CHệễNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TÀI CHÁNH VÀ
II.- THỰC HIỆN CÔNG TÁC TÀI CHÁNH KẾ TOÁN TẠI TCT
2/ Quy định về tài chánh và kế toán của TCT
2.1/ Những quy định chung về kế toán và tài chánh của TCT :
Căn cứ quy chế tài chánh mẫu do Bộ Tài chánh ban hành, theo quyết định số 36/QĐ/HĐQT của Chủ tịch Hội đồng quản trị TCT ký ngày 15/02/1997 về việc ban hành quy chế tài chánh của TCT , đã được phê duyệt của Bộ Tài chánh theo công văn số 383-TC/TCDN, ngày 31/01/1997. Nội dung theo quy chế Tài chánh mẫu của Nhà nước và cụ thể hóa một số các nội dung sau
a/ Quản lý, sử dụng vốn và tài sản
b/ Quản lý doanh thu và chi phí kinh doanh
+ Doanh thu của TCT bao gồm : doanh thu của các ĐVTV và phần doanh thu do TCT trực tiếp kinh doanh (Ban Xuất-Nhập khẩu và các đơn vị hạch toán phụ thuộc). Ngoài ra, còn phần thu quỹ tập trung của TCT từ nguồn kinh phí nộp lên của các ĐVTV (bình quân 0,07% trên doanh thu) ; quỹ khoa học kỹ thuật và quỹ khen thưởng, phúc lợi trích từ % quỹ hình thành từ lợi nhuận được để lại của các ĐVTV sau một niên độ kế toán.
+ Chi phí của TCT là tổng hợp chi phí của các ĐVTV và chi phí của Văn phòng TCT, trong đó :
- Chi phớ cuỷa ẹVTV;
- Chi phí của Văn phòng TCT , bao gồm : chi cho các đơn vị sự nghiệp và bộ máy quản lý điều hành của TCT ; chi khen thưởng, phúc lợi; chi cho nghiên cứu khoa học; chi phí của các đơn vị phụ thuộc kinh doanh thương mại .
+ TCT xây dựng các định mức kinh tế-kỹ thuật, định mức lao động chi phí làm căn cứ điều hành sản xuất và quản lý chi phí kinh doanh của TCT và các ĐVTV.
c/ Lợi nhuận của TCT là lợi nhuận của các ĐVTV và lợi nhuận phần trực tiếp kinh doanh của TCT. Tuy nhiên, thuế lợi tức được xác định trên cơ sở lợi tức của từng ĐVTV hạch toán độc lập tại địa phương nơi đơn vị trú đóng.
TCT được trích lập và sử dụng các quỹ tập trung sau :Quỹ dự phòng tài chánh ; Quỹ đầu tư phát triển ; Quỹ nghiên cứu khoa học, đào tạo ; Quỹ phúc lợi và quỹ khen thưởng.
d/ TCT có nghĩa vụ thực hiện đúng Pháp lệnh Kế toán-Thống kê, chế độ kế toán, kiểm toán, lập và gởi báo cáo tài chánh đúng biểu mẫu và thời gian quy định ; chịu trách nhiệm về tình trung thực, chính xác của số liệu, tài liệu. Báo
cáo tài chánh tổng hợp năm của TCT bao gồm các biểu mẫu theo quyết định số 1141-TC/CĐKT, ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chánh, trong đó cần phân định rõ phần hạch toán tập trung của TCT và phần tổng hợp báo cáo tài chánh của các ĐVTV hạch toán độc lập, các đơn vị sự nghiệp. Báo cáo tài chánh của các ĐVTV phải được kiểm tra trước khi tổng hợp toàn TCT.
2.2/ Quy định về tài chánh và kế toán đối với Văn phòng TCT và các đơn vị hạch toán phụ thuộc :
Căn cứ tổ chức quản lý và kinh doanh, theo quyết định số 219/QĐ/TCKT, ngày 08/4/1996, TCT đã ban hành quy định một số điểm về công tác tài chánh và hạch toán kế toán đối với Văn phòng TCT và các đơn vị hạch toán phụ thuộc nhử sau :
2.2.1/ Một số quy định về tài chánh :
+ Việc quản lý tài chánh của TCT được thực hiện theo nguyên tắc tập trung thống nhất, đồng thời có sự phân cấp quản lý tài chánh cho các đơn vị phụ thuộc.
