CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NGUỒN NHÂN LỰC TRONG DOANH NGHIỆP
K HÁI NIỆM VỀ TUYỂN DỤNG
Tuyển dụng là bước đầu tiên trong quản trị nhân lực, đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm kiếm và lựa chọn ứng cử viên chất lượng thông qua một quy trình rõ ràng Để đạt được điều này, cần xác định các tiêu chí cụ thể về năng lực, phẩm chất, động cơ làm việc và sở thích của ứng cử viên, đảm bảo phù hợp với yêu cầu công việc và văn hóa doanh nghiệp.
Tuyển mộ là bước đầu tiên trong quy trình tuyển dụng nhân lực, có vai trò quan trọng trong việc thu hút ứng cử viên Quá trình này nhằm cung cấp thông tin về nhu cầu nhân sự của tổ chức sau khi kế hoạch nhân sự được phê duyệt Để đảm bảo chất lượng trong tuyển chọn, tuyển mộ cần truyền tải đầy đủ và chính xác thông tin cần thiết cho ứng cử viên cùng với mô tả vị trí công việc Ngoài ra, nhà quản trị cũng nên xem xét các giải pháp nhân sự nội bộ trước khi quyết định thu hút nguồn nhân lực từ bên ngoài, nhằm tránh lãng phí.
T ẦM QUAN TRỌNG CỦA TUYỂN DỤNG
Tuyển dụng đóng vai trò quan trọng trong quản trị nhân sự của doanh nghiệp, vì đây là bước khởi đầu quyết định cho các quy trình tiếp theo Chỉ khi thực hiện tốt khâu tuyển dụng, doanh nghiệp mới có thể phát triển hiệu quả các hoạt động quản lý nhân sự sau này.
Tuyển dụng nhân sự là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng nguồn nhân lực của doanh nghiệp Việc lựa chọn đúng người và bố trí họ vào vị trí phù hợp vào thời điểm cần thiết giúp tối ưu hóa hiệu suất công việc và đạt được các mục tiêu kinh doanh Tuyển dụng hiệu quả không chỉ giảm thiểu rủi ro mà còn tiết kiệm chi phí cho việc tuyển chọn và đào tạo lại, đồng thời giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập với văn hóa doanh nghiệp Ngược lại, nếu công tác tuyển dụng không được chú trọng, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng thiếu hụt nhân lực chất lượng.
ऀn định về mặt tऀ chức, gây xáo trộn trong nội bộ và làm ảnh hưởng đến hoạt động sản xuĀt kinh doanh của doanh nghiệp.
Việc tuyển dụng nhân sự mới trong những trường hợp cần thiết giúp trẻ hóa lực lượng lao động, mang đến luồng gió mới và những ý tưởng sáng tạo cho doanh nghiệp.
1.2.2 Đối với người lao động
Tuyển dụng không chỉ giúp người lao động hiểu rõ triết lý và quan điểm của các nhà quản trị, mà còn định hướng cho họ theo những giá trị và mục tiêu của doanh nghiệp.
Tuyển dụng không chỉ tạo ra bầu không khí thi đua và tinh thần cạnh tranh trong nội bộ doanh nghiệp, mà còn khuyến khích nhân viên nỗ lực làm việc tốt hơn, từ đó nâng cao hiệu suất công việc Đối với ứng viên bên ngoài, tuyển dụng mang đến cơ hội nghề nghiệp mới để họ thể hiện và phát huy năng lực của mình.
C ÁC NGUỒN VÀ PHƯƠNG PHÁP TUYỂN DỤNG
1.3.1 Nguồn và phương pháp tuyển mộ bên trong tổ chức
Là những người đang làm việc trong tऀ chức đó, tuyển nhân viên theo cách này thường được gọi là tuyển nhân viên hiện hành.
1.3.1.2 Phương pháp tuyển mộ Đối với nguồn tuyển bên trong tऀ chức, có thể áp dụng phương pháp niêm yết chỗ làm gọi tắt là niêm yết công việc c漃n trống Bảng niêm yết này được dán ở nơi công khai để công nhân viên toàn công ty đều biết, trong bản niêm yết này thường nêu rõ chỗ làm đang c漃n trống, các thủ tục cần thiết để đăng ký, các điều kiện tiêu chuẩn cụ thể - kể cả tuऀi tác lẫn sức khỏe, lương bऀng và các quyền lợi khác.
