2.2.3.1. Kiểm soát quá trình mua hàng
Xác định nhu cầu mua hàng và phê duyệt:
Khi có nhu cầu mua hàng đơn vị dựa trên Danh sách các nhà cung ứng đƣợc chấp nhận để lựa chọn các nhà cung ứng. Trong một số trường hợp đặc biệt khi mua số lượng nhỏ người mua hàng có thể lựa chọn các nhà cung ứng không nằm trong danh sách này nhƣng phải đảm bảo chất lƣợng của hàng hóa mua phù hợp với yêu cầu đặt ra, phải ghi rõ vào Phiếu yêu cầu mua hàng và phải đƣợc sự phê duyệt của Ban Giám đốc.Tất cả các nhà cung ứng này đƣợc cập nhật vào danh sách và phải đƣợc sự chấp nhận của Ban Giám đốc. Việc lựa chọn nhà cung ứng giúp xí nghiệp tránh đƣợc rủi ro không kiểm soát đƣợc chất lƣợng nguyên vật liệu đầu vào theo yêu cầu của Tổng công ty và khách hàng, hơn nữa, nếu quy cách hàng mua không phù hợp với thiết kế sản phẩm sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất cũng như uy tín của công ty.
Việc lựa chọn, đánh giá nhà cung ứng dựa trên khả năng cung ứng các sản phẩm phù hợp với các yêu cầu của Xí nghiệp, mức độ kiểm soát áp dụng cho các nhà cung ứng phụ thuộc vào sự tác động của sản phẩm mua vào đối với quá trình sản xuất sản phẩm. Các tiêu chí đánh giá được thiết lập tương đối đầy đủ như: khả năng cung cấp, chất lƣợng cung cấp, đơn giá, điều kiện thanh toán,…và các thông tin khác có liên quan. Việc đánh giá các nhà cung ứng mới cũng phải đƣợc sự xét duyệt của Ban Giám đốc.
Các Bộ phận mua hàng có trách nhiệm lập Bảng theo dõi và phân tích nhà cung ứng để theo dõi quá trình cung ứng, đây là cơ sở cho việc đánh giá lại nhà cung ứng.
Kiểm tra sản phẩm mua vào:
Tất cả các sản phẩm mua vào khi nhập về Công ty đều đƣợc kiểm tra xác nhận nếu đạt các yêu cầu đặt ra mới được đưa vào sản xuất. Người mua hàng và thủ kho có trách nhiệm kiểm tra số lƣợng, chứng từ của hàng hóa nhập về; phòng Quản trị chất lƣợng có trách nhiệm kiểm tra chất lƣợng của các sản phẩm mua vào.
Kiểm soát quá trình thanh toán với các nhà cung ứng:
Bộ phận Kế toán của Xí nghiệp theo dõi chi tiết đến từng nhà cung cấp trên tài khoản Phải trả nhà cung cấp (331) theo từng hợp đồng, từng loại hàng hóa, dịch vụ được cung ứng, số tiền và thời hạn nợ, phương thức thanh toán để bảo đảm tính chuẩn xác, đúng đắn về thông tin các khoản nợ phải thanh toán cho nhà cung cấp.
Bộ chứng từ thanh toán phải đảm bảo tính hợp lệ, đầy đủ, chính xác. Kế toán trưởng, Giám đốc hoặc người được ủy quyền hợp pháp thể hiện thẩm quyền duyệt chi khi thực hiện thanh toán với nhà cung cấp.
2.2.3.2. Kiểm soát chi phí sản xuất
Chi phí sản xuất chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí của Xí nghiệp, vì vậy việc kiểm soát tốt chi phí giúp cho Xí nghiệp đạt đƣợc mục tiêu hiệu quả thông qua việc đảm bảo mức tiết kiệm chi phí hoặc chi phí phát sinh thực tế thấp hơn mức dự toán chi phí được xây dựng trước đó. Xí nghiệp sử dụng chủ yếu là các file excel để tính toán giá thành ƣớc tính theo định mức tiêu hao nguyên vật liệu và thời gian gia công đối với các sản phẩm. Các số liệu ƣớc tính này phải đƣợc Ban giám đốc phê duyệt.
- Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: đối với may gia công, loại chi phí này chiếm tỷ trọng nhỏ vì nguyên vật liệu chủ yếu đƣợc khách hàng cung cấp và chịu trách nhiệm thanh toán, rủi ro không cao. Đối với việc ƣớc tính chi phí nguyên vật liệu trức tiếp trong giá thành sản phẩm, Xí nghiệp xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu trực tiếp để phát hiện và ngăn chặn kịp thời các gian lận hoặc sai sót trong quá trình sản xuất nhƣ: nguyên vật liệu sử dụng lãng phí, sai mục đích, hao hụt, thất thoát ngoài định mức. Căn cứ để kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là các chứng từ: phiếu xuất kho nguyên phụ liệu đƣa vào sản xuất, báo cáo nhập xuất tồn,…
- Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp: với số lƣợng nhân công rất đông trong Xí nghiệp, chi phí nhân công trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí của các đơn hàng nhận gia công việc ƣớc tính chi phí nhân công trực tiếp rất quan trọng, các số liệu này được sử dụng để ước tính lương cho công nhân theo hình thức
trả lương theo sản phẩm. Việc ước tính lương dựa trên bậc thợ, kinh nghiệm và tay nghề của từng công nhân, hơn nữa, mức độ phức tạp của sản phẩm cũng là cơ sở để xác định, phân loại đơn giá sản phẩm. Các chi phí này đƣợc kiểm soát dựa vào Bảng chấm công, Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành, Bảng định mức đã đƣợc phê duyệt,…
- Kiểm soát chi phí sản xuất chung: các chi phí này chiếm tỷ trọng khá lớn tại Xí nghiệp, chi phí sản xuất chung là chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí lương cho nhân viên văn phòng, chi phí điện, nước,…Các chi phí này chủ yếu được phân bổ theo doanh thu của đơn hàng, căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất chung trong phạm vi toàn phân xưởng theo từng mã hàng, đơn hàng để tính giá thành sản phẩm.
