1.3. Quản lý chất lợng đào tạo
1.3.2. Quan niệm về quản lý chất lợng đào tạo
Trong tiêu chuẩn Việt Nam 5814-1994 có định nghĩa về quản lý chất l- ợng nh sau: QL chất lợng là tập hợp những hoạt động của chức năng quản lý chung xác định chính sách chất lợng, mục đích, trách nhiệm và thực hiện chúng thông qua các biện pháp nh lập kế hoạch chất lợng, kiểm soát chất l- ợng, đảm bảo chất lợng và cải tiến chất lợng trong khuôn khổ hệ thống chất l- ợng.
Hiểu theo nghĩa thông thờng, hệ thống chất lợng trong GD là cơ cấu tổ chức, sứ mạng, mục tiêu, các thủ tục, quy trình và nguồn lực cần thiết tác
động lên các yếu tố có tính đồng bộ và có tính hệ thống (quá trình). Tính
đồng bộ thể hiện ở sự chi phối lên rất nhiều yếu tố chất lợng. Ví dụ: yếu tố nhân sự; CSVC, trang thiết bị phục vụ dạy và học; yếu tố chơng trình; yếu tố kiểm tra đánh giá; yếu tố QL. Tính quá trình trong khái niệm hệ thống chất l- ợng ở đây liên quan đến toàn bộ công đoạn từ xác định mục tiêu (đầu vào)
đến quá trình triển khai GD và cuối cùng là chất lợng đầu ra (HS tốt nghiệp) với sự đáp ứng tốt nhất yêu cầu của XH.
Nh vậy, thực chất của QLCL là thực hiện các quy trình với các thủ tục liên quan do từng trờng đặt ra (QL bên trong) nhằm duy trì chất lợng theo mục tiêu
đã đề ra. Nhng đồng thời lại phải phối hợp chặt chẽ giữa QL bên trong với việc giám sát từ bên ngoài của các cơ quan quản lý GD có liên quan và các tổ chức XH, cha mẹ HS. Tất nhiên sự giám sát bên ngoài nhằm cung cấp các bằng chứng về chất lợng cho các bên liên đới quan tâm đến chất lợng ĐT của cơ sở thông qua các hình thức nh kiểm định công nhận. Việc giám sát từ bên ngoài không phải là yếu tố quyết định đến chất lợng, song lại có tác dụng thúc đẩy các cơ sở phải hoàn thiện để nâng cao chất lợng ĐT.
Quản lý chất lợng GD gồm:
- Tổ chức, thiết lập hệ thống đảm bảo chất lợng bao gồm cả việc đa ra chính sách chất lợng, lập kế hoạch chất lợng; xây dựng các chuẩn GD và xác
định mục tiêu ĐT cần đạt đợc đối với ngành/nghề ĐT
- QL việc triển khai hệ thống đảm bảo chất lợng để đạt đợc các mục tiêu và chất lợng đã đề ra; phân tích, đối chiếu để xác định những sự khác biệt, những “lỗ hổng” giữa kết quả ĐT thực tế đạt đợc với tiêu chuẩn và mục tiêu ĐT hay kết quả mong đợi cần đạt đợc.
Kiểm tra, kiểm soát, đánh giá chất lợng, xác định nguyên nhân và biện pháp khắc phục những sự khác biệt đó và những sai hỏng nhất định và thực thi các biện pháp đó nhằm luôn luôn cải tiến, nâng cao chất lợng, tiến tới đạt đợc mục tiêu, tiêu chuẩn ĐT đã đề ra và ở mức độ cao hơn là kiểm định và công nhận.
Quản lý chất lợng là quá trình có tổ chức nhằm đảm bảo các sản phẩm trớc khi đa vào sử dụng phải đạt đợc các tiêu chuẩn đề ra và phù hợp với các yêu cầu của ngời sử dụng.
Để xây dựng đợc hệ thống chất lợng cần phải xác định đợc tất cả các yếu tố tác động và quyết định đến chất lợng đồng thời đa ra các tiêu chí, các quy trình, thủ tục cần phải áp dụng để triển khai các yếu tố đó nhằm đạt đợc các kết quả và chất lợng mong muốn.
