2. Nhận xét, kiến nghị : Ý kiến nhận xét, kiến nghị đối với cấp có thẩm quyền phê duyệt quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành của cơ quan quản lý,
3.5. Kỹ năng kiểm tra kế toán xã
Để việc kiểm tra được thực hiện có hiệu quả, chính xác, đảm bảo được mục tiêu, ý nghĩa, khi thực hiện cần phải nghiên cứu, xem xét và thực hiện các bước theo một kế hoạch đã được xây dựng công phu, chi tiết. Để tiến hành một cuộc kiểm tra, chúng ta tatham khảo quy trình sau đây:
3.5.1. Kỹ năng lập kế hoạch kiểm tra kế toán xã
Đây là bước quan trọng, quyết định sự thành công hay thất bại của cuộc kiểm tra. Công tác lập kế hoạch luôn cần thiết cho cả hoạt động kiểm tra theo kế hoạch hay kiểm tra đột xuất. Nó giúp chúng ta trả lời các câu hỏi: kiểm tra ai; kiểm tra nội dung gì; phạm vi, thời kỳ của cuộc kiểm tra; Thời hạn tiến hành kiểm tra; nhân lực của đoàn (tổ) kiểm tra; cách thức kiểm tra; dự liệu những tình huống phát sinh trong kiểm tra... Để xây dựng được một kế hoạch kiểm tra chất lượng, cần xem xét theo các bước sau:
Bước 1: Nhận diện nhiệm vụ
Trong hoạt động quản lý nhà nước, ngoài việc thực hiện công việc kiểm tra theo kế hoạch, định kỳ, chúng ta cũng cần phải thực hiện những cuộc kiểm tra đột
xuất theo yêu cầu của quản lý nhà nước của cấp trên hoặc để phục vụ những mục đích khác như xử lý tố cáo nặc danh, phản ánh kiến nghị của cá nhân, tổ chức v.v.
Nhận diện được nhiệm vụ, chúng ta sẽ xây dựng được một kế hoạch kiểm tra chi tiết, hiệu quả.
Tóm lại, bước nhận diện nhiệm vụ là cơ sở để chuẩn bị thực hiện cuộc kiểm tra. Bước này thường thực hiện trong trường hợp phải tiến hành kiểm tra đột xuất.
Tuy nhiên, đối với cuộc kiểm tra theo kế hoạch, bước này cũng rất quan trọng, nó giúp cho người xây dựng kế hoạch có những định hình ban đầu về đối tượng kiểm tra, mục tiêu, tính cần thiết của việc kiểm tra. Từ đó, tham mưu cho Thủ trưởng quyết định, phê duyệt quy trình thực hiện kiểm tra.
Bước 2: Xây dựng kế hoạch kiểm tra
Kế hoạch kiểm tra có vai trò to lớn quyết định thành bại của việc kiểm tra, do vậy, một trong những yếu tố quyết định chất lượng, hiệu quả của kiểm tra là chúng ta phải xây dựng được một kế hoạch kiểm tra cụ thể, chi tiết, đảm bảo hợp pháp, hợp lý. Thông thường, kế hoạch kiểm tra có những nội dung sau:
- Xác định cơ sở pháp lý của việc kiểm tra:
Xác định thẩm quyền người ban hành Quyết định kiểm tra có đúng quy định không.
- Xác định phạm vi của cuộc kiểm tra:
Xác định kiểm tra đối với một hay nhiều lĩnh vực hoạt động hoặc là kiểm tra toàn diện đối với đơn vị được kiểm tra. Nhiều trường hợp, mặc dù chỉ xác định một lĩnh vực hoạt động, xong trong cơ quan hành chính nhà nước, các lĩnh vực hoạt động có thể có sự quan hệ mật thiết với nhau. Do vậy, trong trường hợp người kiểm tra xác định thực hiện kiểm tra một lĩnh vực hoạt động của đối tượng nhưng vẫn phải xem xét, tiến hành kiểm tra một số lĩnh vực khác liên quan đến trọng tâm kiểm tra.
