TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIÊN HƯNG
4.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN LƯC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIÊN HƯNG
4.2.3. Nội dung công tác tuyển dụng tại Công ty Cổ phần Tiên Hưng
4.2.3.2. Quy trình tuyển dụng nhân lực tại công ty cổ phần Tiên Hưng
Quy trình tuyển dụng này được thể hiện thông qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 4.2. Quy trình tuyển dụng nhân lực tại Công Ty Cổ phần Tiên Hưng.
(Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính)
Xác định nhu cầu tuyển dụng.
Hàng năm sau khi ban giám đốc đưa ra quyết định về chiến lược kinh doanh của những năm tới công ty sẽ tiến hành kế hoạch hoá nguồn nhân lực cần tuyển dụng. Vào đầu năm các phòng ban sẽ nhận được công văn đề nghị đánh giá nhu cầu cần tuyển dụng. Khi có nhu cầu bổ sung nhân lực, trưởng các bộ phận đưa ra các yêu cầu tuyển dụng và trình tổng giám đốc xem xét, phê duyệt. Sau khi phê duyệt giám đốc sẽ giao cho phòng Tổ chức - Hành chính chuẩn bị và xác lập nhu cầu tuyển dụng lao động.
Nhu cầu tuyển dụng phát sinh từ các nguồn sau: theo yêu cầu của Giám đốc, Phòng Tổ chức - Hành chính đề nghị, theo yêu cầu của các bộ phận sử dụng.
Các Bộ phận căn cứ nhu cầu công việc để lập kế hoạch tuyển dụng bao gồm các nội dung như sau:
Xác định nhu cầu tuyển dụng Xác định kế hoạch tuyển dụng
Thông báo tuyển dụng Tiếp nhận và xử lý hồ sơ Tổ chức phỏng vấn, thi tuyển
Ra quyết định tuyển dụng Hòa nhập nhân viên mới
-Tuyển dụng phục vụ yêu cầu cho công việc gì ?
- Điều kiện đòi hỏi người dự tuyển phải đáp ứng được về: Tay nghề, trình độ chuyên môn, kỹ thuật và những điều kiện khác tùy theo tính chất công việc.
- Số lượng cần tuyển dụng.
- Loại lao động: chính thức hay thời vụ.
- Thời gian cần nhân sự.
Sau đó chuyển nhu cầu tuyển dụng cho Trưởng phòng nhân sự, Trưởng phòng nhân sự có trách nhiệm lập sơ bộ kế hoạch tuyển dụng, đưa ra ý kiến thảo luận với bộ phận có nhu cầu, nếu thấy hợp lý thì trình Giám đốc duyệt.
Bảng 4.1. Nhu cầu nhân lực của Công ty Cổ phần Tiên Hưng giai đoạn 2013 – 2016
Năm tiêu chí
2013 2014 2015 2016
Lao động
trực tiếp 34 35 43 93
Lao động gián tiếp
7 5 7 10
Tổng 41 40 50 103
(nguồn: phòng Tổ chức – Hành chính)
Xác định kế hoạch tuyển dụng:
Lập kế hoạch tuyển dụng.
Sau khi xác định nhu cầu tuyển dụng thì công ty sẽ căn cứ vào đó để tiến hành xây dựng và lập kế hoạch tuyển dụng. Kế hoạch tuyển dụng được trưởng phòng Tổ chức-Hành chính lập và gửi Giám đốc phê duyệt.
Kế hoạch tuyển dụng bao gồm các nội dung sau:
- Số lượng và điều kiện tuyển dụng lao động cho từng công việc.
- Xác định nguồn tuyển mộ và phương pháp tuyển mộ.
- Thời gian tiếp nhận hồ sơ tuyển dụng.
- Thời gian phỏng vấn.
Sau đó, Phòng Tổ chức - Hành chính trình Giám đốc phê duyệt kế hoạch tuyển dụng bao gồm chi phí tuyển dụng. Nếu Giám đốc chưa nhất trí
thì dựa trên quan điểm của Giám đốc có sự trình bày của Phòng Tổ chức – Hành chính để thống nhất kế hoạch
Nguồn và phương pháp tuyển dụng tại công ty
Để tuyển dụng nhân sự đạt hiệu quả cao, trong thời gian vừa qua công ty đã áp dụng cả hai nguồn tuyển dụng là nguồn bên trong và bên ngoài công ty. Dưới đây là kết quả tuyển dụng của công ty phân theo nguồn tuyển dụng:
Bảng 4.2 : Cơ cấu lao động được tuyển từ các nguồn của công ty giai đoạn 2013-2016.
