NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
1.1.1 Khái niệm, bản chất của tiền lương và các khoản trích theo lương
1.1.1.1 Khái niệm, bản chất của tiền lương
Tiền lương là khoản thu nhập được trả bằng tiền cho người lao động, được xác định qua thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động, hoặc theo quy định của pháp luật Khoản tiền này phải được trả theo hợp đồng lao động cho công việc đã thực hiện hoặc sẽ thực hiện, cũng như cho các dịch vụ đã cung cấp hoặc sẽ cung cấp.
Tiền thù lao cho người lao động thường được trả định kỳ hàng tháng, phụ thuộc vào số lượng và chất lượng lao động mà họ cung cấp Mức lương khác nhau giữa các ngành nghề và địa điểm thuê lao động, với nhu cầu lao động cao dẫn đến tiền lương tăng, trong khi nơi thừa lao động thì tiền lương có xu hướng giảm Sự chênh lệch tiền lương cũng xảy ra giữa các giới tính và chủng tộc Tại Pháp, tiền lương bao gồm lương cơ bản và các lợi ích khác, trong khi ở Đài Loan, tiền lương bao gồm mọi khoản thù lao từ công việc Tại Việt Nam, tổng thu nhập của người lao động được phân biệt thành tiền lương cơ bản, phụ cấp và phúc lợi, với quan điểm cải cách tiền lương năm 1993 cho rằng tiền lương là giá cả sức lao động, hình thành qua thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động dựa trên quan hệ cung cầu.
Bộ Luật Lao động 2012 và 2019 xác định tiền lương là khoản tiền mà người sử dụng lao động chi trả cho người lao động để thực hiện công việc theo thỏa thuận Tiền lương bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, cùng với phụ cấp và các khoản bổ sung khác.
➢ Bản chất của tiền lương
Theo Chủ nghĩa Mác - Lênin, tiền lương là phần thu nhập quốc dân bằng tiền mà người lao động nhận được để bù đắp cho lao động đã thực hiện, tương ứng với số lượng và chất lượng lao động Tiền lương đại diện cho một phần giá trị mới được tạo ra, được phân phối cho người lao động nhằm tái sản xuất sức lao động của họ Trong quá trình sản xuất, người lao động phải tiêu hao sức lao động nhất định và cần được bù đắp bằng tư liệu tiêu dùng.
Tiền lương dưới chế độ xã hội chủ nghĩa là một phần của thu nhập quốc dân, do Nhà nước phân phối cho người lao động và chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố như trình độ phát triển sản xuất, quan hệ giữa tích lũy và tiêu dùng, cùng với chính sách kinh tế của Nhà nước Tiền lương của người lao động còn phụ thuộc vào hoàn cảnh kinh tế xã hội của đất nước; trong nền kinh tế nghèo nàn và lạc hậu, với phương tiện sản xuất chưa tiên tiến và hiệu quả sản xuất thấp, tiền lương khó có thể cao Thu nhập quốc dân, vốn phụ thuộc vào số lượng lao động trong khu vực sản xuất vật chất và năng suất lao động bình quân, cần được cải thiện để đáp ứng nhu cầu tiền lương cao hơn cho toàn xã hội Do đó, tiền lương chỉ có thể tăng lên khi số lượng lao động và năng suất lao động trong khu vực sản xuất được cải thiện.
1.1.1.2 Khái niệm, bản chất các khoản trích theo lương a Bảo hiểm xã hội
Bảo hiểm xã hội (BHXH) là một hệ thống tài chính nhằm thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập cho người lao động khi họ mất việc làm Hệ thống này được hình thành từ sự đóng góp của cả người sử dụng lao động và người lao động, với mục tiêu đảm bảo an toàn đời sống cho người lao động và gia đình họ, đồng thời góp phần vào sự ổn định của xã hội.
Quỹ BHXH là quỹ hỗ trợ người lao động đã đóng góp trong các trường hợp mất khả năng lao động, bao gồm ốm đau, thai sản, tai nạn lao động và hưu trí.
Theo quy định tài chính hiện hành, quỹ Bảo hiểm xã hội (BHXH) được hình thành từ tỷ lệ 26% trên tổng quỹ lương và các khoản phụ cấp thường xuyên của người lao động trong kỳ hạch toán Quỹ BHXH sẽ được phân bổ theo các tiêu chí cụ thể.
- Đơn vị sử dụng lao động đóng 18% BHXH Trong đó:
▪ 3% đóng vào quỹ ốm đau và thai sản;
▪ 1% đóng vào quỹ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;
▪ 14% đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất
- Người lao động đóng 8% BHXH vào quỹ hưu trí và tử tuất
Khi người lao động nghỉ để hưởng bảo hiểm xã hội (BHXH), kế toán cần lập phiếu nghỉ hưởng BHXH cho từng cá nhân và đồng thời chuẩn bị bản thanh toán BHXH Việc này nhằm tạo cơ sở cho quá trình thanh toán với quỹ BHXH.
Các đơn vị phải nộp BHXH trích trong kỳ và quỹ cho cơ quan BHXH quản lý (qua TK tại Kho bạc) b Bảo hiểm y tế
BHYT là một hình thức bảo hiểm y tế, giúp bù đắp một phần chi phí khám chữa bệnh cho người lao động khi gặp rủi ro, ốm đau hoặc tai nạn Hệ thống này hoạt động thông qua việc hình thành và sử dụng quỹ tài chính tập trung, nhằm đảm bảo sức khỏe cho người lao động.