Việc xác định phạm vi kiểm tra được tiến hành song song với việc xác định
nhân lực tham gia Đoàn (tổ) kiểm tra (số lượng, năng lực), cách thức kiểm tra để việc kiểm tra tiến hành hiệu quả, đồng bộ. Thực tế, có một số Đoàn kiểm tra xây dựng phạm vi kiểm tra quá rộng nhưng nhân lực tham gia lại ít, cách thức tiến hành không phù hợp nên dẫn đến bị kéo dài và kết quả kiểm tra không chính xác.
- Xác định cách thức kiểm tra
Cách thức kiểm tra nói chung là yêu cầu đối tượng kiểm tra xây dựng báo cáo theo đề cương của Đoàn/Tổ kiểm tra. Tiếp theo là kiểm tra trực tiếp tại đơn vị (xem xét hồ sơ, tài liệu); xác minh tại những cá nhân, tổ chức có liên quan; yêu cầu làm rừ, giải trỡnh những nội dung chưa rừ ràng, cú mõu thuẫn v.v.
Nói chung, xác định cách thức cần linh hoạt, dựa trên tình hình thực tế của đơn vị kiểm tra, tránh việc đi theo một lối mòn, công thức, đối tượng kiểm tra có thể nắm được để từ đó có những “đối phó” nhất định.
- Xác định thành phần Đoàn/Tổ kiểm tra
Lựa chọn những người có điều kiện, tiêu chuẩn, năng lực, kinh nghiệm để là thành viên Đoàn kiểm tra. Việc lựa chọn này phải đảm bảo yếu tố khách quan, đôi khi là “tế nhị”.
Bài số: Ngoài việc không lựa chọn Trưởng đoàn, Tổ trưởng, thành viên là người có quan hệ họ hàng, thân thiết với Thủ trưởng, Phó thủ trưởng và công chức, viên chức ở đơn vị bị kiểm tra, một số trường hợp cũng cân nhắc không lựa chọn trong thành phần Đoàn/Tổ kiểm tra những người đã từng công tác ở đơn vị bị kiểm tra.
Việc lựa chọn Trưởng đoàn/Tổ trưởng của Đoàn/Tổ kiểm tra rất quan trọng vì người này là người quyết định việc kiểm tra trực tiếp tại đơn vị và cũng là “bộ mặt” của Đoàn/ Tổ kiểm tra. Thông thường, người được chọn là Trưởng đoàn, Tổ trưởng kiểm tra thường là lãnh đạo của một đơn vị thuộc cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.
Lựa chọn thành viên Đoàn/Tổ kiểm tra cũng cần phải đánh giá năng lực, đạo đức, chuyên môn, kinh nghiệm của người được lựa chọn. Thông thường, người lựa chọn là
những người có kinh nghiệm, am hiểu chuyên môn về nội dung, lĩnh vực kiểm tra.
Thành viên kiểm tra không cần đông nhưng phải cần “tinh”, tránh trường hợp một Đoàn/Tổ rất đông thành viên nhưng những người thật sự nắm bắt, xử lý được vấn đề lại rất ít, gây lãnh phí ngân sách cho việc kiểm tra. Nắm vững và thực hiện tiêu chí này, chúng ta sẽ xây dựng được Đoàn/Tổ kiểm tra chất lượng, hiệu quả.
- Xác định thời gian tiến hành kiểm tra
Việc xác định thời gian tiến hành kiểm tra phải dựa trên một số yếu tố nội tại như: số lượng thành viên Đoàn/Tổ kiểm tra, phạm vi kiểm tra để xác định, tính toán thời gian thực hiện kiểm tra. Hiện nay, pháp luật chưa quy định cụ thể về thời gian tiến hành một cuộc kiểm tra nói chung (khác với Ngoài ra, cần lưu ý một số yếu tố khác như đặc thù hoạt động, hoàn cảnh một số cá nhân trong tổ chức của đối tượng kiểm tra v.v. để xác định thời điểm tiến hành kiểm tra phù hợp.