Nói ngắn gọn, công tác quản lý chất lợng bao gồm các hoạt động chính sau:
Xác định mục tiêu và định ra các tiêu chuẩn cần đạt đợc
Đối chiếu các tiêu chuẩn cần đạt với kết quả thực hiện
Cải tiến để có kết quả tốt hơn
Về phơng thức quản lý chất lợng, hiện nay trên thế giới đang tồn tại ba phơng thức quản lý chất lợng chính, đại diện cho ba cấp độ khác nhau. Đó là:
i/ Kiểm soát chất lợng, ii/ Đảm bảo chất lợng, iii/ Quản lý chất lợng toàn diện. Dới đây trình bày ngắn gọn về các phơng thức quản lý chất lợng.
(i) Kiểm soát chất lợng
Đây là phơng thức quản lý chất lợng lâu đời nhất. Đối tợng quản lý là các sản phẩm. Theo phơng thức này trong dây chuyền sản xuất, dịch vụ có một bộ phận chuyên trách, làm nhiệm vụ kiểm tra, phát hiện những bộ phận sản phẩm hoặc sản phẩm cuối cùng không đủ tiêu chuẩn để loại bỏ trớc khi xuất xởng. Bộ phận này thờng là khâu cuối cùng của mỗi công đoạn và của toàn quá trình quá trình sản xuất. Việc kiểm soát thờng đợc tiến hành bởi các cán bộ chuyên trách (nhân viên kiểm tra chất lợng sản phẩm, các thanh tra viên ). …
Có thể thấy rõ, đặc trng nổi bật nhất của phơng thức quản lý chất lợng này là phát hiện và loại bỏ các sản phẩm không đạt yêu cầu ở từng khâu, công đoạn và ở khâu cuối trớc khi đa ra thị trờng. Và một hệ quả tất yếu kéo theo là, dù quản lý chặt chẽ đến đâu, cũng không thể tránh khỏi có các phế liệu, phế phẩm, và đi theo những phế liệu, phế phẩm này là một sự lãng phí không nhỏ.
(ii) Đảm bảo chất lợng
Khác với phơng thức kiểm soát chất lợng, phơng thức đảm bảo chất l- ợng làm nhiệm vụ phòng ngừa sự xuất hiện của các bộ phận sản phẩm hoặc những sản phẩm không đủ tiêu chuẩn. Quá trình diễn ra trớc và trong suốt quá trình sản xuất, dịch vụ với mục đích ngăn chặn ngay từ đầu những lỗi có thể mắc, để khắc phục kịp thời; đảm bảo rằng các sản phẩm ở cuối quá trình là không có lỗi.
Việc quản lý chất lợng tập trung vào việc đảm bảo đầy đủ các điều kiện cho việc thực hiện quá trình và hệ thống các thủ tục giám sát việc thực hiện quá trình. Việc đảm bảo chất lợng của sản phẩm của từng công đoạn sẽ đợc
đặt ngay trong nhiệm vụ của ngời trực tiếp sản xuất.
Để làm đợc điều đó, công tác quản lý chất lợng cần đợc xây dựng thành một hệ thống hoàn chỉnh có cơ chế vận hành cụ thể và nghiêm ngặt; hệ thống này đợc gọi là hệ thống đảm bảo chất lợng.
Để hiểu rõ về khái niệm này chúng ta hãy xem xét khái niệm công
đoạn (qui trình). Một công đoạn (qui trình) là việc biến một tập hợp đầu vào thành những kết quả đầu ra mong muốn. Trong mọi cơ sở sản xuất, dịch vụ mọi hoạt
động của các bộ phận chức năng đều có thể phân thành chuỗi những công đoạn (qui trình) với những yếu tố đầu vào và những kết quả đầu ra tơng ứng. Từ việc xem xét cụ thể và tỷ mỉ các yếu tố đầu vào và các kết quả đầu ra cho phép xây dựng các thủ tục cần thiết (từ việc xác định yêu cầu của các yếu tố đầu vào, theo dõi và kiểm soát các hành động của bộ phận chức năng) để đảm bảo có sản phẩm/kết quả đầu ra đạt
đợc những mục tiêu mong muốn, phù hợp với những yêu cầu của khách hàng. Mọi quá trình sản xuất, dịch vụ luôn đợc phân thành những chuỗi các công đoạn (qui trình). Những kết quả của công đoạn (qui trình) này có thể là sản phẩm, mà cũng có thể là đầu vào của công đoạn (qui trình) tiếp sau. Và nh vậy ngời cung ứng ở công
đoạn (qui trình) này cũng đồng thời là khách hàng của công đoạn (qui trình) trớc đó.
