Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu
Tiền lương là khoản tiền mà người sử dụng lao động trả cho người lao động theo thỏa thuận, bao gồm lương theo công việc, phụ cấp và các khoản bổ sung khác Đây là yếu tố quyết định đến thu nhập và đời sống vật chất của người lao động, do đó doanh nghiệp cần căn cứ vào chế độ quản lý tiền lương để đưa ra mức lương công bằng, đảm bảo quyền lợi cho công nhân viên Trong doanh nghiệp sản xuất, tiền lương chiếm một phần lớn chi phí sản xuất; việc áp dụng mức lương hợp lý sẽ tạo động lực tăng năng suất lao động Tiền lương cũng là đòn bẩy kinh tế ảnh hưởng trực tiếp đến người lao động, vì vậy doanh nghiệp cần quản lý lao động và kế toán tiền lương một cách chính xác để bảo vệ quyền lợi của người lao động, đồng thời nâng cao năng suất và tiết kiệm chi phí nhân công Đối với người lao động, tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu giúp họ duy trì cuộc sống cho bản thân và gia đình, do đó nó thúc đẩy họ tăng năng suất lao động khi được trả đúng với công sức họ bỏ ra.
Ngoài lương cơ bản, người lao động còn nhận được thưởng, phụ cấp và các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, thể hiện sự quan tâm của xã hội đối với họ Các quỹ này được hình thành từ sự đóng góp của cả người sử dụng lao động và người lao động, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Hương Sắc cam kết xây dựng cơ chế trả lương hợp lý, đảm bảo hạch toán chính xác và thanh toán kịp thời, mang lại ý nghĩa kinh tế và chính trị quan trọng Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này, tôi đã chọn đề tài nghiên cứu.
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là một chủ đề quan trọng trong khóa luận tốt nghiệp tại công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Hương Sắc.
Đối tượng và mục tiêu nghiên cứu
Tìm hiểu thực trạng hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Hương Sắc, nhằm nắm bắt lý thuyết và có cái nhìn thực tế về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
- Tìm hiểu cơ sở lý luận liên quan đến kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
- Phản ánh thực tế hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Hương Sắc
- Nhận xét và đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại doanh nghiệp.
Phương pháp nghiên cứu
* Phương pháp thu thập số liệu:
Phương pháp nghiên cứu tài liệu trong lĩnh vực kế toán bao gồm việc đọc, ghi chép và chụp ảnh các tài liệu chuyên ngành như giáo trình kế toán, các khóa luận tốt nghiệp trước, và thông tư 133/2016/TT-BTC ban hành ngày 26/08/2016.
Bộ Tài Chính, chuẩn mực kế toán, nghiên cứu các tài liệu trên mạng nhằm chuẩn bị đầy đủ kiến thức để hoàn thiện đề tài
Phương pháp quan sát, phỏng vấn và thu thập số liệu được áp dụng thông qua việc quan sát trực tiếp kế toán viên làm việc, thu thập chứng từ và tài liệu liên quan, cũng như luân chuyển các chứng từ Kết hợp với phỏng vấn và trao đổi thông tin về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Hương Sắc, phương pháp này giúp bài luận trở nên khách quan, xác thực và thực tế hơn.
Thống kê và sắp xếp thông tin từ tài liệu nghiên cứu và công ty một cách hợp lý, giúp mô tả rõ ràng các phần cần thiết Qua đó, tiến hành so sánh nguồn lực và tình hình tài chính của công ty qua các năm, đối chiếu giữa thực tế và lý thuyết kế toán Phương pháp này không chỉ linh hoạt mà còn làm nổi bật những điểm mạnh trong bài luận.
* Phương pháp phân tích – tổng hợp:
Dựa vào phương pháp thu thập số liệu và so sánh thông tin từ Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Hương Sắc cùng các tài liệu trực tuyến, bài viết sẽ phân tích và tổng hợp các thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả Qua đó, các dữ liệu được trình bày sẽ được tóm tắt chính xác, giúp người đọc nắm bắt nội dung một cách dễ dàng.
Kết cấu của khóa luận
Nội dung khóa luận bao gồm 3 chương:
Chương 1: Lý luận về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương của doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Hương Sắc
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Hương Sắc.
LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG CỦA DOANH NGHIỆP
Một số vấn đề chung về tiền lương và các khoản trích theo lương trong
Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động, là khoản tiền mà doanh nghiệp trả cho nhân viên khi hoàn thành công việc theo thỏa thuận Đối với doanh nghiệp, tiền lương đóng vai trò là một yếu tố đầu vào trong sản xuất, góp phần cấu thành chi phí sản xuất Đối với nhân viên, tiền lương không chỉ là thù lao mà còn là khoản bù đắp cho hao phí sức lao động trong quá trình làm việc.
Tiền lương bao gồm 2 loại:
Tiền lương danh nghĩa là số tiền mà doanh nghiệp chi trả cho nhân viên, phản ánh đúng số lượng và chất lượng lao động mà họ đóng góp.
Tiền lương thực tế là số lượng hàng hóa và dịch vụ mà doanh nghiệp có thể mua được bằng tiền lương danh nghĩa sau khi đã trừ các khoản thuế và đóng góp bắt buộc Điều này cho thấy rằng tiền lương thực tế là chỉ số chính xác nhất phản ánh mức sống thực sự của nhân viên tại các thời điểm khác nhau.
1.1.1.2 Vài trò và ý nghĩa của tiền lương
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc thỏa mãn nhu cầu của người lao động, giúp họ có thu nhập để trang trải cuộc sống Đối với doanh nghiệp, tiền lương là khoản chi phí cần thiết để trả cho người lao động, những người đã góp phần tạo ra lợi nhuận cho công ty.
Tiền lương là cầu nối quan trọng giữa người lao động và doanh nghiệp, đòi hỏi người sử dụng lao động phải tính toán hợp lý để đảm bảo lợi ích cho cả hai bên Mức lương không hợp lý có thể dẫn đến việc người lao động thiếu động lực làm việc, ảnh hưởng đến kỷ luật và chất lượng lao động Hệ quả là doanh nghiệp không đạt được mục tiêu tiết kiệm chi phí và lợi nhuận, gây cản trở cho sự tồn tại và phát triển Do đó, việc xác định mức lương hợp lý là điều cần thiết để tạo ra lợi ích chung cho cả doanh nghiệp và người lao động.