Kiểm soát chi phí thiệt hại do sản phẩm hỏng, không đạt chất lƣợng
Các sản phẩm hỏng, không đạt chất lƣợng tại Xí nghiệp có nhiều nguyên nhân khác nhau, có thể do nguyên vật liệu đầu vào không đạt chất lƣợng gây ảnh hưởng đến thành phẩm, có thể do tay nghề người lao động kém làm cho sản phẩm bị lỗi, không đủ tiêu chuẩn xuất hàng,…vì vậy Xí nghiệp cũng chú trọng và việc phát hiện và tìm nguyên nhân gây ra sản phẩm hỏng, không đạt chất lƣợng để xác định cách thức phù hợp khắc phục chúng.
Xí nghiệp thiết lập thủ tục dạng văn bản nhằm xác định các chế độ kiểm soát, trách nhiệm và quyền hạn có liên quan tới các sản phẩm không phù hợp để nhận biết và kiểm soát để phòng ngừa việc sử dụng và chuyển giao vô tình. Việc kiểm tra sản phẩm không phù hợp đƣợc thực hiện theo từng công đoạn sản xuất, nếu sản phẩm không đạt thì phải yêu cầu tổ sản xuất sữa chữa bằng một trong các cách sau:
+ Sữa chữa lại sản phẩm cho phù hợp
+ Cho phép sử dụng, thông qua hoặc chấp nhận có nhân nhƣợng bởi Ban Giám đốc hoặc khách hàng.
+ Hạ cấp hoặc chuyển thành phế liệu.
Trong trường hợp các sản phẩm không đạt yêu cầu đề ra, chỉ được chuyển giao nếu có sự phê duyệt cho Ban Giám đốc hoặc có sự đồng ý của công ty mẹ. Các hồ sơ theo dõi và đo lường được theo dõi và lưu trữ tại Xí nghiệp.
Các sản phẩm sữa chữa cho phù hợp đƣợc phát hiện sau khi chuyển giao hoặc đã bắt đầu sử dụng, Xí nghiệp sẽ có các hành động thích hợp đối với các tác động hoặc hậu quả tiềm ẩn của sự không phù hợp. Khi cần thiết sẽ áp dụng thủ tục kiểm soát các sự cố bất ngờ và thu hồi sản phẩm.
Bộ phận KCS của Xí nghiệp sẽ chịu trách nhiệm chính trong việc kiểm soát sản phẩm không đạt chất lƣợng của xí nghiệp và báo cáo cho Ban Giám đốc kịp thời để có định hướng giải quyết, hạn chế tối đa những thiệt hại mà Xí nghiệp phải gánh chịu khi không đáp ứng về các yêu cầu chất lƣợng.
2.2.3.3. Kiểm soát Thanh toán của Khách hàng
Về cơ bản, các quy định về kiểm soát nợ phải thu khách hàng bao gồm: theo dõi chi tiết nợ phải thu đến từng khách hàng, đối chiếu công nợ với khách hàng, định kỳ thông báo cho Ban Giám đốc tình hình nợ phải thu để có hướng xử lý kịp thời, thực hiện các biện pháp ứng phó kịp thời nếu khách hàng thanh toán chậm hoặc không thanh toán,…
Hiện tại, phương thức thanh toán phổ biến với khách hàng là thông qua thư tín dụng (L/C) mà chủ yếu là L/C không thể hủy ngang. Phương thức này được thực hiện trên cơ sở tuân thủ các nguyên tắc cơ bản nhƣ sự độc lập, ngân hàng chỉ thanh toán nếu các chứng từ giao hàng hoàn toàn phù hợp với L/C , đúng với chỉ dẫn của người mua, chính vì vậy rủi ro của phương thức thanh toán này khá thấp so với các phương thức khác. Xí nghiệp đã ban hành quy trình thu hồi công nợ, trong đó quy định mẫu biểu chuẩn cho hợp đồng, thanh lý với sự tƣ vấn của luật sƣ, quy định hạn mức tín dụng cụ thể cho từng loại khách hàng, cụ thể đối với khách hàng chiếm tỷ trọng doanh thu lớn và thường xuyên thì hạn mức này dài hơn so với khách hàng chiếm tỷ trọng doanh thu nhỏ và giao dịch ít.
Tuy nhiên, định kỳ Xí nghiệp chƣa có kế hoạch cụ thể đánh giá lại uy tín
khách hàng, khả năng thanh toán của khách hàng. Kế toán công nợ phải thực hiện công việc tổng hợp công nợ của mình vào mỗi cuối tháng, nhƣ vậy sẽ không kịp thời xử lý các khoản nợ đến hạn trong tháng, hơn nữa, cũng không có văn bản quy định cụ thể nguồn dữ liệu hay các chứng từ để kế toán công nợ có thể tổng hợp số liệu chính xác, không bị sai sót khi ghi nhận công nợ. Kế toán công nợ chƣa thiết kế Bảng kê các chứng từ cần thanh toán, để tránh rủi ro là bỏ quên hoặc sót một Hóa đơn nào đã đến hạn thanh toán.