- Theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng mua vào theo mặt hàng, nhà cung cấp và hợp đồng.
- Tính thuế GTGT của hàng hoá mua vào.
- Theo dõi các khoản phải trả, tình hình trả tiền và tình trạng phải trả cho các nhà cung cấp.
- Cập nhật các phiếu nhập mua: nội địa, nhập khẩu, chi phí mua hàng, hoá đơn mua dịch vụ.
- Cập nhật các phiếu xuất trả lại nhà cung cấp.
- Cập nhật các chứng từ phải thu khác và chứng từ bù trừ công nợ.
- Theo dõi theo VNĐ và ngoại tệ
- Phân hệ kế toán mua hàng liên kết số liệu với phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi để có thể lên được các báo cáo công nợ và chuyển số liệu sang phân hệ kế toán tổng hợp, kế toán hàng tồn kho. Để tăng tính hiệu suất cho người sử dụng chương trình đưa thêm tiện ích tạo tự động Phiếu Chi tiền mặt trên chứng từ Hóa đơn nhập mua khi mua trả tiền mặt.
5.2 Sơ đồ tổ chức
5.3 Cập nhật số liệu 5.3.1 Hoá đơn mua hàng:
- Đường dẫn: Mua hàng\ Sơ đồ\ Hoá đơn mua hàng
Dùng để cập nhật những chứng từ phát sinh đối với những hàng hoá nhập của những nhà cung cấp trong nước. Căn cứ để vào các phiếu nhập này là Hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp. Dựa vào các thông tin được ghi trên hoá đơn này để nhập dữ liệu vào các Phiếu nhập mua:
- Mã hạch toán: Nhấn F4 để chọn ra bút toán đã được định khoản sẵn trên phần mềm, chương trình sẽ tự động cập nhật vào mục TK nợ, TK có.
- Mã khách - Đối với Phiếu nhập là mã nhà cung cấp: Nhập mã nhà cung cấp hoặc tên tắt của nhà cung cấp thì danh sách của mã nhà cung cấp sẽ hiện lên và bạn dùng phím F5 hoặc con trỏ để chọn mã. Chương trình sẽ tự động điền tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng vào các ô nếu trong danh mục nhà cung cấp bạn đã khai báo đầy đủ các trường liên quan. Đưa con trỏ đến mã cần chọn và nhấn ENTER. Nếu là khách hàng mới chưa có trong danh sách mã nhà cung cấp thì nhấn F4 để tạo mã mới. Mã nhà cung cấp dùng để quản lý công nợ người bán.
- Địa chỉ : Chương trình mặc định địa chỉ của mã khách trong Danh mục nhà cung cấp
- Người giao: Không bắt buộc
- Diễn giải : Mô tả nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Mã NX – TK có: Chương trình sẽ tự động cập nhật khi ta chọn mã hạch toán hoặc nếu ta không chọn mã hạch toán thì phải tự nhập tài khoản vào.
- Số đh: Số đơn hàng (Không bắt buộc)
- Số hoá đơn; Số sêri; Ngày lập hoá đơn: Cập nhật từ các thông tin tương ứng từ Hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp, thông tin này sẽ lên Báo cáo thuế GTGT đầu vào.
- Số phiếu nhập: Chương trình tự động đánh số hoặc tự gõ - Ngày lập phiếu nhập: Ngày cập nhật chứng từ
- Ngày hạch toán: Ngày phát sinh nghiệp vụ, ngày ghi trên hoá đơn nhà cung cấp.
- Tỷ giá: Chương trình tự mặc định TG bằng 1. Nếu theo dõi ngoại tệ thì phải chọn ngoại tệ và tỷ giá
- Mã hàng: gõ phím tắt nhấn ENTER hiện ra một bảng danh mục hàng hoá vật tư, đưa con trỏ đến mã cần chọn và nhấn ENTER, nếu tạo mới thì nhấn F4 để thêm một mã hàng mới.
- Mã kho: Gõ tên kho nhập hàng hoá đó
- Vụ việc: Vào tên vụ việc liên quan đến việc mua hàng chẳng hạn Số hợp đồng, .. nếu chưa có nhấn F4 để thêm mã vụ việc hoặc không theo dõi có thể bỏ qua.
