CHƯƠNG 4: ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC
4.2 KHẢO SÁT THỰC TẾ KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TRÍ TUỆ
4.2.1 Chuẩn bị kiểm toán
4.2.1.1 Giới thiệu khái quát về công ty Trí Tuệ ( tìm hiểu khách hàng) Tên công ty: CÔNG TY CP SÁCH VÀ THIẾT BỊ TRÍ TUỆ
Trụ sở chính: 356 đường Nguyễn Sinh Sắc, P2, TP Sa Đéc, tỉnh Đồng Tháp.
Điện thoại: 067. 3867890 Fax: 067. 3827890
Email: trituesach@gmail.com
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế số: Giấy phép ĐKKD (số/ngày): 1400123482 ngày 08 tháng 07 năm 2009 do Sở Kế hoạch và Đầu tƣ tỉnh Đồng Tháp cấp.
Vốn điều lệ: 7.103.522.605 đồng.
Các ngân hàng giao dịch: Ngân hàng Vietcombank a) Cơ cấu tổ chức công ty Trí Tuệ
Nguồn: phòng nhân sự công tyTrí Tuệ, 2014
Hình 4.3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản trị công ty Trí Tuệ năm 2013 b) Nhu cầu của khách hàng
Mục đích của công ty Trí Tuệ là để công bố tình hình hoạt động kinh doanh cho cổ đông và cũng để xác nhận độ trung thực, hợp lý của toàn bộ báo cáo tài chính.
c) Đánh giá tình trạng và tính nhạy cảm của khách hàng Không nhạy cảm.
d) Ngành nghề hoạt động kinh doanh chính: mua bán sách, thiết bị và văn phòng phẩm.
Đại Hội đồng cổ đông
Kế toán trưởng – Giám đốc tài chính
Giám đốc
Phó Giám đốc
Trưởng phòng kinh doanh
Trưởng phòng nhân sự
Kế toán bán hàng, TSCĐ
Kế toán mua hàng, kế toán tiền lương
Kế toán tiền và các nghiệp vụ còn lại
Thủ quỹ
Năm tài chính: Bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán Sử dụng đồng tiền Việt Nam (VNĐ).
Chế độ kế toán áp dụng
Hệ thống tài khoản kế toán thuộc chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ - BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ Tài Chính Việt Nam.
Hình thức sổ kế toán áp dụng: nhật ký chung, kế toán excel.
4.2.1.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị
Để thu thập bằng chứng về HTKSNB có hiệu quả, KTV chính có thiết kế bảng câu hỏi chuẩn bị trước: Phụ lục 02
Quy ước:
Câu trả lời “Có” đƣợc quy ƣớc là biểu thị một tình trạng kiểm soát tốt đã thiết kế thủ tục kiểm soát nội bộ đúng đắn.
Câu trả lời “Không” cho thấy sự yếu kém của kiểm soát nội bộ, những sai sót tiềm tàng có khả năng phát sinh.
Nhận xét:
Có 6 câu trả lời “Không” và 16 câu trả lời có, tương đương 72,72% câu trả lời là có áp dụng các biện pháp để kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên, qua bảng câu hỏi KTV nhận thấy rằng HTKSNB của đơn vị chƣa chặt chẽ và hữu hiệu.
Mô tả chu trình doanh thu bằng lưu đồ bên dưới:
N
PHÒNG KINH
DOANH BỘ PHẬN KHO PHÕNG KẾ TOÁN THỦ QUỸ
ĐĐH
kiểm tra&
xét
Lệnh bán hàng
Kiểm tra hàng tồn kho
Lập phiếu giao hàng
Lệnh bán hàng Phiếu xuất kho Phiếu giao hàng KH
Bắt đầu
A
A
Phiếu xuất kho(2 liên)
Phiếu thu liên 1 Ghi sổ
Kết thúc
HĐ GTGT
Thu tiền
KH Lệnh bán hàng
(3 liên
Phiếu giao hàng (3 liên)
HĐ GTGT (3 liên)
Phiếu thu (3 liên
Phiếu thu (3 liên)
Phiếu thu (3 liên Lập HĐ
GTGT
Lệnh bán hàng Phiếu xuất kho Phiếu giao
hàng
N
N
Lập phiếu thu
B
Phiếu thu liên 1 ĐĐH
N
Phiếu xuất kho
N
KH
Kèm hàng
Nếu mua chịu
HĐ GTGT liên 1
B
HĐ GTGT KH
Nguồn: thông tin từ phòng quản lý công ty Trí Tuệ, 2014
Hình 4.4: Lưu đồ mô tả chu trình doanh thu công ty Trí Tuệ năm 2013 Diễn giải lưu đồ:
Khách hàng đƣa đơn đặt hàng, phòng kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng, xét duyệt nếu đƣợc thì lập lệnh bán hàng gồm 3 liên: liên 1: Giữ lại tại bộ phận kinh doanh để lưu; liên 2: Giao cho bộ phận kho; liên 3: Giao cho phòng kế
Bộ phận kho nhận đƣợc lệnh bán hàng thì kiểm tra hàng tồn kho, nếu đủ hàng thì bán. Bộ phận kho lập phiếu xuất kho gồm 2 liên: liên 1: Giữ lại để lưu; liên 2: Giao bộ phận kế toán.
