3.1.1 Chức năng:
- Theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền vay - Theo dõi theo tiền VNĐ và ngoại tệ
- Theo dõi tiền gửi, tiền vay tại nhiều ngân hàng khác nhau
- Theo dõi số dư tức thời tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại từng tài khoản ở các ngân hàng
3.1.2 Sơ đồ tổ chức
Ch ứng từ
PhiÕu thu, phiÕu chi Sổ phụ NH ( Báo có, báo nợ)
M ua bán ngoại tệ
Số liệu chuyển từ
các phân hệ kh ác Phân hệ kế to án Vố n bằng tiền
Ch uyển số liệu san g các phân hệ kh ác
Kế toán tổng hợp Công nợ phải thu Công nợ phải trả
Báo cáo
NhËt ký thu, nhËt ký chi Sổ quỹ, sổ ngân hàng Số d- tiền m ặt, số d- ngân hàng
Dòng tiền
3.2 Cập nhật số liệu:
3.2.1 Nhập chứng từ Thu tiền mặt hoặc Thu qua ngân hàng
Đường dẫn: Vốn bằng tiền\ Sơ đồ\ Thu tiền mặt hoặc Thu qua NH
- Mã đơn vị: Tên đơn vị cập nhật
- Mã giao dịch: Ngầm định là 2 hoặc xoá đi nhấn ENTER để chọn mã giao dịch
1 - Thu chi tiết theo hoá đơn: Để quản lý được số tiền đó sẽ thu về của hoá đơn bán hàng nào? Nếu chọn mã này thì chương trình sẽ kê danh sách các hoá đơn của đối tượng khách hàng đó cho bạn lựa chọn.
2 - Thu của khách hàng: thu tiền của một khách hàng hoặc một mã khách hàng có chung nghiệp vụ kinh tế nhưng nhiều định khoản
3 - Thu của nhiều khách hàng : Thu tiền của nhiều đối tượng khác nhau trên một phiếu thu. Lúc này ô Mã khách bỏ qua mà mã khách sẽ khai báo ở cửa sổ dưới, tương ứng với mỗi định khoản là một mã khách khác nhau.
Tương tự với các nhà cung cấp.
Mã hạch toán: Nhấn F4 để chọn ra bút toán định khoản về thu tiền đã được xây dựng từ trước.
Mã khách: Gõ mã khách hoặc nhấn ENTER để tìm. Bạn khai báo khách hàng nộp tiền (thu tiền công nợ, thu lại tiền tạm ứng, thu tiền vay...). Đối với các tài khoản công nợ thì mã khách phải đầy đủ và chính xác, vì nó là cơ sở để lên các báo cáo công nợ đúng.
Địa chỉ : Chương trình tự mặc định nếu địa chỉ của khách hàng đã khai báo trong Danh mục khách hàng.
Người nộp tiền, mã khế ước: Không bắt buộc
Số phiếu thu: Chương trình tự đánh số hoặc gõ lại
Ngày lập phiếu thu: Ngày nhập chứng từ
Ngày hạch toán : Là ngày phát sinh chứng từ
Tỷ giá: Chương trình luôn để ở dạng mặc định tiền giao dịch là
"VND" và với tỷ giá là 1. Nếu phiếu của bạn có nội dung là thu ngoại tệ thì bạn nhấn vào ô "VND", khi đó chương trình sẽ cho bạn một màn hình "Chọn ngoại tệ" và bạn sẽ chọn một ngoại tệ trong màn hình này bằng cách di chuyển vùng sáng đến đó, đồng thời nhấn nút "Chọn". (Lưu ý, màn hình "Chọn ngoại tệ" chỉ cung cấp cho bạn những loại ngoại tệ mà bạn đã khai báo ở "Danh mục tiền tệ")
Tài khoản Nợ: Phiếu thu, phiếu báo Có dùng khi có phát sinh các nghiệp vụ thu tiền mặt nhập quỹ tiền mặt hoặc ngân hàng, tài khoản ghi nợ luôn được đặt sẵn là 111, 112. Bạn sẽ nhập tài khoản phát sinh có theo từng chứng từ phát sinh.(ví dụ thu tiền bán hàng:
Có TK131, 141, …)
Tài khoản Có: Tài khoản đối ứng với TK 111, 112 của Nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
*Nếu đã chọn Mã hạch toán thì chương trình sẽ tự động cập nhật TK Có, TK Nợ.