Hoặc không nên thực hiện kiểm tra (trừ trường bắt buộc, khẩn cấp) khi Thủ trưởng đơn vị bị kiểm tra có những việc ngoài ý muốn vừa xảy ra như tang gia, ốm đau hiểm nghèo v.v.
- Xác định điều kiện cơ sở vật chất đảm bảo cho việc kiểm tra
Cơ sở vật chất đảm bảo cho việc kiểm tra là kinh phí cho hoạt động kiểm tra, trang bị phương tiện cho việc kiểm tra cần phải được dự trù, chuẩn bị và phải đảm bảo đúng định mức, tiêu chuẩn theo quy định. Tránh tình trạng lãng phí, sử dụng kinh phí không hiệu quả. Thông thường, trong một Đoàn/Tổ kiểm tra sẽ phân công một thành viên ngoài thực hiện nhiệm vụ chuyên môn sẽ làm công tác hậu cần như làm thủ tục tạm ứng kinh phí, liên hệ đặt phòng nghỉ (đoàn kiểm tra ngoài tỉnh), đảm bảo các điều kiện sinh hoạt cho Đoàn/Tổ với nguyên tắc mọi sinh hoạt của các thành viên phải tự túc, không phụ thuộc vào đối tượng bị kiểm tra.
3.5.2. Kỹ năng thực hiện kiểm tra kế toán xã Thực hiện việc công bố Quyết định kiểm tra
Đây là việc làm bắt buộc đối với Đoàn/Tổ kiểm tra để bắt đầu thực hiện việc
kiểm tra. Các công việc thường tiến hành tại buổi công bố là: Trưởng đoàn/Tổ trưởng công bố Quyết định kiểm tra, thông báo Kế hoạch kiểm tra, những yêu cầu đối với đối tượng kiểm tra, giải thích quyền, nghĩa vụ của Đoàn/Tổ kiểm tra, của đối tượng kiểm tra; Đối tượng kiểm tra trình bày Báo cáo đã được chuẩn bị trước
theo thông báo của Đoàn/Tổ kiểm tra; Các thành phần khác phát biểu ý kiến;
Một số lưu ý trong buổi công bố Quyết định kiểm tra:
- Không tạo không khí căng thẳng: Kinh nghiệm thực tiễn cho thấy, buổi công bố Quyết định kiểm tra là buổi đầu tiên Đoàn/Tổ kiểm tra tiếp xúc với đối tượng kiểm tra do vậy, nên tạo không khí cởi mở nhưng nghiêm túc, không nên gây tâm lý căng thẳng cho đối tượng kiểm tra thì các bước tiếp theo trong việc kiểm tra sẽ thuận lợi hơn, đối tượng kiểm tra sẽ chấp hành, phối hợp tự giác hơn.
Bài số: Trường hợp báo cáo của đối tượng có thể chưa đáp ứng đúng đề cương của Đoàn/Tổ kiểm tra đã yêu cầu nhưng không vì vậy mà vội vàng phê phán, nhận xét ngay sẽ tạo tâm lý đối phó, khó chịu cho đối tượng. Việc đánh giá, nhận xét có thể thực hiện sau trong quá trình báo cáo, kết luận kiểm tra.
- Thành phần tham dự: Không nên chọn lọc thành phần trong đơn vị tham gia buổi công bố (như chỉ chọn lãnh đạo) mà nên yêu cầu toàn thể công chức, viên chức, người lao động trong đơn vị tham gia. Việc làm này đảm bảo tính công khai, dân chủ của Đoàn/Tổ kiểm tra, có thể tiếp thu những ý kiến đóng góp của nhiều vị trí trong đơn vị.
- Công bố công khai số điện thoại, địa chỉ email của Trưởng đoàn/Tổ trưởng kiểm tra: Việc làm này cũng nhằm đảm bảo tính công khai trong hoạt động kiểm tra. Trong tập thể đơn vị kiểm tra có thể sẽ có nhiều người có ý kiến nhưng vì một lý do nào đó chưa đưa ra ý kiến của mình một cách công khai. Phương pháp này giúp Đoàn/Tổ kiểm tra nắm bắt thêm nhiều thông tin, có cái nhìn đa chiều. Tuy nhiên, khi thực hiện phương pháp này, Trưởng đoàn/Tổ trưởng kiểm tra cần giải thớch rừ việc tiếp nhận thụng tin phản ỏnh chỉ trong phạm vi, nội dung kiểm tra và
đảm bảo bí mật cho người đã thông tin.