Tiền lương là nguồn thu nhập chính của người lao động, giúp họ duy trì cuộc sống Ngoài tiền lương, người lao động còn có thể nhận thêm các khoản thu nhập khác như trợ cấp bảo hiểm xã hội, tiền tăng ca và thưởng KPI.
Trong doanh nghiệp, chi phí tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc xác định giá thành sản phẩm và dịch vụ Tổ chức sử dụng lao động hợp lý và thanh toán tiền lương đúng hạn không chỉ giúp nâng cao năng suất lao động mà còn tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Hơn nữa, điều này còn góp phần cải thiện đời sống vật chất và tinh thần cho người lao động.
1.1.1.3 Chức năng của tiền lương
Chức năng tái sản sản xuất sức lao động
Quá trình tái sản xuất sức lao động là yếu tố quan trọng trong việc duy trì và phát triển nguồn nhân lực, ảnh hưởng bởi các hình thái kinh tế xã hội khác nhau Sự tiến bộ xã hội và tác động của khoa học - công nghệ thể hiện rõ trong quy trình này, trong đó việc trả công cho người lao động bằng tiền lương đóng vai trò then chốt Bản chất của tái sản xuất sức lao động nhằm đảm bảo người lao động có đủ tiền lương để sinh hoạt, từ đó duy trì và phát triển sức lao động, tích lũy kinh nghiệm, nâng cao trình độ và kỹ năng lao động, góp phần nâng cao chất lượng lao động.
Là thước đo giá trị
Khi tiền lương doanh nghiệp trả cho người lao động tương ứng với giá trị sức lao động, ta có thể xác định hao phí lao động của cộng đồng qua tổng quỹ lương Điều này cho thấy công tác thống kê giúp nhà nước hoạch định chính sách điều chỉnh mức lương tối thiểu, đảm bảo tính hợp lý và phù hợp với chính sách của nhà nước.
Trong quá trình lao động, lợi ích kinh tế là động lực chính thúc đẩy người lao động Khi được trả công xứng đáng, người lao động sẽ làm việc tích cực và không ngừng hoàn thiện bản thân Ngược lại, nếu không được trả công hợp lý, họ có thể có những phản ứng tiêu cực, ảnh hưởng đến doanh nghiệp và dẫn đến đình công, gây ra bất ổn xã hội Việc tổ chức tiền lương hợp lý không chỉ khuyến khích người lao động nâng cao năng suất mà còn đảm bảo công bằng trong thực hiện chế độ tiền lương.
Chức năng điều tiết lao động
Nhà nước sử dụng hệ thống thang bảng lương và chế độ phụ cấp cho từng ngành nghề, khu vực để điều tiết lao động trong kế hoạch cân đối giữa các ngành trên toàn quốc Điều này giúp tạo ra một cơ cấu hợp lý cho sự phát triển xã hội thông qua việc điều chỉnh tiền lương.
Chức năng tích lũy tiền lương không chỉ giúp người lao động duy trì cuộc sống hàng ngày mà còn tạo ra nguồn dự phòng cho tương lai, bảo vệ họ khỏi những rủi ro khi không còn khả năng lao động.
Công cụ quản lý Nhà nước
Nhà nước ban hành Luật lao động nhằm bảo vệ quyền lợi và lợi ích của người lao động, tạo điều kiện cho mối quan hệ lao động hài hòa và ổn định Điều này góp phần phát huy trí sáng tạo và tài năng của người lao động, từ đó giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu về năng suất, chất lượng lao động và tiến bộ xã hội.
1.1.1.4 Bản chất của tiền lương Để tiến hành quá trình sản xuất kinh doanh cần phải có các yếu tố cơ bản Như là lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động Trong đó lao động là yếu tố chính có tính chất quyết định Lao động không có giá trị riêng biệt mà lao động hoạt động tạo ra giá trị riêng biệt
Người lao động không bán lao động mà bán sức lao động của mình Khi sức lao động trở thành hàng hóa, giá trị của nó được xác định bởi lao động kết tinh trong sản phẩm Do đó, người lao động nhận được giá trị của sức lao động thông qua hình thức lương.
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp
1.2.1 Chứng từ và tài khoản kế toán sử dụng hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Mẫu số 01a-LĐTL Bảng chấm công
Mẫu số 02a-LĐTL Bảng chấm công làm thêm giờ
Mẫu số 03a-LĐTL Bảng thanh toán tiền lương
Mẫu số 04a-LĐTL Giấy đi đường
Mẫu số 05a-LĐTL Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành Mẫu số 06a-LĐTL Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
Mẫu số 07a-LĐTL Bản thanh toán tiền thuê ngoài
Mẫu số 08a-LĐTL Hợp đồng giao khoán
Mẫu số 09a-LĐTL Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán Mẫu số 10a-LĐTL Bảng kê trích nộp các khoản theo lương
Mẫu số 11a-LĐTL Bảng phân bổ tiền lương và BHXH
1.2.1.2 Tài khoản kế toán sử dụng
* Tài khoản 334: Phải trả người lao động
Nguyên tắc kế toán xác định rằng tài khoản này phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán cho người lao động trong doanh nghiệp Điều này bao gồm tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác liên quan đến thu nhập của người lao động.
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 334:
Các khoản tiền lương, tiền công và tiền thưởng được coi là thu nhập chịu bảo hiểm xã hội, bao gồm cả các khoản đã chi, đã trả và đã ứng trước cho người lao động.
- Các khoản khấu trừ và tiền lương, tiền công của người lao động
Bên Có: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác còn phải trả cho người lao động
Số dư bên Có: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác còn phải trả cho người lao động
Tài khoản 334 có thể ghi nhận số dư bên Nợ, phản ánh số tiền đã chi trả cho người lao động vượt quá số tiền phải trả về lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác.
* Tài khoản 338: Phải trả, phải nộp khác
Nguyên tắc kế toán quy định rằng tài khoản này phản ánh tình hình thanh toán của doanh nghiệp đối với các khoản phải trả và phải nộp cho tổ chức xã hội, bao gồm các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn Nội dung và phạm vi phản ánh của tài khoản này bao gồm các nghiệp vụ chủ yếu như số tiền trích và thanh toán cho bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động và kinh phí công đoàn.
Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 338:
- Kinh phí công đoàn chi tại đơn vị
- Số BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn
- Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc khấu trừ vào lương của người lao động
- Số BHXH đã chi trả công nhân viên khi được cơ quan BHXH thanh toán
- BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ đã trích chưa nộp cho cơ quan quản lý hoặc kinh phí công đoàn được để lại cho đơn vị chưa chi hết;
Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ, thể hiện số tiền đã trả hoặc nộp vượt quá số phải trả, bao gồm cả khoản bảo hiểm xã hội đã chi cho công nhân viên chưa được thanh toán và kinh phí công đoàn vượt chi chưa được cấp bù.
Tài khoản 338 được chia thành 8 tài khoản cấp 2:
- TK 3381: Tài sản thừa chờ giải quyết
- TK 3382: Kinh phí công đoàn
- TK 3383: Bảo hiểm xã hội
- TK 3385: Bảo hiểm thất nghiệp
- TK 3386: Nhận ký quỹ, ký cược
- TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện
- TK 3388: Phải trả, phải nộp khác
1.2.2 Phương pháp hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương
* Hạch toán các khoản phải trả cho người lao động TK 334:
Sơ đồ 1.1: Hạch toán các khoản phải trả cho người lao động
* Hạch toán các khoản bảo hiểm trích theo lương TK 338:
Sơ đồ 1.2: Hạch toán các khoản trích theo lương
1 Trích các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ trừ vào chi phí của doanh nghiệp:
Có TK 3383: Bảo hiểm xã hội (17,5%)
Có TK 3384: Bảo hiểm y tế (3%)
Có TK 3385: Bảo hiểm thất nghiệp (1%)
Có TK 3382: Kinh phí công đoàn (2%)
2 Trích các khoản bảo hiểm trừ vào lương của nhân viên:
Nợ TK 334: Phải trả người lao động (10,5%)
Có TK 3383: Bảo hiểm xã hội (8%)
Có TK 3384: Bảo hiểm y tế (1,5%)
Có TK 3385: Bảo hiểm thất nghiệp (1%)
3 Khi doanh nghiệp nộp tiền bảo hiểm vào cơ quan nhà nước có thẩm quyền, kế toán ghi nhận:
Nợ TK 3383: Số tiền đã trích BHXH 25,5%
Nợ TK 3384: Số tiền đã trích BHYT 4,5%
Nợ TK 3385: Số tiền đã trích BHTN 2%
Nợ TK 3382: Số tiền đóng KPCĐ 2%
Có TK 111, 112: Tổng phải nộp 34%
1.2.3 Hình thức sổ sách sử dụng trong kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Theo phụ lục 4 của thông tu 133/2016/TT-BTC thì hình thức ghi sổ kế toán bao gồm các hình thức sau:
Hàng ngày, dựa trên các chứng từ đã được kiểm tra, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào sổ Nhật ký chung trước, sau đó sử dụng số liệu từ sổ này để ghi vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có mở sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết, các nghiệp vụ phát sinh cũng sẽ được ghi đồng thời vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, quý hoặc năm, việc cộng số liệu trên sổ cái và lập Bảng cân đối tài khoản là rất quan trọng Sau khi kiểm tra và đối chiếu để đảm bảo sự khớp đúng, số liệu từ Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết sẽ được sử dụng để lập các Báo cáo tài chính.
Sơ đồ 1.3: Sổ nhật ký chung
1.2.3.2 Sổ nhật ký – sổ cái
Hàng ngày, dựa trên các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại đã được kiểm tra, cần xác định tài khoản ghi Nợ, Có để ghi vào Sổ Nhật ký và Sổ Cái Mỗi chứng từ hoặc Bảng tổng hợp sẽ được ghi trên một dòng ở cả hai phần này Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho các chứng từ như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập phát sinh nhiều lần trong ngày hoặc định kỳ từ 1 đến 3 ngày Sau khi ghi vào Sổ Nhật ký và Sổ Cái, các chứng từ này sẽ được sử dụng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, kế toán tổng hợp toàn bộ chứng từ phát sinh vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết Họ cộng số liệu từ cột phát sinh trong Nhật ký và các cột Nợ, Có của từng tài khoản trong Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng Dựa vào số phát sinh của các tháng trước và tháng hiện tại, kế toán tính toán số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng Cuối cùng, dựa trên số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng, họ xác định số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Nhật ký – Sổ Cái.
Sơ đồ 1.4: Sổ nhật ký – sổ cái
Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán dựa vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra để lập Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ này sẽ được ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó chuyển sang Sổ Cái Các chứng từ kế toán sau khi lập Chứng từ ghi sổ sẽ được sử dụng để ghi vào Sổ và Thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, cần khóa số để tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ Việc này bao gồm tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái Dựa vào Sổ Cái, tiến hành lập Bảng cân đối tài khoản.
Sơ đồ 1.5: Chứng từ ghi sổ
1.2.3.4 Ghi sổ trên máy tính
Hàng ngày, kế toán sử dụng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ đã được kiểm tra để ghi sổ và xác định tài khoản Nợ, tài khoản Có Dữ liệu được nhập vào máy vi tính theo các bảng biểu có sẵn trong phần mềm kế toán Theo quy trình của phần mềm, thông tin sẽ tự động được ghi vào sổ kế toán tổng hợp như Sổ Cái hoặc Nhật ký – Sổ Cái, cũng như các sổ và thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng hoặc vào thời điểm cần thiết, kế toán sẽ thực hiện các thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính Quá trình đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết được tự động hóa, đảm bảo tính chính xác và trung thực dựa trên thông tin đã được nhập trong kỳ Sau khi in báo cáo tài chính, kế toán có thể kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính Cuối tháng và cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết sẽ được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.
Sơ đồ 1.6: Ghi sổ trên máy tính
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG HƯƠNG SẮC
Tổng quan về công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng hương sắc
2.1.1 Thông tin chung về đơn vị
- Tên đơn vị: Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Hương Sắc
- Tên quốc tế: HUONG SAC INVESTMENT AND CONSTRUCTION COMPANY LIMITED
- Giám đốc: Hoàng Văn Trương
- Địa chỉ trụ sở: 32A Nguyễn Hữu Cảnh, Phường Đồng Hải, Thành phố Đồng Hới, Tỉnh Quảng Bình
- Ngày thành lập công ty: 18/07/2007
2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Tiền thân là một công ty nhỏ chuyên cung cấp dịch vụ chăm sóc và duy trì cây cảnh, được thành lập vào ngày 18/07/2007 tại Quảng Bình Ban đầu, công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại cây cảnh, chủ yếu phục vụ thị trường miền Trung Tuy nhiên, do nhu cầu chăm sóc cây cảnh giảm sút và giá cả biến động, công ty đã quyết định mở rộng lĩnh vực kinh doanh Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Hương Sắc ra đời, tập trung vào đầu tư, mua bán và nhập khẩu thiết bị xây dựng điện, văn phòng và nội thất Công ty cũng tham gia xây dựng các công trình dân dụng, giao thông, viễn thông và điện năng lượng mặt trời Mặc dù gặp nhiều khó khăn về nguồn lực và chuyên môn trong lĩnh vực mới, công ty đã nỗ lực để thích ứng với nhu cầu ngày càng tăng về điện và xây dựng trong bối cảnh kinh tế phát triển.