Các nhà quản trị nhân sự có thể sử dụng thông tin từ hồ sơ nhân sự để tuyển chọn ứng viên phù hợp, dựa trên các yếu tố như kỹ năng, trình độ giáo dục, kinh nghiệm làm việc và phẩm chất cá nhân cần thiết cho vị trí Ngoài ra, doanh nghiệp nên tổ chức thêm các cuộc trắc nghiệm và phỏng vấn để nâng cao độ chính xác trong quá trình tuyển dụng.
Nhân viên của doanh nghiệp đã được thử thách về l漃ng trung thành, thái độ nghiêm túc, trung thực, tinh thần trách nhiệm và ít bỏ việc.
Nhân viên mới sẽ nhanh chóng thích nghi với công việc nhờ vào sự quen thuộc với chính sách và cơ cấu của doanh nghiệp, giúp họ tiết kiệm thời gian hội nhập Điều này đảm bảo quá trình làm việc diễn ra liên tục và không bị gián đoạn, đặc biệt trong giai đoạn đầu khi họ đảm nhận trách nhiệm mới.
Hình thức tuyển dụng trực tiếp từ nhân viên hiện tại trong doanh nghiệp không chỉ tạo động lực mạnh mẽ cho tất cả các nhân viên mà còn khuyến khích bầu không khí thi đua tích cực Khi nhân viên nhận thấy có cơ hội thăng tiến, họ sẽ làm việc với tinh thần mới, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc Điều này không chỉ gia tăng sự hài lòng trong công việc mà còn củng cố tình cảm và lòng trung thành của họ đối với tổ chức.
Nhà quản lý có khả năng nắm bắt dữ liệu về trình độ học vấn, khả năng làm việc và thành tích của người lao động, cùng với quá trình làm việc thực tế và mối quan hệ của họ với đồng nghiệp và cấp trên Điều này giúp hạn chế tối đa các quyết định sai lầm trong tuyển chọn nhân sự.
Ngoài ra, việc tuyển mộ nguồn nội bộ ít tốn kém hơn so với tuyển mộ bên ngoài tऀ chức
Việc thăng chức nội bộ để tuyển nhân viên cho vị trí trống trong doanh nghiệp có thể dẫn đến tình trạng thiếu sáng tạo và sự chai lỳ trong môi trường làm việc Điều này không chỉ cản trở sự phát triển của nhân viên mà còn làm giảm bầu không khí cạnh tranh cần thiết cho sự đổi mới trong tổ chức.
Trong doanh nghiệp, có thể xuất hiện các nhóm "ứng viên không thành công", tức là những người không được thăng chức Điều này dẫn đến tâm lý không phục lãnh đạo, gây khó khăn trong việc hợp tác với ban lãnh đạo mới Hệ quả là sự hình thành bè phái, làm mất đi sự đoàn kết và ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả công việc.
Khi xây dựng chính sách đề bạt trong tổ chức, cần thiết lập một chương trình phát triển bền vững với cái nhìn tổng quát và toàn diện Điều này đòi hỏi phải có quy hoạch rõ ràng và xây dựng hồ sơ nhân sự một cách bài bản và đầy đủ.
1.3.2 Nguồn và phương pháp tuyển mộ bên ngoài tổ chức
1.3.2.1 Đối tượng tuyển dụng Đối tượng tuyển dụng là những người trong độ tuऀi lao động và ngoài tऀ chức đến xin việc, những người này bao gồm:
- Sinh viên tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng, trung học và dạy nghề;
- Những người đang trong thời gian thĀt nghiệp, bỏ việc cũ;
- Những người đang làm việc tại các tऀ chức khác…
Phương pháp thu hút nguồn tuyển mộ hiệu quả là sử dụng quảng cáo trên các phương tiện truyền thông như truyền hình, radio, báo chí và tạp chí Quảng cáo đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút ứng viên, đặc biệt cho các doanh nghiệp lớn Để nâng cao chất lượng quảng cáo, doanh nghiệp cần chú ý đến việc lựa chọn kênh quảng cáo, thời điểm và tần suất xuất hiện, cũng như nội dung quảng cáo sao cho phù hợp.
