Quản lý cộng tác viên công tác xã hội cấp xã

1.3.1.1. Khái niệm quản lý

Từ các cách tiếp cận, có nhiều quan niệm khác nhau về quản lý. Dưới đây chúng tôi sẽ nêu dẫn một số khái niệm cụ thể:

Theo F.W Taylor, quản lý là biết chính xác điều bạn muốn người khác làm và sau đó biết được ràng họ đã hoàn thành công việc đó một cách tốt nhất và rẻ nhất. H. Fayol định nghĩa, quản lý là một tiến trình bao gồm các khâu lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các nỗ lực của mỗi thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác nhau của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã định.

M. P. Follett cho rằng, quản lý là nghệ thuật đạt mục tiêu thông qua con người [15].

Ngoài ra còn nhiều quan niệm khác về quản lý. Tuy nhiên ta thấy các quan niệm từ các góc độ, lĩnh vực khác nhau đều có điểm chung, có thể khai quát thành khái niệm về quản lý đó là: Quản lý là sự tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể lên khách thể nhằm đạt được mục tiêu định trước.

Quản lý là một loại hình hoạt động đặc biệt, là lao động siêu lao động, lao động về lao động, nghĩa là nó lấy các loại hình lao động cụ thể làm đối tượng để tác động tới nhằm phối kết hợp chúng lại thành một hợp lực từ đó tạo nên sức mạnh chung của một tổ chức. Vì vậy, quản lý vừa có những đặc điểm chung, có quan hệ hữu cơ với các hoạt động cụ thể khác, vừa có tính độc lập tương đối và mang những đặc trưng riêng của nó.

1.3.1.2. Chức năng quản lý

Các quan niệm khác nhau về quản lý có cách phân chia chức năng quản lý khác nhau. Tuy nhiên, có thể xác định các chức năng chính của quản lý đó là:

18

- Lập kế hoạch: Xác định mục tiêu, quyết định những công việc cần làm và lên các kế hoạch hành động cụ thể.

- Tổ chức: Xây dựng một cơ cấu hợp lý, sử dụng một cách tối ưu các tài nguyên (bao gồm cả nguồn nhân lực) để thực hiện kế hoạch.

- Lãnh đạo: Giúp các nhân viên làm việc hiệu quả hơn để đạt được các mục tiêu kế hoạch (khiến các cá nhân sẵn lòng làm việc cho tổ chức).

- Kiểm tra: Giám sát, kiểm tra quá trình hoạt động theo kế hoạch. Trên cơ sở kết quả kiểm tra, đánh giá, có thể điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp, hiệu quả hơn.

1.3.2. Quản lý cộng tác viên công tác xã hội cấp xã

1.3.2.1. Khái niệm quản lý cộng tác viên công tác xã hội cấp xã

Cộng tác viên CTXH cấp xã là lực lượng, đội ngũ những người làm CTXH ở cấp xã, do UBND xã tuyển chọn, ký hợp đồng, giao việc, kiểm tra, đánh giá theo các tiêu chuẩn quy định do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành.

Theo chức năng, nhiệm vụ và phân cấp quản lý, có nhiều cơ quan tham gia vào hoạt động quản lý cộng tác viên CTXH cấp xã. Đó là sự kết hợp quản lý theo ngành và theo lãnh thổ. UBND cấp xã là cơ quan quản lý trực tiếp, toàn diện; Cơ quan quản lý nhà nước về lao động, TB&XH quản lý về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cộng tác viên CTXH; Cơ quan nội vụ quản lý về tổ chức, biên chế, chế độ chính sách, khen thưởng, kỷ luật.

Từ việc phân tích một số khái niệm công cụ của luận văn như: quản lý, cộng tác viên CTXH, luận văn đưa ra khái niệm quản lý cộng tác viên CTXH cấp xã như sau:

Quản lý cộng tác viên công tác xã hội cấp xã là tác động có mục đích, có kế hoạch của chủ thể quản lý đến các cộng tác viên công tác xã hội cấp xã nhằm nhằm giúp họ thực hiện tốt các chức năng và nhiệm vụ về phòng ngừa, can thiệp, phục hồi, phát triển và đáp ứng được mục tiêu đã định của tổ chức với hiệu quả cao nhất.

Tác giả sẽ sử dụng khái niệm nêu trên làm khái niệm công cụ nghiên cứu đề tài luận văn.