+ TCT và các đơn vị phụ thuộc có trách nhiệm nộp thuế giá trị gia tăng tại địa phương nơi đơn vị trú đóng.
+ Lợi tức được hạch toán tập trung tại TCT, nên thuế lợi tức do TCT nộp cho cơ quan thuế tại Hà Nội.
+ Việc tính và nộp thu sử dụng vốn Ngân sách thực hiện tại TCT.
2.2.2/ Một số quy định về kế toán đối với Văn phòng TCT : Ngoài các yêu cầu về việc thực hiện chế độ kế toán của Nhà nước, TCT còn yêu cầu cụ thể nhử sau :
a/ Phương pháp kế toán hàng tồn kho được sử dụng thống nhất là phương pháp kê khai thường xuyên.
b/ Hệ thống tài khoản áp dụng và các nguyên tắc kế toán :
+ Nguyên tắc định giá hàng hóa : là trị giá thực tế của hàng hóa, gồm : giá mua + chi phí vận chuyển, bốc dỡ về đến kho + thuế nhập khẩu (nếu có) , hoặc giá thành thực tế của hàng hóa nhập kho.
Khi xuất kho hàng hóa được tính theo giá thực tế của từng lô hàng hoặc tính theo phương pháp bình quân gia quyền.
+ Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ : Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải được phản ảnh trên sổ kế toán bằng đồng Việt Nam. Việc quy đổi đồng ngoại tệ ra đồng Việt Nam được căn cứ vào tỷ giá hạch toán do TCT công bố hàng quý, sổ kế toán chi tiết phải theo dõi gốc nguyên tệ
Riêng đối với các tài khoản thuộc loại chi phí sản xuất, doanh thu bán hàng, vật tư, hàng hóa, tài sản cố định,...khi phát sinh nghiệp vụ bằng ngoại tệ phải được ghi sổ theo giá mua vào của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế. Cuối tháng kế toán đánh giá lại số dư ngoại tệ.
+ Ngoài hệ thống tài khoản theo chế độ kế toán,bổ sung các tiểu khoản sau đây : Phải thu, phải trả nội bộ ; Nguồn vốn kinh doanh ; Quỹ quản lý cấp trên ; Thu nhập hoạt động tài chánh và các khoản thu chi tài chánh hoạt động bất thường.
(Xem phuù luùc16)
c/ Sổ sách kế toán : Văn phòng TCT và các đơn vị phụ thuộc thực hiện hình thức sổ kế toán nhật ký chung , sử dụng phần mềm kế toán ứng dụng của Cty Fast Accounting trong việc hạch toán kế toán, lập báo cáo kế toán tài chánh và quản trị bao gồm các phân hệ và liên kết các phân hệ nghiệp vụ theo sơ đồ sau (Xem phuù luùc 17)
d/ Chế độ báo cáo :
+ Các đơn vị phụ thuộc phải lập và gởi các báo cáo theo chế độ kế toán, bao gồm 04 biểu theo quy định của chế độ kế toán.