Sau hơn 10 năm nỗ lực phát triển, công ty đã khẳng định thương hiệu và vị thế cạnh tranh cao trong hội nhập kinh tế quốc tế Đạt nhiều thành tựu lớn, công ty đã xây dựng hạ tầng cáp quang và viễn thông tại các tỉnh thành và vùng sâu, xa, đồng thời đầu tư vào các công trình cây xanh Khách hàng luôn hài lòng với chất lượng và tiến độ thi công Để đáp ứng sự phát triển, công ty không ngừng nâng cao nguồn lực về chất lượng lẫn số lượng, hoàn thành tốt sứ mệnh doanh nghiệp.
2.1.3 Chức năng và lĩnh vực hoạt động
2.1.3.1 Chức năng nhiệm vụ của công ty
Công ty TNHH ĐT&XD Hương Sắc chuyên thi công xây lắp điện, công trình dân dụng và công nghiệp, cũng như xây dựng cầu đường bộ Sản phẩm của công ty được khách hàng trong và ngoài nước tin tưởng Chúng tôi nghiên cứu thị trường để phát triển các công trình phục vụ cộng đồng và mang lại lợi nhuận cho công ty Mục tiêu hoạt động của công ty là tạo ra lợi nhuận, cung cấp việc làm ổn định cho người lao động, thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước và đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững.
- Nhiệm vụ: Công ty hoạt động kinh doanh đúng ngành nghề đã ghi trong
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh là điều kiện bắt buộc theo quy định pháp luật, giúp doanh nghiệp hoạt động hợp pháp Để nâng cao hiệu quả kinh doanh và uy tín trên thị trường, doanh nghiệp cần xây dựng và thực hiện các chính sách phù hợp Đồng thời, nghiên cứu đối thủ cạnh tranh là cần thiết để tìm ra phương án cải thiện tính cạnh tranh, từ đó mang lại hiệu quả kinh doanh tốt hơn.
2.1.3.2 Lĩnh vực hoạt động của công ty
Hình 2.1: Lĩnh vực hoạt động chính của doanh nghiệp
- Dịch vụ chăm sóc và duy trì cảnh quan
Xây dựng nhà ở và các công trình khác như nhà không để ở, công trình đường sắt, đường bộ, cây xanh, khai khoáng, chế biến và chế tạo, cùng với các công trình kỹ thuật dân dụng, đóng vai trò quan trọng trong phát triển hạ tầng và kinh tế.
Chúng tôi chuyên xây dựng các công trình kỹ thuật dân dụng và công nghiệp, bao gồm công trình giao thông, viễn thông, cáp quang, và điện đến 500kV Ngoài ra, chúng tôi còn thực hiện san lấp mặt bằng và thi công hệ thống điện năng lượng mặt trời, cùng với việc xây dựng các công trình cây xanh.
2.1.3.3 Tầm nhìn, sứ mệnh của công ty
Công ty TNHH ĐT&XD Hương Sắc tự hào sở hữu đội ngũ cán bộ quản lý và công nhân kỹ thuật tay nghề cao, được tuyển chọn kỹ lưỡng Chúng tôi luôn cập nhật công nghệ tiên tiến và năng động trong việc tiếp cận thị trường mới, từ đó ký kết nhiều hợp đồng xây dựng dân dụng, công nghiệp, cầu đường giao thông, cũng như các dự án hạ tầng kỹ thuật lớn trên toàn quốc Những nỗ lực này không chỉ góp phần vào sự tăng trưởng kinh tế mà còn giúp công ty tích lũy kinh nghiệm quý báu.
Công ty đã khẳng định vị thế hàng đầu trong lĩnh vực thi công công trình nhà cao tầng, đường quốc lộ, cầu – đường cao tốc và hạ tầng kỹ thuật với quy mô vừa và lớn Việc áp dụng công nghệ mới không chỉ nâng cao chất lượng sản phẩm mà còn đảm bảo tiến độ và an toàn lao động, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả và uy tín của Công ty trong lĩnh vực xây lắp và kinh doanh.
Công ty TNHH ĐT&XD Hương Sắc cam kết đầu tư mạnh mẽ vào nguồn nhân lực thông qua đào tạo chuyên sâu về quản lý và thi công Chúng tôi không ngừng nghiên cứu, học hỏi và ứng dụng công nghệ mới, đồng thời liên tục cập nhật và đầu tư hệ thống thiết bị tiên tiến Những nỗ lực này giúp chúng tôi đáp ứng tối đa các yêu cầu khắt khe trong nhiều lĩnh vực xây dựng.
Đội ngũ công nhân viên công ty TNHH ĐT&XD Hương Sắc cam kết làm việc tận tâm, với mục tiêu giữ vững chữ tín và tạo ấn tượng tốt đẹp trong lòng khách hàng Chúng tôi luôn nhắc nhở nhau rằng sự hài lòng của khách hàng là ưu tiên hàng đầu, và sứ mệnh của chúng tôi là mang đến những giá trị tốt nhất để khách hàng cảm thấy hài lòng và tin tưởng vào doanh nghiệp.
2.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH ĐT&XD Hương Sắc được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của đơn vị
* Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận:
Ban giám đốc có quyền quyết định toàn diện về mọi hoạt động kinh doanh của Công ty, bao gồm việc sử dụng lợi nhuận sau thuế và thực hiện nghĩa vụ tài chính theo quy định Họ đảm nhiệm việc hoạch định chiến lược, kế hoạch kinh doanh và đầu tư hàng năm, đồng thời đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động và quản lý công ty Giám đốc cũng có trách nhiệm thẩm định các dự án đầu tư và phê duyệt kế hoạch thực hiện dự án, cũng như kế hoạch vay vốn.