- Giá tiền : Nếu là ngoại tệ và đã có tỷ giá thì chương trình tự tính ra tiền VNĐ
- TK nợ : chương trình mặc định TK hàng hoá khai báo trong Danh mục hàng hoá
- Mã tự do: không bắt buộc
- Chi phí: Nhập những chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng: chi phí dịch vụ, vận chuyển …được ghi trên cùng hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp. (Chi phí này cùng mã với nhà cung cấp hàng hoá).
Sau khi gõ tài khoản thuế chương trình sẽ hiện lên màn hình Nhập chứng từ GTGT, bạn kiểm tra thông tin trên bảng đã đầy đủ chưa: Ngày tháng, Sêri, số hoá đơn, giá trị thuế và tiền hàng của hoá đơn đầu vào. Thông tin trên bảng này là cơ sở để lên báo cáo thuế GTGT đầu vào.
Trên màn hình có một ô vuông chứa các dòng cho phép bạn tích vào ô để thực hiện các công việc sau:
+ Ô "Sửa tiền thuế" cho phép bạn sửa lại số tiền thuế trong trường hợp tiền thuế tính ra là số lẻ.
+ Ô "Sửa hạch toán thuế" cho phép bạn sửa lại hạch toán đối với tài khoản ghi nợ, ghi có.
Ngoài ra chương trình có thêm tiện ích: Tạo phiếu chi tự động ngay trên hoá đơn mua hàng, với nghiệp vụ mua hàng thu tiền ngay. Thao tác làm như sau: sau khi nhập các thông tin cho hoá đơn mua hàng trước khi
“Lưu” chứng từ, để tạo phiếu chi tự động ta tích vào ô “tạo phiếu chi” khi
đó chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu chi tiền mặt ăn theo số thứ tự ở Phiếu chi tiền mặt trên phân hệ Vốn bằng tiền.
Và cho phép in chứng từ “Phiếu chi” ngay trên màn hình nhập chứng từ Hoá đơn mua hàng, bằng cách tích vào “In ctừ” bằng cách chọn trong mục “In theo” chọn mã 2 là in Phiếu chi
Khi tính thuế GTGT chương trình cho phép khai báo có hay không tính thuế chỉ gồm tiền hàng hay gồm cả tiền thuế.
5.3.2 Cập nhật Phiếu nhập khẩu:
Dùng để nhập hàng hoá được nhập khẩu từ nước ngoài, căn cứ vào số liệu trên các tờ khai Hải quan, thông báo thuế để cập nhật chứng từ vào đây.
Về cách cập nhật giống như ở phiếu nhập mua nhưng khác ở chỗ:
Phiếu nhập khẩu sẽ được hạch toán theo nguyên tệ, tỷ giá hạch toán có thể lấy theo tỷ giá trên tờ khai Hải quan, chênh lệch tỷ giá được xác định khi thanh toán tiền hoặc khi đối chiếu công nợ.
- Đường dẫn: Mua hàng\Sơ đồ\Nhập khẩu.
- Các thông tin cập nhật trển phiếu nhập khẩu tương tự như Phiếu nhập mua hàng.
- Một số thông tin thêm:
TK thuế nhập khẩu: Gõ Tk thuế nhập khẩu và số tiền thuế tương ứng vào ô bên cạnh. Chương trình xuất hiện một màn hình Nhập thuế nhập khẩu, bạn sẽ tự cập nhật thuế nhập khẩu theo thuế suất của từng mặt hàng đã ghi trên tờ khai Hải quan. Lưu ý trong trường hợp nhập khẩu nhiều mặt hàng có cùng thuế suất, việc gõ tay rất mất thời gian, bạn có thế dùng Phiếu nhập chi phí mua hàng để vào, chương trình sẽ tự động phân bổ thuế cho các mặt hàng..
Tk thuế GTGT: Khi khai báo tài khoản thuế GTGT nhập khẩu chương trình sẽ hiện lên màn hình Nhập chứng từ giá trị gia tăng để kiểm tra khai báo thuế GTGT như phiếu nhập mua, sau đó nhấn Nhận hoặc Huỷ 5.3.3 Cập nhật tiền chi phí mua hàng
Dùng để cập nhật các loại chi phí liên quan đến việc mua hàng: Chi phí vận chuyển, chi phí bảo hiểm hàng hoá, thuế nhập khẩu, chi phí dịch vụ khác..