Phương pháp thu hút ứng viên qua các trung tâm môi giới việc làm là lựa chọn phổ biến cho doanh nghiệp không có phòng nhân sự riêng Tại Việt Nam, các trung tâm dịch vụ lao động ban đầu được thành lập nhằm hỗ trợ bộ đội xuất ngũ và thanh niên có tay nghề, sau đó mở rộng cho sinh viên tốt nghiệp Hiện nay, tỷ lệ sinh viên tốt nghiệp tìm được việc làm thông qua các trung tâm này cũng đang có xu hướng giảm.
Phương pháp thu hút ứng viên qua hội chợ việc làm đang được nhiều tổ chức áp dụng, cho phép ứng viên tiếp xúc trực tiếp với nhiều nhà tuyển dụng Điều này mở ra cơ hội lựa chọn lớn hơn và giúp cả ứng viên lẫn nhà tuyển dụng nhận được nhiều thông tin hơn trong cùng một thời điểm, từ đó đưa ra quyết định chính xác hơn.
Phương pháp thu hút ứng viên hiệu quả là cử cán bộ phòng Nhân sự đến trực tiếp tuyển mộ tại các trường đại học, cao đẳng và dạy nghề Tại Việt Nam, hình thức này ngày càng phổ biến và thường được tổ chức dưới dạng ngày hội việc làm.
Doanh nghiệp có thể tuyển dụng ứng viên thông qua sự giới thiệu của nhân viên hiện tại Những nhân viên này thường quen biết những người bạn đang tìm kiếm việc làm và có khả năng giới thiệu những ứng viên chất lượng cho công ty.
Nhận sinh viên thực tập không chỉ là một hình thức tuyển dụng mà còn giúp công ty đánh giá khả năng và tư cách của ứng viên để có thể mời họ làm việc chính thức sau này Đối với các ứng viên tự nguyện, công ty nên xây dựng một hệ thống hồ sơ để lưu trữ thông tin của họ, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình tìm kiếm nhân sự khi cần thiết.
Nguồn lao động phong phú cả về số lượng lẫn chất lượng tạo điều kiện cho doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm những ứng viên có trình độ cao, phù hợp với yêu cầu công việc.
Lao động tuyển từ bên ngoài tऀ chức sẽ tạo ra phương pháp làm việc mới thay đऀi lối làm việc cũ giúp tऀ chức đऀi mới và phát triển.
Người sử dụng lao động dễ dàng huĀn luyện từ đầu các nguyên tắc và nội quy cho những người mới.
Tuyển người ở ngoài tऀ chức, doanh nghiệp sẽ phải mĀt thời gian để hướng dẫn họ làm quen với công việc.
Q UÁ TRÌNH TUYỂN DỤNG NGUỒN NHÂN LỰC
Mục tiêu của giai đoạn tuyển mộ là thu hút nhiều ứng viên tham gia vào vị trí cần tuyển dụng Quy trình tuyển mộ được thực hiện theo các bước cụ thể nhằm đảm bảo hiệu quả trong việc tìm kiếm nhân lực phù hợp.
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng
Nhu cầu tuyển dụng bao gồm cả số lượng và chất lượng Số lượng thường dựa trên dự báo nhu cầu nguồn nhân lực cho kế hoạch dài hạn hoặc kế hoạch ngắn hạn của doanh nghiệp Để xác định chất lượng, tổ chức cần thực hiện phân tích công việc, cung cấp thông tin về yêu cầu và đặc điểm công việc, làm cơ sở cho việc xây dựng mô tả và tiêu chuẩn công việc Phân tích công việc giúp nhà quản trị hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mỗi vị trí, từ đó trả lời các câu hỏi liên quan đến sự phù hợp và hiệu quả của nguồn nhân lực.