Sau đó bộ phận kho tiến hành xuất kho và giao hàng cho khách hàng.
Đồng thời lập phiếu giao hàng gồm 3 liên: liên 1: Giữ lại để lưu; liên 2: Giao cho khách hàng; liên 3: Giao cho bộ phận kế toán. Phòng kế toán sau khi nhận đƣợc lệnh bán hàng do phòng kinh doanh chuyển sang, cùng với phiếu xuất kho và phiếu giao hàng do bộ phận kho chuyển sang, kế toán lập hóa đơn GTGT gồm 3 liên: liên 1: Giữ lại để lưu; liên 2: Giao cho khách hàng; liên 3:
Giao cho thủ quỹ. Song song đó, kế toán xử lý hình thức thanh toán của khách hàng, nếu chấp thuận bán chịu thì kế toán sẽ ghi sổ công nợ và lưu lại để theo dõi công nợ. Nếu khách hàng thanh toán ngay thì kế toán tiến hành lập phiếu thu gồm 3 liên. Sau đó chuyển cả 3 liên phiếu thu này sang thủ quỹ.
Thủ quỹ sau khi nhận đƣợc hóa đơn GTGT và phiếu thu gồm 3 liên do phòng kế toán chuyển sang, thủ quỹ xem xét và tiến hành thu tiền. Sau khi phiếu thu đƣợc duyệt xong và có đầy đủ các chữ ký hợp lệ, gửi các liên phiếu thu nhƣ sau liên 1: Đƣa cho phòng kế toán; Liên 2: Giao cho Khách hàng;
Liên 3: Giữ lại để lưu. Kế toán dựa vào phiếu thu ghi sổ và lưu.
Nhận xét:
Ưu điểm: Mặc dù HTKSNB còn thiếu sót nhƣng công ty vẫn có đề ra một số biện pháp khắc phục, chẳng hạn nhƣ kế toán chỉ lập hóa đơn bán hàng khi có đủ chứng từ: phiếu xuất kho, phiếu giao hàng, lệnh bán hàng. Thủ quỹ khi nhận tiền phải gửi một liên cho kế toán ghi sổ và có lưu giữ liên để đối chiếu sổ sách với kế toán.
Khuyết điểm: Phiếu xuất kho nên do kế toán lập sau đó giao cho bộ phận kho.
Ở đây bộ phận kho vừa lập phiếu xuất kho vừa lập phiếu giao hàng là chƣa hợp lý. Bộ phận kho có thể lợi dụng điều này để yêu cầu xuất kho hàng hóa khi chƣa đƣợc cho phép.
KTV lưu ý: KTV cần lưu ý kiểm tra kỹ các phiếu giao hàng và phiếu xuất kho có phù hợp với lệnh bán hàng hay không để phát hiện sai sót có thể bộ phận giao hàng tự ý xuất kho nhƣng không báo cho kế toán ghi sổ.
4.2.1.3 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị
Để đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát, KTV đã thực hiện những công việc sau:
Thu thập và nghiên cứu thông tin từ tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh.
Phỏng vấn các cá nhân có trách nhiệm trong việc quản lý, theo dõi kế toán doanh thu, chi phí bán hàng, công nợ, kế toán kho, thủ quỹ.
Quan sát hoạt động kinh doanh của công ty, nghiên cứu quy trình bán hàng và thu tiền để xem xét việc phân chia trách nhiệm, tổ chức quản lý cũng nhƣ việc ghi chép phản ánh trong sổ sách, chứng từ khi có các nghiệp vụ liên quan đến việc phát sinh các khoản mục tiền.
Rủi ro kinh doanh: Sách lỗi thời, bị ố vàng do tồn kho lâu.
