TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIÊN HƯNG
4.1. Cơ sở lý luận và thực tiễn công tác tuyển dụng nhân lực tại công ty cổ phần Tiên Hưng
4.1.4. Nội dung công tác tuyển dụng
4.1.4.2. Quy trình tuyển dụng
Muốn làm tốt công tác tuyển dụng nhân sự thì trước hết phải có một quy trình tuyển dụng khoa học và hợp lý. Mỗi doanh nghiệp có thể xây dựng cho mình một quy trình tuyển dụng riêng tuỳ thuộc vào đặc điểm của từng loại công việc. Thông thường, quy trình tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp được thực hiện thông qua các bước.
Xác định nhu cầu tuyển dụng.
Nhu cầu tuyển dụng của tổ chức xuất phát từ yêu cầu của Giám đốc, đề xuất của phòng Tổ chức - Hành chính và yêu cầu tuyển dụng của các bộ phận chức năng. Để xác định được đúng nhu cầu tuyển dụng trước tiên tổ chức phải tiến hành phân tích công việc. Phân tích công việc cung cấp các thông tin cần thiết về yêu cầu, đặc điểm của công việc, là cơ sở cho việc xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. Phân tích công việc cung cấp cho nhà quản trị bản tóm tắt về nhiệm vụ, trách nhiệm của công việc nào đó trong mối tương quan với công việc khác. Từ đó giúp nhà quản trị trả lời các câu hỏi sau:
- Công việc cần tuyển lao động là công việc lâu dài hay tạm thời ? - Công việc đó đòi hỏi các kiến thức chuyên sâu và đặc biệt nào ? - Có cần thiết phải tuyển thêm người để thực hiện công việc đó không? Nếu có thì người được tuyển dụng có kiêm thêm công việc nào nữa?
- Chức trách, nhiệm vụ và quan hệ với tổ chức như thế nào?
- Những tiêu chuẩn về kiến thức chuyên môn, sức khỏe, kinh nghiệm…của công việc mới đó là gì?
Sau khi trả lời chính xác các câu hỏi này doanh nghiệp có thể xác định bước thực hiện tối ưu là tuyển dụng hay áp dụng các phương pháp khác cho phù hợp với từng thời điểm, thời cơ kinh doanh của doanh nghiệp.
Xác định kế hoạch tuyển dụng.
Lập kế hoạch tuyển dụng.
Việc lập kế hoạch tuyển dụng rõ ràng, chi tiết là khâu rất quan trọng giúp công tác tuyển dụng của tổ chức đi đúng hướng, tiết kiệm được thời gian và chi phí. Nội dung chính của bản kế hoạch tuyển dụng như sau:
- Xác định đúng số lượng và chất lượng lao động cần tuyển - Xác định nguồn tuyển và phương pháp tuyển
Để tuyển mộ được đủ số lượng và chất lượng người lao động vào các vị trí còn thiếu, tổ chức sẽ cân nhắc, lựa chọn từ nguồn nào, phương pháp nào tùy vào ưu, nhược điểm của các nguồn tuyển mộ.
- Xác định nơi tuyển và thời gian tuyển mộ
Nơi tuyển là yếu tố quyết định sự thành công của quá trình tuyển. Và tùy thuộc vào chất lượng lao động cần tuyển, các nhà tuyển dụng sẽ chọn địa điểm phù hợp. Ngoài ra, tổ chức cần xác định rõ ràng, cụ thể về thời gian cho quá trình tuyển dụng để nhà tuyển dụng chủ động hơn trong công tác tuyển dụng, đáp ứng kịp yêu cầu sản xuất.
- Tiến hành thành lập Hội đồng tuyển dụng
Nguồn và phương pháp tuyển dụng.
Nguồn và phương pháp tuyển mộ bên trong tổ chức - Đối tượng tuyển dụng.
Đối tượng tuyển dụng bên trong tổ chức chủ yếu gồm cán bộ, công nhân, viên chức đã và đang làm việc trong tổ chức.
- Phương pháp tuyển mộ.
Đối với nguồn bên trong tổ chức, tổ chức có thể áp dụng phương pháp tuyển dụng sau:
Một, thu hút thông qua việc gửi bản thông báo tuyển dụng tới từng đơn vị trong tổ chức. Thông báo bao gồm các thông tin về nhiệm vụ thuộc công việc và các yêu cầu về vị trí cần tuyển mộ.
