5.1 KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG
5.1.1 Tiền lương, các hình thức trả lương và quỹ tiền lương trong doanh nghiệp
Quá trình sản xuất là quá trình kết hợp làm tiêu hao các yếu tố cơ bản như lao động, đối tượng lao động và tư liệu lao động. Trong đó lao động với tư cách là hoạt động chân tay và trí óc của con người sử dụng
hoàn dưới dạng thù lao lao động.
Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo số lượng, chất lượng và thời gian lao động của từng người.
Tiền lương có tác dụng nâng cao tính kỷ luật và tăng cường thi đua lao động sản xuất, kích thích người lao động nâng cao tay nghề và hiệu suất công tác.
Các hình thức trả lương
- Trả lương theo thời gian: Là hình thức trả lương căn cứ vào thời gian làm việc thực tế và trình độ thành thạo nghề nghiệp của người lao động (thể hiện ở thang lương)
Trả lương theo thời gian giản đơn
Tiền lương phải trả = Thời gian làm việc thực tế của người lao động x Đơn giá tiền lương của 1 đơn vị thời gian
Trả lương theo thời gian có thưởng
Là hình thức kết hợp giữa trả lương theo thời gian giản đơn với tiền thưởng trong sản xuất (thưởng có tính chất lương)
Thưởng trong sản xuất gồm: Thưởng về tăng năng suất lao động, tiết kiệm nguyên vật liệu, giảm tỷ lệ hàng hỏng, hàng kém phẩm chất.
- Trả lương theo sản phẩm: Là hình thức trả lương căn cứ vào số lượng và chất lượng sản phẩm hay công việc mà người lao động đã hoàn thành
Trả lương theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế: Tiền lương sản phẩm trực tiếp áp dụng đối với lao động trực tiếp sản xuất sản phẩm.
Tiền lương phải trả = Số lượng sản phẩm hoặc công việc
Trả lương theo sản phẩm có thưởng có phạt: là hình thức trả lương mà kết hợp giữa trả lương theo sản phẩm giản đơn với tiền thưởng, tiền phạt trong sản xuất.
Trả lương theo sản phẩm luỹ tiến: là việc kết hợp giữa hình thức trả lương theo sản phẩm không hạn chế với chế độ thưởng luỹ tiến. Hình thức này chỉ nên áp dụng ở từng nơi, từng lúc như cần hoàn thành gấp đơn đặt hàng, cần đẩy nhanh tốc độ sản xuất của khâu yếu nhất
Tiền lương SP phải trả cho người lao động = Đơn giá lương sản phẩm x số lượng sản phẩm hoàn thành trong kỳ + Số lượng sản phẩm vượt định mức x Đơn giá lương theo SP x Tỷ lệ thưởng luỹ tiến
- Trả lương theo sản phẩm với hình thức khoán: khoán công việc, khối lượng công việc, khoán quỹ lương.
Quỹ tiền lương
Là toàn bộ tiền lương phải trả cho tất cả các loại lao động thuộc doanh nghiệp quản lý và sử dụng
- Thành phần của quỹ tiền lương:
Lương thực tế phải trả cho người lao động trong thời gian làm việc
Tiền lương phải trả cho người lao động trong thời gian ngừng việc, hội họp, nghỉ lễ, nghỉ phép, nghỉ tết.
Tiền thưởng trong sản xuất
Phụ cấp thường xuyên (phụ cấp thâm niên, phụ cấp khu vực, phụ cấp độc hại, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp thêm giờ)
- Về phương diện kế toán thì quỹ tiền lương được chia làm 2 bộ phận:
xuyên và các khoản tiền thưởng trong sản xuất
Phụ cấp thường xuyên: phụ cấp thâm niên, phụ cấp khu vực, phụ cấp độc hại, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp thêm giờ.