Cần xem xét xem có cần tuyển thêm nhân sự cho công việc đó hay không Nếu không cần thiết, có thể áp dụng các biện pháp thay thế hiệu quả Nếu cần tuyển dụng, cần xác định số lượng nhân viên phù hợp để đáp ứng yêu cầu công việc.
- Công việc cần tuyển lao động là công việc lâu dài hay tạm thời?
- Những tiêu chuẩn về kiến thức chuyên môn, sức khỏe, kinh nghiệm… của công việc đó là gì
- Những chức năng, trách nhiệm, nghĩa vụ của công việc đó là gì?
Sau khi trả lời chính xác những câu hỏi này doanh nghiệp có thể xác định tuyển dụng hay áp dụng các phương pháp khác thay thế tuyển dụng.
Bước 2: Lập kế hoạch nguồn tuyển dụng
Sau khi xác định nhu cầu tuyển dụng, tổ chức cần xây dựng một bản kế hoạch tuyển dụng cụ thể và chi tiết Kế hoạch này sẽ giúp quá trình tuyển dụng diễn ra hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí Nội dung của kế hoạch tuyển dụng bao gồm các yếu tố quan trọng để đảm bảo công tác tuyển dụng đi đúng hướng.
- Xác định đúng số lượng và chĀt lượng lao động cần tuyển;
- Xác định nguồn tuyển mộ và phương pháp tuyển mộ
- Xác định nơi tuyển mộ và thời gian tuyển mộ
Bước 3: Thông báo tuyển dụng
Doanh nghiệp cần sử dụng các hình thức thông báo hiệu quả để thu hút ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc, nhằm tuyển chọn những người tài năng và đảm bảo họ gắn bó lâu dài với tổ chức Nội dung thông báo cần cung cấp đầy đủ, rõ ràng và chi tiết các thông tin cần thiết để ứng viên hiểu rõ về vị trí tuyển dụng.
- Quảng cáo về công ty, công việc để người xin việc hiểu rõ hơn về công ty và tính hĀp dẫn của công việc;
- Các chức năng, trách nhiệm, nhiệm vụ chính để người xin việc hình dung được công việc mà họ dự định ứng tuyển;
- Các quyền lợi của vị trí ứng tuyển như : lương thưởng, cơ hội được đào tạo, môi trường làm việc,….
- Các yêu cầu về hồ sơ, cách thức liên hệ với công ty …
Tùy thuộc vào nguồn tuyển mộ mà tổ chức dự định thu hút, cần lựa chọn phương pháp thu hút phù hợp Các hình thức thông báo tuyển dụng mà tổ chức có thể xem xét bao gồm nhiều lựa chọn khác nhau.
- Thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng;
- Niêm yết các thông báo phía bên ngoài trụ sở tऀ chức;
- Gửi thông báo đến các trường đào tạo chuyên ngành nhờ giới thiệu các ứng viên phù hợp;
- Kết hợp với các trung tâm giới thiệu việc làm để thông báo, tìm kiếm và thu hút các ứng viên phù hợp;
- Thông báo trên mạng Internet (trên website của tông ty hoặc trên các trang tìm việc trực tuyến)…
Tuyển chọn là bước quan trọng giúp nhà quản trị nhân lực đưa ra quyết định tuyển dụng chính xác, ảnh hưởng lớn đến chiến lược kinh doanh và sự phát triển của tổ chức Quy trình tuyển chọn hiệu quả đảm bảo tổ chức có được nhân sự có kỹ năng phù hợp với định hướng tương lai Để đạt kết quả cao trong tuyển chọn, cần thực hiện các bước phù hợp, áp dụng phương pháp thu thập thông tin chính xác và đánh giá thông tin một cách khoa học.
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ và sàng lọc hồ sơ
Bước này giúp xác định sự phù hợp của ứng viên với yêu cầu của công ty, từ đó loại bỏ những ứng viên không đáp ứng tiêu chuẩn công việc Tất cả hồ sơ xin việc cần được ghi chép và phân loại chi tiết để dễ dàng sử dụng sau này.