Hai, thu hút thông qua sự giới thiệu của cán bộ, công nhân viên trong tổ chức. Qua kênh thông tin này chúng ta có thể phát hiện những người có năng lực phù hợp với nhu cầu của công việc một cách phù hợp và nhanh chóng
Ba, thu hút căn cứ vào các thông tin trong “ danh mục các kỹ năng”, mà các tổ chức thường lập về từng cá nhân người lao động và lưu trong hồ sơ nhân sự. Trong bảng này thường bao gồm các thông tin như: các ký năng hiện có, trình độ giáo dục và đòa tạo, quá trình làm việc đã trải qua, kinh nghiệm nghề nghiệp và các yếu tố liên quan khác đến phẩm chất cá nhân người lao động mà công việc đang cần.
Nguồn và phương pháp tuyển mộ bên ngoài tổ chức.
- Đối tượng tuyển dụng.
Đối với tuyển dụng bên ngoài tổ chức bao gồm những người trong độ tuổi lao động và không thuộc trong tổ chức.
- Phương pháp tuyển mộ.
Đối với nguồn bên ngoài, tổ chức có thể áp dụng một số phương pháp tuyển dụng sau:
Một, thu hút thông qua sự giới thiệu của các cán bộ công nhân viên trong tổ chức với các mối quan hệ bên ngoài của họ.
Hai, niêm yết tại các khu công nghiệp , bảng tin ở nơi công cộng.
Hình thức này chủ yếu áp dụng hiệu quả đối với việc tuyển dụng lao động phổ thông.
Ba, thu hút thông qua việc đăng quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng: Hình thức này được áp dụng khi số lượng tuyển dụng lớn và trong thời gian ngắn. Đây cũng là cách mà các doanh nghiệp áp dụng để đồng thời quảng cáo cho đơn vị mình. Khi áp dụng hình thức này, tổ chức cần lưu ý tới các vấn đề như: lựa chọn kênh quảng cáo, thời điểm, tần suất quảng cáo, nội dung và hình thức quảng cáo cho phù hợp.
Bốn, thu hút các ứng viên thông qua các hội chợ việc làm. Đây là một phương pháp mới đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Phương pháp này cho phép các ứng viên và nhiều nhà tuyển dụng tiếp xúc trực tiếp với nhau không thông qua môi giới, mở rộng khả năng lựa chọn và quy mô cũng lớn hơn, có những căn cứ xác đáng hơn đề đi tới những quyết định đúng đắn từ cả hai phía.
Năm, liên hệ trực tiếp với các cơ sở đào tạo như các trường đại học cao đẳng, trung học dạy nghề để tìm những ứng viên. Hình thức này thường được áp dụng khi tổ chức cần tuyển đội ngũ nhân lực trẻ được đào tạo bài bản nhưng không cần kinh nghiệm
Sáu, tiếp nhận sinh viên thực tập: Trong quá trình nhận sinh viên vào thực tập thì doanh nghiệp có thể giao việc cho họ. Nếu sinh viên đó có khả năng làm việc tốt thì doanh nghiệp có thể tuyển dụng vào làm việc tại công ty. Như vậy, doanh nghiệp vừa tiết kiệm được thời gian tìm kiếm mà lại có thời gian để tìm hiểu năng lực của họ.
Ngoài ra, đối với các vị trí nhân lực mang tính thời vụ, công việc đơn giản và muốn tiết kiệm chi phí thì doanh nghiệp có thể áp dụng hình thức phát tờ rơi để
tuyển mộ được nhiều người lao động.
Dự trù kinh phí và nguồn lực.
Trong các bước của xác định kế hoạch tuyển dụng, mỗi doanh nghiệp cần phải dự trù được nguồn kinh phí phù hợp để tổ chức tuyển dụng, nguồn kinh phí đó cần phù hợp với khả năng tài chính, quy mô và thời gian tổ chức tuyển dụng của doanh nghiệp.
Về nguồn lực, doanh nghiệp cũng cần phải bố trí một bộ phận chuyên trách cụ thể, rõ ràng, đủ năng lực và chuyên môn để thực hiện quá trình tuyển dụng sao cho phù hợp và hiệu quả nhất.
