- Cập nhật các hoá đơn bán hàng, bao gồm HĐ bán hàng hoá và HĐ bán dịch vụ.
- Theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng bán ra.
- Tính thuế GTGT của hàng hoá bán ra.
- Theo dõi các khoản phải thu, tình hình thu tiền và tình trạng công nợ của khách hàng.
4.2 Sơ đồ tổ chức
4.3 Cập nhật số liệu
4.3.1 Bán hàng
4.3.1.1 Hoá đơn bán hàng
- Đường dẫn: Bán hàng/ Sơ đồ/ Hoá đơn bán hàng
Căn cứ của việc lập phiếu này là các lệnh xuất kho, các đơn đặt hàng của người mua, cán bộ vật tư sẽ làm phiếu trước khi xuất hàng ra khỏi kho.Việc cập nhật dữ liệu Hoá đơn bán hàng gồm 3 loại thông tin: Thông tin về chứng từ, thông tin về hàng hoá và thông tin thuế.
Mã khách hàng: Nhập mã khách hoặc tên tắt của mã khách thì danh sách của mã khách hàng sẽ hiện lên và bạn dùng phím F5 hoặc con trỏ để chọn mã. Chương trình sẽ tự động điền tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng vào các ô nếu trong danh mục khách hàng bạn đã khai báo đầy đủ các trường liên quan. Đưa con trỏ đến mã cần chọn và nhấn ENTER. Nếu là khách hàng mới chưa có trong danh sách mã khách thì nhấn F4 để tạo mã mới. Mã khách hàng dùng để quản lý công nợ người mua.
- Địa chỉ: Chương trình mặc định địa chỉ của mã khách trong Danh mục khách hàng
- Người mua: Không bắt buộc
- Diễn giải: Mô tả nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Mã NX – TK nợ: là Tk ngầm định khi khai báo mã khách hoặc tự gõ
- Số hoá đơn: Số TT hoá đơn để quản lý việc xuất hàng và kê khai thuế, số hoá đơn nhảy tự động
- Số Seri: Số xê ri của hoá đơn để lên báo cáo thuế GTGT đầu ra, được khai báo trong Tham số tuỳ chọn “Ký hiệu HD bán hàng”
- Ngày lập hoá đơn: Ngày cập nhật phiếu
- Ngày hạch toán: Ngày phát sinh nghiệp vụ, chương trình tự mặc định ngày lập hoá đơn là ngày hạch toán.
- Hình thức tt: hình thức thanh toán, thông tin này hiển thị trên hoá đơn GTGT nếu được in từ phần mềm.
- Mã hàng: gõ phím tắt nhấn ENTER hiện ra một bảng danh mục hàng hoá vật tư, đưa con trỏ đến mã cần chọn và nhấn ENTER.
- Mã kho : Gõ tên kho đang theo dõi hàng hoá đó
- Vụ việc: Vào tên vụ việc liên quan đến việc bán hàng chẳng hạn Số hợp đồng, .. nếu chưa có nhấn F4 để thêm mã vụ việc.
- Giá bán : Nếu là ngoại tệ và đã có tỷ giá thì chương trình tự tính ra tiền VNĐ, TK Doanh thu, TK kho, TK giá vốn: được mặc định giống khai báo ở Danh mục Vật tư hàng hóa
- Giá vốn hàng bán: Nếu vật tư hàng hoá được khai báo tính theo giá trung bình hoặc nhập trước xuất trước thì con trỏ sẽ chạy qua dòng giá vốn hàng bán. Cuối kỳ khi tính giá trung bình hoặc nhập trước xuất trước ở Phần Kế toán hàng tồn kho thì giá vốn sẽ tự động cập nhật vào các phiếu xuất kho này.
- Mã thuế: Là mã thuế suất
Trên màn hình có một ô vuông chứa các dòng cho phép bạn tích vào ô để thực hiện các công việc sau:
+ Ô "Sửa tiền thuế" cho phép bạn sửa lại số tiền thuế trong trường hợp tiền thuế tính ra là số lẻ.
+ Ô "Sửa hạch toán thuế" cho phép bạn sửa lại hạch toán đối với tài khoản ghi nợ, ghi có.
+ Ô "Nhập tiền ck" cho phép bạn nhập số tiền chiết khấu bán hàng. Nếu bạn không đánh dấu ô này thì khi nhập liệu chương trình sẽ không cho phép bạn nhập tiền chiết khấu.
Cập nhật xong hoá đơn bán hàng bạn Lưu lại, nếu mã khách hàng của bạn chưa có mã số thuế GTGT thì chương trình sẽ tự động đưa ra màn hình nhắc nhở khai báo khách hàng GTGT. Nếu quên chưa cập nhật mã số thuế thì bạn cập nhật trực tiếp vào màn hình đó, hoặc nhấn Huỷ bỏ nếu khách hàng không có mã GTGT. Lưu ý bạn khai báo các chỉ tiêu về khách hàng như thế nào thì Báo cáo thuế GTGT đầu ra sẽ lên như thế đó.
