Chương 2 HIỆN TRẠNG PHÁT TRIỂN DU LỊCH CỘNG ĐỒNG
2.2. Hiện trạng hoạt động DLCĐ xã Quỳnh Sơn
2.2.4 Thực hiện cung ứng dịch vụ và quản lý hoạt động DLCĐ
2.2.4.1. Quy trình tổ chức, điều hành phục vụ khách gồm các bước sau Bước 1: Công ty du lịch đăng ký với BQL DLCĐ về chương trình tour, thời gian đến, số lượng đoàn và số lượng người, trưởng đoàn (hướng dẫn viên của công ty); BQL DLCĐ thông báo địa điểm đón khách cho công ty (tại trụ sở BQL DLCĐ hoặc tại nhà nghỉ).
Bước 2: BQL DLCĐ phân bổ khách cho các hộ nhà nghỉ dựa trên lịch đón khách luân phiên, đồng thời lên lịch làm việc cho hƣỡng dẫn viên địa phương (luân phiên).
Bước 3: BQL DLCĐ thông báo các dịch vụ yêu cầu của khách (ngủ, ăn, uống), số lượng khách, trưởng đoàn, địa chỉ liên hệ cho hộ chủ nhà đón khách và hƣỡng dẫn viên.
Bước 4: Nhà nghỉ chuẩn bị để đón khách; hƣỡng dẫn viên chuẩn bị thông tin để giới thiệu cho khách.
Bước 5: BQL DLCĐ, hộ gia đình và hƣỡng dẫn viên đón khách, cung câp thông tin chung về thôn; sau đó dẫn khách đến nhà nghỉ. Nhà nghỉ có trách nhiệm đăng ký thủ tục an ninh (tạm trú) cho khách. Hướng dẫn viên địa phương trao đổi và thống nhất với trưởng đoàn về chương trình tham quan tại thôn để chuẩn bị hƣỡng dẫn khách tham quan.
Bước 6: Nhà nghỉ phục vụ khách; hướng dẫn viên hướng dẫn khách tham quan theo chương trình cùng với sự hỗ trợ của trưởng đoàn.
Nếu khách có nhu cầu sử dụng các dịch vụ khác ngoài chương trình như biểu diễn văn nghệ, xe ôm, khuân vác thì hướng dẫn viên địa phương hoặc nhà nghỉ phải thông báo với BQL DLCĐ để điều phối tổ chức dịch vụ này.
Bước 7: Thanh toán với khách (hoặc thường là với trưởng đoàn).
Trong trường hợp khách chỉ sử dụng dịch vụ ngủ và ăn uống tại gia đình thì gia đình có thể tự thanh toán trực tiếp với khách. \
Bước 8: Hộ gia đình, hướng dân viên địa phương và BQL DLCĐ tiễn khách.
Bước 9: Quyết toán: BQL DLCĐ thông báo cho nhà nghỉ và hướng dẫn viên địa phương thời gian và địa điểm thanh quyết toán (trụ sở ủy bản hoặc tại nhà nghỉ). BQL DLCĐ trả tiền cho nhà nghỉ và hướng dẫn viên địa phương theo các dịch vụ đã cung ứng và theo quy chế đóng góp quy DLCĐ. Trong trường hợp khách tự đến trực tiếp nhà nghỉ thì BQL DLCĐ phải chấp nhận và tạo điều kiện để nhà nghỉ phục vụ khách. BQL DLCĐ (sẽ phân bổ khách cho nhà khác để đảm bảo tính công bằng).
Hình 2.5: Quy ƣớc của DLCĐ xã Quỳnh Sơn
2.2.4.2. Tổ chức quản lý hoạt động DLCĐ
BQL DLCĐ lập danh sách các dịch vụ và số lƣợng các gia đình và cá nhân cung ứng dịch vụ DLCĐ. Trên cơ sở danh sách này, BQL DLCĐ lên lịch đón khách luân phiên cho các hộ gia đình và cá nhân theo từng quỹ và theo lịch tại trụ sở của BQL DLCĐ để mọi người được biết.
BQL DLCĐ các hộ gia đình và cá nhân tham gia thanh toán trực tiếp với khách/trưởng đoàn về các dịch vụ đã sử dụng. Sau đó BQL DLCĐ có trách nhiệm quyết toán (chi trả tiền cung cấp dịch vụ) cho hộ gia đình và các cá nhân tham gia cung cấp dịch vụ trong vòng 01 ngày sau khi tiến khách (thường là sau khi tiến khách xong, BQL DLCĐ phải thanh toán cho các hộ gia đình và cá nhân tham gia theo bảng giá dịch vụ và cơ chế đóng góp quỹ DLCĐ). Trong trường hợp khách chỉ sử dụng dịch vụ ăn và nghỉ thì gia đình đón khách có thể thanh toán trực tiếp với khách và trích quỹ DLCĐ theo quy định.
Hàng tháng BQL DLCĐ sẽ đánh giá lại điều kiện cơ sở vật chất và khả năng cung ứng dịch vụ của các hộ gia đình và cá nhân tham gia phục vụ khách. Nếu hộ gia đình và cá nhân nào không giữ đƣợc chất lƣợng dịch vụ nhƣ yêu cầu thì sẽ tạm thời bị thu hồi giấy phép kinh doanh cho đến khi họ cải thiện tốt khả năng cung ứng của mình.
Hàng tháng BQL DLCĐ tổ chức đánh giá tình hình kinh doanh (số lượng khách, thời gian lưu trú), tình hình thu chi với các hộ gia đình và cá nhân cung ứng dịch vụ du lịch (thường ngày cuối cùng của tháng hoặc ngày đầu tiên của tháng sau). Sau đó, BQL DLCĐ gửi báo cáo cho UBND xã Quỳnh Sơn.
Họp thôn tổng kết 2 lần/ năm (tháng 6 và tháng 12) để thông báo về quỹ DLCĐ, chi tiêu của ban quản lý và thông báo số tiền quỹ còn lại phục vụ cho hoạt động đầu tƣ cho cộng đồng.