BCH công trường 1 BCH công trường 2 BCH công trường 3 BCH công trường
P Kỹ thuật P Kế hoạch-vật tư
Phòng kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế của công ty, bao gồm ghi nhận, phân tích và tổng hợp số liệu Nhiệm vụ của phòng kế toán là theo dõi và phản ánh sự vận động vốn kinh doanh, đồng thời cung cấp tư vấn cho giám đốc về các vấn đề liên quan Ngoài ra, phòng cũng tham mưu cho giám đốc về chế độ kế toán, đảm bảo cập nhật những thay đổi theo quy định của pháp luật.
Phòng hành chính tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Giám đốc đưa ra các quyết định chiến lược và xây dựng quy trình hành chính hiệu quả Phòng có chức năng tổ chức thực hiện các công việc hành chính trong công ty, đồng thời quản lý nhân sự, theo dõi hồ sơ và chất lượng lao động Ngoài ra, phòng còn thực hiện thống kê và đánh giá nguồn nhân lực, báo cáo cho Giám đốc nhằm phục vụ công tác quản lý và quy hoạch nhân viên.
Phòng kỹ thuật có nhiệm vụ nghiên cứu, tư vấn và hỗ trợ Giám đốc trong việc quản lý các lĩnh vực liên quan đến kỹ thuật và công nghệ Phòng đảm bảo tiến độ sản xuất và thực hiện các dự án của công ty, đồng thời duy trì an toàn lao động và chất lượng công việc Ngoài ra, phòng còn quản lý việc sử dụng, sửa chữa, bảo trì và mua sắm trang thiết bị máy móc phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Phòng kế hoạch – vật tư có vai trò quan trọng trong việc tham mưu, phân tích và tổng hợp thông tin để đưa ra các đề xuất phù hợp cho công tác quản lý vật tư Nhiệm vụ chính của phòng bao gồm lập kế hoạch vật tư, bảo quản chất lượng, cũng như quản lý việc cung ứng và sử dụng vật tư hiệu quả.
Đặc điểm kế toán tại Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Hương Sắc
2.2.1 Chế độ và phương pháp kế toán
Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo thông tư số 133/2016/TT-BTC, được ban hành vào ngày 26/08/2016 bởi Bộ Tài Chính.
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 Kỳ kế toán năm
- Đơn vị sử dụng tiền tệ để hạch toán kế toán: Việt Nam Đồng (VND)
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Doanh nghiệp đang áp dụng là khấu hao theo đường thẳng
- Phương pháp tính giá thành: Doanh nghiệp tính giá thành theo phương pháp tính giá thành giản đơn (còn gọi là trực tiếp)
- Phương pháp tính thuế GTGT tại công ty: Công ty đang sử dụng phương pháp tính thuế GTGT phải nộp theo Phương pháp khấu trừ
2.2.2 Hệ thống chứng từ sử dụng
- Chứng từ kế toán lương:
Bảng chấm công làm thêm giờ 02a-LĐTL
Bảng thanh toán tiền lương 03a-LĐTL
Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành 05a-LĐTL Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ 06a-LĐTL
Bản thanh toán tiền thuê ngoài 07a-LĐTL
Hợp đồng giao khoán 08a-LĐTL
Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán 09a-LĐTL Bảng kê trích nộp các khoản theo lương 10a-LĐTL
Bảng phân bổ tiền lương và BHXH 11a-LĐTL
- Chứng từ kế toán tiền tệ:
Giấy đề nghị tạm ứng 03-TT
Giấy thanh toán tiền tạm ứng 04-TT
Giấy đề nghị thanh toán 05-TT
Biên lai thu tiền 06-TT
Bảng kiểm kê quỹ 08a-TT
Bảng kê chi tiền 09-TT
- Chứng từ kế toán TSCĐ:
Biên bản giao nhận TSCĐ 01-TSCĐ
Biên bản thanh lý TSCĐ 02-TSCĐ
Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành 03-TSCĐ
Biên bản đánh giá lại TSCĐ 04-TSCĐ
Biên bản kiểm kê TSCĐ 05-TSCĐ
Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ 06-TSCĐ
2.2.3 Tổ chức báo cáo kế toán
Báo cáo tình hình tài chính B01a-DNN Báo cái kết quả hoạt động kinh doanh B02-DNN
Bảng cân đối tài khoản F01-DNN
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ B03-DNN
2.2.4 Tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.3: Tổ chức bộ máy kế toán
- Chức năng nhiệm vụ của từng vị trí:
- Kế toán trưởng: Người được bổ nhiệm đứng đầu bộ phận kế toán của doanh nghiệp và phụ trách, chỉ đạo chung Kế toán trưởng là người hướng dẫn,
Kế toán thanh toán, công nợ
Kế toán tiền lương BHXH, thủ quỹ
Kế toán thuế có vai trò quan trọng trong việc chỉ đạo, kiểm tra và điều chỉnh các hoạt động của kế toán viên để đảm bảo tính hợp lý Kế toán trưởng chịu trách nhiệm chính về tài chính của công ty, sử dụng chuyên môn để đánh giá khả năng tài chính của các dự án trước khi trình bày với giám đốc Họ cũng tham mưu cho giám đốc về việc sử dụng nguồn vốn hiệu quả và cập nhật các luật, quy định mới liên quan đến ngành kế toán.
Kế toán trưởng cũng đảm bảo nguồn vốn của công ty và kiểm tra kỹ các hợp đồng kinh tế để bảo vệ lợi ích của doanh nghiệp
Kế toán ngân hàng đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập, ghi chép và kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế tài chính một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác theo chuẩn mực kế toán Công việc này không chỉ bao gồm giám sát chặt chẽ các khoản thu chi tài chính mà còn phân tích thông tin và số liệu kế toán để đề xuất giải pháp hỗ trợ quản trị và quyết định kinh tế Ngoài ra, kế toán ngân hàng cung cấp thông tin chính xác cho Ngân hàng trung ương và các cơ quan quản lý nhà nước, giúp thực hiện các chính sách tiền tệ và tài chính Việc tổ chức giao dịch với khách hàng hiệu quả cũng là một yếu tố quan trọng, góp phần thực hiện tốt các chính sách của đơn vị.