Năm Tổng số lao động được
tuyển (người)
Từ nguồn nội bộ Từ nguồn bên ngoài Số
người
Tỷ lệ (%)
Số người
Tỷ lệ (%)
2013 40 1 2.5 39 97.5
2014 40 10 40 30 60
2015 50 15 30 35 70
2016 100 17 17 83 83
(Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính).
Đối với nguồn tuyển dụng bên ngoài.
Nhìn vào bảng trên ta thấy số hồ sơ thu được từ nguồn tuyển dụng bên ngoài luôn lớn hơn nhiều lần so với nguồn nội bộ, năm 2016 chiếm 83% so với nguồn tuyển nội bộ. Điều đó chứng tỏ nguồn tuyển này rất được công ty chú trọng. Với nguồn tuyển này, công ty chủ yếu áp dụng phương pháp tuyển mộ sau:
Một, tuyển dụng qua sự giới thiệu, đề bạt của cán bộ công nhân viên trong công ty: Phương pháp này thường sử dụng khi tuyển chọn cho các vị trí quản lý. Khi có vị trí quản lý trống, nhân viên trong công ty có thể sẽ tiến cử một nhân viên nào đó trong bộ phận của mình nộp hồ sơ dự tuyển.
Hai, tuyển dụng căn cứ vào các thông tin trong hồ sơ cá nhân: Thông thường khi được tuyển dụng và trở thành nhân viên của công ty thì việc lưu trữ thông tin về hồ sơ cá nhân sẽ được phòng Tổ chức - Hành chính tiến hành ngay khi người được tuyển dụng vào làm. Hồ sơ cá nhân được công ty lưu trữ bao gồm những thông tin về cá nhân, bằng cấp, mức lương, khen thưởng, đào tạo… Dựa vào những thông tin này cán bộ nhân sự có thể chọn ra được những người phù hợp ứng tuyển cho các vị trí còn trống.
Ba, gửi thông báo tuyển dụng đến các phòng ban, xí nghiệp trong công ty.
Bốn, niêm yết thông báo tuyển dụng tại bảng tin của công ty.
Hiện nay, công ty sử dụng nguồn tuyển dụng bên ngoài khá tốt, các phương pháp đưa ra đối với nguồn này khá hợp lý thu hút được nhiều hồ sơ có chất lượng tốt bởi tất cả những lao động được tuyển đa phần đều có thể làm được việc luôn. Không chỉ vậy, họ còn mang đến cho tổ chức một luồng gió văn hóa mới, đồng thời tạo ra một phương pháp làm việc mới thúc đầy công ty đổi mới và phát triển hơn.
Đối với nguồn tuyển dụng bên trong
Nguồn tuyển mộ bên trong luôn được công ty quan tâm. Công ty luôn ưu tiên đối với nguồn nội bộ ở các vị trí thăng tiến trong công ty hay việc điều chuyển nhân lực, chiếm 17% so với nguồn tuyển bên ngoài năm 2016. Đối với nguồn tuyển này, công ty chủ yếu áp dụng phương pháp tuyển mộ sau:
Một, tuyển dụng thông qua sự giới thiệu từ người thân, người quen của cán bộ công nhân viên trong công ty: Đây là phương pháp mà công ty thường chú trọng sử dụng. Với 47 năm hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh các sản phẩm ngành may, công ty có một đội ngũ cán bộ, nhân viên không chỉ giỏi về chuyên môn mà còn tích lũy được nhiều kinh nghiệm thực tế qua nhiều hợp đồng lớn nhỏ. Không những vậy, họ còn có nhiều mối quan hệ rộng trong xã hội, đặc biệt là quan hệ nghề nghiêp. Họ hiểu rõ về tổ chức, biết được tổ chức cần người như thế nào, có khả năng gì nên họ có thể giới thiệu được những người phù hợp nhất trong thời gian sớm nhất. Phương pháp tuyển dụng này của công ty trên thực tế đã thu hút được rất nhiều nhân tài về làm việc cho mình và từ đó đã góp phần vào sự phát triển lớn mạnh của công ty, đồng thời thu hút ngày càng nhiều hơn nữa nguồn tuyển dụng quan trọng này.