1.3.2.2. Nội dung quản lý cộng tác viên công tác xã hội cấp xã

19

Cộng tác viên CTXH cấp xã là người được đào tạo về CTXH, được tuyển dụng để thực hiện các nghiệp vụ CTXH ở cấp xã. Tiếp cận theo lý thuyết quản lý đội ngũ, chúng tôi xác định các nội dung quản lý cộng tác viên CTXH cấp xã bao gồm:

(1) Quy hoạch đội ngũ cộng tác viên công tác xã hội.

Quy hoạch đội ngũ cộng tác viên CTXH: là quá trình xác định những mục tiêu tổ chức, biên chế, chức danh (bao gồm: số lượng, cơ cấu, trình độ và năng lực...). Trong quy hoạch cần xác định các nội dung cụ thể, đó là:

- Số lượng: Phải xác định rõ số lượng cộng tác viên theo từng phạm vi cụ thể như: Số lượng cộng tác viên của từng cấp xã, huyện, tỉnh. Đồng thời, quy hoạch cần xác định rõ lộ trình xây dựng cơ cấu về số lượng theo từng năm, từng giai đoạn.

Trên địa bàn mỗi xã, phường, thị trấn xác định rõ cần có bao nhiêu cộng tác viên, tổ chức thành tổ, đội, nhóm như thế nào; Trên địa bàn mỗi huyện, thành thị xác định trọng tâm, trọng điểm và nhu cầu cụ thể. Không nhất thiết phải cơ cấu phân bố đều trên các địa bàn, bởi mỗi địa bàn có đặc điểm riêng về kinh tế, xã hội, nguồn lực đảm bảo, số lượng đối tượng cần trợ giúp của công tác xã hội như tỷ lệ hộ nghèo, số đối tượng bảo trợ xã hội, số người nghiệm ma tuý, số trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt… Vì vậy phải xác định lộ trình cho từng giai đoạn để đảm bảo nguồn lực của mỗi địa phương, có sự quan tâm trọng điểm đối với các địa phương có nhu cầu cao, nhu cầu trước mắt. Đồng thời, trong quá trình thực hiện có sự kiểm soát, đánh giá cụ thể để có những điều chỉnh, định hướng cho việc nhân rộng, phát triển đội ngũ trong các giai đoạn tiếp theo.

- Cơ cấu đội ngũ cộng tác viên: Đó là việc xác định các tiêu chí cụ thể trong cơ cấu của đội ngũ cộng tác viên CTXH:

+ Cơ cấu về độ tuổi: Là những quy định cụ thể về độ tuổi của cộng tác viên, phân định tỷ lệ giữa các nhóm tuổi. Xác định tỷ lệ nhóm tuổi trẻ (dưới 30 tuổi) để phát huy ưu điểm về sức trẻ, tính sáng tạo, sung kích và khả năng tiếp thu kiến thức mới, thuận lợi cho công tác đào tạo, chuẩn hoá và tạo nguồn vững chắc cho việc phát triển đội ngũ cộng tác viên CTXH. Cơ cấu nhóm tuổi từ 30-40 tuổi để phát huy ưu điểm về kiến thức, kinh nghiệm, kịp thời bắt tay vào thực hiện nhiệm vụ trong

20

giai đoạn trước mắt cũng như lâu dài. Cơ cấu nhóm tuổi trên 40 tuổi để phát huy kinh nghiệm công tác, vai trò uy tín trong cộng đồng dân cư, đảm bảo tính kế thừa trong hoạt động, công tác. Tuy nhiên, cần cơ cấu tỷ lệ nhóm trên 40 tuổi hợp lý vì đây là nhóm tuổi có hạn chế hơn về việc cập nhật, bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng mới về công tác xã hội, về công tác đào tạo, đào tạo lại và cơ hội phát triển nghề nghiệp.

+ Cơ cấu chuyên môn: Trước mắt, việc xây dựng đội ngũ cộng tác viên CTXH không thể đòi hỏi yêu cầu 100% cộng tác viên có chuyên môn đào tạo về công tác xã hội. Phải xác định lộ trình chuẩn hoá về chuyên môn đào tạo. Bước đầu phải tuyển dụng, sử dụng cả bộ phận cộng tác viên có chuyên môn ngành gần với công tác xã hội như tâm lý, xã hội học, văn hoá, giáo dục, y tế… Tập trung chú ý cơ cấu về chuyên môn trong từng nhóm, đội như: nhóm trưởng, đội trưởng phải là người có chuyên môn về công tác xã hội; các thành viên phải được bồi dưỡng, cập nhật kiến thức về công tác xã hội.