Bộ phận nhân sự sẽ tiến hành nghiên cứu lý lịch, hồ sơ cá nhân và đơn xin việc của ứng viên, so sánh với bản mô tả và tiêu chuẩn công việc để đánh giá sự phù hợp Sau khi xem xét, họ sẽ lập danh sách các ứng viên đủ điều kiện tham gia vào các vòng tiếp theo.
Bước 2: Phỏng vấn sơ bộ
Phỏng vấn sơ bộ thường chỉ diễn ra trong khoảng 5 - 10 phút, với mục đích loại bỏ những ứng viên không đạt tiêu chuẩn hoặc có điểm yếu rõ rệt so với các ứng viên khác mà hồ sơ chưa thể hiện.
Bước 3: Kiểm tra, trắc nghiệm
Các hình thức kiểm tra, trắc nghiệm và phỏng vấn ứng viên là phương pháp hiệu quả để lựa chọn những ứng viên xuất sắc nhất Những kỹ năng này giúp nhà quản trị tìm đúng người cho đúng việc, đồng thời tạo cơ hội cho ứng viên hiểu rõ hơn về năng lực của bản thân Các bài kiểm tra và trắc nghiệm cho phép đánh giá định lượng nhiều vấn đề khác nhau, từ đó thuận lợi cho việc so sánh ứng viên với tiêu chuẩn mẫu hoặc với những người khác trong quá trình tuyển dụng.
- Trắc nghiệm tìm hiểu về tri thức hiểu biết
+ Trắc nghiệm các khả năng hiểu biết đặc biệt của ứng viên
- Kiểm tra, trắc nghiệm tìm hiểu về sự khéo léo và thể lực của ứng viên
- Trắc nghiệm về tâm lý và sở thích
- Kiểm tra, trắc nghiệm thành tích
- Kiểm tra thực hiện mẫu công việc
Bước 4: Phỏng vấn lần hai
Phỏng vấn lần hai, hay phỏng vấn tuyển chọn, là quá trình giao tiếp giữa người tuyển dụng và ứng viên nhằm thu thập thông tin quyết định tuyển chọn Quá trình này giúp khắc phục những nhược điểm của đơn xin việc và văn bằng chứng chỉ Mục tiêu của phỏng vấn không chỉ là thu thập thông tin về ứng viên mà còn cung cấp thông tin về tổ chức cho họ Trong buổi phỏng vấn, người tuyển dụng cần giải thích rõ ràng về tình hình công ty, bao gồm mục tiêu, cơ cấu quản lý, chính sách nhân sự và cơ hội thăng tiến.
Tùy thuộc vào vị trí tuyển dụng và yêu cầu của từng doanh nghiệp, có nhiều loại phỏng vấn khác nhau như phỏng vấn theo mẫu, phỏng vấn tình huống, phỏng vấn mục tiêu, phỏng vấn không có hướng dẫn, phỏng vấn căng thẳng, phỏng vấn theo nhóm và phỏng vấn hội đồng Mỗi loại phỏng vấn sẽ phù hợp với phong cách của nhà tuyển dụng và mục tiêu tuyển dụng cụ thể.
Phỏng vấn là công cụ quan trọng giúp nhà tuyển dụng đánh giá ứng viên, nhưng kết quả phỏng vấn có thể bị ảnh hưởng bởi năng lực, thái độ và tâm trạng của người phỏng vấn Do đó, nhà tuyển dụng cần tránh để cảm xúc cá nhân làm ảnh hưởng đến kết quả Ngoài ra, việc tổ chức phỏng vấn cần được thực hiện chu đáo, tuân thủ đúng trình tự và chuẩn bị kỹ lưỡng về nghiệp vụ, tài chính và thiết bị cần thiết.