Tiến hành thu thập, xem xét, đánh giá hồ sơ, tài liệu
Đây là bước quan trọng trong quá trình kiểm tra, đòi hỏi người thực hiện kiểm tra phải có kinh nghiệm, kỹ năng phân tích, tổng hợp, đánh giá.
- Nhận bàn giao hồ sơ, tài liệu
Về nguyên tắc, hồ sơ, tài liệu cần xem xét đã được Đoàn/Tổ kiểm tra yêu cầu từ trước tại thông báo kế hoạch kiểm tra. Việc giao nhận hồ sơ, tài liệu cần tiến hành chặt chẽ, chính xác nhưng cũng phải đảm bảo khẩn trương, không làm mất thời gian của cuộc kiểm tra. Thông thường, các hồ sơ, tài liệu trước khi bàn giao đều phải được đánh bút lục, lập danh mục. Khi nhận bàn giao từ đối tượng kiểm tra, Đoàn/Tổ kiểm tra lập biên bản tiếp nhận hồ sơ, tài liệu theo bút lục từ số 01 đến hết danh mục và số trang (không cần liệt kê tên tài liệu). Biên bản giao nhận có chữ ký đầy đủ các bên và được lập thành hai bản, mỗi bên giữ một bản.
Bảo quản hồ sơ, tài liệu: Đoàn/Tổ kiểm tra hạn chế mang hồ sơ, tài liệu ra khỏi đơn vị kiểm tra vì tránh làm thất lạc hồ sơ. Tùy theo điều kiện của từng đơn vị, hồ sơ, tài liệu đã bàn giao sẽ được để tại một khu vực riêng trong đơn vị kiểm tra, được khóa và niêm phong mỗi khi Đoàn/Tổ kiểm tra nghỉ hết giờ làm việc.
Trong trường hợp điều kiện cơ sở vật chất của đối tượng không đủ đáp ứng được yêu cầu bảo quản hồ sơ, tài liệu thì Đoàn/Tổ kiểm tra chỉ ghi nhận số bút lục của hồ sơ, tài liệu mà không thực hiện việc bàn giao và vẫn để cho đối tượng quản lý hồ sơ. Khi kiểm tra, xem xét sẽ yêu cầu đối tượng mang hồ sơ, tài liệu đến và đối chiếu với số bút lục đã được xác nhận để xác định tính trung thực của hồ sơ, tài liệu mà đối tượng cung cấp.
- Thực hiện việc xem xét, đánh giá hồ sơ, tài liệu
Hồ sơ, tài liệu trong các lĩnh vực luôn thể hiện một quá trình triển khai, thực hiện một nội dung cụ thể. Mọi thao tác, tác nghiệp của công chức đều thể hiện trên hồ sơ, tài liệu. Do vậy, việc xem xét, đánh giá hồ sơ phải được tiến hành tỷ mỷ,
cẩn trọng. Việc xem xét các nội dung trong hồ sơ cần được người kiểm tra ghi chép cụ thể, chi tiết từng tình tiết nội dung (có thể lập Phiếu kiểm tra hồ sơ, ghi chép vào Sổ tay v.v.) để sau khi xem xét sẽ tổng hợp, đánh giá.
Việc đánh giá hồ sơ, tài liệu cần thực hiện trên từng cấp độ đánh giá nhưng phải đảm bảo tính toàn diện. Hồ sơ tài liệu được đánh giá về hình thức (tuân thủ về trình tự xây dựng hồ sơ, đánh bút lục, lập danh mục v.v.) đến nội dung tác nghiệp của người thực hiện (phù hợp quy định pháp luật không, nếu vi phạm thì vi phạm quy định pháp luật cụ thể nào …)
Việc xem xét, đánh giá hồ sơ, tài liệu trong công tác kiểm tra đòi hỏi người thực hiện phải có kinh nghiệm, kỹ năng nhất định và đặc biệt là phải khách quan, không suy diễn, áp đặt.
