Ý NGHĨA CỦA KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM
Hầu hết các tổ chức, đặc biệt là các tổ chức kinh doanh, được chia thành các bộ phận nhỏ với chức năng cụ thể, mỗi bộ phận có những cá nhân phụ trách công việc riêng Để đạt được mục tiêu chung, từng cá nhân và bộ phận cần nỗ lực hoàn thành các nhiệm vụ do quản lý cấp cao đề ra Để kiểm soát hoạt động của các bộ phận dưới quyền, các nhà quản lý cấp cao sử dụng hệ thống kế toán trách nhiệm (Responsibility Accounting).
Kế toán trách nhiệm là khái niệm quan trọng trong việc đánh giá hiệu suất của cá nhân và bộ phận trong tổ chức, nhằm thúc đẩy nỗ lực hướng tới mục tiêu chung Các kế toán viên sử dụng các công cụ và phương pháp để đo lường hiệu quả hoạt động, từ đó hỗ trợ quản lý ra quyết định tốt hơn.
1.1.2 Sự cần thiết của kế toán trách nhiệm
Khi nền kinh tế phát triển và cạnh tranh gia tăng, các doanh nghiệp cần mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh cả về chiều rộng lẫn chiều sâu Điều này dẫn đến việc hình thành các đơn vị và bộ phận trong doanh nghiệp Có thể hình dung doanh nghiệp như một cỗ máy khổng lồ, trong đó mỗi bộ phận là một chi tiết quan trọng; chỉ cần một bộ phận không hoàn hảo sẽ ảnh hưởng đến kết quả chung của toàn doanh nghiệp.
Nền kinh tế Việt Nam đang trải qua quá trình chuyển đổi, trong đó các doanh nghiệp Nhà nước dần chuyển sang mô hình công ty Sự đa dạng trong hình thức đầu tư ngày càng gia tăng, khiến cho chủ sở hữu tách rời khỏi vai trò quản lý kinh doanh Do đó, họ cần nắm rõ tình hình hoạt động của doanh nghiệp và theo dõi quyền hạn cũng như trách nhiệm của các nhà quản lý Để đạt được điều này, các doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống đo lường và báo cáo nhằm đánh giá trách nhiệm của các cấp quản lý.
Ra quyết định, thực hiện quyết định và kiểm soát là những chức năng cơ bản của nhà quản trị Thông tin cần thiết cho việc ra quyết định bao gồm sự kết hợp giữa dữ liệu quá khứ và dự báo tương lai dựa trên chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp Để đảm bảo các quyết định được thực thi phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức, cần có thông tin đánh giá và cơ sở đánh giá rõ ràng Kế toán trách nhiệm được thiết lập nhằm thực hiện các mục tiêu đánh giá này.
1.1.3 Cơ sở hình thành kế toán trách nhiệm
Kế toán quản trị là công cụ quan trọng giúp nhà quản trị ra quyết định và đánh giá kết quả thực hiện Hiệu quả của việc đánh giá phụ thuộc vào cách tổ chức kinh doanh và mức độ phân quyền Dù nhà quản trị tự đưa ra quyết định, việc xác định tính tối ưu của quyết định vẫn cần được xem xét Khi quyết định đã được thực thi, thông tin từ kế toán quản trị không thể thay đổi, và nếu kết quả thuận lợi, mục tiêu cần được xem xét lại Ngược lại, trong trường hợp bất lợi, trách nhiệm khó xác định, dẫn đến việc thông tin có thể bị thay đổi hoặc ngụy tạo Nếu tổ chức duy trì cách đánh giá này, thông tin sẽ ngày càng thiếu chính xác, làm cho quyết định kinh doanh xa rời thực tế Để cải thiện, cần chú trọng phân cấp quản lý và uỷ quyền, đảm bảo các bộ phận liên kết hiệu quả với mục tiêu chung của tổ chức Điều này đòi hỏi một công cụ đánh giá khách quan và đáng tin cậy, trong đó kế toán trách nhiệm đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin hữu ích cho đánh giá thành quả quản lý.
Để xây dựng hệ thống kế toán trách nhiệm, trước tiên cần dựa vào yêu cầu quản lý của từng tổ chức, doanh nghiệp Nhiều nghiên cứu thực nghiệm đã chỉ ra rằng hầu hết các doanh nghiệp nhận thấy sự cần thiết của hệ thống kế toán trách nhiệm trong một số tình huống cụ thể.
- Doanh nghiệp lớn, tổ chức có sự phân cấp quản lý
- Kinh doanh nhiều ngàng nghề, lĩnh vực, sản phẩm
- Ứng dụng các phương pháp quản trị hiện đại vào trong việc tổ chức sản xuất như các phương pháp TQE, JIT…
Nghiên cứu cho thấy rằng việc phân cấp quản lý thành các trung tâm trách nhiệm dựa trên các tiêu chí chuẩn để đánh giá kết quả kinh doanh đã được hình thành từ khi doanh nghiệp áp dụng các phương pháp kế toán quản trị hiện đại.
Kế toán trách nhiệm xuất hiện từ những năm 1970 nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp trong bối cảnh môi trường kinh doanh ngày càng thay đổi và cạnh tranh khốc liệt Những thành tựu trong khoa học quản lý và công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin, đã đóng góp quan trọng vào quá trình này, trở thành công cụ thiết yếu cho quản lý và sản xuất trong các tổ chức.
NỘI DUNG CỦA KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM
Các nhà quản lý nhận thấy rằng hệ thống kế toán trách nhiệm hoạt động hiệu quả nhất trong các tổ chức có sự phân cấp trong quản lý, điều này thường thấy ở những tổ chức quy mô lớn.
