CHƯƠNG 4: ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC
4.1 KHẢO SÁT THỰC TẾ KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC DOANH THU TẠI CÔNG TY ÁNH MAI
4.1.1 Chuẩn bị kiểm toán
4.1.1.1 Giới thiệu khái quát về công ty Ánh Mai (tìm hiểu khách hàng)
Đây là lần thứ hai công ty TNHH kiểm toán AFC Việt Nam kiểm toán cho công ty Ánh Mai nên hầu hết các thông tin khách hàng này đƣợc cập nhật từ hồ sơ kiểm toán năm 2012 và được lưu trữ tại công ty TNHH Kiểm toán AFC.
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT ÁNH MAI Trụ sở chính:số 172 Đinh Bộ Lĩnh, Phường 9, Tỉnh Đồng Tháp Điện thoại: 0673772421
Fax: 0673772881
Email: anhmaisx@gmail.com
Website: http://www.anhmai.com.vn
Giấy chứng nhận đầu tƣ số 1400469992 ngày 16 tháng 8 năm 2011 Vốn điều lệ: 143.089.019.914 đồng.
Các ngân hàng giao dịch: Ngân hàng Viettinbank Đồng Tháp, Ngân hàng Vietcombank, Ngân hàng Sacombank.
a) Cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Ánh Mai
Cơ cấu công ty đƣợc tổ chức khá chặt chẽ bao gồm nhiều bộ phận, phòng ban với những chức năng khác nhau nhƣng luôn liên kết, hỗ trợ mật thiết với nhau. Cơ cấu tổ chức của công ty đƣợc thể hiện qua sơ đồ sau:
Nguồn: Phòng nhân sự công ty Cổ phần Ánh Mai, 2014
Hình 4.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản trị công ty Ánh Mai năm 2013 b) Nhu cầu của khách hàng
Mục đích của Ánh Mai là để công bố tình hình hoạt động kinh doanh cho cổ đông và cũng để xác nhận độ trung thực, hợp lý của toàn bộ báo cáo tài chính.
c) Đánh giá tình trạng và tính nhạy cảm của khách hàng: đây là doanh nghiệp đƣợc niêm yết trên sàn HNX.
d) Ngành nghề hoạt động kinh doanh chính: Sản xuất và bán bánh phồng tôm.
Đại Hội đồng
cổ đông Ban Kiểm
soát
Phó giám đốc
Ban quản trị
Giám đốc
Kế toán trưởng – Giám đốc tài chính Trưởng
phòng nhân sự
Trưởng phòng sản xuất
Trưởng phòng kinh doanh
Kế toán tổng hợp và kế toán tiền
Kế toán mua hàng, kế toán lương
Kế toán bán hàng, kế toán TSCĐ
Kế toán công nợ, hàng tồn kho
Thủ quỹ
e) Kỳ kế toán áp dụng:Năm tài chính: Bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc ngày 31 tháng 12 hàng năm.
f) Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Sử dụng đồng tiền Việt Nam (VNĐ).
g) Chế độ kế toán áp dụng:Hệ thống tài khoản kế toán thuộc chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài Chính Việt Nam.
h) Hình thức sổ kế toán áp dụng:Nhật ký chung 4.1.1.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị
Để thu thập bằng chứng về HTKSNB có hiệu quả, KTV chính có thiết kế bảng câu hỏi chuẩn bị trước: Xem Phụ lục 01
Quy ước: Câu trả lời “Có” đƣợc quy ƣớc là biểu thị một tình trạng kiểm soát tốt đã thiết kế thủ tục kiểm soát nội bộ đúng đắn.Câu trả lời “Không” cho thấy sự yếu kém của kiểm soát nội bộ, những sai sót tiềm tàng có khả năng phát sinh.
Nhận xét: Bảng câu hỏi gồm 22 câu, trong đó có 20 câu trả lời “Có” đạt tỷ lệ 91%, 2 câu trả lời “Không” đạt tỷ lệ 9%. Điều này tức là hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ đạt 91%, còn lại 9% là những yếu kém còn tồn tại và kiểm toán viên cần phải lưu ý khi thiết kế và thực hiện các thủ tục kiểm toán.
Qua kết quả này kiểm toán viên đánh giá HTKSNB đối với khoản mục doanh thu của Ánh Mai khá là hữu hiệu, khá chặt chẽ việc tìm hiểu kỹ quá trình thực hiện các thủ tục trong HTKSNB sẽ góp phần hạn chế những rủi ro và làm tăng hiệu quả cho cuộc kiểm toán.