Quỹ BHYT là nguồn tài chính hỗ trợ cho những người tham gia đóng góp trong việc khám chữa bệnh Theo quy định hiện hành, quỹ này được trích 4,5% tổng thu nhập của người lao động, trong đó người lao động đóng 1,5% và 3% còn lại do đơn vị sử dụng lao động đóng góp.
Quỹ Bảo hiểm y tế (BHYT) được quản lý và cấp phát bởi cơ quan BHYT, hỗ trợ người lao động thông qua hệ thống y tế Do đó, các đơn vị khi trích nộp BHYT phải chuyển tiền cho cơ quan BHYT Bên cạnh đó, bảo hiểm thất nghiệp cũng là một phần quan trọng trong hệ thống an sinh xã hội.
BHTN hỗ trợ người lao động mất việc bằng cách bù đắp một phần thu nhập và tạo điều kiện tìm kiếm việc làm mới nhanh chóng Theo quy định tài chính hiện hành, mức đóng BHTN là 2% trên tổng thu nhập của người lao động, trong đó 1% do người lao động và 1% do đơn vị sử dụng lao động đóng góp.
Kinh phí công đoàn là nguồn tài trợ cho hoạt động của tổ chức công đoàn ở mọi cấp, được trích 2% từ quỹ tiền lương theo quy định của pháp luật Khoản kinh phí này sẽ được nộp cho công đoàn cấp trên và giữ lại một phần cho hoạt động tại doanh nghiệp Tất cả các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đều phải đóng kinh phí công đoàn, bất kể có tổ chức công đoàn cơ sở hay không Thời gian đóng kinh phí là hàng tháng, cùng với việc đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động Khoản đóng này được tính 100% vào chi phí của doanh nghiệp, và người lao động không phải chịu khoản này Quy định chi tiết về kinh phí công đoàn được nêu trong Nghị định 191/2013/NĐ-CP.
Thuế thu nhập cá nhân là loại thuế trực thu áp dụng cho thu nhập của cá nhân sau khi đã trừ các khoản miễn thuế và giảm trừ gia cảnh Những người có thu nhập từ tiền lương và tiền công đều phải thực hiện nghĩa vụ nộp thuế thu nhập cá nhân theo quy định Đối với người lao động làm việc tại doanh nghiệp hoặc tổ chức, việc kê khai và nộp thuế TNCN sẽ được thực hiện bởi chính doanh nghiệp hoặc tổ chức đó thay cho cá nhân.
Nội dung cơ bản của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
1.2.1 Các nguyên tắc cơ bản chi phối đến kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tuân thủ các nguyên tắc kế toán sau:
- Phải phản ánh kịp thời, chính xác tình hình thanh toán với lao động
Để đảm bảo thu nhập cho người lao động, cần tuân thủ đầy đủ các nguyên tắc quản lý quỹ tiền lương và các quy định liên quan đến chế độ quản lý tài chính, cũng như quy chế chi tiêu nội bộ mà đơn vị đã xây dựng.
- Phải mở sổ chi tiết để theo dõi các khoản thanh toán theo từng nội dung thanh toán cho lao động
Tổ chức ghi chép và phản ánh một cách trung thực, kịp thời về tình hình lao động, bao gồm sự biến động về số lượng và chất lượng Việc tổng hợp thông tin này đảm bảo sự đầy đủ và chính xác, góp phần vào việc quản lý hiệu quả nguồn nhân lực.
- Tính toán, chính xác, kịp thời, đúng chính sách chế độ các khoản tiền lương và các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động
- Thực hiện việc kiểm tra tình hình huy động và sử dụng lao động, tình hình chấp hành các chính sách, quỹ BHXH, BHYT
- Tính toán và phân bổ chính xác đúng đối tượng các khoản tiền lương, khoản trích theo lương vào chi hoạt động và chi dự án
1.2.2 Phân loại tiền lương và các hình thức tiền lương
Để quản lý và hạch toán kế toán hiệu quả, doanh nghiệp cần phân loại lao động thành các nhóm khác nhau Một trong những cách phân loại là dựa trên thời gian lao động.
Thường xuyên: Là toàn bộ tiền lương trả cho những lao động thường xuyên có trong danh sách lương công ty
Lương thời vụ: Là loại tiền lương trả cho người lao động tạm thời mang tính thời vụ b Phân loại theo quan hệ với quá trình sản xuất
Lương trực tiếp là khoản tiền lương được trả cho lao động trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất chính, bao gồm nhân công trực tiếp sản xuất và thực hiện các dịch vụ lao vụ.
Lương gián tiếp là khoản thu nhập dành cho những người lao động không trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất, mà đóng vai trò hỗ trợ trong các lĩnh vực như quản lý, hành chính và kế toán.
1.2.2.2 Các hình thức trả lương
Hiện nay, doanh nghiệp có nhiều hình thức trả lương cho người lao động, bao gồm trả lương theo thời gian, theo sản phẩm hoặc trả lương khoán Các hình thức này có thể được thực hiện bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng cá nhân của người lao động Doanh nghiệp có quyền lựa chọn phương thức trả lương phù hợp với đặc thù công việc của mình.