+Cơ cấu giới tính: Mỗi giới có những lợi thế nhất định trong việc tiếp cận vấn đề, trợ giúp đối tượng. Có những đối tượng đòi hỏi người trợ giúp phải là giới nữ trong việc tiếp cận, tư vấn, sẻ chia như trẻ em gái, phụ nữ bán dâm, nghiện ma tuý… Cơ cấu giới tính để vừa đáp ứng những yêu cầu về mặt pháp lý trong những hoạt động nhất định, vừa đảm bảo hiệu quả trong nội dung hoạt động của cộng tác viên CTXH.

+ Cơ cấu theo trình độ đào tạo: Cũng giống như yêu cầu về chuyên môn, yêu cầu về trình độ đào tạo cũng cần có lộ trình thực hiện để từng bước nâng cao trình độ của đội ngũ. Cần quy hoạch tỷ lệ cho các cấp đào tạo từ chứng chỉ, trung cấp, cao đẳng và đại học để vừa đảm bảo yêu cầu nhiệm vụ trước mắt, vừa có tính kế thừa và phát triển trong các giai đoạn tiếp theo.

Quy hoạch đội ngũ cộng tác viên CTXH là nhiệm vụ trọng tâm của quản lý cộng tác viên CTXH. Chủ thể quản lý phải thực hiện lập quy hoạch, sau đó, trên cơ sở quy hoạch chung để xây dựng các kế hoạch thực hiện cụ thể về mục đích, yêu cầu, nhiệm vụ, nội dung, các nguồn lực đảm bảo, thời gian, phương pháp thực hiện công tác quản lý cộng tác viên CTXH. Cần xây dựng kế hoạch cho từng giai đoạn,

21

từng nội dung hoạt động như kế hoạch tuyển chọn, sử dụng, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, kế hoạch kiểm tra, giám sát… Xây dựng quy hoạch, kế hoạch là yếu tố quan trọng, đầu tiên, có ý nghĩa quyết định đến việc triển khai thực hiện các hoạt động cụ thể như tuyển chọn, quản lý, sử dụng, đào tạo, bồi dưỡng... Không có quy hoạch, kế hoạch hoặc thực hiện quy hoạch, xây dựng kế hoạch không đầy đủ, không khả thi thì người quản lý sẽ như người đi mà không có đường, không xác định được mục tiêu cần đạt đến, các công việc phải thực hiện và yếu tố nguồn lực, điều kiện thực hiện kế hoạch.

Khi lập kế hoạch cần thực hiện theo quy trình:

Hình 1.1. Quy trình xây dựng kế hoạch

(2) Tuyển dụng, sử dụng và chính sách đãi ngộ đối với cộng tác viên công tác xã hội

- Tuyển dụng: Thực hiện chức năng tổ chức, trước hết phải tiến hành tuyển dụng cộng tác viên. Xem xét trên yêu cầu, nhiệm vụ, tiêu chuẩn để lựa chọn trong số các ứng viên. Việc tuyển chọn phải đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ, tiêu chuẩn đề ra, đồng thời phải trên cơ sở nguyện vọng, mong muốn của ứng viên. Việc tuyển chọn phải được thực hiện theo quy trình chặt chẽ và tuân thủ các quy định của pháp luật về thẩm quyền, phương pháp, tiêu chuẩn, trình độ… Đồng thời phải có tiêu chí cụ thể, công khai, minh bạch để lựa chọn những ứng viên tốt nhất cho các vị trí cần tuyển.