PHÒNG KINH
DOANH BỘ PHẬN KHO PHÕNG KẾ TOÁN THỦ QUỸ
ĐĐH
Xét duyệt ĐĐH, lập LBH KH
Bắt đầu
B
Kết thúc
ĐĐH
N
LBH
Phiếu xuất kho 2
Lập Vận Đơn
LBH
Vận đơn
LBH
Lập phiếu xuất kho và HĐBH
HĐBH
N
KH
HĐBH
BP vận tải
N
LBH
Vận đơn
Lập bảng kê nhận
sec
HĐBH Sec
Sec Bảng kê nộp
séc 2 Bảng kê nộp
séc 1
HĐBH
B HĐBH
Ghi sổ theo dõi bán hàng
HĐBH
sổ theo dõi bán hàng
Bảng kê nộp séc 2
Ghi sổ
Bảng kê nộp séc 2
N Phiếu xuất kho
2 Phiếu xuất kho
1 LBH
Phiếu xuất kho 2
KH
A
A Kèm
hàng
N
Nguồn: thông tin từ phòng quản lý công ty Ánh Mai, 2013
Hình 4.2: Lưu đồ mô tả chu trình doanh thu công ty Ánh Mai năm 2013
Diễn giải lưu đồ:
Khách hàng đƣa đơn đặt hàng, phòng Kinh Doanh tiếp nhận đơn đặt hàng xét duyệt lập lệnh bán hàng thành 3 liên liên 1 lưu, liên 2 gửi cho bộ phận Kho, liên 3 gửi cho phòng Kế Toán. Phòng Kế Toán dựa trên lệnh bán hàng lập phiếu xuất kho và hóa đơn bán hàng. Phiếu xuất kho đƣợc lập thành 2 liên: liên 1 lưu, liên 2 gửi cho bộ phận kho. Phòng Kế Toán lập hóa đơn bán hàng thành 4 liên và ghi sổ cái, liên 1 lưu, liên 2 gửi cho khách hàng, liên 3 gửi cho thủ quỹ, liên 4 gửi cho phòng Kinh Doanh. Bộ phận kho dựa trên phiếu xuất kho và lệnh bán hàng lập vận đơn thành 3 liên: liên 1 lưu, liên 2 gửi cho bộ phận vận tải kèm hàng, liên 3 gửi cho phòng Kế Toán.
Thủ quỹ dựa trên hóa đơn bán hàng và tờ séc do khách hàng gửi đến để lập bảng kê nhận séc sau đó cuối ngày chuyển liên 2 của bảng kê nhận séc cho phòng Kế toán, liên 1 lưu. Phòng Kế Toán dựa trên bảng kê nộp séc ghi sổ.
Phòng Kinh Doanh dựa trên hóa đơn bán hàng mà phòng Kế Toán gửi đến ghi sổ theo dõi chi tiết bán hàng.
Nhận xét:
Ưu điểm:
Công ty xây dựng HTKSNB khá chặt chẽ, phòng kinh doanh có lập sổ theo dõi bán hàng để đối chiếu với sổ cái của kế toán ghi.
Chứng từ khi lập luôn có lưu giữ để làm bằng chứng đối chiếu khi cần thiết.Bộ phận kho chỉ đƣợc phép xuất hàng khi nhận đƣợc phiếu xuất kho từ phòng kế toán, điều này hạn chế rủi ro mất hàng do gian lận hay vô ý. Hóa đơn bán hàng đƣợc lập dựa trên căn cứ chứng từ lệnh bán hàng nên có thể dễ tìm ra sai sót nếu kế toán lập hóa đơn không đúng quy định.
Khuyết điểm:
Khi nhận đƣợc lệnh bán hàng, kế toán chƣa đủ căn cứ để lập hóa đơn. Kế toán nên chờ bộ phận kho nhận phiếu xuất kho rồi lập vận đơn gửi về thì mới lập hóa đơn bán hàng. Rủi ro có thể xảy ra ở đây là hóa đơn lập rồi có thể bị hủy do bộ phận kho không có hàng giao hoặc giao hàng không đúng thời điểm.
