Cùng vối việc quản lý quỹ tiển tệ của ngân sách xã, chính quyền xã còn phân cấp về thẩm quyền, trách nhiệm quản lý hoạt động của các quỹ tiền tệ khác ngoài ngân sách xã; và người ta thường gọi là các quỹ công chuyên dùng của xã.
Các quỹ công chuyên dùng của xã được hình thành từ việc huy động đóng góp của dân trong xã theo quy định của Chính phủ, UBND tỉnh. Các quỹ này do UBND xã trực tiếp quản lý và sử dụng theo mục đích riêng của từng quỹ và các khoản đóng góp trên nguyên tắc tự nguyện đã được Hội đồng nhân dân xã quyết định không đưa vào NS xã.
Việc sử dụng các quỹ phải đảm bảo tiết kiệm, có hiệu quả. Định kỳ phải báo cáo công khai số thu, chi của từng quỹ trước HĐND xã.
Khi thu các khoản đóng góp của dân để hình thành các quỹ phải sử dụng biên lai thu tiền do cơ quan tài chính phát hành. Một liên của biên lai giao cho người
nộp tiền, còn một liên dùng làm cơ sở lập phiếu thu để nhập quỹ
Kế toỏn phải mở sổ chi tiết theo dừi từng loại quỹ kể cả về hiện vật và giỏ trị.
Khi thực hiện quản lý các quỹ công chuyên dùng của xã, kế toán xã phải tuân thủ theo các nguyên tắc, yêu cầu sau đây:
- Đúng mục đích. Nguyên tắc đúng mục đích trong hạch toán kế toán các quỹ công chuyên dùng xã được hiểu là tiền đã huy động được tập trung vào các quỹ công chuyên dùng của xã dành cho mục đích nào thì phải sử dụng đúng cho mục đích ấy;
- Các khoản thu vào các quỹ công chuyên dùng chỉ được coi là hợp pháp khi cổ đầy đủ các chứng từ hợp pháp làm minh chứng. Do vậy, khi thực hiện huy động các khoản thu vào các quỹ công chuyên dùng này, kế toán ngân sách và tài chính xã nhất định phải sử dụng các chứng từ hợp pháp để ghi chép, phản ánh các khoản thu thực tế phát sinh;
- Cân nhắc, lựa chọn thứ tự ưu tiên cho các khoản chi phải đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả;
- Phải thực hiện song song, thống nhất giữa hạch toán giá trị với hạch toán hiện vật đối với mỗi quỹ công chuyên dùng ở xã.
1.5.2. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến các quỹ công chuyên dùng của xã
Để phản ánh ban đầu các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến các quỹ công chuyên dung, kế toán sử dụng một số chứng từ kế toán sau:
- Biên lai thu tiền (Phiếu thu) - Phiếu chi
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,…
1.5.3. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán phản ánh các nghiệp vụ liên
quan đến các quỹ công chuyên dùng của xã a. Tài khoản kế toán:
Để hạch toán các quĩ công chuyên dung kế toán xã sử dụng tài khoản 431- Các quỹ công chuyên dùng của xã.
Nội dung, kết cấu của TK 431- Các quĩ công chuyên dung của xã Phát sinh bên Nợ
Các khoản chi từ các quỹ công chuyên dùng của xã.
Phát sinh bên Có
Số quỹ công chuyên dung của xã tăng lên do nhân dân đóng góp và tăng do các trường hợp khác.
Số dư bên Có:
Số tiền các quỹ công chuyên dùng
Tài khoản 431 “Các quỹ công chuyên dùng của xã” mở các tài khoản cấp 2 theo từng quỹ hiện có ở xã.
b. Hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu.
b.1) Khi thu các khoản đóng góp của dân để hình thành các quỹ công chuyên dung của xã. Nếu thu bằng tiền, căn cứ biên lai thu tiền, lập phiếu thu nhập quỹ xã, ghi:
Nợ TK 111- Tiền mặt
Có TK 431- Các quỹ công chuyên dung của xã (chi tiết cho từng quĩ)
b.2) Làm thủ tục nộp tiền mặt gửi vào tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng, Kho bạc, ghi:
Nợ TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc (Tiền gửi khác) Có TK 111- Tiền mặt
b.3) Nếu thu bằng hiện vật, đóng góp ngày công, kế toán căn cứ vào các chứng từ ghi nhận sự đóng góp bằng hiện vật hoặc ngày công, kế toán xác định giá trị của hiện vật hoặc ngày công đã đóng góp ghi:
Nợ TK 152 (Giá trị hiện vật đã nhập kho)
Nợ TK 241 (Giá trị ngày công hay hiện vật đã sử dụng) Có TK 431.
b.4) Xuất quỹ tiền mặt, hiện vật hoặc chuyển khoản chi sử dụng các quỹ công chuyên dung của xã, căn cứ vào phiếu chi hoặc giáy báo nợ của Kho bạc, ghi:
Nợ TK 431- Các quỹ công chuyên dung của xã Có tK 111- Tiền mặt (nếu chi bằng tiền mặt)
Có TK 112- Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc (1128- Tiền gửi khác) Có TK 152
1.5.4. Tổ chức cung cấp thông tin về các quỹ công chuyên dùng của xã
Để phản ánh thông tin về các quỹ công chuyên dung của xã, kế toán có thể sử dụng hệ thống sổ kế toán và hệ thống báo cáo kế toán:
- Hệ thống sổ kế toán: Sổ cái TK 431 (sổ chi tiết TK 431 theo nội dung chi tiết từng quỹ), Nhật ký- sổ cái,..
- Hệ thống báo cáo kế toán: Bảng cân đối tài khoản (B01-X), Báo cáo kết quả hoạt động tài chính khác của xã (B06 –X)