Hai, tuyển dụng thông qua phương tiện thông tin đại chúng: Công ty thường đăng thông báo tuyển dụng trên các trang mạng điện tử, mạng xã hội, các trang web việc làm…Phương pháp này giúp mang lại hiệu quả khá cao, thu hút được một lượng ứng viên lớn cho công ty.
Ba, Niêm yết thông báo tuyển dụng tại bảng tin rao vặt miễn phí nơi công cộng: Hình thức này khá đơn giản, tiết kiệm được khá nhiều chi phí.
Phương pháp này được công ty áp nhiều vì tính hiệu quả mà nó mang lại rất lớn.
Dự trù kinh phí, nguồn lực cho tuyển dụng tại công ty.
chi phí về mặt thời gian: kể từ khi cán bộ chuyên trách xác định nhu cầu tuyển dụng để đưa cho phòng tổ chức hành chính cho đến khi kết thúc thời gian tuyển dụng của công ty thường dự trù kéo dài khoảng 2 tháng.
Chi phí về vật chất cho tuyển dụng.
Bảng 4.3: Bảng thống kê chi phí cho tuyển dụng nhân lực tại công ty giai đoạn 2013-2016.
Đơn vị: triệu đồng
Năm 2013 2014 2015 2016
Chi phí tuyển dụng
10 10 13 25
(Nguồn: thống kê của phòng tổ chức hành chính)
Kinh phí chi trả cho công tác tuyển dụng tại công ty khá tiết kiệm, phù hợp với số lượng lao động cần tuyển.
Thực hiện kế hoạch tuyển dụng
Thông báo tuyển dụng.
Căn cứ vào phiếu yêu cầu tuyển dụng đã được thông qua giám đốc công ty duyệt, phòng hành chính nhân sự ra thông báo tuyển dụng.
Nội dung một thông báo thường bao gồm các nội dung: Tên công ty, vị trí của công việc cần tuyển dụng, yêu cầu trình độ chuyên môn, độ tuổi, giới tính, sức khoẻ, kinh nghiệm, ngoại ngữ, các hồ sơ cần thiết, thời hạn nộp hồ sơ, địa chỉ liên hệ.
Sau khi đã thu hút được các ứng viên từ các nguồn khác nhau đến xin việc, công ty tiến hành quá trình tuyển chọn để tìm ra người phù hợp với các yêu cầu của công việc.
Tiếp nhận và xử lý hồ sơ.
Phòng Tổ chức - Hành chính trực tiếp làm nhiệm vụ này, tiến hành và xử lý hồ sơ của các ứng viên, so sánh với các yêu cầu của các bộ phận, nếu chưa đủ đề nghị bổ sung hoặc loại bỏ. Theo quy định của công ty thì hồ sơ xin việc gồm: đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, các văn bằng chứng chỉ đào tạo nếu có, giấy khai sinh bản sao, giấy chứng nhận sức khỏe, giấy xác minh dân sự.
Kết thúc quá trình tiếp nhận hồ sơ, cán bộ phòng Tổ chức - Hành chính sẽ tiến hành kiểm tra lựa chọn và phân loại các ứng viên thông qua hồ sơ. Sau đó phòng Tổ chức - Hành chính sẽ lên thông báo cụ thể về thời gian và địa điểm phỏng vấn hay thi tuyển với ứng viên.
Bảng 4.4. Số lượng hồ sơ tham gia dự tuyển tại công ty giai đoạn 2013 – 2016.
năm chỉ tiêu
2013 2014 2015 2016
Tổng số hồ sơ
dự tuyển 100 120 200 320
Số hồ sơ đạt
yêu cầu 70 83 92 170
Số hồ sơ không đạt yêu
cầu
30 37 108 150
(nguồn: phòng Tổ chức – Hành chính) Số hồ sơ tham gia dự tuyển qua các năm so với số lao động dự kiến tuyển khá cao, trong đó số hồ sơ đạt yêu cầu luôn số lượng lớn hơn số hồ sao không đạt yêu cầu. Duy chỉ có năm 2015 là số hồ sơ không đạt yêu cầu khá cao so với số hồ sơ đạt.
Tổ chức phỏng vấn, thi tuyển.
Cán bộ phòng Tổ chức - Hành chính kết hợp với bộ phận yêu cầu tuyển dụng lên kế hoạch phỏng vấn. Đối với vị trí tuyển dụng là lao động thời vụ hay công nhân sản xuất, công ty sẽ chia thành 02 vòng là phỏng vấn sơ bộ và kiểm tra tay nghề trực tiếp. Việc phỏng vấn chỉ do cán bộ phòng Tổ chức - Hành chính và trưởng bộ phận cần tuyển dụng tiến hành.