Kế toán thanh toán và công nợ đóng vai trò quan trọng trong việc lập chứng từ thu chi, theo dõi và quản lý tiền mặt cũng như hạch toán các giao dịch kinh tế liên quan đến hoạt động thu, chi và công nợ trong doanh nghiệp Đồng thời, kế toán cũng cần theo dõi sự tăng giảm của tài sản cố định (TSCĐ) và thực hiện trích khấu hao TSCĐ về mặt giá trị Cuối kỳ, kế toán thanh toán tổng hợp số liệu và chuyển giao cho kế toán tổng hợp để hoàn tất quy trình.
Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội (BHXH) đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý chấm công hàng ngày và theo dõi cán bộ công nhân viên Công việc này bao gồm tính lương và các khoản trích theo lương cho nhân viên, cũng như hạch toán tiền lương và các khoản trích liên quan Thủ quỹ cần mở sổ quỹ tiền mặt để theo dõi tình hình thu chi hàng ngày, đồng thời thường xuyên đối chiếu với kế toán thanh toán để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Kế toán thuế đóng vai trò quan trọng trong việc tính toán và khai báo thuế cho doanh nghiệp, hoạt động như cầu nối giữa doanh nghiệp và nhà nước Nhiệm vụ chính của kế toán thuế bao gồm lập báo cáo thuế hàng quý, nộp thuế cho công ty, và chuẩn bị báo cáo tài chính cuối năm, bao gồm báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN).
* Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Hương Sắc tổ chức ghi sổ kế toán theo hình thức Sổ Nhật ký chung
Sơ đồ 2.4: Hình thức ghi sổ kế toán theo sổ nhật ký chung
Nhân viên kế toán hàng ngày lập Chứng từ ghi sổ dựa trên chứng từ gốc đã kiểm tra, ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung Sau đó, họ căn cứ vào số liệu trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản phù hợp Vào cuối tháng, quý và năm, kế toán tổng hợp số liệu trên Sổ cái để lập Bảng cân đối tài khoản, đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và Có khớp nhau và với tổng số tiền trên sổ đăng ký chứng từ Sau khi kiểm tra đối chiếu, số liệu trên Sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết sẽ được sử dụng để lập Báo cáo tài chính.
* Phần mềm kế toán sử dụng:
Hình 2.2: Phần mềm kế toán Smart Pro
Phần mềm kế toán Smart Pro sở hữu nhiều tính năng nổi bật như tích hợp dữ liệu với hóa đơn điện tử, theo dõi và tính thuế GTGT đầu vào và đầu ra, cùng với khả năng in sổ sách kế toán và báo cáo tài chính Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ thuyết minh báo cáo tài chính, quản lý sổ hàng tồn kho và sổ công nợ, cũng như in chứng từ như phiếu thu, chi, nhập, xuất kho và phiếu kế toán Smart Pro cho phép lưu trữ và truy xuất file XML hóa đơn theo TT78, phân bổ chi phí và công cụ dụng cụ, tự động trích khấu hao tài sản cố định, tính lương, và trích BHXH Đặc biệt, phần mềm còn tự động kết chuyển xác định kết quả kinh doanh và tích hợp hóa đơn điện tử.
2.3 Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Hương Sắc
2.3.1 Tình hình chung về quản lý lao động tại công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Hương Sắc Để hạch toán tiền lương, kế toán phải nắm bắt được số lao động toàn công ty tại các phòng ban, công trình, đồng thời phản ánh kịp thời chính xác tình hình sử dụng lao động, kiểm tra chấp hành việc kỷ luật lao động Chứng từ để hạch toán cần có bản chấm công, bảng chấm công được lập riêng cho từng bộ phận ghi rõ ngày làm việc, ngày nghỉ Cuối tháng bảng chấm công được chuyển cho kế toán lương để tổng hợp và tính lương
Tính đến năm 2023, công ty hiện có tổng cộng 18 lao động văn phòng Cơ cấu và chất lượng lao động được thể hiện rõ qua bảng số liệu kèm theo.
Giới tính Độ tuổi Trình độ
Trên đại học Đại học
Bảng 2.4: Cơ cấu lao động
Cơ cấu giới tính trong doanh nghiệp cho thấy lao động nam chiếm ưu thế với 13 người, tương đương 72.22%, trong khi lao động nữ chỉ có 5 người, chiếm 27.78% Tỷ lệ này hợp lý do lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp là đầu tư và xây dựng, yêu cầu nhiều lao động nam có kiến thức về thẩm định và giám sát công trình Lao động nữ chủ yếu đảm nhận các vị trí nhân viên văn phòng, kế toán và hành chính tổng hợp.
Cơ cấu độ tuổi lao động trong công ty cho thấy 61.11% là lao động trên 30 tuổi, những người này có kinh nghiệm và đã gắn bó lâu dài với doanh nghiệp Trong khi đó, 38.89% lao động trẻ từ 18 đến 30 tuổi mang đến sự nhanh nhẹn, khả năng ứng dụng và tư duy sáng tạo.
Công ty yêu cầu tuyển dụng lao động có bằng đại học trở lên, do đó, 100% nhân viên đều có trình độ đại học Việc ưu tiên tuyển chọn những ứng viên có trình độ học vấn cao giúp công ty nhanh chóng thích nghi và nâng cao hiệu quả công việc.
2.3.2 Quy chế tiền thưởng, phụ cấp – trợ cấp
* Thưởng cuối năm: Hàng năm nếu Công Ty kinh doanh có lãi Công Ty sẽ thưởng cho NLĐ mức thưởng tùy thuộc vào lợi nhuận mỗi năm
Người lao động sẽ nhận thưởng vào các dịp sinh nhật, lễ 30/4 & 1/5, Ngày quốc khánh và Tết Dương lịch, với mức thưởng dao động từ 100.000 đồng đến 300.000 đồng, tùy thuộc vào kết quả kinh doanh của Công ty.
* CNV đi công tác thì được hưởng Công tác phí theo bảng công tác phí của Công ty Cụ thể là:
Chi phí công tác được quy định như sau: 60.000đ cho quãng đường 1 chiều từ 10 đến 20 km, 80.000đ cho quãng đường 1 chiều từ 20 đến 30 km, và 100.000đ cho quãng đường 1 chiều từ 30 km trở lên.