▪ Hình thức trả lương: gồm 5 hình thức
- Trả lương theo thời gian
- Trả lương theo sản phẩm
- Trả Lương/ Thưởng theo doanh thu
- Trả lương theo thỏa thuận
❖ Đối với hình thức trả lương theo thời gian:
Lương theo thời gian là việc tính trả lương cho NLĐ theo thời gian làm việc, có thể là theo tháng, theo ngày , theo giờ
Thực tế trong các DN vẫn tồn tại 2 cách tính lương sau:
Lương tháng = Lương + ((Phụ cấp nếu có)/ngày công chuẩn của tháng)* số ngày làm việc thực tế
Cách trả lương này quy định mức lương tháng cố định, chỉ bị giảm khi người lao động nghỉ không hưởng lương Số tiền trừ cho mỗi ngày nghỉ không lương là cố định, do đó, nghỉ bao nhiêu ngày thì người lao động bị trừ bấy nhiêu tiền Nếu không có sự biến động về lương, tháng nào làm đủ ngày theo quy định, người lao động sẽ nhận đủ mức lương.
Lương tháng – (lương tháng / ngày công chuẩn của tháng) x số ngày nghỉ không lương
(Ngày công chuẩn của tháng là ngày làm việc trong tháng, không bao gồm các ngày nghỉ ví dụ như công ty quy định được nghỉ chủ nhật)
Lương tháng = ((Lương + Phụ cấp nếu có)/26) * ngày công thực tế làm việc
Lương tháng không phải là một con số cố định do số ngày làm việc chuẩn trong từng tháng khác nhau, với tháng có 28, 30 hoặc 31 ngày Do đó, số ngày công chuẩn có thể là 24, 26 hoặc 27 ngày tùy thuộc vào tháng cụ thể.
Khi áp dụng hình thức trả lương không hưởng lương, người lao động cần cân nhắc kỹ thời điểm nghỉ để giảm thiểu ảnh hưởng đến thu nhập Việc nhiều nhân viên đồng loạt chọn nghỉ vào những tháng có số ngày công cao có thể tác động tiêu cực đến tình hình sản xuất của doanh nghiệp.
Trả lương theo thời gian có thưởng là hình thức kết hợp giữa chế độ trả lương theo thời gian và tiền thưởng dựa trên việc đạt được các chỉ tiêu về số lượng hoặc chất lượng đã được xác định trước.
Chế độ trả lương theo thành tích mang lại nhiều lợi ích vượt trội so với hình thức trả lương theo thời gian đơn giản Nó không chỉ phản ánh trình độ thành thạo và thời gian làm việc thực tế mà còn liên kết chặt chẽ với thành tích công tác của từng cá nhân thông qua các chỉ tiêu xét thưởng Điều này khuyến khích người lao động chú trọng hơn đến trách nhiệm và kết quả công việc của mình.
Trả lương theo thời gian có xét đến hiệu quả công việc không chỉ dựa vào mức lương cấp bậc mà còn bổ sung thêm phần lương dựa trên hiệu quả công việc Hình thức này khuyến khích người lao động đảm nhận công việc độc lập, từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả công việc của họ.
❖ Đối với hình thức trả lương khoán
Là hình thức trả lương khi người lao động hoàn thành khối lượng công việc theo đúng chất lượng được giao
Lương = Mức lương khoán x Tỷ lệ phần tram hoàn thành công việc
Lương ngoài giờ = Đơn giá lương giờ x Tỉ lệ tính lương ngoài giờ Đơn giá lương giờ = Tổng lương / 200 giờ
Tỉ lệ lương ngoài giờ làm:
Ngày nghỉ (Thứ 7, chủ nhật): 200%
Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là tổng số tiền lương mà doanh nghiệp chi trả cho tất cả các loại lao động mà họ quản lý và sử dụng Các thành phần chính của quỹ lương này bao gồm nhiều khoản khác nhau, phản ánh sự đa dạng trong hệ thống tiền lương của doanh nghiệp.
- Tiền lương tính theo thời gian, tiền lương tính theo sản phẩm và tiền lương khoán
- Tiền lương trả cho người lao động sản xuất ra sản phẩm hỏng trong phạm vi chế độ quy định
Tiền lương của người lao động sẽ được trả trong các trường hợp ngừng sản xuất do nguyên nhân khách quan, khi được điều động đi công tác theo quy định, trong thời gian nghỉ phép và thời gian đi học.
- Tiền ăn trưa, ăn ca
- Các loại phụ cấp làm thêm giờ, làm thêm…
- Các khoản tiền thưởng có tính chất thường xuyên
Quỹ tiền lương kế hoạch bao gồm cả khoản trợ cấp bảo hiểm xã hội cho công nhân viên trong thời gian ốm đau, thai sản và tai nạn lao động Để hạch toán tiền lương trong doanh nghiệp, có thể phân chia thành hai loại: tiền lương lao động trực tiếp và tiền lương lao động gián tiếp, trong đó được chi tiết theo tiền lương chính và tiền lương phụ.
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TOKYO CONSULTING
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
2.1.1.1 Giới thiệu về công ty
Tên công ty: CÔNG TY TNHH Tokyo Consulting
Trụ sở chính: Phòng 305, tầng 3, Tháp A, Tòa nhà Sky City Tower, Số 88 Phường Láng Hạ, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội
Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư số 9818445145 được cấp lần đầu vào ngày 07/04/2011 và đã có sự thay đổi lần thứ sáu vào ngày 24/10/2017 Doanh nghiệp hoạt động theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp số 0105258133, cũng được cấp lần đầu vào ngày 07/04/2011 và đã trải qua sự thay đổi lần thứ tám vào ngày 08/01/2018, do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp.