Ngoài ra còn phải lập và gởi các báo cáo sau để phục vụ công tác quản lý của Ban Tài chánh-Kế toán TCT , gồm : Bảng cân đối tài khoản ; Báo cáo chi tiết bán hàng và chi phí quản lý ; Báo cáo chi tiết thu mua hàng hóa ; Báo cáo chi tiết tăng giảm TSCĐ ; Báo cáo chi tiết phát sinh các TK 136, 142, 336, 414, 431, 441 ; Báo cáo chi tiết số dư các TK 131, 138, 222, 331, 338 và Báo cáo nhanh hàng tháng. (Xem phụ lục 18)
+ Cuối kỳ kế toán, căn cứ các báo cáo tài chánh của Văn phòng TCT và các đơn vị phụ thuộc, Ban Tài chánh-Kế toán lập báo cáo tài chánh tổng hợp bằng phương pháp tổng cộng theo cột, theo dòng của các báo cáo, không phản ảnh doanh thu nội bộ và bù trừ công nợ nội bộ. (Xem phụ lục19)
+ Để phản ảnh phần vốn góp của TCT vào các DN liên doanh hoặc cổ phần, TCT quy định chế độ báo cáo đối với người đại diện phần vốn của TCT, bao gồm : Báo cáo tình hình sản xuất (định kỳ thời hạn tháng – năm) biểu số 01/CNCS : Giá trị sản xuất công nghiệp ; Báo cáo tài chánh (định kỳ thời hạn năm) biểu B 01, B 02, B 03, B 09 (theo chế độ kế toán-QĐ số 1141) ; Báo cáo kết quả kiểm toán ; Báo cáo kết quả phân phối lợi nhuận và cổ tức được chia cho phần vốn góp của TCT. (Xem phụ lục 20)
2.3/ Quy định về tài chánh và kế toán đối với các ĐVTV hạch toán độc lập : Đối với ĐVTV hạch toán độc lập, hầu hết công tác tài chánh kế toán đều thực hiện theo các chế độ về tài chánh và kế toán của Nhà nước ban hành áp dụng cho các DN Nhà nước , và việc vận dụng các nguyên tắc kế toán và chế độ kế toán do DN tự quyết định. TCT chỉ yêu cầu các ĐVTV phải chấp hành nghiêm chế độ kế toán tài chánh đã được quy định trong : Pháp lệnh Kế toán-Thống kê số 06/LCT- HĐNN, ban hành ngày 10/5/1988 của Chủ tịch Hội đồng Nhà nước (nay là Chủ tịch nước) ; Điều lệ tổ chức kế toán ban hành theo Nghị định số 25/HĐBT, ngày 18/3/1989 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ; Chế độ
kế toán DN, ban hành theo quyết định số 1141/TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chánh.
2.3.1/ Quy định về tài chánh : Theo quyết định số 36/QĐ/HĐQT của Hội đồng quản trị TCT, nội dung quy chế tài chánh các ĐVTV hạch toán độc lập của TCT như quy chế tài chánh mẫu và có phân cấp cho ĐVTV trong một số lãnh vực.
2.3.2/ Về công tác kế toán :Trong số 43 ĐVTV sản xuất kinh doanh hạch toán độc lập, việc thực hiện các chính sách kế toán cơ bản thể hiện trong báo cáo thuyết minh tài chánh, phần chế độ kế toán được áp dụng tại DN như sau :
a/ Niên độ kế toán đều bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 của năm tài chánh.
b/ Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là “đồng” Việt Nam.
Phương pháp chuyển đổi các loại ngoại tệ khác, cơ bản theo Thông tư số 77/1998/TT/BTC ngày 6/6/1998 của Bộ Tài chánh về hướng dẫn tỷ giá quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam sử dụng trong hạch toán kế toán ở DN.
Chỉ có một đơn vị là Công ty May Việt Tiến do có nhiều nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ, đã sử dụng tỷ giá hạch toán để ghi chép kế toán. Tỷ giá hạch toán ổn định trong 01 quý (kỳ kế toán) trên cơ sở tỷ giá hạch toán của quý sau là tỷ giá thực tế của quý trước, có chú ý xu hướng tăng giảm của tỷ giá ngoại tệ.
Cuối kỳ kế toán, tiến hành đánh giá lại số dư ngoại tệ của các tài khoản : tiền mặt, tiền gởi Ngân hàng,tiền đang chuyển,các khoản phải thu-phải trả theo tỷ giá mua vào của Ngân hàng giao dịch công bố tại thời điểm cuối kỳ để ghi sổ kế toán.
Các khoản chênh lệch về tỷ giá được phản ảnh trên tài khoản chênh lệch tỷ giá 413, và được hạch toán vào kết quả kinh doanh (lãi, lỗ). Trong thực tế có một số Cty dệt, do đầu tư từ tiền vay ngoại tệ từ nước ngoài cùng với việc thay
đổi tăng đột biến tỷ giá trên thị trường cũng được Bộ Tài chánh giải quyết cho treo nợ và hạch toán dần vào kết quả kinh doanh.