- Phát sinh có: Số tiền phát sinh
- Diễn giải: Mô tả nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Vụ việc, mã tự do: Dùng để hạch toán chi tiết cho từng hợp đồng, vụ việc, sản phẩm…
Sau khi nhập liệu xong các chỉ tiêu thì nhấn nút "Lưu" để lưu phiếu thu đó.
- Trạng thái: Chọn 1- Thông tin, số liệu đã vào các sổ sách báo cáo liên quan; Chọn 2- Chứng từ đã được lưu nhưng các thông tin, số liệu chưa vào các sổ sách báo cáo liên quan (ở chế độ chờ phát sinh thực tế thu tiền về).
Để thực hiện tiếp thì chọn các ô chức năng tương ứng.
Lưu ý:
- Khi lập phiếu thu tiền mặt và phiếu thu qua ngân hàng chi tiết theo từng hóa đơn:
Khi thu tiền chi tiết theo hóa đơn ta phải chỉ rõ là thu tiền của hóa đơn nào. Trong trường hợp thu tiền của nhiều hóa đơn thì phải tách số tiền ra theo từng hóa đơn.
Tài khoản đối ứng sẽ là tài khoản ghi trên hóa đơn và chương trình tự động lấy tài khoản này để hạch toán.
Số tiền đã thu của hóa đơn hiện trên màn hình là tổng số tiền đã thu liên quan đến hóa đơn này trừ đi số tiền thu theo phiếu thu hiện tại. Trong trường hợp lọc chứng từ cũ ra sửa thì số tiền đã thu sẽ bao gồm cả các số tiền của các phiếu thu sau phiếu thu hiện thời.
Khi loại tiền thu trên phiếu thu khác với loại tiền trên hóa đơn bán hàng thì phải nhập số tiền quy đổi tương ứng với loại tiền ghi trên hóa đơn.
- Khi lập phiếu thu tiền mặt và thu qua Ngân hàng khác liên quan đến 1 khách hàng:
Trong trường hợp sử dụng mã giao dịch 2 ta cũng có thể phân bổ số tiền đã thu cho từng hóa đơn bằng cách kích chuột vào nút "Số HĐ". Khi này chương trình sẽ cho hiện lên các hóa đơn liên quan đến khách hàng hiện thời chưa tất toán để ta thực hiện phân bổ số tiền thu cho các hóa đơn tương ứng.
- Khi lập phiếu thu tiền mặt và thu qua NH khác liên quan đến nhiều khách hàng:
Trong trường hợp một phiếu thu hoặc một giấy báo có liên quan đến nhiều khách thì các khách hàng sẽ được nhập ở từng dòng chi tiết.
Lưu ý chung:
Sau khi đã nhập số liệu ở phần chi tiết thì không được sửa mã giao dịch nữa. Để sửa mã giao dịch phải xóa hết các dòng chi tiết.
3.2.2 Nhập chứng từ Chi tiền mặt hoặc chi qua ngân hàng
3.3 Báo cáo kế toán vốn bằng tiền
3.3.1 Báo cáo tiền mặt, tiền gửi NH: các báo cáo thuộc nhóm báo cáo chuẩn tài chính có quyền đầy đủ lên và in ra sổ sách
3.3.2 Báo cáo quản trị tiền mặt, tiền NH: các báo cáo thuộc nhóm quản trị, mới được quyền xem, khi muốn in các BC này liên hệ nhà cung cấp (Công ty CP SIS Việt Nam)