2.1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty TNHH Tokyo Consulting (Gọi tắt là TCG hay TCCL CO., LTD) hoạt động theo mã số doanh nghiệp: 0105258133 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố
Công ty TNHH Tokyo Consulting, thành viên của Tập đoàn tư vấn Tokyo tại Việt Nam, phục vụ hơn 80 khách hàng Nhật Bản và cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp trong các lĩnh vực Kế toán, Thuế, Nhân sự và Dịch vụ pháp lý Trong bối cảnh đầu tư từ Nhật Bản đang bùng nổ, Tokyo Consulting cam kết mang đến dịch vụ chất lượng cao, đồng thời đóng vai trò cầu nối quan trọng giữa Việt Nam và Nhật Bản.
TCG được thành lập tại Việt Nam vào năm 2011, cung cấp giải pháp kế toán, thuế, nhân lực và pháp lý đa dạng cho doanh nghiệp nước ngoài và trong nước Với kiến thức sâu sắc về chuẩn mực kế toán và hiểu biết địa phương, TCG đáp ứng nhu cầu của nhiều loại hình kinh doanh và ngành nghề tại Việt Nam.
Đội ngũ nhân viên của công ty bao gồm những chuyên gia dày dạn kinh nghiệm và trình độ cao, luôn cam kết hỗ trợ doanh nghiệp khách hàng Chúng tôi tối đa hóa nguồn lực và chuyên môn để giúp khách hàng nắm bắt kịp thời các nhu cầu của thị trường năng động, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ kinh doanh của công ty
2.1.2.1 Chức năng của công ty TNHH Tokyo Consulting
Hiện nay, Công ty TNHH Tokyo Consulting có địa chỉ tại Phòng 305, Tầng 3, Tháp A, Tòa nhà Sky City Tower, Số 88 Phố-Phường Láng Hạ, quận Đống Đa, TP
Hà Nội Chức năng chính của Công ty TNHH Tokyo Consulting như sau:
- Hoạt động theo giấy chứng nhận hoạt động kinh doanh
Doanh nghiệp có quyền tự chủ trong việc kinh doanh theo địa bàn, đồng thời chủ động mở rộng quy mô hoạt động Họ cần thực hiện các dịch vụ đã được ghi nhận trong giấy chứng nhận hoạt động kinh doanh Trong trường hợp nhận thấy không đủ điều kiện hoặc năng lực, hoặc khi dịch vụ có thể vi phạm nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp, doanh nghiệp có quyền từ chối thực hiện dịch vụ đó.
- Chủ động tìm kiếm thị trường, khách hàng, ký kết hợp đồng dịch vụ và tổ chức thực hiện
Doanh nghiệp có quyền tuyển dụng, thuê và sử dụng lao động phù hợp với nhu cầu kinh doanh, đồng thời không bị hạn chế trong việc thuê và tuyển dụng chuyên gia cả trong nước và nước ngoài Việc này nhằm thực hiện hợp đồng dịch vụ hoặc hợp tác với các doanh nghiệp khác theo quy định của pháp luật.
- Chủ động ứng dụng khoa học công nghệ hiện đại để nâng cao hiệu quả kinh doanh và khả năng cạnh tranh
- Tự chủ quyết định các quan hệ kinh doanh và quan hệ nội bộ
- Từ chối mọi yêu cầu cung cấp các nguồn lực không được pháp luật quy định
- Các điều khác theo quy định của Điều lệ của Công ty TNHH Công ty TNHH Tokyo Consulting, luật doanh nghiệp và Luật kế toán
2.1.2.2 Nhiệm vụ của Công ty TNHH Tokyo Consulting
- Hoạt động kinh doanh phù hợp với ngành nghề theo Giấy chứng nhận hoạt động kinh doanh, theo quy định của luật Doanh nghiệp, Luật Kế toán
Tổ chức công tác kế toán và lập báo cáo tài chính đúng hạn là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật Doanh nghiệp cần đảm bảo báo cáo tài chính trung thực và kịp thời, đồng thời thực hiện chế độ thống kê theo quy định Ngoài ra, công ty cũng phải định kỳ cung cấp thông tin về tình hình tài chính cho các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
Tất cả các dịch vụ cung cấp cho khách hàng đều cần phải có hợp đồng dịch vụ hoặc văn bản cam kết, tuân thủ quy định của pháp luật về hợp đồng cũng như các tiêu chuẩn kế toán Việt Nam.
Đảm bảo quyền lợi và lợi ích của người lao động theo quy định pháp luật về lao động là rất quan trọng Cần thực hiện đầy đủ các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động theo đúng quy định.
- Bảo đảm và chịu trách nhiệm về chất lượng dịch vụ theo tiêu chuẩn của công ty đã đăng ký hoặc công bố
- Các nghĩa vụ khác theo quy định của Điều lệ Công ty TNHH Tokyo Consulting, Luật Doanh nghiệp và Luật Kế toán
2.1.2.3 Đặc điểm kinh doanh của Công ty TNHH Tokyo Consulting
Công ty TNHH Tokyo Consulting hướng đến việc trở thành một trong những công ty kế toán hàng đầu tại Việt Nam, chuyên cung cấp dịch vụ cho các doanh nghiệp có vốn đầu tư Nhật Bản Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, năng động và tích cực, công ty cam kết nâng cao chất lượng dịch vụ và hiệu quả công việc, tạo ra giá trị tốt nhất cho khách hàng.