Bước 5: Xác minh, điều tra
Xác minh và điều tra là quá trình làm rõ thông tin về ứng viên, bao gồm trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc và tư cách tác phong Qua việc tiếp xúc với đồng nghiệp cũ, bạn bè, thầy cô giáo hoặc lãnh đạo trước đây, nhà tuyển dụng có thể kiểm tra tính chân thật của thông tin mà ứng viên cung cấp và có cái nhìn toàn diện hơn về họ Phương pháp thẩm tra qua điện thoại thường được các công ty ưa chuộng vì tính nhanh chóng, dễ dàng và thuận lợi.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY TNHH SAO NAM VIỆT
G IỚI THIỆU VỀ C ÔNG TY TNHH S AO N AM V IỆT
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Tên công ty Công ty TNHH Sao Nam Việt
Ngày thành lập Ngày 31 tháng 07 năm 2009
Vốn đăng ký kinh doanh
Tên viết tắt SAO NAM VIỆT
Thiết kế website, Công nghệ thông tin, Quảng cáo trực tuyến,
Truyền thông, Quản lý tài sản … Người đại diện pháp luật
Trần Ngọc Yến Phượng Điện thoại Địa chỉ
0933846889 31A Hoàng Quốc Việt, Phường Phú Thuận, Quận 7, Hồ Chí
Website Sao Nam Việtco.com
2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển
Sao Nam Việt cam kết đồng hành cùng các thương hiệu doanh nghiệp, với triết lý “Thành công của doanh nghiệp chính là thành công của Sao Nam Việt”.
Công ty cam kết mang lại lợi ích tối ưu cho khách hàng, ưu tiên nhu cầu của họ trong các lĩnh vực như thiết kế website, quảng cáo trực tuyến, công nghệ thông tin, quản lý tài sản và phát triển nhân lực.
Với đội ngũ nhân viên đông đảo và chất lượng, chúng tôi cam kết cung cấp dịch vụ tốt nhất với giá cả hợp lý, để khách hàng luôn nhớ đến Sao Nam Việt với sự hài lòng.
Các lĩnh vực: Thiết kế website, Quảng cáo trực tuyến, Công nghệ thông tin,Quản lý tài sản, Nhân sự
Công ty chúng tôi chuyên phát triển trong lĩnh vực Marketing Online và nhận thức rõ ràng về sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường Chính vì vậy, chúng tôi tập trung nâng cao chất lượng dịch vụ, điều này được coi là chìa khóa để xây dựng lòng tin từ phía khách hàng.
2.1.3 Đă ̣c điểm s愃ऀn xuất kinh doanh
Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều tận dụng các kênh bán hàng online như Website, Google, Zalo, Facebook, và Instagram để tăng cường tương tác với khách hàng và tìm kiếm giải pháp bán hàng hiệu quả nhất cho sản phẩm của mình Sao Nam Việt đang hợp tác với hơn 40.000 doanh nghiệp từ lớn đến nhỏ, khẳng định vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các doanh nghiệp phát triển.
Công ty hiện tại chủ yếu hoạt động tại hai khu vực Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh, nơi được công nhận là đô thị loại đặc biệt với tỷ lệ lao động phi nông nghiệp trên 90%, quy mô dân số trên 5 triệu và mật độ dân số bình quân từ 15.000 người/km² trở lên Hai thành phố này có nhận thức cao về online marketing và nhu cầu mạnh mẽ trong việc đẩy mạnh bán hàng cũng như nâng tầm thương hiệu Với mức sống và thu nhập cao, số lượng doanh nghiệp đầu tư ngày càng tăng, từ quán café đến các tập đoàn lớn, đều cần sử dụng marketing online để quảng bá sản phẩm và thương hiệu của mình.
2.1.4 Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp
2.1.4.1 Sơ đồ cơ cĀu tऀ chư뀁c
Công ty chuyên cung cấp dịch vụ thiết kế website và quảng cáo, vì vậy bộ phận văn phòng chỉ cần thiết yếu Bộ phận quan trọng nhất là kinh doanh và thiết kế, nơi quyết định sự thành công của công ty Tại đây, tập trung nhiều nhân viên kinh doanh cùng các trưởng nhóm và trưởng phòng, có trách nhiệm định hướng và phát triển đội ngũ, nỗ lực đạt được doanh số và chỉ tiêu mà công ty đề ra.
