Ý NGHĨA CỦA KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM
Hầu hết các tổ chức, đặc biệt là trong lĩnh vực kinh doanh, được chia thành các bộ phận nhỏ, mỗi bộ phận đảm nhiệm một chức năng cụ thể và có trách nhiệm riêng Mỗi cá nhân trong các bộ phận này cũng có nhiệm vụ cụ thể để đóng góp vào mục tiêu chung của tổ chức Để đạt được những mục tiêu này, các bộ phận và cá nhân cần nỗ lực thực hiện các nhiệm vụ được giao bởi quản lý cấp cao Để kiểm soát hoạt động của các cấp dưới, các nhà quản lý cấp cao thường sử dụng hệ thống kế toán trách nhiệm (Responsibility Accounting).
Kế toán trách nhiệm liên quan đến việc sử dụng các khái niệm và công cụ bởi kế toán viên để đánh giá hiệu suất của cá nhân và bộ phận, nhằm thúc đẩy nỗ lực đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
1.1.2 Sự cần thiết của kế toán trách nhiệm
Khi nền kinh tế phát triển và cạnh tranh gia tăng, các doanh nghiệp cần mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh cả về chiều rộng lẫn chiều sâu Điều này dẫn đến việc hình thành các đơn vị và bộ phận trong doanh nghiệp Doanh nghiệp có thể được ví như một cỗ máy khổng lồ, trong đó mỗi bộ phận là một chi tiết quan trọng; chỉ cần một bộ phận không hoàn hảo sẽ ảnh hưởng đến kết quả chung của toàn doanh nghiệp.
Nền kinh tế Việt Nam đang chuyển đổi, với các doanh nghiệp Nhà nước dần chuyển sang hình thức công ty và đầu tư ngày càng đa dạng Chủ sở hữu ngày càng tách rời vai trò quản lý, dẫn đến nhu cầu theo dõi tình hình kinh doanh và trách nhiệm của người quản lý Do đó, các doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống đo lường và báo cáo để đánh giá hiệu quả quản lý ở các cấp.
Ra quyết định, thực hiện quyết định và kiểm soát là những chức năng cơ bản của nhà quản trị Thông tin cho việc ra quyết định bao gồm dữ liệu quá khứ và dự báo tương lai, dựa trên chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp Để đảm bảo các quyết định được thực thi đúng với mục tiêu chung của tổ chức, cần có thông tin để đánh giá và cơ sở đánh giá Kế toán trách nhiệm ra đời nhằm hỗ trợ thực hiện các mục tiêu đánh giá này.
1.1.3 Cơ sở hình thành kế toán trách nhiệm
Kế toán quản trị là công cụ quan trọng giúp nhà quản trị ra quyết định và đánh giá kết quả thực hiện quyết định đó Hiệu quả đánh giá phụ thuộc vào tổ chức kinh doanh và mức độ phân quyền Dù nhà quản trị tự ra quyết định, họ vẫn cần đánh giá tính tối ưu của quyết định Khi kết quả đã xảy ra, thông tin từ kế toán quản trị không thể thay đổi, và nếu kết quả thuận lợi, mục tiêu có thể đã phù hợp Ngược lại, trong trường hợp bất lợi, việc xác định trách nhiệm trở nên khó khăn và thông tin có thể bị ngụy tạo Nếu tổ chức duy trì cách đánh giá này, thông tin sẽ ngày càng thiếu chính xác, dẫn đến quyết định kinh doanh xa rời thực tế Khi phân cấp quản lý được chú trọng, các bộ phận sẽ được phân quyền và trách nhiệm sẽ được chuyển giao Lúc này, các cấp quản lý cần chú trọng hiệu quả kinh doanh của bộ phận mình, đảm bảo liên kết với mục tiêu chung của tổ chức Để đạt được điều này, cần có công cụ đánh giá trách nhiệm khách quan và đáng tin cậy, trong đó kế toán trách nhiệm là phần quan trọng của kế toán quản trị, cung cấp thông tin hữu ích cho việc đánh giá thành quả quản lý.
Để xây dựng hệ thống kế toán trách nhiệm, cần bắt nguồn từ yêu cầu quản lý của từng tổ chức và doanh nghiệp Nhiều nghiên cứu thực nghiệm cho thấy hầu hết các doanh nghiệp nhận thức được sự cần thiết của hệ thống kế toán trách nhiệm trong một số trường hợp cụ thể.
- Doanh nghiệp lớn, tổ chức có sự phân cấp quản lý
- Kinh doanh nhiều ngàng nghề, lĩnh vực, sản phẩm
- Ứng dụng các phương pháp quản trị hiện đại vào trong việc tổ chức sản xuất như các phương pháp TQE, JIT…
Nghiên cứu cho thấy rằng việc phân cấp quản lý thành các trung tâm trách nhiệm, dựa trên các tiêu chí chuẩn để đánh giá kết quả kinh doanh, đã được hình thành khi các doanh nghiệp áp dụng các phương pháp kế toán quản trị hiện đại.
Kế toán trách nhiệm ra đời vào những năm 1970 nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trong bối cảnh môi trường kinh doanh ngày càng thay đổi và cạnh tranh khốc liệt Những thành tựu trong khoa học quản lý và công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin, đã đóng góp quan trọng vào sự phát triển này, trở thành công cụ hỗ trợ thiết yếu cho quản lý và sản xuất của các tổ chức.