Phân cấp quản lý cho phép các nhà quản lý trong tổ chức tự do ra quyết định, nhưng không phải công ty nào cũng phù hợp với mô hình này Trong một tổ chức tập quyền, người đứng đầu nắm toàn bộ quyền và trách nhiệm điều hành, trong khi tổ chức phân quyền coi mỗi bộ phận như một trung tâm trách nhiệm độc lập, mặc dù không có tiêu chí rõ ràng phân biệt giữa hai mô hình Việc áp dụng các công cụ và chỉ tiêu phù hợp là cần thiết để tối ưu hóa hiệu quả quản lý Để hiểu rõ về hệ thống kế toán trách nhiệm, cần xem xét lợi ích và chi phí liên quan đến phân cấp quản lý.
Lợi ích của việc phân cấp quản lý:
1 Ra quyết định tốt nhất là ở ngay cấp phát sinh vấn đề Nhà quản lý các bộ phận và các bộ phận trong tổ chức là những chuyên gia trong lĩnh vực họ quản lý
Do vậy, họ sẽ quản lý bộ phận của họ hiệu quả hơn
2 Việc cho phép các nhà quản lý các bộ phận được ra các quyết định giúp họ được tập luyện khi họ được nâng cấp trong tổ chức Do vậy, họ sẽ có sự chuẩn bị về khả năng ra quyết định khi họ được giao trách nhiệm lớn
3 Bằng việc trao một số quyền ra quyết định cho nhiều cấp quản lý, các nhà quản lý cấp cao bớt phải giải quyết rất nhiều vần đề xảy ra hàng ngày và do đó có thời gian tập trung lập các kế hoạch chiến lược
4 Giao trách nhiệm và quyền được ra quyết định thường làm tăng sự hài lòng với công việc và khuyến khích người quản lý nổ lực hết mình với công việc được giao
5 Sự phân cấp quản lý cung cấp một căn cứ tốt hơn để đánh giá sự thực hiện của người quản lý
Chi phí của việc phân cấp quản lý:
Các nhà quản lý thường chú trọng vào việc hoàn thành nhiệm vụ của bộ phận mình, thay vì tập trung vào các mục tiêu chung của tổ chức.
2.Các nhà quản lý có thể không chú ý đến hậu quả công việc của bộ phận mình lên các bộ phận khác trong tổ chức
Hệ thống kế toán trách nhiệm có tác động mạnh mẽ đến hành vi và thái độ của các nhà quản lý, có thể dẫn đến lãng phí nguồn lực hoặc trùng lắp công việc Sự ảnh hưởng này có thể tích cực hoặc tiêu cực, tùy thuộc vào cách thức mà hệ thống được áp dụng trong quản lý.
Hệ thống kế toán trách nhiệm bao gồm hai yếu tố chính: thông tin và trách nhiệm Ảnh hưởng đến hành vi của nhà quản lý trong hệ thống này phụ thuộc vào khía cạnh nào được nhấn mạnh (Huỳnh Lợi, Nguyễn Khắc Tâm, 2001).
Hệ thống kế toán trách nhiệm, khi chú trọng vào việc cung cấp thông tin, có thể tác động tích cực đến hành vi của nhà quản lý Việc cung cấp thông tin rõ ràng giúp các nhà quản lý nắm bắt tình hình hoạt động của tổ chức và hiểu nguyên nhân dẫn đến hiệu suất kém, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động trong tương lai Tuy nhiên, nếu không được sử dụng đúng cách, hệ thống này có thể gây ra sự lo ngại cho các nhà quản lý, đặc biệt khi họ cảm thấy bị phê bình vì hiệu quả công việc không tốt, dẫn đến những phản ứng tiêu cực và sự hoài nghi về hệ thống (Hilton, 1991).
Khi áp dụng hệ thống kế toán trách nhiệm, cần chú trọng vào vai trò cung cấp thông tin của hệ thống Điều này không chỉ tác động tích cực đến hành vi và thái độ của nhà quản lý mà còn khuyến khích họ nỗ lực cải thiện hiệu quả hoạt động.
Các trung tâm trách nhiệm
Hệ thống kế toán trách nhiệm xác định rõ ràng trách nhiệm của từng đơn vị, bộ phận trong tổ chức Mỗi bộ phận có một nhà quản lý chịu trách nhiệm về kết quả tài chính cụ thể, được gọi là trung tâm trách nhiệm.
Các đơn vị hoặc bộ phận trong một tổ chức có thể phân loại thành một trong bốn loại trung tâm trách nhiệm:
Trung tâm chi phí là một bộ phận trong tổ chức, nơi mà nhà quản lý có quyền kiểm soát và điều hành các chi phí phát sinh Ví dụ, một phân xưởng sản xuất trong công ty hoặc một đội xây lắp có thể được coi là trung tâm chi phí.
Trung tâm doanh thu là một bộ phận trong tổ chức, nơi mà nhà quản lý chỉ chịu trách nhiệm về doanh thu phát sinh Ví dụ điển hình là bộ phận bán hàng của một công ty, nơi tập trung vào việc tạo ra doanh thu cho doanh nghiệp.
Trung tâm lợi nhuận, hay còn gọi là trung tâm kinh doanh, là một bộ phận trong tổ chức mà nhà quản lý có trách nhiệm đối với cả doanh thu và chi phí Ví dụ điển hình cho trung tâm lợi nhuận bao gồm nhà hàng trong khách sạn, chi nhánh của một công ty, hoặc một công ty được Tổng công ty giao thầu thực hiện một dự án xây lắp.