Thực hiện kế hoạch tuyển dụng.
Thông báo tuyển dụng.
Mục đích của bước này nhằm thu hút được nhiều nhất ứng viên từ các nguồn khác nhau giúp cho việc lựa chọn thuận lợi và đạt kết quả mong muốn. Để đạt được mục tiêu này cần tiến hành ba bước: thiết kế thông báo, xác định đích cần thông tin, khai thông báo thông tin tuyển dụng. Thiết kế nội dung và hình thức thông báo là bước quan trọng để đảm bảo thu hút sự quan tâm của các ứng viên. Trong nội dung thông báo cần cung cấp một cách đầy đủ, rõ ràng và chi tiết các thông tin sau:
- Quảng cáo về công ty, công việc để người xin việc hiểu rõ hơn về uy tín, tính hấp dẫn trong công việc.
- Các chức năng, trách nhiêm, nhiệm vụ chính trong công việc để người xin việc có thể hình dung được công việc mà họ dự định xin tuyển.
- Quyền lợi nếu ứng viên được tuyển như lương bổng, cơ hội được đào tạo, thăng tiến, môi trường làm việc…
- Các hướng dẫn về thủ tục hành chính, hồ sơ, cách thức liên hệ với công ty…
Thông báo nên ngắn gọn nhưng rõ ràng, chi tiết và đầy đủ những thông tin cơ bản cho ứng viên như yêu cầu về trình độ, kiến thức, phẩm chất và đặc điểm cá nhân…
Ngoài ra, tổ chức cần phải lựa chọn kỹ lưỡng những cán bộ tuyển mộ, vì họ là những người đại diện cho tổ chức, những ứng viên luôn coi họ là hình mẫu. Để thu hút, tìm kiếm được nhiều ứng viên thì tổ chức phải lựa chọn những cán bộ có đủ phẩm chất, đạo đức, am hiểu công việc chuyên môn, có những kỹ năng tuyển dụng cần thiết…
Tiến hành tuyển chọn.
Mục đích của tuyển chọn là tuyển được người lao động có kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp với yêu cầu của chức danh công việc cần tuyển, có khả năng hòa nhập nhanh với công việc và thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.
Trên thực tế tùy vào đặc thù của tuyển chọn và đặc thù của công việc cần tuyển dụng mà doanh nghiệp có thiết kế quy trình tuyển chọn riêng cho linh hoạt và phù hợp với công ty mình…
Dưới đây là quy trình tuyển chọn điển hình của các doanh nghiệp:
Sơ đồ 4.1: Quy trình tuyển chọn.
(Nguồn: TS. Nguyễn Hữu Thân (2008), Quản trị nhân sự, Nhà xuất bản Lao động - Xã hội, Hà Nội) Cụ thể mỗi bước:
Bước 1: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Bước này nhằm kiểm tra sự phù hợp về các tiêu chuẩn của các ứng viên tham gia tuyển dụng đồng thời loại bỏ những ứng viên không đủ hoặc không phù hợp để giảm bớt chi phí cho doanh nghiệp và cả ứng viên. Tất cả mọi hồ sơ xin việc phải ghi vào sổ xin việc, có phân loại để tiện cho việc sử dụng sau này.
Việc nghiên cứu và xử lý hồ sơ nhằm loại bỏ các ứng viên không đáp ứng các yêu cầu cơ bản của doanh nghiệp. Khâu này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp có số lượng lớn ứng viên dự tuyển.
Nghiên cứu hồ sơ của các ứng viên được bắt đầu bằng việc nghiên cứu lý lịch, hồ sơ cá nhân và đơn xin việc, so sánh với bản tiêu chuẩn công việc của ứng viên đến thời điểm tuyển dụng. Bộ phận phụ trách nhân sự chuẩn bị báo cáo phân tích và đánh giá từng ứng viên dựa trên kết quả điều
Bước 1: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ Bước 2. Thi trắc nghiệm
Bước 3. Phỏng vấn Bước 4. Khám sức khỏe Bước 5. Phỏng vấn bởi nhà quản lý
trực tiếp
Bước 6. Thẩm định lại thông tin Bước 7. Tham quan công việc Bước 8. Ra quyết định tuyển dụng
tra và nghiên cứu hồ sơ. Sau đó sẽ quyết định danh sách các ứng viên tham gia thi trắc nghiệm.