Hình 2.2 Sơ đồ cấu tạo bô ̣ máy
2.1.4.2 Nhiê ̣m vụ c甃ऀa các ph漃ng ban
Trong cơ cấu này, mỗi cá nhân sẽ đảm nhiệm các vai trò và nhiệm vụ khác nhau, phối hợp chặt chẽ để tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh.
Ban giám đốc là những người lãnh đạo chủ chốt, có nhiệm vụ điều hành tất cả các hoạt động của công ty Họ chịu trách nhiệm pháp lý đối với mọi hoạt động diễn ra trong doanh nghiệp.
Phòng kinh doanh là bộ phận chủ chốt của công ty, đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra doanh thu và đảm bảo đạt được các mục tiêu doanh số mà công ty đã đề ra.
- Ph漃ng kế toán: có nhiệm vụ thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích tình thông tin tài chính, tình hình kinh tế của công ty
- Ph漃ng nhân sự: thực hiện kế hoạch tuyển dụng nhân sự, thông báo thông tin từ Giám đốc đến nhân viên.
Phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm thiết kế dự án theo yêu cầu của khách hàng, đồng thời theo dõi giá thầu và báo giá Họ cũng triển khai các dự án theo kế hoạch đã được đề ra từ phòng kinh doanh.
2.1.5 Khái quát tình hình nguồn nhân lực tại công ty
B愃ऀng 2.1: Quy mô, cơ cấu lao động của công ty theo giới tính Đơn vị tính: người
Theo bảng số liệu, tổng số lao động của công ty đã tăng đều qua các năm Đến năm 2020, tổng số lao động đạt 117 người, tăng 17 người so với cuối năm trước.
Từ năm 2018 đến 2020, tỷ lệ lao động nam tại công ty tăng đều, từ 82% (64 người) lên 86% (101 người) Sự gia tăng này phản ánh đặc thù công việc trong xưởng sản xuất, nơi yêu cầu làm việc với máy móc, tiếng ồn và độ chính xác cao Các công việc tại công trình thường nặng nhọc và có mức độ nguy hiểm cao, điều này lý giải việc số lượng nhân viên nam chiếm ưu thế hơn so với nữ, phù hợp với nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty.
B愃ऀng 2.2: Cơ cấu lao động của công ty theo độ tuổi Đơn vị tính: người
Theo số liệu, nguồn nhân lực của công ty chủ yếu là những người trẻ tuổi, với tỷ lệ nhân viên dưới 30 tuổi tăng từ 60.26% (47 người) năm 2018 lên 74.4% (87 người) năm 2020 Mặc dù họ có sức khỏe và nhiệt huyết cao, khả năng hoàn thành công việc tốt, nhưng lại dễ dàng thay đổi môi trường làm việc và không gắn bó lâu dài với công ty Việc này đã ảnh hưởng lớn đến chất lượng nguồn lao động và gây tốn kém về chi phí cũng như thời gian cho công ty trong việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới.
B愃ऀng 2.3 Quy mô, cơ cấu lao động công ty theo tính chất công việc Đơn vị tính: người
Theo số liệu, lao động trực tiếp của công ty có tỷ lệ cao, với 58 người (75%) vào năm 2018 và tăng lên 73 người (77%) vào năm 2019.
T HỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NGUỒN NHÂN LỰC TẠI C ÔNG TY TNHH
2.2.1.Thực trạng về công tác tuyển dụng
2.2.1.1 Xác định nhu cầu tuyển dụng
Việc xác định nhu cầu tuyển dụng của công ty thường dựa trên:
- Kế hoạch SXKD hằng năm và định hướng phát triển lâu dài của công ty;
- Công ty sử dụng công nghệ mới, trang thiết bị mới,;
- Dựa vào các chức năng và nhiệm vụ, để đề nghị của từng trưởng ph漃ng ban;
- Từ những nhu cầu phát sinh khác: Thay thế người đi sinh, người ốm, đi học, người thôi việc.v.v…
Các trưởng bộ phận sẽ đánh giá nhu cầu tuyển dụng của đơn vị mình và gửi yêu cầu nhân sự lên phòng HC-NS.