Hiện tại, Công ty đang hoạt động kinh doanh trong các lĩnh vực sau:
- Tư vấn đầu tư (không bao gồm tư vấn pháp lý, tài chính, chứng khoán, thuế, bảo hiểm, kiểm toán);
- Tư vấn giới thiệu việc làm (không bao gồm giới thiệu, tuyển chọn, cung ứng nhân lực cho các doanh nghiệp có chức năng xuất khẩu lao động);
- Lập trình máy vi tính;
- Tư vấn máy vi tính và quản trị hệ thống máy vi tính
Hiện nay, công ty đang chú trọng phát triển vào một số các lĩnh vực chính như sau:
Dịch vụ kế toán là một trong những dịch vụ chủ yếu, đóng góp lớn vào tổng doanh thu của Công ty TNHH Tokyo Consulting Chúng tôi không ngừng cải tiến và phát triển dịch vụ này về cả phạm vi lẫn chất lượng, đảm bảo tiêu chuẩn chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp cao nhất.
Dịch vụ tư vấn đầu tư và thuế là một phần quan trọng bên cạnh các dịch vụ kế toán tại Công ty TNHH Tokyo Consulting Ban lãnh đạo công ty đặc biệt chú trọng đến việc cung cấp các dịch vụ tư vấn như tư vấn thuế và quản lý, nhằm giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, hoàn thiện hệ thống kế toán và cải thiện sức cạnh tranh Các dịch vụ tư vấn này thường được tích hợp với dịch vụ kế toán để đáp ứng tốt hơn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.
- Ngoài ra các dịch vụ khác cũng đang được Công ty tiếp tục mở rộng về phạm vi và nâng cao chất lượng
2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức kinh doanh của công ty
Tổ chức quản lý đóng vai trò thiết yếu trong mọi công ty, giúp đảm bảo hoạt động hiệu quả và giám sát chặt chẽ quy trình kinh doanh.
Công ty TNHH Tokyo Consulting, hoạt động trong lĩnh vực tài chính, đã thiết lập một mô hình quản lý doanh nghiệp hợp lý và hiệu quả Dưới sự lãnh đạo của Giám đốc Shindo Hideki, công ty đảm bảo sự giám sát chặt chẽ và hoạt động đồng bộ giữa các văn phòng chi nhánh.
Hà Nội và văn phòng chi nhánh Hồ Chí Minh Cụ thể nhiệm vụ của từng bộ phận trong công ty như sau:
- Giám đốc: điều hành mọi hoạt động hằng ngày bao gồm:
+ Tham gia xây dựng chiến lược phát triển công ty
+ Xây dựng kế hoạch kinh doanh
+ Tổ chức thực hiện nghị quyết, quyết định của Công ty mẹ
+ Điều hành, kiểm tra, kiểm soát hoạt động
+ Báo cáo tình hình, kết quả hoạt động kinh doanh cho Công ty mẹ
Kế toán trưởng là người phụ trách hoạt động của phòng Kế toán, tổ chức hệ thống kế toán để ghi chép và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động của công ty Họ phải cải tiến tổ chức bộ máy và tuân thủ Pháp lệnh kế toán thống kê, đồng thời thiết lập các báo cáo kế toán thuế, thống kê và quyết toán theo quy định của Nhà nước và Điều lệ Công ty, đảm bảo gửi đúng thời hạn Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc về tính trung thực và hợp lý trong hạch toán kế toán Tất cả các công việc tổng hợp số liệu, lập sổ cái và báo cáo tài chính đều do họ đảm nhiệm, cùng với việc giao dịch với các ngân hàng để bảo đảm vốn kinh doanh cho công ty.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH TOKYO CONSULTING
2.2.1 Đặc điểm, yêu cầu quản lý kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Tokyo Consulting
Công ty TNHH Tokyo Consulting cam kết hạch toán và theo dõi lương cùng các khoản trích theo lương một cách chính xác, đảm bảo tuân thủ Luật kế toán và các thông tư, nghị định của Nhà nước liên quan đến kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
- Bộ luật Lao động 45/2019/QH14
- Nghị định số 145/2020/NĐ-CP
- Luật Bảo hiểm xã hội số 71/2006/QH11
Kế toán lương cần theo dõi chi tiết lao động và lưu trữ các chứng từ như hợp đồng lao động, hợp đồng thử việc, hợp đồng học việc, chứng từ thanh toán lương, và giấy nộp tiền vào Ngân sách nhà nước một cách khoa học và ngăn nắp Công ty thực hiện trả lương cho nhân viên theo hình thức lương Gross, tức là lương thực nhận bằng tổng lương ghi trên hợp đồng lao động sau khi đã trừ các loại bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân Lương được thanh toán vào ngày 15 hàng tháng.
Bảng lương hàng tháng do kế toán xử lý và trình giám đốc phê duyệt, trong khi bảng chấm công được gửi cho từng nhân viên để kiểm tra trước khi lập bảng lương Đặc điểm lao động và yêu cầu quản lý lao động cần được xem xét kỹ lưỡng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quy trình này.
Công ty có tổng 26 lao động, phân thành nhân viên tại văn phòng Hà Nội và
TP HCM Ngoài ra còn phân loại theo lương nhân viên người Nhật và lương nhân viên người Việt khi hạch toán và theo dõi lương
Công ty phân loại lao động theo giới tính thành hai nhóm chính: lao động nam và lao động nữ, với 7 lao động nam và 19 lao động nữ.
Căn cứ vào vai trò, công ty theo dõi và hạch toán theo 2 nhóm: nhân viên quản lý và nhân công trực tiếp
Căn cứ vào cấp bậc, lực lượng lao động của công ty phân thành:
+ Nhóm nhân viên quản lý: Giám đốc, trợ lý giám đốc, Quản lý phòng kế toán, kế toán trưởng
+ Nhóm nhân công trực tiếp: Phân thành Senior và Junior
• Senior: Nhân viên có kinh nghiệm lâu năm trong nghề (từ 5 năm trở lên)
• Junior: Nhân viên có kinh nghiệm làm việc trong nghề dưới 5 năm
Công ty sử dụng sổ quản lý lao động để theo dõi và quản lý hiệu quả nhân sự Sổ này được kế toán trưởng tạo dưới dạng bản điện tử và lưu trữ bản giấy Nội dung sổ quản lý lao động cần đảm bảo đầy đủ thông tin cơ bản về người lao động.