Theo số liệu thực tế, trong các báo cáo tài chánh của các ĐVTV, đã hạch toán nhiều tỷ giá ngoại tệ khác, đặc biệt đối với những khoản vay đầu tư dài hạn bằng ngoại tệ. Vì vậy, để đảm bảo số liệu nhất quán và hợp lý, TCT cần quy định tỷ giá quy đổi ngoại tệ ra “đồng” Việt Nam áp dụng khi lập báo cáo tài chánh của các ĐVTV, làm căn cứ cho việc hợp nhất báo cáo tài chánh của TCT.
c/ Hình thức sổ kế toán áp dụng :
Hầu hết sử dụng hình thức sổ kế toán là nhật ký chứng từ , 03 đơn vị sử dụng nhật ký chung và 01 đơn vị sử dụng chứng từ ghi sổ.
d/ Phương pháp kế toán tài sản cố định :
+ Các đơn vị đều thực hiện theo quyết định số 1062 từ năm 1997, nay được thay thế bằng quyết định số 166/1999/QĐ-BTC của Bộ Tài chánh về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định.
+ Nguyên tắc đánh giá tài sản : thực tế hiện nay các chi phí ban đầu như : khảo sát thiết bị và giá cả, chi phí đấu thầu ,.... thường ít được phản ảnh đầy đủ trong nguyên giá tài sản và đặc biệt tiêu chuẩn nhận biết tài sản cố định phân biệt với công cụ đề dùng trong TCT chưa thống nhất giữa các ĐVTV, cùng một loại tài sản nhưng có đơn vị coi là tài sản cố định , có đơn vị coi là công cụ .
Hiện nay chưa có đơn vị nào phát sinh tài sản cố định vô hình như nghiên cứu phát triển, lợi thế thương mại, mua bằng phát minh-sáng chế,...
+ Khấu hao tài sản cố định : các đơn vị đều thực hiện theo quy định của Bộ Tài chánh, sử dụng phương pháp đường thẳng để tính khấu hao tài sản cố định theo khung thời gian sử dụng tài sản cố định đối với ngành dệt-may như trongphụ lục 8.
Tuy nhiên , thực tế hiện nay trong điều kiện đổi mới DN Nhà nước, các DN không còn được Nhà nước cấp vốn mà phải tự đi vay để đầu tư đổi mới thiết bị và mở rộng sản xuất kinh doanh. Đối với các DN này, thời hạn sử dụng tài sản cố định có thể được phép tính bằng thời hạn khế ước vay nợ để tạo lập nguồn thu trả nợ, thường thời hạn khế ước vay nợ bao giờ cũng thấp hơn thời hạn sử dụng tài sản cố định tối thiểu được quy định. Do vậy, chi phí khấu hao thường chiếm tỷ trọng rất lớn trong giá thành (từ 7% đến 10%), đã ảnh hưởng nghiêm trọng đến báo cáo tài chánh và kết quả kinh doanh.
Và thực ra, các DN thường xác định thời hạn sử dụng tài sản cố định theo ý muốn chủ quan phù hợp với tình hình tài chánh của đơn vị, phục vụ cho mục đích hoàn thành các chỉ tiêu tài chánh của TCT giao, dẫn đến cùng một loại thiết bị và các điều kiện khác nhưng thời hạn sử dụng tài sản cố định của các DN lại khác nhau; kết quả giá thành sản phẩm giữa các DN khó có thể so sánh làm căn cứ phục vụ cho mục đích quản lý của TCT.
e/ Phương pháp kế toán hàng tồn kho :
+ Nguyên tắc đánh giá : các ĐVTV đều sử dụng giá thực tế trong ghi chép kế toán theo đúng các quy định của chế độ kế toán.
+ Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ : hầu hết đều sử dụng phương pháp tính giá bình quân gia quyền. Chỉ có 01 đơn vị sử dụng phương pháp theo giá bán dự kiến đối với hàng tồn kho là thành phẩm (dệt Thành Công); 01 đơn vị sử dụng phương pháp thực tế đích danh (may Phương Đông) và 01 đơn vị sử dụng phương pháp tính giá hạch toán điều chỉnh theo giá thực tế.
Các ĐVTV có quy trình công nghệ kiểu liên tục, thời gian sản xuất ngắn nên việc sử dụng phương pháp tính giá bình quân gia quyền là phù hợp.