Ngoài ra chương trình có thêm tiện ích: Tạo phiếu thu và Phiếu xuất kho tự động ngay trên hoá đơn bán hàng, với nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay (Mã NX & TK Nợ là 111). Thao tác làm như sau: sau khi nhập các thông tin cho hoá đơn bán hàng trước khi “Lưu” chứng từ để tạo phiếu thu ta tích vào ô “Tạo phiếu thu” khi đó chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu thu tiền mặt lấy theo số thứ tự ở Phiếu thu tiền mặt trên phân hệ Vốn bằng tiền.
Cho phép in chứng từ “Phiếu thu” và “Phiếu xuất kho” ngay trên màn hình nhập chứng từ Hoá đơn bán hàng, bằng cách tích vào “In ctừ” chọn trong mục “In theo” chọn mã 2 là in Phiếu thu và mã 1 in Hoá đơn bán hàng; mã 3 là in Phiếu xuất kho và mã 4 in Hóa đơn GTGT
Nếu DN chọn hình thức in Hoá đơn trên phần mềm thì làm như sau:
Việc phân quyền chi tiết đến đối tượng nào được In Hoá đơn hoặc được In lại Hoá đơn bao nhiêu lần. Khai báo như sau:
Vào phân hệ Hệ thống/ Chức năng/ Quản trị người sử dụng/ Nhận (mật khẩu để trắng)
Ở trường In HD đến lần thứ, gõ số lần cho đối tượng đang được phân quyền được in. Đảm bảo Hoá đơn in một lần và phân quyền bảo mật nếu có lần in tiếp theo.
Nếu in quá số lần được phân quyền in chương trình sẽ không cho in và đưa ra thông báo như sau
Khi In Hoá đơn chọn chức năng “In ctừ” trên chứng từ nhập liệu, có nhiều lựa chọn in, người sử dụng có thể in 1. Bảng kê để kiểm tra số liệu, còn khi in hóa đơn giá trị gia tăng thì chọn số 4 (nếu phân quyền chỉ được in 1 lần thì chỉ thao tác in 1 lần)
Trong một số trường hợp số lượng hàng hoá xuất bán trên một hoá đơn vượt quá 16 dòng thì chọn In theo mã 4 và tích vào ô “In kèm bảng kê”.
Khi đó chương trình sẽ cho in ra HĐ GTGT và bảng kê kèm theo như sau:
Và bảng kê chi tiết hàng hoá (khi nhấn Esc – thoát khỏi mẫu in HĐ GTGT)
Ngoài ra chương trình cũng cho phép in nhiều hoá đơn liền một lúc khi đưa vào chức năng “Tìm” chứng từ lên các chứng từ muốn in.
Lưu ý: Khi nhập hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho
Liên quan đến hạch toán tài khoản vật tư (tài khoản hàng tồn kho), tài khoản doanh thu, giá vốn thì chương trình sẽ tự động hạch toán dựa trên khai báo các tài khoản này cho từng mặt hàng trong phần danh mục hàng hoá vật tư ở phân hệ hàng tồn kho và khai báo hạch toán thuế trong phần danh mục thuế suất.
Các thông tin liên quan đến hóa đơn và khách hàng sẽ được chuyển vào bảng kê hóa đơn đầu ra. Nếu khách hàng chưa có địa chỉ hoặc mã số thuế thì khi lưu chứng từ chương trình sẽ bắt nhập thêm địa chỉ và mã số thuế (xem thêm khai báo trong hệ thống có để mặc định là có kiểm tra MST hay không)
Chương trình cho phép sửa lại cặp định khoản thuế, số tiền thuế và cập nhật tiền chiết khấu. Để thực hiện các việc này chỉ việc chọn các nút tương ứng: Sửa hạch toán, Sửa tiền thuế, Nhập tiền chiết khấu.
Trong trường hợp vật tư tính giá trung bình nhưng xuất với giá đích danh thì chọn nút đánh dấu xuất theo giá đích danh để cập nhật giá xuất.
4.3.1.2 Theo dõi thuế giá trị gia tăng hàng hoá, dịch vụ bán ra
Chương trình cho phép người sử dụng nhập thuế suất và tự động tính số tiền thuế GTGT. Trong một số trường hợp đặc biệt người sử dụng được phép sửa số tiền để làm tròn số tiền thuế GTGT bị quá lẻ.
4.3.1.3 Bán hàng theo hệ thống giá thống nhất
Đối với giá bán thì chương trình lưu giá bán lần cuối của từng mặt hàng và khi ta chọn một mặt hàng thì chương trình tự động gán giá này vào trường giá bán, tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại giá bán cho đúng với giá bán trên hoá đơn.