- Họ tên, giới tính, ngày tháng năm sinh, quốc tịch, nơi cư trú; số thẻ căn cước công dân (CMND) hoặc hộ chiếu;
- Trình độ chuyên môn kỹ thuật; bậc trình độ kỹ năng nghề; vị trí việc làm;
- Loại hợp đồng lao động; thời điểm bắt đầu làm việc, tham gia BHXH
- Tiền lương, nâng bậc, nâng lương
- Số ngày nghỉ trong năm, số giờ làm thêm
- Học nghề, đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ kỹ năng nghề
- Kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất; tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp
- Thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do
Trong quản lý lao động, công ty thực hiện việc quản lý thông qua các nội quy, điều lệ và quy định được ghi rõ bằng văn bản Công ty cũng thường xuyên theo dõi và kiểm tra số lượng cũng như giờ giấc làm việc của nhân viên để đảm bảo hiệu quả công việc.
Công ty áp dụng hình thức tính lương Gross, với lương hàng tháng được xác định dựa trên thời gian làm việc theo bảng chấm công Kỳ tính lương diễn ra từ ngày mùng 1 đến ngày cuối tháng, và lương sẽ được chuyển khoản vào tài khoản của nhân viên vào ngày 15 hàng tháng.
Kế toán lập hợp đồng lao động và dựa vào mức lương trong hợp đồng để tính lương hàng tháng cho nhân viên theo số ngày làm việc thực tế Sau khi chốt bảng chấm công, kế toán sẽ tạo bảng lương, tính tổng thu nhập cùng các khoản theo lương, bao gồm bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân Cuối cùng, kế toán xác định lương thực nhận sau khi đã trừ bảo hiểm và thuế TNCN.
Vào ngày cuối tháng, kế toán thực hiện hạch toán vào phần mềm kế toán dựa trên bảng lương và bảng tính bảo hiểm Vào ngày 15 hàng tháng, sau khi nhận sao kê thanh toán lương từ ngân hàng, kế toán tiến hành hạch toán bút toán thanh toán lương Cuối kỳ, kế toán in các sổ tổng hợp và sổ chi tiết liên quan đến kế toán lương cũng như các khoản trích theo lương.
2.2.1.3 Đặc điểm các khoản trích theo lương:
Công ty TNHH Tokyo Consulting tuân thủ chính sách Nhà nước bằng cách hỗ trợ cán bộ công nhân viên trong các trường hợp như ốm đau, thai sản và nghỉ phép Về trợ cấp bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và kinh phí công đoàn (KPCĐ), kế toán công ty sẽ lập phiếu trợ cấp dựa trên các chứng từ liên quan, tính toán theo lương cơ bản và tỷ lệ hưởng của cán bộ công nhân viên.
Các khoản trích theo lương bao gồm: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp
Theo quy định hiện hành, bảo hiểm xã hội (BHXH) được hình thành từ việc trích 25,5% tổng tiền lương phải trả cho công nhân viên trong mỗi kỳ kế toán.
- Người sử dụng lao động phải chịu 17.5% trên tổng quỹ lương và được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh
- Người lao động phải chịu 8% trên tổng quỹ lương bằng cách khấu trừ vào lương của họ
Quỹ BHYT là quỹ hỗ trợ chi phí khám chữa bệnh cho người lao động tham gia đóng góp Quỹ này được hình thành từ việc trích 4.5% tổng tiền lương của công nhân viên.
- Người sử dụng lao động phải chịu 3% bằng cách khẩu trừ và được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh
- Người lao động phải chịu 1.5% bằng cách khấu trừ vào lương của họ
Là quỹ tài trợ cho hoạt động công đoàn các cấp
Theo quy định hiện hành, KPCĐ được trích 2% trên tổng tiền lương phải trả trong mỗi kỳ kế toán, được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh Trong đó, 1% dành cho hoạt động của công đoàn cơ sở và 1% nộp cho công đoàn cấp trên.
BHTN là khoản tiền doanh nghiệp phải chi trả cho người lao động khi họ mất việc Theo quy định hiện hành, BHTN được trích 2% trên tổng lương phải trả trong mỗi kỳ kế toán, trong đó người sử dụng lao động đóng 1% vào chi phí sản xuất kinh doanh, và người lao động chịu 1% thông qua việc khấu trừ từ lương của họ.
2.2.2 Hạch toán Lao động tại Công ty TNHH Tokyo Consulting
Hạch toán lao động trong doanh nghiệp không chỉ hỗ trợ quản lý lao động hiệu quả mà còn đảm bảo tính chính xác trong việc tính lương cho từng nhân viên.
Nội dung của hạch toán lao động bao gồm: Hạch toán số lượng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động
Đánh giá thực trạng Kế toán Tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công
2.3.1.1 Đánh giá về tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty TNHH Tokyo Consulting được tổ chức một cách gọn nhẹ và hợp lý, với nhiệm vụ và trách nhiệm của từng cá nhân được quy định rõ ràng và thực hiện nghiêm túc.
Các thành viên trong phòng làm việc luôn duy trì mối quan hệ chặt chẽ và phối hợp nhịp nhàng, góp phần nâng cao hiệu quả công việc Công ty TNHH Tokyo Consulting nổi bật là một trong những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ tư vấn kế toán, với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và có trình độ cao, đảm bảo chất lượng dịch vụ tối ưu.