Đối với cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật, sau khi phỏng vấn sơ bộ còn phải phỏng vấn sâu, bởi tính chất của các công việc này không những đòi hỏi người lao động có những yêu cầu khác như tư cách cá nhân, khả năng giao tiếp…
Thành phần phỏng vấn của công ty bao gồm:
- Trưởng bộ phận yêu cầu tuyển dụng.
- Chuyên gia, cán bộ kỹ thuật liên quan.
- Ban giám đốc công ty (nếu cần).
-Trưởng phòng hành chính nhân sự cán bộ (nếu cần).
Hội đồng phỏng vấn do Giám đốc công ty quyết định thành lập.
Ở vòng phỏng vấn sâu, Hội đồng phỏng vấn sẽ đặt ra những câu hỏi liên quan đến chuyên môn. Trong quá trình phỏng vấn hội đồng phỏng vấn
của công ty luôn chú ý sao cho các ứng viên cảm thấy tự tin và được coi trọng, và chú ý điều chỉnh cuộc nói chuyện đi đúng hướng. Công ty cũng tạo điệu kiện để các ứng viên có cơ hội đặt câu hỏi cho hội đồng phỏng vấn. Thông qua quá trình phỏng vấn hội đồng phỏng vấn sẽ đánh giá được tổng quát về ứng viên như: tính tình, quan niệm sống, sự năng động, trình độ, mục đích khi hợp tác với công ty. Qua quá trình này sẽ chọn ra được những người có thiện chí, làm việc nhiệt tình và phù hợp với công việc của công ty.
Ra quyết định tuyển dụng
Đây là bước cuối cùng trong khâu tuyển chọn. Khi các ứng viên đã vượt qua các bước tuyển trên, Công ty thực hiện ký hợp đồng thử việc.
Thời gian thử việc tùy vào vị trí công việc mà người lao động đảm nhiệm:
- Thời gian thử việc đối với công nhân: 15 ngày - Thời gian thử việc đối với cán bộ trung cấp: 1 tháng
- Thời gian thử việc đối với cán bộ tốt nghiệp cao đẳng, đại học: 2 tháng.
Khi kết thúc giai đoạn thử việc, người lao động tự kiểm điểm đánh giá và tự nhận thức xem liệu mình có phù hợp với công việc ở đây và còn có nguyện vọng tiếp tục làm việc ở công ty nữa hay không. Đồng thời, Trưởng bộ phận, đơn vị có người lao động thử việc cũng sẽ có bản đánh giá kết quả thử việc của nhân viên mới . Các chỉ tiêu chủ yếu để đánh giá kết quả thử việc, gồm:
- Chất lượng công việc
- Mức độ hoàn thành công việc.
- Kiến thức .
-Khả năng giao tiếp.
-Ý thức tập thể (sự cộng tác).
- Tính tự giác.
- Tính chủ động, sáng tạo trong công việc.
Phòng Tổ chức - Hành chính tổng hợp ý kiến báo cáo Tổng giám đốc nếu đạt yêu cầu và ký hợp đồng lao động chính thức.
Hòa nhập nhân viên mới (Định hướng).
Công tác định hướng được kết hợp làm đồng thời trong thời gian người lao động vào thử việc của công ty. Trong quá trình thử việc nhân viên mới được công ty trang bị đầy đủ những kiến thức về công ty:
- Về kết quả hoạt động kinh doanh, lịch sử hình thành , cơ cấu tổ chức;
- Các vấn đề khó khăn ; Các vấn đề bảo vệ và bảo mật,
- Các chính sách chủ yếu, lương bổng, phúc lợi, an toàn- vệ sinh lao động, cơ sở vật chất, các vấn đề về kinh tế, các vấn đề về phòng tránh cháy nổ, …
Sau giai đoạn giới thiệu tổng quát về công ty, nhân viên mới sẽ được hội nhập về chương trình chuyên môn. Nhân viên mới được đi tham quan các nơi liên quan đến công việc công tác. Ngoài ra công ty cũng yêu cầu nhân viên cũ phải hết sức tạo điều kiện cho nhân viên mới làm việc để tránh những điều đáng tiếc xảy ra như nhân viên mới bỏ việc, gây thiệt hại cho công ty.