Cách thức cập nhật chi phí mua hàng liên quan đến chứng từ chi phí mua hàng và cách tính giá hàng tồn kho. Dưới đây sẽ trình bày các phương án khác nhau trong việc cập nhật chi phí mua hàng:
- Chi phí mua hàng được tính ngoài và áp vào giá vốn sau đó nhập cùng với phiếu nhập mua trong đó giá vốn đã có tính chi phí mua hàng.
- Tổng chi phí mua hàng được nhập cùng với phiếu nhập mua ở trường tổng chi phí mua hàng. Sau đó chương trình sẽ hiện lên một cửa sổ để phân bổ số tiền mua hàng cho từng mặt hàng. Chương trình có trợ giúp phân bổ chi phí mua hàng theo giá trị của các mặt hàng nhập mua, tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại số tiền phân bổ này theo ý muốn.
- Chi phí mua hàng được nhập riêng như một chứng từ nhập mua: Khi này phần số lượng và đơn giá của từng mặt hàng để bằng không, còn trường tiền hàng thì nhập bằng số tiền chi phí được phân bổ cho mặt hàng.
- Chi phí mua hàng được nhập ở phần "Phiếu nhập chi phí mua hàng":
Dùng để nhập các chi phí liên quan đến việc nhập hàng mà ta cần phải phân bổ cho các mặt hàng nhập kho. Khi này ta phải chỉ rõ chi phí gắn với phiếu nhập mua nào. Chương trình có trợ giúp phân bổ chi phí
mua hàng theo giá trị của các mặt hàng nhập mua, tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại số tiền phân bổ này theo ý muốn.
- Đường dẫn cập nhật Chi phí mua hàng chọn Mua hàng\Sơ đồ\Chi phí mua hàng. Cách cập nhật tương tự như phiếu NK nhưng mã khách ở đây là mã của nhà cung cấp các dịch vụ vận chuyển, bảo hiểm, hải quan..
Khi nhập xong số tiền vào ô chi phí sẽ xuất hiện màn hình Phân bổ chi phí, bạn đưa con trỏ vào ô Chọn PN ở cuối màn hình ---> Hiện ra cửa sổ Lọc chứng từ: gồm có Số chứng từ và ngày chứng từ. Nếu biết chính xác chi phí đó phân bổ cho phiếu nhập nào thì bạn chỉ cấn gõ số Phiếu nhập vào ô Số chứng từ, nếu không nhớ thì bạn chọn khoản thời gian nhập hàng từ ngày... đến ngày..hiện ra cửa sổ phiếu nhập mua ---> Đưa con trỏ đến phiếu nhập cần chọn nhấn ESC.
Ngoài ra chương trình cũng cho phép phân bổ chi phí mua hàng cho nhiều phiếu nhập mua, bằng cách nhân phím cách vào các dòng hiển thị phiếu nhập sau đó nhấn ESC ---> Chọn PB tự động ở cuối màn hình thì chương trình tự động phân bổ chi phí cho phiếu nhập đó theo tỷ lệ giá trị hàng nhập ---> nhấn nút quay ra ---> trở về màn hình ban đầu, khai báo TK thuế hoặc không.
5.3.4 Hoá đơn mua dịch vụ
Đường dẫn: Mua hàng\Sơ đồ\Hoá đơn dịch vụ.
Việc cập hóa đơn dịch vụ cũng tương tự như việc cập nhật phiếu nhập mua hàng nhưng không phải nhập chi tiết từng mặt hàng mà hạch toán trực tiếp vào các tài khoản chi phí. Phiếu nhập này để dùng nhập các hoá đơn dịch vụ mua vào. Ví dụ: Thuê vận chuyển khách, bốc dỡ ….
5.4 Báo cáo mua hàng và công nợ phải trả 5.4.1 Báo cáo hàng nhập mua
Được xem và in báo cáo 01
In các báo cáo sau liên hệ nhà cung cấp: 02; 03; 04; 05; 06; 07; 08;
09; 10
5.4.2 Báo cáo công nợ phải trả Được xem và in báo cáo 01; 02; 04
In các báo cáo sau liên hệ nhà cung cấp: 03; 05; 06; 07; 08; 09 5.4.3 Báo cáo theo hợp đồng, vụ việc
In báo cáo liên hệ nhà cung cấp 5.4.4 Báo cáo quản trị