Số dư nợ đầu kỳ của Công ty TNHH Tokyo Consulting là 200 triệu đồng, trong khi số dư có đầu kỳ là 247 triệu đồng.
Phòng 305, tầng 3, Tháp A, Sky City tower, Số 88 Phố Láng Hạ, Phường Láng Hạ, Quận Đống Đa, TP Hà Nội
Số dư có cuối kỳ:
?h_ps_co ?h_ps_co_nt
Sổ này có trang, đánh số từ trang số 01 đến trang
Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào KQKD - 911, 642 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào KQKD - 911, 642
Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp là một bước quan trọng trong việc xác định kết quả kinh doanh (KQKD) của doanh nghiệp Việc này liên quan đến các tài khoản 911 và 642, giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng hơn về hiệu quả hoạt động và tình hình tài chính của mình.
Chi phí BHYT tháng 8.2020/ Health Insurance in Aug 2020 Chi phí BHTN tháng 8.2020/ Unemplyment Insurance in Aug 2020 KPCĐ tháng 8.2020/ Trade union fee in Aug 2020
Ms Kaori covered the taxi fees in Ho Chi Minh City, while prepaid expenses were allocated for August 2020 in both Ho Chi Minh City and Hanoi Additionally, the salary expenses for August 2020 were accounted for.
Chi phí BHXH tháng 8.2020/ Social Insurance in Aug 2020
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản: 6421 - Chi phí nhân viên quản lý
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Xét nghiệm SARS-COV-2/SARS-COV-2 test before coming to Japan for Mr Yuki Okabe - HCM
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính)
Số dư nợ đầu kỳ:
Với 2,100,000 quy định liên quan đến thuế, kế toán và tài chính, đội ngũ kế toán của công ty nhận được sự hỗ trợ đáng kể từ các nhân viên và phòng ban khác, tạo nên một lợi thế lớn trong quá trình hoạt động.
2.3.1.2 Đánh giá về tổ chức công tác kế toán
Công ty TNHH Tokyo Consulting tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc và chính sách của Bộ Tài chính, hoàn thành nghĩa vụ với nhà nước và luôn tuân thủ Luật kế toán Việt Nam cùng các chuẩn mực kế toán hiện hành Công ty linh hoạt áp dụng các quy định kế toán trong hoạt động kinh doanh, đồng thời điều chỉnh hệ thống chứng từ, tài khoản và sổ sách để phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và thực tiễn công tác tại công ty.
Các chứng từ kế toán của công ty không chỉ tuân thủ các quy định bắt buộc mà còn theo dõi chi tiết từng đối tượng, nhằm đảm bảo hiệu quả trong công tác quản lý.
Dựa trên hệ thống tài khoản theo hướng dẫn của Thông tư 200/2014/TT-BTC, công ty đã thực hiện việc theo dõi chi tiết một số tài khoản bổ sung nhằm phù hợp với điều kiện kinh doanh và nâng cao hiệu quả quản lý.
Hệ thống sổ sách kế toán của công ty chủ yếu tuân theo mẫu sổ Nhật ký chung, với một số sổ được thiết kế kết hợp nhằm theo dõi quá trình vận động của một đối tượng kế toán Điều này giúp giảm thiểu số lượng sổ sách và đơn giản hóa công tác hạch toán.
Các báo cáo tài chính của Công ty TNHH Tokyo Consulting tuân thủ quy định của Bộ Tài chính và được lập theo quý, năm, giúp ban lãnh đạo theo dõi sát tình hình hoạt động Việc sử dụng phần mềm kế toán trong quá trình hạch toán và quản lý đã giảm thiểu khối lượng công việc cho kế toán viên, đồng thời hệ thống hóa thông tin, tự động kiểm tra và đối chiếu, hạn chế sai sót.
Công ty luôn cập nhật phiên bản mới nhất của phần mềm HTKK từ Cục thuế, hiện đang sử dụng phiên bản HTKK 4.3.8 Việc này giúp tối ưu hóa các tính năng của phần mềm và đảm bảo quá trình kê khai, nộp thuế trên trang thuedientu.gov.vn diễn ra liên tục và không bị gián đoạn.
Kế toán trưởng có trách nhiệm thường xuyên cập nhật và truyền đạt các quy định mới về hạch toán, thuế và mức đóng bảo hiểm cho đội ngũ kế toán viên Điều này giúp đảm bảo rằng các hoạt động hạch toán và kê khai được thực hiện đúng theo quy định hiện hành.
2.3.1.3 Đánh giá về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương:
Kế toán tiền lương tại Công ty TNHH Tokyo Consulting được thực hiện một cách minh bạch và đúng hạn, giúp tiết kiệm chi phí nhân công và tăng lợi nhuận Tuy nhiên, phúc lợi cho người lao động chưa được cải thiện, dẫn đến tình trạng nhân viên không gắn bó lâu dài Công ty luôn theo dõi chặt chẽ các khoản chi phí lương và thường xuyên đánh giá để cân đối giữa chi phí lương và doanh thu Quy trình hạch toán và luân chuyển chứng từ được thiết lập hợp lý, đảm bảo tính đầy đủ và kịp thời, phù hợp với mô hình hoạt động của công ty.