Rủi ro tiềm tàng (IR): Vì rủi ro kinh doanh của đơn vị không cao, hệ thống kiểm soát đơn vị khá tốt, doanh thu ổn định qua các năm nên KTV AFC đánh giá rủi ro tiềm tàng ở mức trung bình.
Rủi ro kiểm soát (CR): như đã trình bày từ bảng câu hỏi và bảng tường thuật mô tả quy trình hoạt động của công ty, KTV đánh giá rủi ro kiểm soát ở mức độ cao.
Căn cứ đánh giá
Bảng 4.14: Tỷ lệ sai phạm có thể bỏ qua
Mức độ tin cậy dự kiến vào thủ tục kiểm soát Mức độ sai lệch có thể bỏ qua
Cao 2% – 7%
Trung bình 6% - 12%
Thấp 11% - 20%
Không tin cậy Không kiểm tra
Nguồn: AICPA, Audit and Accounting Guide, Audit Sampling New York 193. Trích lại theo Principles of Audit, Meigs, Pany, Meigs, 1989
Dựa vào bảng câu hỏi, ta thấy đƣợc tỷ lệ sai phạm của thủ tục kiểm soát là 27,27%. Dựa vào tỷ lệ sai phạm có thể bỏ qua, KTV bỏ qua thử nghiệm kiểm soát đối với công ty Trí Tuệ và đánh giá rủi ro kiểm soát ở đây là cao.
Rủi ro phát hiện (DR): mặc dù rủi ro kiểm soát ở mức độ cao nhƣng xét về bước đầu tiếp xúc với nhân viên công ty thì mức độ hợp tác khá là cao. Thêm vào đó, KTV quyết định mở rộng cỡ mẫu và thực hiện thêm một số thử nghiệm chi tiết đặc biệt để giữ rủi ro kiểm toán ở mức chấp nhận đƣợc (xem xét ma trận rủi ro) nên rủi ro phát hiện ở đây đƣợc đánh giá ở mức thấp.
Rủi ro kiểm toán (AR): ở mức chấp nhận đƣợc.
4.2.1.4 Xác lập mức trọng yếu
Mức trọng yếu tổng thể của báo cáo tài chính (PM) đƣợc Công ty AFC quy định tùy thuộc vào lĩnh vực, đặc điểm ngành nghề mà chọn các chỉ tiêu xác định nhƣ sau:
Bảng 4.15: Quy định xác lập mức trọng yếu của công ty TNHH kiểm toán AFC
Lĩnh vực kinh doanh Điều kiện
Công ty thương mại 1%*Doanh thu
Công ty dịch vụ 10%* Lợi nhuận trước thuế
Công ty hoạt động trên cơ sở tài sản/ đầu tƣ 2%*Tổng tài sản Nguồn: Hồ sơ kiểm toán công ty AFC, 2014
Đối với Công ty Trí Tuệ, kiểm toán viên chọn tổng doanh thu làm cơ sở xác định mức trọng yếu tổng thể:
Mức trọng yếu tổng thể: PM = 1%x 36.557.446.004 = 365.574.460 đồng Mức trọng yếu khoản mục xác định bằng 75%xPM:
TE = 75% x 365.574.460 = 274.180.845 đồng
274.180.845 < 10%x (Khoản mục doanh thu) = 3.655.744.600 => chấp nhận Ngƣỡng sai sót không đáng kể có thể bỏ qua cho từng nghiệp vụ:
1% x TE = 1%x274.180.845 = 2.741.808 đồng
Đánh giá: Mức trọng yếu nêu trên là giá trị cận dưới để sai sót trên mức này phải điều chỉnh, ngƣỡng sai sót đƣợc tính toán để KTV ghi nhận trong quá trình kiểm toán, tuy nhiên cũng còn phụ thuộc vào tính chất quan trọng của sai sót đƣợc phát hiện mà có bỏ qua hay không. Ở đây, khi tính toán mức trọng yếu mặc dù loại hình công ty Trí Tuệ là thương mại nhưng quy mô vẫn nhỏ hơn công ty Ánh Mai khá nhiều nhƣng tỷ lệ đƣợc chọn vẫn áp dụng nhƣ cũ là chƣa hợp lý.Do KTV đánh giá HTKSNB của công ty chƣa chặt chẽ nên KTV bỏ qua thủ tục thực hiện thử nghiệm kiểm soát mà đi thẳng vào thử nghiệm cơ bản.