việc đối chiếu công nợ chính xác đến từng nhà cung cấp. Kiểm soát của nhà quản lý thể hiện ở thẩm quyền duyệt chi khi thực hiện thanh toán với nhà cung cấp (bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng).
3.2.3.2. Kiểm soát chi phí sản xuất
Để tiết kiệm chi phí đồng thời có thể phát hiện, ngăn chặn kịp thời các gian lận, sai sót trong quá trình sản xuất nhƣ sử dụng nguyên vật liệu lãng phí, sai mục đích, thất thoát hoặc hao hụt nguyên vật liệu ngoài định mức,… Xí nghiệp cần đẩy mạnh việc kiểm soát chi phí sản xuất. Trước hết cần triển khai xây dựng các định mức đối với chi phí biến đổi (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và các chi phí chung biến đổi khác) cho các sản phẩm chủ đạo, truyền thống của doanh nghiệp. Các định mức này là căn cứ, tiêu chuẩn để kiểm soát chi
phí sản xuất thực tế phát sinh. Xí nghiệp cũng cần tăng cường việc phân tích và đánh giá các chênh lệch giữa chi phí sản xuất dự toán và chi phí sản xuất thực tế nhằm phát hiện các chênh lệch lớn có thể xảy ra, tìm nguyên nhân, từ đó quyết định các điều chỉnh hoặc xử lý cần thiết.
Kiểm soát chi phí thiệt hại do sản phẩm hỏng, không đạt chất lƣợng
Phân công trách nhiệm phát hiện sản phẩm không phù hợp: Trách nhiệm này do bộ phận kiểm nhận chất lƣợng (KCS) thực hiện. Để hoàn thành tốt công việc, số lƣợng nhân viên của bộ phận KCS đƣợc biên chế phải phù hợp với khả năng sản xuất của doanh nghiệp. Để có kết quả khách quan, bộ phận này phải đảm bảo tính độc lập với bộ phận sản xuất và kho. Kết quả kiểm nhận phải đƣợc báo cáo chi tiết, nhanh chóng và kịp thời cho nhà quản lý của doanh nghiệp.
Tìm nguyên nhân gây ra sản phẩm không phù hợp: bộ phận KCS vẫn phải có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ này, tuy nhiên nên có sự kết hợp và kiểm tra chéo của bộ phận kỹ thuật trong doanh nghiệp. Tìm nguyên nhân chính xác, kịp thời sẽ giúp cho việc sửa chữa sản phẩm hợp lý và nhanh nhất, hạn chế chi phí thiệt hại do sản phẩm hỏng ở mức thấp, đồng thời cung cấp thông tin tin cậy để quy kết trách nhiệm cho các cá nhân hoặc bộ phận gây ra lỗi. Nguyên nhân gây ra sản phẩm sai hỏng đƣợc nhận biết rõ ràng là điều kiện để doanh nghiệp có thể phòng ngừa sự tái diễn những sự cố này hiệu quả về lâu dài trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Phân tích các nguy cơ tiềm ẩn gây ra sản phẩm không phù hợp: công việc này rất quan trọng, có tác dụng phòng chống thiệt hại về chi phí trước khi tạo ra sản phẩm không phù hợp. Các nguy cơ tiềm ẩn liên quan đến nhiều giai đoạn trong quá trình sản xuất kinh doanh, vì vậy, bộ phận quản trị chất lƣợng là bộ phận thích hợp đảm nhận phân tích các nguy cơ tiềm ẩn gây ra sản phẩm không phù hợp. Thủ tục báo cáo kết quả phân tích cho nhà quản lý cần phải đƣợc quy định rõ về thời gian báo cáo, nội dung phát hiện các nguy cơ tiềm ẩn, kèm theo là các kiến nghị để hạn chế những nguy cơ này. Các biện pháp khắc phục và phòng ngừa sản phẩm sai hỏng trong doanh nghiệp cần thực hiện đồng bộ, toàn diện, thường xuyên và liên tục.
Đo lường và đánh giá thiệt hại do sản phẩm không phù hợp: Với các sản phẩm hỏng có thể sửa chữa đƣợc hoặc không thể sửa chữa, kế toán đều có trách nhiệm phải tính toán hoặc ước tính chi phí thiệt hại ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị. Căn cứ vào nguyên nhân và kết quả xử lý đƣợc ban lãnh đạo doanh nghiệp phê duyệt, các thiệt hại này đƣợc kế toán ghi nhận vào các tài khoản và sổ sách tương ứng, đồng thời theo dõi việc thực hiện trách nhiệm bồi thường (bằng vật chất hay tài sản) của cá nhân hoặc bộ phận gây ra sản phẩm không phù hợp.
3.2.3.3. Kiểm soát Thanh toán của Khách hàng
Quy định về kiểm soát công nợ sau bán hàng: là một thủ tục kiểm soát quan trọng nhằm đảm bảo tài sản của Xí nghiệp dưới dạng các khoản phải thu khách hàng không bị chiếm dụng hoặc thất thoát, kế toán công nợ phải thực hiện theo dõi chi tiết đến từng khách hàng theo từng hợp đồng, từng mã hàng, từng khoản nợ và thời gian nợ. Việc thực hiện đối chiếu công nợ cũng rất quan trọng nhằm xác định đầy đủ nghĩa vụ mà khách hàng phải thanh toán cho Xí nghiệp. Bên cạnh các khoản phải thu phát sinh từ doanh thu bán hàng, kế toán không đƣợc bỏ sót các khoản thanh toán hộ cho khách hàng.
Nhà quản lý cũng cần quy định một cách hợp lý về thời gian và cách thức để kế toán báo cáo tình hình thanh toán, từ đó đƣa ra các quyết định xử lý kịp thời các trường hợp khách hàng chậm hoặc không thanh toán. Xí nghiệp cần phải quan tâm rà soát các điều khoản đƣợc đàm phán, thỏa thuận và ký kết nhằm đảm bảo khoảng thời gian thanh toán hợp lý và quyền lợi chắc chắn của Xí nghiệp. Để hạn chế rủi ro, Xí nghiệp cần có nhân viên tại bộ phận kinh doanh và nhân viên kế toán có kinh nghiệm và kỹ năng tốt trong việc quản lý công nợ, thanh toán quốc tế, đồng thời tăng cường khả năng đàm phán các điều khoản trên hợp đồng kinh tế, đặc biệt là thư tín dụng.
Đồng thời Xí nghiệp cần thực hiện những đàm phán cần thiết để nâng đơn giá gia công, hạn chế tối thiểu các chi phí trung gian. Nếu ký kết hợp đồng theo
hình thức ủy thác gia công thì cần đánh giá về uy tín, năng lực tài chính, điều kiện và thời hạn thanh toán của doanh nghiệp giao gia công.