Kế toán chi tiết về tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Tokyo Consulting được thực hiện tốt, đảm bảo theo dõi và hạch toán đúng đối tượng chi phí, thanh toán lương, đóng bảo hiểm và nộp thuế TNCN đúng hạn, tuân thủ luật pháp Đội ngũ kế toán viên của công ty có trình độ chuyên môn cao, mặc dù còn trẻ tuổi, nhưng họ nắm vững kiến thức, nhiệt huyết và năng động Ngoài công việc kế toán hàng ngày và ghi chép chứng từ, họ còn đảm nhận nhiều mảng quan trọng khác, hỗ trợ trực tiếp cho các bộ phận trong công ty.
Yêu cầu và nguyên tắc của việc hoàn thiện kế toán tiền lương tại công ty
3.1.1 Yêu cầu của việc hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Tokyo Consulting
Việc hoàn thiện kế tiền lương đòi hỏi phải đảm bảo một số yêu cầu cơ bản sau:
Việc hoàn thiện quy trình kế toán cần phù hợp với chính sách kinh tế tài chính và chế độ kế toán hiện hành, đồng thời xem xét hướng phát triển tương lai Đội ngũ nhân viên kế toán phải có trình độ nghiệp vụ cao, hiểu biết về luật pháp và cơ chế quản lý tài chính, đặc biệt là trong lĩnh vực kế toán lao động, tiền lương và các khoản trích theo lương Cần cải tiến khâu hạch toán ban đầu để kiểm tra tính hợp lý và hợp pháp của chứng từ Các biện pháp hoàn thiện cũng phải tuân thủ nguyên tắc và thể lệ chung của kế toán do Bộ Tài chính ban hành, đảm bảo áp dụng thống nhất trong toàn quốc và toàn ngành.
Công tác kế toán tiền lương cần đạt hiệu quả và tiết kiệm, vừa đảm bảo thu nhập cho người lao động, vừa giảm chi phí cho doanh nghiệp Các doanh nghiệp phải cân nhắc kỹ lưỡng về số lượng và chất lượng lao động, bởi nguồn nhân lực có hạn Nếu không sử dụng hiệu quả, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn Hơn nữa, trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt, việc nâng cao hiệu quả và tiết kiệm là điều kiện tiên quyết để tồn tại và phát triển.
Việc hoàn thiện hệ thống kế toán cần phải phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp Kế toán cần vận dụng hợp lý hệ thống tài khoản dựa trên quy trình công nghệ và quy mô thi công, đồng thời tuân thủ các chế độ thể lệ kế toán của Nhà nước để lựa chọn hình thức kế toán thích hợp.
Việc hoàn thiện quy trình cần đảm bảo tính khả thi và hiệu quả, do đó các bổ sung phải có khả năng thực thi mà không gây xáo trộn lớn trong hệ thống kế toán chung Đồng thời, chúng cũng phải phù hợp với công tác hạch toán chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành sản phẩm xây dựng Quan trọng hơn, những thay đổi này cần phù hợp với lối tư duy hiện tại và được sự chấp nhận của tất cả mọi người.
3.1.2 Nguyên tắc của việc hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Tokyo Consulting
Để hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định trong Bộ luật Lao động cũng như các chính sách, chế độ tiền lương do Nhà Nước ban hành Điều này bao gồm việc đảm bảo nộp đúng hạn các khoản bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), và kinh phí công đoàn (KPCĐ) Ngoài ra, việc tính toán và nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN) cũng phải thực hiện theo quy định tại các nghị định và thông tư hiện hành.
Để hoàn thiện kế toán tiền lương, cần tuân thủ nghiêm ngặt chế độ kế toán hiện hành, đồng thời bảo đảm tính thống nhất của hệ thống kế toán.
Một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tiền lương tại công
➢ Thứ nhất: Hoàn thiện bộ máy công ty, nâng cao hiệu quả hạch toán, tính chi phí tiền lương tại công ty
Để nâng cao hiệu quả công việc của bộ phận kế toán, việc cải thiện trình độ chuyên môn của từng kế toán viên là rất cần thiết Sử dụng phần mềm kế toán hiện đại không chỉ giúp kế toán viên nâng cao khả năng hạch toán mà còn đảm bảo tính đồng nhất và gọn nhẹ trong quy trình làm việc Điều này góp phần tiết kiệm chi phí cho công ty, tối ưu hóa quy trình kế toán.
- Ý kiến 2: Giữa các kế toán nên thống nhất về phần việc mà mình sẽ thực hiện, tránh trùng lặp, hoặc bỏ sót nghiệp vụ
- Ý kiến 3: tiếp cận dễ dàng hơn với các chế độ, chính sách kế toán quốc tế, đưa ra những tư vấn phù hợp cho người quản lý doanh nghiệp
➢ Thứ 2: Hoàn thiện các chính sách, quy định về lao động, tiền lương, nâng cao hiệu quả của kế toán tiền lương
Để tối ưu hóa quy trình chấm công, doanh nghiệp nên xem xét chuyển từ hệ thống chấm công thủ công sang hình thức chấm công tự động Việc này không chỉ giúp giảm thiểu thời gian cho bộ phận kế toán mà còn đảm bảo tính chính xác trong việc tính toán công cho từng công nhân.
Công ty xây dựng chế độ khen thưởng cho con em cán bộ công nhân viên có thành tích học tập xuất sắc, bao gồm hiện vật, tiền thưởng hoặc giấy khen Điều này không chỉ khuyến khích các em phấn đấu học tập mà còn đảm bảo sau khi tốt nghiệp, Công ty sẽ sắp xếp công việc phù hợp, tạo sự an tâm cho người lao động và thể hiện sự quan tâm của Công ty đối với gia đình cán bộ công nhân viên.