Xác định mục tiêu

Phân tích môi trường, xác định cơ

hội và thách thức

Phân tích nội bộ để xác định điểm mnạh,

điểm yếu

Xác định nội dung các hoạt

động

Trao đổi, thảo luận,

góp ý, phê duyệt

22

Theo Thông tư số 07/2013/TT-BLĐTBXH ngày 24/5/2013 của Bộ Lao động – TB&XH, người được tuyển chọn phải đạt tiêu chuẩn về năng lực làm việc, nắm được quy trình, kỹ năng CTXH ở mức độ cơ bản, hiểu biết về chế độ chính sách trợ giúp, nắm vững chức trách, nhiệm vụ và tổ chức phối hợp hiệu quả với các cơ quan đơn vị liên quan trong quá trình thực hiện nhiệm vụ về CTXH. Tiêu chuẩn về trình độ, có chứng chỉ, chứng nhận đã tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng kiến thức hoặc có bằng cấp về nghiệp vụ CTXH, tâm lý, xã hội học, giáo dục đặc biệt và các chuyên ngành xã hội khác, phù hợp với nhiệm vụ CTXH. Từ năm 2015 trở đi, cộng tác viên CTXH cấp xã đạt tối thiểu trình độ trung cấp nghề CTXH hoặc chuyên ngành khác có liên quan đến CTXH. Tiêu chuẩn về đạo đức, phải có đạo đức tốt, thực hiện tốt các chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước, chưa có tiền án, tiền sự [5].

- Sử dụng: Sau khi tuyển dụng được ứng viên làm cộng tác viên CTXH, được cấp có thẩm quyền phê duyệt kết quả, Chủ tịch UBND xã phải tiến hành ký kết hợp đồng lao động, trong đó xác định rõ nghĩa vụ, trách nhiệm và quyền hạn;

Phân công, giao việc, phân định rõ chức năng, nhiệm vụ, phạm vi và thẩm quyền trong khi thi hành công vụ và quy định chế độ, quyền lợi theo qui định của Nhà nước, của cơ quan quản lý. Sử dụng cộng tác viên phải phát huy năng lực, sở trường, khai thác được sức mạnh, khả năng tiềm ẩn của từng người, từng nhóm, xác định lợi thế của tổ chức nhóm, đội. Trong sử dụng nhân sự, người quản lý cần phát huy vai trò, chức năng lãnh đạo của nhà quản lý, thường xuyên, kịp thời tiếp nhận các thông tin, báo cáo của cộng tác viên CTXH để đưa ra các quyết định quản lý nhằm giải quyết công việc theo chức trách, nhiệm vụ được giao.

Theo quy định tại Thông tư số 07/2013/TT-BLĐTBXH ngày 24/5/2013 của Bộ Lao động – TB&XH, cộng tác viên CTXH cấp xã thực hiện các nghiệp vụ CTXH theo sự phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã. Vì vậy, trong cơ cấu, tổ chức của đội cộng tác viên cần phân công các nhiệm vụ cụ thể trên cho từng người, từng nhóm phù hợp với sở trường, năng lực, nâng cao hiệu quả làm việc, tránh tình trạng cào bằng nhiệm vụ, làm suy giảm sức mạnh và tính ưu việt của tổ chức.

23

- Chính sách đãi ngộ: Đó là chế độ thù lao, điều kiện, môi trường làm việc, khen thưởng… Sử dụng cán bộ phải có chính sách đãi ngộ hợp lý. Đây là yếu tố động viên, khích lệ đối với cộng tác viên CTXH. Ngoài phụ cấp hàng tháng bằng mức lương tối thiểu chung (mức lương cơ sở) do Chính phủ quy định, chế độ đãi ngộ như xây dựng môi trường, điều kiện làm việc phù hợp, thuận lợi, đào tạo, bồi dưỡng, khen thưởng và tạo cơ hội thăng tiến nghề nghiệp… chính là yếu tố thúc đẩy cộng tác viên có động lực phấn đấu vươn lên, gắn bó với công việc và thu hút được người có năng lực, trình độ. Điều kiện, môi trường làm việc giúp cho cộng tác viên CTXH có đủ cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc như phòng làm việc, bàn ghế, sách, tài liệu và những trang thiết bị cần thiết phục vụ công tác. Môi trường làm việc thuận lợi sẽ giúp nâng cao hiệu quả của cộng tác viên. Môi trường làm việc bên trong là các vấn đề thuộc về cơ quan, tổ chức, nhóm, đội, như: Nguyên tắc làm việc, quy chế phối hợp, chế độ giờ giấc, nội quy, quy chế cơ quan… Môi trường bên ngoài bao gồm các vấn đề chi phối hoạt động của cơ quan, tổ chức, nhóm, đội đó, như: Các quy định về luật pháp, thể chế, sự quan tâm của cấp có thẩm quyền, sự hợp tác của đối tượng.