- Lưu trú trong tỉnh: 150.000đ/ngày
- Nếu đi từ 2 ngày trở lên:
+ Đi các tỉnh lân cận miền Trung như: Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Trị, Huế, Đà Nẵng, : 200.000đ/ngày
+ Đi các tỉnh, thành phố miền Bắc và Miền Nam như: Hà Nội, Hồ Chí Minh, Tiền Giang, : 300.000đ/ngày
* Phụ cấp cho nhân viên bộ phận kế hoạch – vật tư thường xuyên kiểm tra công trình: 2.000.000đ/tháng Phụ cấp thực nhận = 2.000.000đ/công cơ bản * công thực tế
* Tiền trợ cấp nghỉ việc:
- Trường hợp phải ngừng chờ việc không do lỗi của người lao động, Giám đốc Công Ty sẽ trợ cấp cho người Lao Động bằng 100 % mức lương quy định
- Nếu do lỗi của người lao động thì lúc đó người lao động không được trả lương
- Hỗ trợ đám hiếu, hỷ:
+ Bản thân người lao động: 800.000đ
+ Bố mẹ, anh, chị, em ruột: 500.000đ
- Hỗ trợ thiên tai, tại nạn, đau ốm:
+ Bản thân người lao động: 500.000đ
+ Bố mẹ, anh, chị, em ruột: 300.000đ
- Trợ cấp khó khăn (tùy hoàn cảnh từng người) Ban Giám Đốc trợ cấp từ 200.000 đến 500.000đ/người
2.3.3 Các hình thức trả lương của Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Hương Sắc
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG
Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Hương Sắc
3.1.1 Nhận xét chung về kế toán tại công ty
Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Hương Sắc đã không ngừng phát triển và đạt được nhiều thành tựu đáng kể trong lĩnh vực đầu tư và xây dựng Sự trưởng thành của công ty là kết quả của quá trình phấn đấu không ngừng nghỉ của ban giám đốc và toàn thể nhân viên, đặc biệt là đội ngũ kế toán, góp phần quan trọng vào thành công chung của công ty.
Kế toán là công cụ quản lý quan trọng trong hệ thống tài chính của các đơn vị và toàn bộ nền kinh tế quốc dân Công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Hương Sắc luôn chú trọng đến bộ phận kế toán từ khi thành lập Đội ngũ kế toán của công ty làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, cam kết cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác để đáp ứng nhu cầu quản lý.
Thông tin về tiền lương và các khoản trích theo lương do bộ phận kế toán cung cấp đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kinh tế tài chính, vì nó cấu thành chi phí sản xuất kinh doanh Kế toán tiền lương cũng hỗ trợ cải tiến tổ chức lao động và nâng cao năng suất lao động Do đó, việc tính toán và phân bổ tiền lương cùng các khoản trích phải được thực hiện đúng nguyên tắc, đầy đủ và kịp thời Mỗi doanh nghiệp có hình thức và cách thức trả lương khác nhau, nhưng đều tìm ra phương pháp tính toán và hạch toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh của mình.
Nhìn chung mô hình bộ máy quản lý ở Công ty được tổ chức gọn nhẹ
Mô hình quản lý hiệu quả giúp thông tin từ cấp trên được truyền đạt nhanh chóng và chính xác đến cấp dưới, nâng cao hiệu suất công việc Đội ngũ nhân viên kế toán bao gồm những người trẻ năng động và những chuyên gia dày dạn kinh nghiệm, tạo nên một quy trình làm việc hiệu quả Chúng tôi đã đáp ứng tốt các yêu cầu hạch toán theo chế độ hiện hành và các yêu cầu đặc thù của đơn vị Sự phân công công việc rõ ràng cùng với sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận kế toán đã tăng cường hiệu quả làm việc chung, thúc đẩy tiến độ hoàn thành công việc.
Công ty đã chọn hình thức kế toán nhật ký chung, phù hợp với đặc điểm bộ máy kế toán và tình hình hạch toán thực tế Hiện nay, công ty sử dụng phần mềm hạch toán Smartpro, giúp nâng cao hiệu quả công tác kế toán bằng cách thực hiện hạch toán nhanh chóng và chính xác, đồng thời giảm thiểu sai sót khi hạch toán thủ công Việc xem và in chứng từ cũng trở nên dễ dàng hơn.
Công ty tuân thủ chế độ chứng từ kế toán theo quy định của Nhà nước, đảm bảo tính hợp pháp và hợp lệ của hệ thống luân chuyển chứng từ Mọi chứng từ đều có đầy đủ thông tin về người lập, chữ ký và người phê duyệt Hệ thống luân chuyển chứng từ được thực hiện đầy đủ và kịp thời, đáp ứng mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cung cấp thông tin cần thiết cho ban giám đốc trong mọi tình huống.
Sổ sách kế toán của công ty phải tuân thủ mẫu quy định của Bộ Tài chính, đảm bảo hệ thống tài khoản phản ánh liên tục các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Mọi ghi chép trong tài khoản cần chính xác và tuân thủ quy định pháp luật về kế toán.
3.1.2 Nhận xét về hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty
Về công tác quản lý nhân sự
Công ty sở hữu đội ngũ lãnh đạo và quản lý có kinh nghiệm, cùng với nhân viên lành nghề và hệ thống máy móc hiện đại Để đảm bảo việc chấm công chính xác, công ty đã lắp đặt máy chấm công tại cửa vào, giúp theo dõi sự hiện diện và giờ giấc làm việc của nhân viên Người quản lý máy chấm công có trách nhiệm ghi chép lý do nghỉ việc và phân công công việc, nhằm duy trì ổn định và phản ánh đúng năng suất lao động của từng thành viên.
Nhân viên nghỉ hưởng BHXH cần được theo dõi chặt chẽ, yêu cầu chứng từ đầy đủ và có chữ ký của các bộ phận liên quan để được thanh toán Mỗi trường hợp sẽ được xem xét cẩn thận nhằm xác định tỷ lệ hưởng BHXH.
Về hệ thống kế toán
Hệ thống sổ sách của công ty đã được hoàn thiện theo quy định của Bộ Tài chính, cung cấp thông tin hữu ích cho quản lý và các bên liên quan Sổ sách kế toán thể hiện chính xác và trung thực công tác tính toán, thanh toán các khoản phải trả cho người lao động.
Về hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Trong quá trình tính lương luôn đảm bảo tính chính xác, trung thực thống nhất trong từng tháng Phương pháp tính lương đơn giản, dễ làm
Công ty thực hiện hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống, nhằm đảm bảo tính chính xác cao và tuân thủ đúng nguyên tắc cũng như chế độ kế toán.