Thực hiện việc xác minh
Trong quá trình xem xét, đánh giá hồ sơ, tài liệu, nếu có những nội dung chưa rừ ràng, Đoàn/Tổ kiểm tra cú thể tiến hành xỏc minh tại cơ quan, tổ chức cú liờn quan. Việc xác minh cần đảm bảo nguyên tắc chính xác, khách quan, tuyệt đối tôn trọng sự thật và cụ thể, rừ ràng.
Khi làm việc với cá nhân, tổ chức có liên quan cần xác minh, Đoàn/Tổ kiểm tra cần có thông báo về trách nhiệm của mình trong việc kiểm tra (có thể gửi Quyết định kiểm tra cho cá nhân, tổ chức cần làm việc) và đề nghị phối hợp cung cấp. Việc cung cấp có thể thực hiện bằng hình thức lập Biên bản làm việc trực tiếp hoặc có thể bằng công văn hành chính.
Làm việc trực tiếp với đối tượng kiểm tra, yờu cầu giải trỡnh, làm rừ những nội dung kiểm tra
Trên cơ sở xem xét hồ sơ, tài liệu và kết quả xác minh (nếu có), Đoàn/Tổ kiểm tra tiến hành làm việc trực tiếp với đối tượng kiểm tra. Nội dung làm việc đi sâu vào những nội dung kiểm tra cú sai phạm, cần phải làm rừ để đối tượng kiểm tra có ý kiến giải thích, trình bày. Nội dung cuộc làm việc phải được lập thành biên
bản, ghi rừ ý kiến của cỏc bờn.
Trong trường hợp đối tượng kiểm tra chưa thể trả lời ngay được những nội dung Đoàn/Tổ kiểm tra nêu ra, Đoàn/Tổ kiểm tra cần cho đối tượng thời hạn trả lời (nằm trong thời hạn kiểm tra). Việc ấn định thời hạn cũng phải lập Biên bản và có cam kết của đối tượng kiểm tra.
3.5.3. Kỹ năng soạn thảo biên bản kiểm tra và tổ chức báo cáo kết quả kiểm tra
Xây dựng báo cáo kết quả kiểm tra
- Các thành viên trong Đoàn/Tổ kiểm tra xây dựng báo cáo kết quả kiểm tra của mình trên cơ sở nhiệm vụ được phân công và chuyển về cho thành viên được phân công nhiệm vụ tổng hợp, xây dựng Dự thảo báo cáo kết quả kiểm tra của Đoàn/Tổ kiểm tra.
Báo cáo kết quả kiểm tra của Đoàn/Tổ kiểm tra cần có một số nội dung chính sau đây:
+ Khái quát chung về đối tượng kiểm tra: cơ cấu tổ chức, số lượng nhân sự, nhiệm vụ được giao v.v.
+ Kết quả kiểm tra: Tóm tắt nội dung kiểm tra, phân tích những tài liệu, hồ sơ xem xét, kết quả xác minh, ý kiến của đối tượng kiểm tra, đánh giá của Đoàn/Tổ kiểm tra.
+ Kết luận chung về việc kiểm tra: Nờu rừ đơn vị kiểm tra làm tốt hay vi phạm; nguyên nhân, tính chất của kết quả đạt được hoặc của vi phạm…
+ Kiến nghị, đề xuất với cấp có thẩm quyền: Khen thưởng; kỷ luật; những nội dung cần điều chỉnh trong quản lý, những yêu cầu điều chỉnh cụ thể…
Dự thảo báo cáo kết quả kiểm tra cần được gửi cho tất cả các thành viên trong Đoàn/Tổ kiểm tra nghiên cứu, đóng góp ý kiến. Trong trường hợp có ý kiến khác nhau, Đoàn/Tổ kiểm tra sẽ tiến hành họp bàn, trao đổi và thống nhất. Trong trường