Tiền lương phụ là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian không làm nhiệm vụ chính hoặc trong thời gian nghỉ việc nhưng vẫn được hưởng lương theo chế độ quy định
5.1.2 Nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương được tổ chức tốt là một trong những điều kiện để quản lý tốt quỹ lương và quỹ bảo hiểm xã hội, bảo đảm cho việc trả lương và bảo hiểm xã hội đúng nguyên tắc, đúng chế độ, có tác dụng khuyến khích người lao động nâng cao năng suất lao động đồng thời tạo điều kiện tính và phân bổ chi phí tiền lương, các khoản trích theo lương vào giá thành sản phẩm được chính xác. Chính vì thế, kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương có nhiệm vụ sau:
- Tổ chức hạch toán đúng thời gian, số lượng, chất lượng và kết quả lao động của người lao động, tính đúng và thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản khác cho người lao động
- Tính toán, phân bổ hợp lý, chính xác chi phí tiền lương và các khoản trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN cho các đối tượng sử dụng liên quan - Định kỳ phân tích tình hình sử dụng lao động, tình hình quản lý và chi tiêu quỹ lương
5.1.3 Hạch toán tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất
Theo quy định hiện hành thì hàng năm những người lao động của doanh nghiệp được nghỉ một số ngày phép và hưởng nguyên lương. Tiền
sản xuất của kỳ đó.
Nếu doanh nghiệp không thể bố trí cho công nhân nghỉ phép đều đặn giữa các kỳ đặc biệt là những doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có tính thời vụ thì cần phải trích trước tiền lương phép của công nhân sản xuất vì công nhân nghỉ phép số lượng sản phẩm làm ra ít nhưng chi phí vẫn phát sinh, để giảm sự tăng đột biến của chi phí sản xuất nhằm điều hoà chi phí
Mức trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất theo kế hoạch trong tháng = tiền lương chính thực tế phải trả công nhân sản xuất x tỷ lệ trích trước
Tỷ lệ trích trước = Tổng tiền lương nghỉ phép theo kế hoạch năm/ Tổng tiền lương chính theo kế hoạch năm
Phương pháp hạch toán
(1) Hàng tháng (quý) tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất theo kế hoạch
Nợ TK 622
Có TK 335: Mức trích trước
(2) Khi công nhân sản xuất nghỉ phép thì phải tính tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả:
Nợ TK 335
Có TK 334: Tiền lương phép thực tế phải trả
(3) Cuối năm so sánh giữa tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả công nhân sản xuất với mức trích trước tiền lương phép để điều chỉnh:
Nếu thực tế phải trả > mức trích trước thì trích bố sung số chênh
Nếu thực tế phải trả < mức trích trước thì hoàn nhập số chênh lệch ghi giảm chi phí
Nợ TK 335
Có TK 622 ( hoặc Có TK 711)
5.1.4 Hạch toán tiền lương và các khoản phải trả công nhân viên a. Chứng từ sử dụng
Bảng chấm công: theo dõi thời gian làm việc Phiếu làm thêm giờ nếu làm thêm giờ
Phiếu nhập kho sản phẩm: đối với tính lương theo sản phẩm thì phải căn cứ vào số lượng sản phẩm hoàn thành.
Các chứng từ trên được được chuyển cho bộ phận tính lương để tính tiền lương phải trả cho người lao động sau đó lập bảng thanh toán tiền lương. Trên cơ sở các bảng thanh toán tiền lương, cuối kỳ người kế toán lập bảng phân bổ tiền lương.
b.Tài khoản sử dụng:
TK 334 ‘Phải trả công nhân viên’
Bên nợ:
- Các khoản khấu trừ vào thu nhập của công nhân viên
- Tiền lương, tiền thưởng, BHXH đã trả hoặc đã ứng cho CNV Bên có:
- Tiền lương, tiền thưởng, tiền ăn ca, BHXH phải trả cho CNV Số dư
Dư có: các khoản còn phải trả CNV
(1) Đối với các khoản tiền lương, tiền ăn ca, phụ cấp phải trả CNV ghi:
Nợ TK 622: Chi phí nhân công trực tiếp Nợ TK 623: Chi phí sử dụng máy thi công Nợ TK 627: Chi phí sản xuất chung Nợ TK 641: Chi phí bán hàng
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang
Có TK 334: phải trả người lao động (2) Đối với tiền thưởng từ quỹ khen thưởng phải trả CNV:
Nợ TK 353: Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531) Có TK 334: Phải trả người lao động
(3) Bảo hiểm xã hội phải trả CNV (ốm đau, thai sản, tai nạn…):
Nợ TK 3383 Có TK 334
(4) Đối với các khoản khấu trừ vào lương của CNV Nợ TK 334
Có TK 3383, 3384, 3389: Trích các khoản theo lương Có TK 1388, 141: Các khoản khác khấu trừ vào lương (5)Khi chi trả lương và các khoản khác cho CNV ghi:
Nợ TK 334
Có TK 111, 112
(7)Khi công nhân viên đi vắng về lĩnh lương ghi:
Nợ TK 3388
Có TK 111, 112