Các ĐVTV khi áp dụng phương pháp phân bổ 50% hoặc 100% đối với công cụ , dụng cụ cũng không thống nhất với nhau mà thường lệ thuộc tình hình
tài chánh của đơn vị, dẫn đến cùng một loại công cụ, dụng cụ các đn vị thành viên sử dụng phương pháp phân bổ khác nhau. TCT cần quy định thống nhất cách phân loại và tỷ lệ phân bổ áp dụng cho TCT.
f/ Phương pháp tính toán các khoản dự phòng , tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng :
Hầu hết các ĐVTV đều chưa thực hiện nghiêm túc việc hạch toán khoản dự phòng , là một đặc điểm kinh doanh của nền kinh tế thị trường mà thường xử lý khoản chênh lệch giữa giá hạch toán trên sổ với giá thị trường vào hạch toán nhập, xuất, tồn kho.
g/ Phương pháp lập báo cáo hợp nhất toàn TCT và các ĐVTV :Trình tự được tiến hành như sau :
+ Căn cứ vào bảng cân đối kế toán năm của các ĐVTV báo cáo theo định kỳ.
Tiến hành tổng hợp bằng phương pháp tổng cộng theo cột và dòng của báo cáo, phân theo ngành dệt, may, văn phòng TCT, Cty Bông, trong báo cáo này có kèm theo bảng cân đối kế toán của từng ĐVTV (Xem phụ lục 21).
Tương tự như vậy, căn cứ vào báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh và tình hình thực hiện nghĩa vụ với Ngân sách của các ĐVTV, được tổng hợp bằng cách tổng cộng các cột và dòng của báo cáo. (Xem phụ lục22)
Các báo cáo tài chánh này của TCT, ngoài các cột được trình bày theo biểu trên, còn phản ảnh cột theo khu vực phía Nam và phía Bắc; gởi cho Bộ Công nghiệp và Tổng cục tài chánh DN.
Báo cáo thường được lập rất chậm 1 năm sau ngày kết thúc niên độ kế toán do có một số ĐVTV có các đơn vị phụ thuộc nằm ở các tỉnh như : Cty sợi Hà Nội có xí nghiệp phụ thuộc ở Vinh và Hà Tây, Cty may Nhà Bè và Cty may Việt Tiến đều đóng tại Tp.HCM nhưng có xí nghiệp phụ thuộc ở Nam Định và
chi nhánh ở Hà Nội,... chưa kể đến thời hạn báo cáo của các ĐVTV cũng không đảm bảo thời hạn gởi báo cáo đúng quy định.
+ Ngoài các báo cáo trên TCT còn quy định gởi báo cáo kế toán quản trị , ngoài phần phản ảnh các chỉ tiêu theo mẫu biểu còn có phần giải trình tình hình thực hiện kế hoạch tài chánh, phân tích khó khăn thuận lợi trong sản xuất kinh doanh và đề xuất các kiến nghị và biện pháp giải quyết của các ĐVTV. (Xem phụ lục 23)
+ Sau khi nhận được các báo cáo tài chánh, và có biên bản quyết toán thuế của Cục Thuế địa phương, của các ĐVTV, TCT tổ chức kiểm toán nội bộ và xét duyệt báo cáo. Nội dung xét duyệt căn cứ vào chế độ kế toán của Nhà nước và quy chế tài chánh cùng những hướng dẫn kế toán của TCT.
Kết thúc kiểm tra, TCT ban hành thông báo kết quả kiểm tra báo cáo tài chánh và xác định số liệu chính thức của vốn, nguồn vốn và các quỹ; kết quả sản xuất kinh doanh và quan hệ với Ngân sách. (Xem phụ lục 24)
Hiện nay, chế độ kế toán Nhà nước chưa có quy định về phương pháp tổng hợp báo cáo tài chánh hợp nhất đối với mô hình TCT, vì thực ra theo quyết định thành lập, TCT là một đơn vị kế toán và là một thực thể kinh doanh duy nhất. Các nghiệp vụ kinh tế và các số dư trong nội bộ TCT hầu như chưa được quy định phải trừ, ngoại trừ các khoản phải thu phải trả nội bộ đối với ĐVTV hạch toán phụ thuộc, các chính sách kế toán mà cụ thể là các nguyên tắc kế toán giữa TCT và các ĐVTV hạch toán độc lập chưa được chế độ kế toán quy định rõ ràng.
Theo Điều lệ hoạt động của TCT, TCT là pháp nhân giao vốn cho các ĐVTV và có quyền kiểm soát về chính sách tài chánh và kinh doanh đối với ẹVTV.