Trong trường hợp doanh nghiệp bán theo hệ thống giá thống nhất thì tuỳ theo cách thức xác định hệ thống giá bán chương trình sẽ được sửa theo yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp.
4.3.1.4 Theo dõi chiết khấu bán hàng
Trong trường hợp bán hàng có chiết khấu thì chương trình cho phép nhập số tiền chiết khấu và tài khoản hạch toán chiết khấu bán hàng.
Trong trường hợp chiết khấu bán hàng và chiết khấu thanh toán theo một hệ thống thống nhất thì chương trình sẽ được sửa theo yêu cầu của doanh nghiệp.
4.3.1.5 Cập nhật giá vốn hàng bán
Đối với các mặt hàng tính giá vốn theo phương pháp đích danh thì người sử dụng phải tự gõ giá vốn. Chương trình chọn phiếu nhập để thực hiện xuất hàng theo phiếu nhập.
Đối với các mặt hàng tính giá vốn theo phương pháp giá trung bình tháng hoặc giá nhập trước xuất trước thì giá vốn được tính vào cuối tháng và chương trình sẽ cập nhật vào các phiếu xuất bán.
4.3.2 Theo dõi bán hàng trong trường hợp xuất hoá đơn vào cuối kỳ
Trong một số trường hợp đặc biệt doanh nghiệp thường xuất hàng cho khách nhưng lại chỉ xuất hoá đơn vào cuối kỳ. Trường hợp này làm phiếu xuất điều chuyển từ kho công ty sang kho đại lý (coi khách hàng là 1 đại lý). Khi xuất hoá đơn cho khách hàng thì làm hoá đơn bán hàng xuất từ kho đại lý hoặc làm phiếu xuất điều chuyển lại từ kho đại lý về kho công ty và sau đó làm hoá đơn bán hàng xuất từ kho công ty.
4.3.3 Cập nhật hóa đơn dịch vụ
- Đường dẫn: Bán hàng/ Sơ đồ/ Hoá đơn dịch vụ
Dùng để cập nhật những hoạt động bán hàng mà không phải nhập chi tiết từng mặt hàng mà hạch toán trực tiếp vào các tài khoản Doanh thu: Ví dụ Doanh thu dịch vụ cho thuê, dịch vụ sửa chữa…
Cập nhật giống hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho nhưng không có mã hàng hoá.
Khi chọn chức năng <<In ctừ>> cũng có 2 sự lựa chọn nếu in theo mẫu thông thường chọn mã 1 nếu in theo form hoá đơn GTGT chọn mẫu 2
Lưu ý: Việc nhập thuế GTGT đầu ra trong trường hợp doanh thu được thực hiện trên địa bàn của các tỉnh/ thành khác nhau.
Đối với các đơn vị xây lắp có công trình nằm trên địa bàn của Tỉnh/Thành phố khác với Tỉnh/Thành phố nơi khai báo thuế thì thuế GTGT đầu ra được tách thành 2 phần: 4% thuế GTGT nộp tại Tỉnh/Thành phố nơi khai báo thuế và 1% thuế GTGT được nộp ở nơi công trình được thực hiện.
Hoá đơn xây lắp này được nhập ở phần hoá đơn dịch vụ và tách thành 2 dòng: dòng thứ nhất là ghi thuế suất 4% và dòng thứ 2 ghi thuế suất 1%.
Lưu ý là dòng thứ 2 không nhập doanh thu và người sử dụng phải tự nhập số tiền thuế 1% vào trường tiền thuế. Chương trình sẽ chuyển số liệu vào bảng kê thuế GTGT đầu ra gồm có 2 dòng: 1 dòng thuế suất 4% và 1 dòng thuế suất 1% và doanh thu chịu thuế trên từng dòng sẽ là doanh thu chịu thuế của cả hoá đơn.
4.3.4 Hoá đơn xuất khẩu
Nếu DN có nghiệp vụ xuất khẩu thì khi xuất bán cập nhật ở chứng từ Hoá đơn xuất khẩu
4.4 Báo cáo bán hàng và công nợ phải thu 4.4.1 Báo cáo bán hàng
Các báo cáo sau được quyền xem và in báo cáo: 01; 02; 03; 04; 05; 06 Các báo cáo liên hệ nhà quản trị để có được quyền in: 07; 08; 09;10
4.4.2 Báo cáo công nợ phải thu
Các báo cáo sau được quyền xem và in báo cáo: 01; 02; 04
Các báo cáo liên hệ nhà quản trị để có được quyền in: 03; 05; 06; 07;
08; 09; 10; 11; 12; 13
4.4.3 Báo cáo hợp đồng, vụ việc
Các báo cáo sau được quyền xem và in báo cáo 01
Các báo cáo liên hệ nhà quản trị để có được quyền in: 02; 03; 04; 05 4.4.4 Báo cáo quản trị
Các báo cáo dành cho nhà quản trị, xem số liệu đa chiều, liên hệ với nhà cung cấp để in được báo cáo.