(3) Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao năng lực cộng tác viên công tác xã hôi - Đào tạo: Là việc hình thành mới những kiến thức, kỹ năng chuyên môn, nghề nghiệp bằng một quá trình giảng dạy, huấn luyện có hệ thống theo chương trình quy định với những chuẩn mực nhất định.

- Đào tạo lại: Là quá trình hình thành và phát triển tri thức, kỹ năng, thái độ... mới nhằm tạo điều kiện cho người lao động có cơ hội học tập chuyên môn mới nhằm thay đổi công việc, thay đổi nghề.

- Bồi dưỡng: Là làm tăng thêm trình độ hiện có để đáp ứng các yêu cầu đòi hỏi của công việc. Bồi dưỡng cộng tác viên CTXH là làm tăng thêm năng lực (gồm kiến thức, kỹ năng, thái độ nghề nghiệp) với nhiều hình thức mức độ khác nhau hướng tới chuẩn xác định.

Cơ quan quản lý, sử dụng cộng tác viên CTXH cấp xã theo phân cấp có nhiệm vụ tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nhằm trang bị kiến thức, kỹ năng cho cộng tác viên, hướng đến nâng cao năng suất và hiệu quả công việc, đạt yêu cầu chuẩn hóa

24

về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ; Đối với các văn bản, quy định mới ban hành phải tổ chức triển khai, tập huấn, bồi dưỡng để kịp thời cập nhật kiến thức, cũng như tháo gỡ khó khăn, động viên, khích lệ cộng tác viên CTXH yên tâm, gắn bó và nâng cao nhiệt tình công tác. Đào tạo, bồi dưỡng được thực hiện thông qua các hình thức: Bồi dưỡng, tập huấn cập nhật kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm; Đào tạo ngắn hạn các chuyên đề theo từng đối tượng, lĩnh vực cụ thể; Đào tạo dài hạn ở các trình độ trung cấp, cao đẳng, đại học để nâng cao trình độ. Đào tạo lại để hình thành và phát triển tri thức, kỹ năng, thái độ mới về chuyên môn ngành CTXH, hướng đến xây dựng đội ngũ cộng tác viên chuyên nghiệp, đạt chuẩn về trình độ.

(4) Thực hiện vai trò, nhiệm vụ của cộng tác viên công tác xã hội

Quản lý cộng tác viên công tác xã hội cần quản lý tốt việc thực hiện vai trò, nhiệm vụ của cộng tác viên được quy định tại Thông tư số 07/2013/TT-BLĐTBXH như: Công tác tuyên truyền, cụ thể hóa chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước về chăm sóc các đối tượng bảo trợ xã hội; tham mưu lãnh đạo cấp xã nắm được tình hình đời sống, kinh tế của người khó khăn trên địa bàn để định hướng và lồng ghép với chương trình, dự án trong xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội của địa phương; Vai trò vận động nguồn lực để ủng hộ, giúp đỡ các đối tượng khó khăn, yếu thế, gia đình thuộc hộ nghèo, hộ cận nghèo…

(5) Kiểm tra, đánh giá đội ngũ cộng tác viên công tác xã hội

Kiểm tra đánh giá kết quả công việc là một khâu quan trọng không thể thiếu trong quản lý. Thông qua thanh tra, kiểm tra, giám sát, quan sát, thu thập thông tin, tiếp nhận báo cáo của nhà quản lý và dựa trên tiêu chuẩn có tính hệ thống, đồng bộ về phẩm chất chính trị, đạo đức, lối sống, chức trách nhiệm vụ, chấp hành nội quy, quy chế để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ, làm cơ sở khen thưởng hoặc xử lý kỷ luật một cách công bằng và kịp thời. Kiểm tra, đánh giá để nhận ra điểm mạnh, phát hiện điểm yếu, từ đó có giải pháp để phát huy điểm mạnh, khắc phục điểm yếu, đồng thời có cơ sở để tổ chức đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng về kiến thức, kỹ năng cho cộng tác viên. Các phương pháp đánh giá có thể áp dụng là:

Tự đánh giá: cộng tác viên tự đánh giá hoạt động của mình tren cơ sở các nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp, tiêu chuẩn về trình độ, kỹ năng nghiệp vụ, kết quả