KTV lưu ý:
KTV cần lưu ý là nên xem xét quy trình lập hóa đơn bán hàng của đơn vị, nhất là tình trạng hóa đơn bị hủy vì rủi ro ở đây có thể kế toán sẽ lập khống hóa đơn sau đó thông đồng với thủ quỹ thu tiền và hóa đơn đó bị hủy.
4.1.1.3 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị
Để đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát, KTV đã thực hiện những công việc sau:
Thu thập và nghiên cứu thông tin từ tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh.
Phỏng vấn các cá nhân có trách nhiệm trong việc quản lý, theo dõi kế toán doanh thu, chi phí bán hàng, công nợ, kế toán kho, thủ quỹ.
Quan sát hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, nghiên cứu quy trình bán hàng và thu tiền để xem xét việc phân chia trách nhiệm, tổ chức quản lý cũng nhƣ việc ghi chép phản ánh trong sổ sách, chứng từ khi có các nghiệp vụ liên quan đến việc phát sinh các khoản mục tiền.
Rủi ro kinh doanh: Chuyển đổi đồng tiền phát sinh sang đồng tiền hạch toán, ảnh hưởng kinh tế thế giới, Sự lớn mạnh của đối thủ cạnh tranh => trung bình.
Rủi ro tiềm tàng (IR): Vì rủi ro kinh doanh của đơn vị không cao, hệ thống kiểm soát đơn vị khá tốt, doanh thu ổn định qua các năm nên KTV AFC đánh giá rủi ro tiềm tàng ở mức trung bình.
Rủi ro kiểm soát (CR): Hệ thống kiểm soát nội bộ đƣợc xây dựng khá chặt chẽ nên KTV đánh giá rủi ro kiểm soát ở mức trung bình.
Căn cứ đánh giá
Bảng 4.1: Tỷ lệ sai phạm có thể bỏ qua Mức độ tin cậy dự kiến
vào thủ tục kiểm soát
Mức độ sai lệch có thể bỏ qua
Cao 2% – 7%
Trung bình 6% - 12%
Thấp 11% - 20%
Không tin cậy Không kiểm tra
Nguồn: AICPA, Audit and Accounting Guide, Audit Sampling New York 193. Trích lại theo Principles of Audit, Meigs, Pany, Meigs, 1989
Dựa vào bảng câu hỏi tỷ lệ sai lệch có thể bỏ qua là 9% và xem xét thêm quy trình luân chuyển chứng từ. KTV đánh giá rủi ro kiểm soát ở mức trung bình.
Rủi ro phát hiện (DR): Theo ma trận rủi ro thì do rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát đều là trung bình nên lúc này rủi ro phát hiện là trung bình
Rủi ro kiểm toán (AR): rủi ro ở mức chấp nhận đƣợc.
4.1.1.4 Xác lập mức trọng yếu
Mức trọng yếu tổng thể của báo cáo tài chính (PM) đƣợc công ty AFC quy định tùy thuộc vào lĩnh vực, đặc điểm ngành nghề mà chọn các chỉ tiêu xác định nhƣ sau:
Bảng 4.2: Quy định xác lập mức trọng yếu của công ty TNHH kiểm toán AFC
Lĩnh vực kinh doanh Điều kiện
Công ty thương mại 1%xDoanh thu
Công ty dịch vụ 10%x Lợi nhuận trước thuế Công ty hoạt động trên cơ sở
tài sản/ đầu tƣ
2%xTổng tài sản Nguồn: Hồ sơ kiểm toán công ty AFC, 2014
Đối với công ty Ánh Mai kiểm toán viên chọn tổng doanh thu làm cơ sở xác định mức trọng yếu tổng thể:
Mức trọng yếu tổng thể: PM = 1%x171.929.847.604 =1.719.298.476 đồng Mức trọng yếu khoản mục xác định bằng 75%xPM:
TE = 75% x 1.719.298.476= 1.289.473.857 đồng
1.289.473.857<10%x171.929.847.604(Khoản mục doanh thu)=>chấp nhận Ngƣỡng sai sót không đáng kể có thể bỏ qua cho từng nghiệp vụ:
1%xTE = 1%x1.289.473.857= 12.894.739 đồng Nhận xét:
Ngưỡng sai sót có thể bỏ qua theo hướng dẫn của VACPA là không vượt quá 4%xTE, để đảm bảo mức sai sót ở mức chấp nhận đƣợc và hạn chế rủi ro, đảm bảo kết luận kiểm toán AFC chọn 1% là tỷ lệ để tính ngƣỡng sai sót có thể bỏ qua. Mức trọng yếu khoản mục ở đây là định lƣợng giá trị nghiệp vụ, nếu sai sót lớn hơn mức trọng yếu này thì KTV đề nghị đơn vị điều chỉnh, còn nếu nhỏ hơn mức trọng yếu thì tùy vào mức độ ảnh hưởng của nghiệp vụ này đến BCTC để đưa ra kết luận có nên điều chỉnh hay lưu ý trong BCTC hay không. Ngƣỡng sai sót có thể bỏ qua đƣợc là nếu xảy ra sai sót lớn hơn mức này thì KTV sẽ lưu ý ghi nhận, tập hợp, nếu tổng mức tập hợp này lớn hơn mức trọng yếu thì KTV yêu cầu đơn vị điều chỉnh BCTC.
