Theo dõi tài sản cố định về nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị còn lại, nguồn vốn, bộ phận sử dụng, mục đích sử dụng, nước sản xuất, ngày đưa vào sử dụng,...
Theo dõi tăng giảm và lý do tăng giảm tài sản cố định.
Tính khấu hao và lên bảng phân bổ khấu hao.
Theo dõi công cụ dụng cụ về tính phân bổ CCDC.
8.2 Khai báo thông tin về Tài sản cố định
Việc khai báo danh mục tài sản cố định là một là một hệ thống thông tin riêng biệt, độc lập với các danh mục khác trong chương trình kế toán. Vì vậy Danh mục TSCĐ được xây dựng để nhằm quản lý tài sản và quản lý khấu hao.
Những danh mục liên quan đến quản lý tài sản cố định bao gồm: Danh mục nguồn vốn, danh mục tăng giảm TSCĐ, danh mục bộ phận TSCĐ, danh mục phân nhóm tài sản. Trước khi khai báo Danh mục tài sản thì cần khai báo các Danh mục nguồn vốn, danh mục tăng giảm TSCĐ, danh mục bộ phận TSCĐ, danh mục phân nhóm tài sản
Trong SAS INNOVA OPEN 2015 tài sản được quản lý theo nguồn vốn, lý do tăng giảm, mục đích sử dụng, bộ phận sử dụng và theo nhóm TSCĐ.
8.2.1 Danh mục nguồn vốn :
- Chức năng: Để khi khai báo tài sản xác định được tài sản đó thuộc nguồn vốn nào
- Đường dẫn: Tài sản\ Danh mục\ Nguồn vốn - Cập nhập các thông tin về
Mã nguồn vốn : Dùng để mã hoá mã nguồn vốn
Tên nguồn vốn : Tên nguồn vốn (vốn vay, vốn tự có…) 8.2.2 Danh mục lý do tăng giảm tài sản:
- Chức năng:Khai báo lý do tăng giảm của tài săn
- Đường dẫn: Tài sản\ Danh mục\ Danh mục lý do tăng giảm TSCĐ - Cập nhật các thông tin về
Loại tăng giảm: T – Khai báo TS tăng; G – Khai báo TS giảm
Mã tăng giảm: Mã đặt khai báo tăng giảm ví dụ MM (Mua mới)
Lý do tăng giảm: Ví dụ Tăng do mua mới
8.2.3 Danh mục Bộ phận sử dụng tài sản:
- Chức năng: Khai báo bộ phận sử dụng TS đó.
- Đường dẫn: Tài sản\ Danh mục\ Bộ phận sử dụng tài sản - Cập nhật các thông tin về:
Mã bộ phận : Mã đặt cho bộ phận đó, ví dụ PGĐ
Tên bộ phận: Phòng giám đốc 8.2.4 Danh mục phân nhóm tài sản:
- Chức năng: Khai báo các nhóm tài sản khác nhau
- Đường dẫn: Tài sản\ Danh mục\ Danh mục phân nhóm tài sản - Cập nhật các thông tin về:
Loại nhóm: Đặt TS đó vào loại nhóm nào ví dụ 1,2,3
Mã nhóm tài sản: Tên mã nhóm ví dụ N1,N2
Tên nhóm tài sản: Tên nhóm ví dụ Nhóm máy móc thiết bị, nhóm nhà cửa..
8.3 Danh mục tài sản cố định
Mỗi khi nhập mới một Tài sản ngoài việc định khoản nợ, có hay theo dõi nhập xuất thì phải tạo mã danh mục tài sản mới để theo dõi riêng về phần tài sản và tính khấu hao cho tài sản đó.
- Đường dẫn: Tài sản\ Sơ đồ\ Tài sản
- Mã đơn vị : Khai mã tên đơn vị
- Số ctừ, ngày ctừ gốc : là thông tin của chứng từ gốc, và ngày của hóa đơn mua tài sản
- Mã TSCĐ: Đặt tên cho mã tài sản, ví dụ có thể đặt mã phát sinh theo thứ tự thời gian: TS001, TS002.
- Tên tài sản : Ví dụ ô tô Toyota, Nhà xưởng 1 - Tên 2 : Tên tiếng anh hoặc tên khác.
- Đơn vị tính : Chiếc, bộ…
- Nhóm TS1,2,3 : Nhấn Enter chọn nhóm, TS thuộc nhóm nào thì chọn nhóm đó (Tên nhóm đã đặt ở Danh mục phân nhóm TSCĐ)
- Nước SX, năm SX : Thông tin này dùng để quản lý thêm
- Lý do tăng giảm : Nhấn Enter để chọn lý do tăng giảm đã khai ở Danh mục tăng giảm TS
- Bộ phận sử dụng : Nhấn Enter để chọn mã bộ phận sử dụng đã khai báo trong Danh mục bộ phận sử dụng.
- TK TSCĐ : Khai báo TK TSCĐ( 2111,2112,2115…) - TK Khấu hao : Khai báo TK khấu hao TSCĐ (214)
- TK chi phí : Là tài khoản khai báo khi kết chuyển chi phí khấu hao (6424)
- Ngày tăng tài sản : Là ngày nhập tài sản về dùng - Ngày ghi nhận GTCL :Là ngày bắt đầu sử dụng TS.