Nếu toàn bộ các công đoạn (qui trình) của quá trình đều đảm bảo có đầu ra đáp ứng
đợc mục tiêu qui định, phù hợp với yêu cầu của khách hàng thì sản phẩm cuối cùng chắc chắn sẽ có chất lợng theo ý muốn. Tập hợp toàn bộ chuỗi những công đoạn (qui trình) của tất cả các bộ phận chức năng và các thủ tục qui định hoạt động của các bộ phận đó chính là hệ thống đảm bảo chất lợng của cơ sở.
Vậy đặc trng nổi bật nhất của phơng thức QL chất lợng này là việc phòng ngừa sự xuất hiện của các phế liệu, phế phẩm trong từng công đoạn (qui trình) của quá trình SX, dịch vụ để đảm bảo sản phẩm đầu ra là không có lỗi.
Có ba yêu cầu chính cho một hệ thống đảm bảo chất lợng:
Xây dựng đợc một sơ đồ các vấn đề cần quản lý (chuỗi các công
đoạn/qui trình).
Hình thành các qui định, thủ tục thực hiện cho từng công đoạn/qui trình trong chuỗi các các công đoạn qui trình cần QL. Đảm bảo cho ngời cung ứng có thể thực hiện đợc và có thể kiểm định (audit) đợc khi cần thiÕt.
Có những tiêu chí cần thiết để đối chiếu kết quả đạt đợc với các tiêu chuẩn đã đợc qui định trong mục tiêu ở đầu vào và đầu ra của mỗi công đoạn/qui trình.
Hiện nay, ở hầu hết các nớc tiên tiến trên thế giới, việc quản lý chất l- ợng đào tạo thờng áp dụng phơng thức này với các mô hình khác nhau tùy theo
đặc điểm của từng cơ sở đào tạo. Nghĩa là, việc quản lý chất lợng trong các cơ sở
đào tạo tập trung vào việc xây dựng một hệ thống đảm bảo chất lợng có hiệu quả
cao.
(iii) Quản lý chất lợng toàn diện (TQM)
Quản lý chất lợng toàn diện là một phơng thức quản lý chất lợng gần gũi với phơng thức đảm bảo chất lợng, song đợc nâng cao hơn. Với hình thức này vấn đề chất lợng sản phẩm đợc thấm nhuần trong ý thức của mọi thành viên của cơ sở. Mọi ngời đều tự giác nhận thấy trách nhiệm của mình trớc khách hàng và có ý thức không ngừng cải thiện chất lợng sản phẩm để thỏa mãn tối đa nhu cầu của khách. Hình thành trong cơ sở một bầu không khí 'văn hóa chất lợng' (còn gọi là 'văn hóa quyển chất lợng'. So với cấp độ đảm bảo chất lợng thì phơng thức này có sự khác nhau về chất. Điều này thể hiện ở mức độ đảm bảo chất lợng cao của sản phẩm đợc đa ra cung cấp cho xã hội.
Việc quản lý chất lợng tại cơ sở không chỉ dừng ở việc xây dựng một hệ thống đảm bảo chất lợng có hiệu quả mà còn gắn liền với việc giáo dục 'văn hóa chất lợng', 'đạo đức chất lợng' cho toàn thể cán bộ công nhân viên của cơ
sở. Với cơ quan quản lý cấp trên, việc đánh giá chất lợng của cơ sở đào tạo cũng dùng biện pháp kiểm định và công nhận.
Về thứ bậc giữa các hình thức quản lý chất lợng này đợc Edward Sallis minh họa trong Hình 4.
Hình 4: Các phơng thức quản lý chất lợng