4.1.1.5 Đánh giá sai sót tiềm tàng
Dưới đây là tổng hợp các đánh giá của KTV về các sai sót tiềm tàng của đơn vị.
Bảng 4.3: Kết quả đánh giá sai sót tiềm tàng công ty Ánh Mai năm 2013 Sai sót tiềm tàng Thủ tục kiểm soát Thử nghiệm kiểm soát
Chu trình bán hàng, phải thu, thu tiền Bán hàng cho khách hàng
mất khả năng thanh toán
Đơn đặt hàng phải đƣợc xét duyệt người có thẩm quyền, thiết lập chính sách bán chịu rõ ràng, lập danh sách và luôn cập nhật thông tin tài chính khách hàng.
Kiểm tra chứng từ, hồ sơ quy định về chính sách bán chịu, chọn mẫu xem xét các đơn đặt hàng.
Bộ phận bán hàng không có sự tách biệt với bộ phận kế toán.
Doanh thu bị chiếm dụng
Bộ phận bán hàng tách biệt so với bộ phận kế toán.
Đánh số liên tục hóa đơn
Quan sát việc thực hiện lập hóa đơn và việc bán hàng.Kiểm tra chữ ký trên hóa đơn.
Kiểm tra sự liên tục của hóa đơn
Bỏ sót việc ghi nhận nợ phải thu.
Đối chiếu định kỳ hàng tháng giữa kế toán nợ phải thu và kế toán tổng hợp.
Theo dõi nợ phải thu cho từng khách hàng.
Kiểm tra sổ sách liệu thực sự công ty có mở sổ phải thu chi tiết cho từng khách hàng hay không.
Sử dụng bảng giá cũ cho việc lập hóa đơn bán hàng kỳ này để ghi nhận doanh thu.
Thường xuyên cập nhật bảng giá mới đã đƣợc duyệt.
Kiểm tra việc thực hiện cập nhật bảng giá
Hàng hóa bị trả lại từ các đơn vị khác không đƣợc ghi nhận kịp thời.
Bộ phận nhận hàng bán bị trả lại phải xem xét, đối chiếu các chứng từ có liên quan và ghi sổ kịp thời các hàng bị trả lại nhập kho dựa trên chữ kí xét duyệt của trưởng bộ phận.
Phỏng vấn nhân viên đơn vị về việc thực hiện ghi nhận hàng bán bị trả lại.
Kiểm tra hồ sơ sự xét duyệt của hàng bán bị trả lại.
Kế toán không phân loại đúng các loại doanh thu.
Kế toán của đơn vị phải đƣợc huấn luyện chuyên môn nghiệp vụ kế toán và chấp hành đúng theo các chuẩn mực kế toán. Phân
Quan sát việc ghi nhận doanh thu của kế toán.
Sai sót tiềm tàng Thủ tục kiểm soát Thử nghiệm kiểm soát thu, kế toán phải dựa trên
phân loại doanh thu trong thông tƣ và các quy định liên quan.
Lãi, lỗ do tỷ giá ngoại tệ phát sinh không đƣợc ghi nhận kịp thời từ doanh thu hoạt động tài chính.
Thường xuyên cập nhập bảng tỷ giá ngoại tệ trên thị trường để ghi nhận kịp thời, tính toán chính xác các khoản lãi từ tỷ giá ngoại tệ tăng đối với trường hợp bán hàng bằng ngoại tệ.
Kiểm tra, quan sát việc cập nhật tỷ giá của công ty.
Nguồn: Thông tin tổng hợp từ hồ sơ kiểm toán công ty AFC-CN Cần Thơ, 2014