Kế toán mở sổ chi tiết cấp 2 cho tài khoản 338, cụ thể là tài khoản 3383 – Bảo hiểm xã hội, nhằm hỗ trợ hiệu quả trong việc theo dõi và kiểm tra các khoản trích nộp bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN).
Công ty thực hiện đầy đủ và kịp thời các thủ tục liên quan đến trợ cấp BHXH cho người lao động, đảm bảo chi trả dựa trên chứng từ hợp lệ Việc trích nộp các khoản trích theo lương được thực hiện chính xác và đúng tỷ lệ quy định của Nhà nước.
Công ty đã tiến hành trả lương cho người lao động bằng hình thức trả bằng tiền mặt
Mặc dù công tác tiền lương và các khoản trích theo lương mang lại nhiều ưu điểm, kế toán vẫn gặp phải một số sai sót và hạn chế.
Công ty cần xây dựng quy chế lương, thưởng và phụ cấp hợp lý nhằm khuyến khích người lao động, từ đó nâng cao năng suất và chất lượng công việc.
- Công ty chưa có chế độ trích Kinh phí công đoàn
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Hương Sắc
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương đóng vai trò quan trọng trong hoạt động doanh nghiệp, không chỉ là chi phí mà còn là công cụ kích thích hiệu quả lao động và tăng lợi nhuận Qua thực tiễn tại công ty TNHH Đầu tư và Xây dựng Hương Sắc, có nhiều thế mạnh cần phát huy nhưng cũng tồn tại những hạn chế cần khắc phục Dưới đây là một số ý kiến nhằm cải thiện tình hình.
Công ty cần thiết lập chế độ tiền thưởng và phụ cấp hợp lý để khuyến khích người lao động chú trọng đến chất lượng và năng suất làm việc, thay vì chỉ tập trung vào số ngày công Để đạt được điều này, cần có một hệ thống khen thưởng rõ ràng và công bằng, bao gồm cả các khoản thưởng cố định như thưởng sinh nhật và các dịp lễ 30/4.
Vào ngày Quốc Khánh và Tết Dương lịch, công ty nên xem xét việc thưởng cho những cá nhân hoặc tập thể có thành tích xuất sắc trong công việc, với mức thưởng đề xuất là 150.000đ cho mỗi cá nhân và 400.000đ cho mỗi tập thể Ngoài ra, các khoản phụ cấp cũng cần được cân nhắc để khuyến khích tinh thần làm việc.
- Công ty nên xem xét tăng mức tiền công tác phí thêm 100.000đ cho những lần đi công tác xa từ 2 ngày trở lên
- Phụ cấp đi làm thêm vào ngày nghỉ hàng tuần do ban lãnh đạo yêu cầu: 200% đơn giá tiền lương
- Nên có thêm khoản phụ cấp lao động cho những nhân viên đi làm xa từ 20km trở lên số tiền 80.000đ/tháng
Kinh phí công đoàn là nguồn tài trợ thiết yếu cho các hoạt động của tổ chức công đoàn ở mọi cấp Theo quy định pháp luật hiện hành, kinh phí này được trích 2% từ tổng tiền lương mà các đơn vị sử dụng lao động phải chi trả cho người lao động Điều này nhằm đảm bảo việc quản lý, duy trì và thực hiện các hoạt động theo trách nhiệm của công đoàn.
Theo quy định, tất cả doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế hoạt động theo Luật doanh nghiệp và Luật đầu tư đều phải đóng kinh phí công đoàn (KPCĐ), không phụ thuộc vào số lượng lao động hay sự tồn tại của tổ chức công đoàn cơ sở Việc tham gia KPCĐ mang lại nhiều quyền lợi cho người lao động, đảm bảo sự bảo vệ và phát triển quyền lợi hợp pháp của họ trong môi trường làm việc.
- Yêu cầu công đoàn đại diện, bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp, chính đáng khi bị xâm phạm
Người lao động có quyền được thông tin, thảo luận và đề xuất về các hoạt động của công đoàn, cũng như tham gia biểu quyết các công việc liên quan Họ cũng được cập nhật về đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước liên quan đến công đoàn, cũng như các quy định của công đoàn.
Ứng cử, đề cử và bầu cử các cơ quan lãnh đạo công đoàn là quy trình quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm Đồng thời, việc chất vấn cán bộ lãnh đạo công đoàn cũng cần được thực hiện để giám sát hiệu quả công việc Ngoài ra, việc kiến nghị xử lý kỷ luật các cán bộ công đoàn có sai phạm là cần thiết nhằm duy trì uy tín và sự tin tưởng của công đoàn đối với các thành viên.
- Được công đoàn tư vấn pháp luật, trợ giúp pháp lý miễn phí pháp luật về lao động, công đoàn
- Được công đoàn hướng dẫn giúp đỡ tìm việc làm, học nghề; thăm hỏi, giúp đỡ lúc ốm đau hoặc khi gặp hoàn cảnh khó khăn
- Tham gia hoạt động văn hoá, thể thao, du lịch do công đoàn tổ chức
- Đề xuất với công đoàn kiến nghị cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp về việc thực hiện chế độ, chính sách, pháp luật đối với người lao động
Để nâng cao hiệu quả quản lý các khoản trích quỹ, kế toán cần hạch toán thu chi một cách chính xác và phân loại sổ sách chi tiết hơn Cụ thể, nên phân chia các khoản trích thành các tài khoản riêng biệt như TK 3383 cho Bảo hiểm xã hội, TK 3384 cho Bảo hiểm y tế, và TK 3385 cho Bảo hiểm thất nghiệp Điều này giúp đánh giá kịp thời các khoản chi phí liên quan đến từng đối tượng sử dụng lao động trong công ty.
Hình thức trả lương cho người lao động tại Việt Nam đang ngày càng cải thiện nhờ sự phát triển của hệ thống ngân hàng và các dịch vụ đa dạng Sự hỗ trợ từ công nghệ và mạng lưới ATM rộng khắp đã giúp việc rút tiền trở nên phổ biến và thuận tiện hơn cho người lao động.
Việc doanh nghiệp trả lương cho người lao động qua ngân hàng mang lại nhiều lợi ích, bao gồm giảm khối lượng công việc cho phòng kế toán, hạn chế rủi ro trong quá trình vận chuyển và cất giữ tiền, cũng như giảm thiểu sai sót trong kiểm tiền và thanh toán Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính mà còn phù hợp với xu hướng công nghiệp hóa hiện nay.