NỘI DUNG CỦA KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM
Các nhà quản lý nhận thấy rằng hệ thống kế toán trách nhiệm hoạt động hiệu quả nhất trong các tổ chức có phân cấp quản lý Hầu hết các tổ chức lớn đều áp dụng mô hình phân cấp này.
Phân cấp quản lý cho phép các nhà quản lý trong tổ chức tự do ra quyết định, nhưng không phải công ty nào cũng phù hợp với mô hình này Trong tổ chức tập quyền, người đứng đầu nắm toàn bộ quyền và trách nhiệm điều hành, trong khi tổ chức phân quyền coi mỗi bộ phận là một trung tâm trách nhiệm độc lập, mặc dù không có tiêu chí rõ ràng phân chia giữa hai mô hình Để hiểu rõ hơn về hệ thống kế toán trách nhiệm, cần phân tích lợi ích và chi phí liên quan đến việc phân cấp quản lý.
Lợi ích của việc phân cấp quản lý:
1 Ra quyết định tốt nhất là ở ngay cấp phát sinh vấn đề Nhà quản lý các bộ phận và các bộ phận trong tổ chức là những chuyên gia trong lĩnh vực họ quản lý
Do vậy, họ sẽ quản lý bộ phận của họ hiệu quả hơn
2 Việc cho phép các nhà quản lý các bộ phận được ra các quyết định giúp họ được tập luyện khi họ được nâng cấp trong tổ chức Do vậy, họ sẽ có sự chuẩn bị về khả năng ra quyết định khi họ được giao trách nhiệm lớn
3 Bằng việc trao một số quyền ra quyết định cho nhiều cấp quản lý, các nhà quản lý cấp cao bớt phải giải quyết rất nhiều vần đề xảy ra hàng ngày và do đó có thời gian tập trung lập các kế hoạch chiến lược
4 Giao trách nhiệm và quyền được ra quyết định thường làm tăng sự hài lòng với công việc và khuyến khích người quản lý nổ lực hết mình với công việc được giao
5 Sự phân cấp quản lý cung cấp một căn cứ tốt hơn để đánh giá sự thực hiện của người quản lý
Chi phí của việc phân cấp quản lý:
Các nhà quản lý thường chú trọng vào việc hoàn thành nhiệm vụ của bộ phận mình, thay vì tập trung vào mục tiêu chung của toàn tổ chức.
2.Các nhà quản lý có thể không chú ý đến hậu quả công việc của bộ phận mình lên các bộ phận khác trong tổ chức
Hệ thống kế toán trách nhiệm có tác động mạnh mẽ đến hành vi và thái độ của các nhà quản lý, có thể dẫn đến lãng phí nguồn lực hoặc trùng lắp công việc Tác động này phụ thuộc vào cách thức sử dụng hệ thống, có thể mang lại ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực.
Hệ thống kế toán trách nhiệm bao gồm hai yếu tố chính: thông tin và trách nhiệm Ảnh hưởng đến hành vi của nhà quản lý trong hệ thống này sẽ khác nhau tùy thuộc vào khía cạnh nào được nhấn mạnh (Huỳnh Lợi, Nguyễn Khắc Tâm, 2001).
Hệ thống kế toán trách nhiệm khi tập trung vào khía cạnh thông tin sẽ tác động tích cực đến hành vi của nhà quản lý, giúp họ nắm bắt tình hình hoạt động của tổ chức và hiểu rõ nguyên nhân của sự kém hiệu quả Việc cung cấp thông tin đầy đủ không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động trong tương lai mà còn giảm thiểu sự chú trọng đến trách nhiệm Nếu nhà quản lý cảm thấy bị phê bình vì kết quả công việc không tốt, họ có thể phản ứng tiêu cực và nghi ngờ về tính hiệu quả của hệ thống kế toán trách nhiệm.
Khi áp dụng hệ thống kế toán trách nhiệm, cần chú trọng đến vai trò thông tin của hệ thống Sự chú ý này sẽ tác động tích cực đến hành vi và thái độ của nhà quản lý, khuyến khích họ nỗ lực nâng cao hiệu quả hoạt động.
Các trung tâm trách nhiệm
Hệ thống kế toán trách nhiệm xác định rõ ràng trách nhiệm của từng đơn vị và bộ phận trong tổ chức Mỗi bộ phận có một nhà quản lý chịu trách nhiệm về các kết quả tài chính cụ thể, được gọi là trung tâm trách nhiệm.
Các đơn vị hoặc bộ phận trong một tổ chức có thể phân loại thành một trong bốn loại trung tâm trách nhiệm:
Trung tâm chi phí là một bộ phận trong tổ chức, nơi mà nhà quản lý chỉ có trách nhiệm kiểm soát và điều hành các khoản chi phí phát sinh Ví dụ, một phân xưởng sản xuất trong công ty hoặc một đội xây lắp đều được xem là trung tâm chi phí.
Trung tâm doanh thu là một bộ phận trong tổ chức, nơi mà nhà quản lý chỉ chịu trách nhiệm về doanh thu phát sinh Ví dụ điển hình là bộ phận bán hàng của một công ty, nơi tập trung vào việc tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp.
Trung tâm lợi nhuận, hay còn gọi là trung tâm kinh doanh, là một bộ phận trong tổ chức mà tại đó nhà quản lý chịu trách nhiệm quản lý cả doanh thu lẫn chi phí Ví dụ điển hình cho trung tâm lợi nhuận bao gồm nhà hàng trong khách sạn, chi nhánh của một công ty, hoặc một công ty được Tổng công ty giao thầu thực hiện một dự án xây dựng.