Bước 2: Trắc nghiệm nhân sự trong tuyển chọn
Áp dụng hình thức trắc nghiệm nhằm chọn được các ứng viên xuất sắc nhất. Các bài trắc nghiệm, sát hạch thường được sử dụng để đánh giá ứng viên về các kiến thức cơ bản, khả năng thực hành. Một số hình thức trắc nghiệm cũng có thể được sử dụng để đánh giá ứng viên về một số khả năng đặc biệt như trí nhớ, mức độ khéo léo của bàn tay, khả năng thể lực, kiến thức, đặc điểm cá nhân, sở thích và thái độ đối với các hành vi khác.
Bước 3: Phỏng vấn
Phỏng vấn là cơ hội cho cả doanh nghiệp và ứng viên tìm hiểu thêm về nhau, và qua đó người phỏng vấn sẽ kiểm tra trực tiếp ứng viên thực tế có đủ kiến thức, trình độ so với yêu cầu công việc không, đồng thời đánh giá trực tiếp diện mạo, vóc dáng, khả năng ứng xử của ứng viên. Khi phỏng vấn cần quan sát các phản ứng của ứng viên với những câu hỏi và khả năng giao tiếp cá nhân, khả năng diễn đạt, ứng viên có thể hiểu biết hơn về doanh nghiệp và vị trí công việc. Người phỏng vấn trước khi phỏng vấn cần nghiên cứu kỹ lý lịch của các ứng viên, trên cơ sở đó phát hiện các
“dấu hiệu” cần lưu ý và dự kiến trước được nội dung cần phỏng vấn.
Người phỏng vấn mong muốn càng nắm được càng nhiều thông tin càng tốt về kiến thức, trình độ, kỹ năng và các năng lực ứng viên, đánh giá liệu ứng viên có những đặc điểm, cá tính cần thiết để đảm nhận tốt vị trí cần tuyển hay không và đánh giá tổng thể về con người ứng viên, xác định nguyện vọng nghề nghiệp, mục tiêu và khả năng phát triển của các ứng viên.
Người phỏng vấn cần xác định rõ những mong muốn và đòi hỏi đối với các ứng viên dựa trên vị thế công việc mà họ sẽ được tuyển vào. Cho dù ở vị trí nào trong doanh nghiệp, tất cả các nhân viên phải quan hệ tốt với đồng nghiệp, cung cấp các thông tin và giải thích rõ ràng…
Những ứng viên dự tuyển vào các vị trí cấp cao và chuyên viên phải xử lý tốt các tình huống và thể hiện được các kỹ năng giao tiếp truyền đạt tốt. Người phỏng vấn tìm hiểu cách giao tiếp tốt của ứng viên thông qua ánh mắt, các câu trả lời hợp lý và hoàn chỉnh.
Trong quá trình phỏng vấn cần chú ý các điểm sau:
- Nội dung của từng cuộc phỏng vấn cần được hoạch định trước nhưng cũng phải chủ động thay đổi nội dung cuộc phỏng vấn theo các câu trả lời của ứng viên.
- Phải ghi lại các “ ghi chú ” cần thiết về từng ứng viên.
- Không đặt các câu hỏi buộc các ứng viên chỉ có thể trả lời “ có ” hoặc
“ không ”.
- Phải chú ý lắng nghe, tỏ ra tôn trọng các ứng viên trong một không khí tin cậy, thân mật và cởi mở.
- Tạo ra các cơ hội cho các ứng viên tranh luận hỏi lại mình.
Người phụ trách tuyển dụng có thể sử dụng hồ sơ của ứng viên và một số câu hỏi chuẩn bị trước để tìm hiểu về năng lực, thái độ, ưu nhược điểm của các ứng viên và nên sử dụng một bộ câu hỏi thống nhất để dễ dàng so sánh các ứng viên khác nhau. Câu hỏi nên tập trung vào các yêu cầu chính của các vị trí tuyển dụng, văn hóa và các giá trị cơ bản của doanh nghiệp.