- Ngày bắt đầu khấu hao: Có thể là ngày bắt đầu sử dụng tài sản hoặc ngày tăng TS, ngày bắt đầu khấu hao không nhỏ hơn ngày tăng TSCĐ.
- Tính khấu hao : Có tính hay không (đối với các TSCĐ không tham gia vào HĐ SXKD thì không tính khấu hao).
- Số tháng khấu hao : Khai báo số tháng KH của TSCĐ, ví dụ TS khấu hao 4 năm thì khai báo 48 tháng.
- Tỷ lệ khấu hao : Không phải khai báo, khai báo tháng khấu hao thì chương trình tự tính tỷ lệ KH.
Thông tin chính
- Nguyên giá : Khai báo nguyên giá TS
- Giá trị đã khấu hao : Nếu là TS cũ đã tính KH rồi thì phải khai báo Giá trị đã khấu hao
- Giá trị còn lại : Chương trình tự động tính - Giá trị KH 1 tháng : Chương trình tự động tính Thông tin khấu hao
Khai báo các thông tin phân bổ giá trị khấu hao về từng vụ việc theo tỷ lệ phần trăm.
8.4 Danh mục dụng cụ phụ tùng kèm theo
Chức năng: khai báo các mã dụng cụ phụ tùng đi kèm với TSCĐ
- Mã tài sản: gắn mã tài sản có phụ tùng dụng cụ đi kèm đang khai báo - Mã phụ tùng: khai báo mã phụ tùng
- Tên phụ tùng
- Đơn vị tính: cho phụ tùng
- Số lượng: số lượng phụ tùng được khai báo là bao nhiêu - Giá trị: tổng giá trị là bao nhiêu
Các thông tin này sẽ hiển thị trên báo cáo “Thẻ Tài sản cố định”
8.5 Tính khấu hao tháng và điều chỉnh khấu hao tháng
Mỗi tháng ta phải tính một lần và chương trình sẽ lưu giá trị này trong tệp số liệu.
Nếu có sự thay đổi về nguyên giá hay giá trị còn lại hoặc số tháng khấu hao thì phải tính lại khấu hao.
Giá trị khấu hao do máy tính ra dựa trên các số liệu và cách tính mà ta đã khai báo ở phần thông tin về tài sản. Tuy nhiên giá trị này có thể thay đổi theo ý muốn của người sử dụng ở phần “Điều chỉnh khấu hao tháng".
Việc điều chỉnh giá trị khấu hao có thể do giá trị còn lại rất nhỏ nên ta muốn chỉnh hết giá trị còn lại vào số khấu hao của tháng hiện thời.
SAS INNOVA OPEN 2015 cho phép tính khấu hao theo nguyên giá hoặc theo giá trị còn lại và có thể tính dựa trên khai báo số tháng mà tài sản sẽ khấu hao hết hoặc dựa trên tỷ lệ khấu hao tháng. Khai báo về cách thức tính này được thực hiện trong phần “Khai báo các tham số hệ thống”.
8.6 Phân bổ khấu hao
- Khi thực hiện tính khấu hao TSCD chương trình mới tính ra số khấu hao TSCD của tháng đó nhưng chưa đưa khoản khấu hao đó vào chi
phí. Để bút toán ghi Nợ các tài khoản chi phí khấu hao tương ứng với TK Có 214, thực hiện phân bổ khấu hao
- Thao tác: Dùng phím cách để đánh dấu, sau đó nhấn F4 để thực hiện bút toán phân bổ chi phí
8.7 Khai báo tăng thêm nguyên giá cho TSCĐ
- Đường dẫn: TSCĐ và CCDC/ Sơ đồ/ Điều chỉnh TS - Nhấn F4 để thêm mới
8.8 Danh mục khai báo giảm TSCĐ
Đối với trường hợp tài sản đem nhượng bán, thanh lý hoặc không dùng thì phải tiến hành khai báo giảm TSCĐ để chương trình sẽ loại bỏ tài sản đó ra khỏi danh sách tài sản
Đường dẫn: Tài sản\ Sơ đồ\ Điều chỉnh TS
8.9 Khai báo thôi khấu hao tài sản
Khi khai báo giảm tài sản thì cũng tiến hành khai báo thôi khấu hao tài sản để chương trình không tính khấu hao tài sản đó nữa.
Tương tư như khi khai báo giảm tài sản nhưng chỉ khai báo thôi khấu hao còn trong các báo cáo kiểm kê tài sản vẫn còn tài sản khai báo thôi khấu hao
Ứng dụng vào quản lý CCDC phân bổ nhiều lần
- Đối với trường hợp CCDC xuất đi sản xuất phân bổ nhiều lần - >
được theo dõi tương tự như TSCD. Tuy nhiên, giá trị CCDC xuất dùng sẽ được treo trên tk 242, 142 để phân bổ dần.
- Cách khai báo và tính khấu hao tương tự như mục TSCD - Đường dẫn: Tài sản cố định\ Danh mục\ Công cụ dụng cụ 8.10 Báo cáo TSCĐ, CCDC
Báo cáo TSCĐ Được in: 04; 10; 11; 12
Liên hệ nhà cung cấp để được in BC 01; 02; 03; 05; 06; 07; 08; 09
Báo cáo CCDC
Liên hệ nhà cung cấp để được in các BC