Nhà tuyển dụng cần nhớ rằng chìa khóa của sự thành công của phỏng vấn là ở chỗ phải tạo điều kiện cho ứng viên nói một cách trung thực về bản thân, về công việc quá khứ của họ. Việc chú ý lắng nghe với một niềm thông cảm, hiểu biết,các câu hỏi được đặt ra hợp lý và đúng lúc của nhà tuyển dụng góp phần đạt được kết quả mong đợi. Đặc biệt khi phỏng vấn tuyển dụng nhà quản trị cần đưa ra tình huống kiểm tra khả năng tư duy sáng tạo của ứng viên giúp cho đánh giá ứng viên một cách khách quan và tìm được đúng người.
Tùy điều kiện của từng doanh nghiệp và phong cách của nhà tuyển dụng có thể áp dụng một số loại phỏng vấn sau: Phỏng vấn theo mẫu, phỏng vấn theo tình huống, phỏng vấn theo mục tiêu, phỏng vấn căng thẳng…
Kết thúc cuộc phỏng vấn, nhà tuyển dụng cần có những đánh giá ngay theo tiêu chí nhất định để tìm ra những ứng viên xuất sắc.
Bước 4: Khám sức khỏe và đánh giá thể lực các ứng viên
Kiểm tra sức khỏe là một phần của tiến trình tuyển chọn trong nhiều tổ chức. Thông tin từ bước này có thể dùng cho một số mục đích sau:
Một, loại các ứng viên không đủ khả năng để thực hiện những chức năng mà công việc yêu cầu.
Hai, sắp xếp ứng viên phù hợp với công việc.
Ba, ngăn ngừa các bệnh truyền nhiễm lây lan cho nhân viên khác và khách hàn nếu ứng viên có bệnh.
Bốn, đưa ra các tài liệu về bệnh tật và tổn thương trước đó nhằm ngăn chặn việc gian lận bảo hiểm.
Bước 5: Phỏng vấn bởi người quản lý trực tiếp
Mục đích chủ yếu của khâu phỏng vấn bởi người quản lý trực tiếp là nhằm kiểm tra lại năng lực của ứng viên, giúp nâng cao tinh thần trách nhiệm của người quản lý với nhân viên mới.
Bước 6: Thẩm tra lại các thông tin thu thập được trong quá trình tuyển chọn.
Sau khi đã trải qua 6 bước trên, nhà tuyển dụng cần xác định lại độ tin cậy và chính xác của các thông tin như bằng cấp, chứng chỉ, quê quán, chứng minh thư, trình độ chuyên môn…của ứng viên để tránh những rủi ro về sau.
Bước 7. Tham quan công việc.
Người lao động sẽ được tham quan nơi làm việc, để ứng viên có thể nhận rõ những cơ hội và thách thức trong công việc như mức độ phức tạp của công việc, sự thỏa mãn với công việc...
Bước 8: Quyết định tuyển dụng.
Mọi bước trong quá trình tuyển dụng đều quan trọng nhưng bước quan trọng nhất vẫn là ra quyết định tuyển dụng hay loại bỏ ứng viên. Để nâng cao mức độ chính xác của các quyết định tuyển dụng, nhà tuyển dụng cần xem xét một cách hệ thống các thông tin về ứng viên, phát triển bản tóm tắt về ứng viên. Nếu quyết định tuyển dụng, người lao động sẽ ký với tổ chức hợp đồng thử việc. Kết thúc giai đoạn thử việc, người lao động trực tiếp cần có 01 bản nhận xét, đánh giá kết quả thử việc của người lao động.
Đồng thời, người lao động cũng phải tự đánh giá quá trình thử việc của ban thân. Kết quả thử việc tốt, tổ chức tiến hành ký hợp đồng làm việc chính thức với nhân viên.
Ngoài ra, khi kết thúc quá trình tuyển dụng, nhà tuyển dụng phải tiến hành đánh giá lại hiệu quả quá trình tuyển mộ và tuyển chọn thông qua nguồn, phương pháp tuyển tuyển dụng, quy trình tuyển dụng và kết quả tuyển dụng. Qua đó, nhà tuyển dụng sẽ nhận thấy rõ được ưu và nhược điểm của quá trình tuyển dụng, rút ra được kinh nghiệm lần sau.