- Chức danh các công việc cần tuyển;
- Số lao động được đề nghị tuyển;
- Yêu cầu đối với người dự tuyển: về trình độ, về độ tuऀi, về giới tính, về mức lương dự kiến và những yêu cầu khác…
Việc xác định nhu cầu nhân sự của phòng HC-NS thường phụ thuộc một cách thụ động vào kế hoạch sản xuất và kinh doanh của công ty Mỗi khi có kế hoạch mới nhằm gia tăng doanh thu và lợi nhuận, phòng HC-NS lập tức đưa ra nhu cầu tuyển dụng mà không xem xét khả năng của nhân viên hiện tại trong việc đảm nhận khối lượng công việc tăng thêm.
Tuy công ty đã có mẫu phiếu “Yêu cầu nhân sự” nhưng nội dung c漃n chung chung, gây khó khăn cho việc lên kế hoạch tuyển dụng.
2.2.1.2 Lập kế hoạch tuyển dụng
Dựa vào nhu cầu tuyển dụng từ các phòng ban, phòng HC-NS sẽ tổng hợp và soạn thảo kế hoạch tuyển dụng Kế hoạch này sẽ tập trung vào bốn vấn đề chính.
1 Chức danh: Về chức danh công việc, bộ phận công tác, số lao động cần tuyển
2 Yêu cầu: Về giới tính, độ tuऀi, trình độ, kinh nghiệm …
3 Triển khai thực hiện: Người thực hiện, thời gian triển khai, nội dung triển khai
4 Chi phí dự kiến: chi phí thông báo, chi phí đăng tin và các chi phí khác
Hằng năm, công ty thực hiện kế hoạch tuyển dụng hai lần vào tháng 1 và tháng 6 Kế hoạch này sẽ được trình lên Ban Giám đốc để xem xét Sau khi đánh giá tình hình thực tế, nếu kế hoạch được coi là hợp lý và cần thiết, Ban Giám đốc sẽ quyết định tuyển dụng nhân sự Phòng Hành chính - Nhân sự sẽ thực hiện các quyết định này từ Ban Giám đốc.
Giám Đốc Việc lên kế hoạch tuyển dụng 2 lần trong năm như vậy cũng là hợp lý đối với công ty.
Hiện nay, công ty áp dụng các phương pháp tuyển dụng hiệu quả cho cả nguồn nội bộ và bên ngoài, nhằm tối ưu hóa quy trình tuyển mộ nhân sự.
Phương pháp tuyển dụng đối với nguồn nội bộ tại Công ty TNHH Sao Nam Việt
Tuyển dụng qua sự đề bạt nội bộ là phương pháp thường được áp dụng cho các vị trí quản lý Các nhà quản lý sẽ xem xét và tiến cử một nhân viên dựa trên hồ sơ cá nhân và quá trình làm việc của họ, thay vì thông báo rộng rãi Nếu không tìm được ứng viên phù hợp từ nội bộ, công ty sẽ tiến hành tuyển dụng bên ngoài cho vị trí quản lý.
Việc tuyển dụng dựa trên thông tin trong hồ sơ cá nhân là một quy trình quan trọng, nhưng hiện tại công ty chưa coi trọng phương pháp này do hồ sơ không được cập nhật thường xuyên và chỉ một tỷ lệ nhỏ hồ sơ đạt chất lượng.
Phương pháp tuyển dụng từ nguồn bên ngoài tại Công ty TNHH Sao Nam Việt
Công ty thường xuyên áp dụng phương pháp tuyển dụng thông qua việc khuyến khích nhân viên giới thiệu bạn bè và người thân, nhằm tận dụng ưu điểm của việc này như tiết kiệm chi phí quảng cáo và đảm bảo chất lượng ứng viên Việc có những người quen trong môi trường làm việc giúp nhân viên dễ dàng hòa nhập hơn Ngoài ra, khi cần tuyển dụng số lượng lớn, công ty sử dụng quảng cáo trên các nền tảng truyền thông internet để tiếp cận nguồn lao động hiệu quả hơn.
Ngoài ra, công ty c漃n kết hợp với các trung tâm giới thiệu việc làm để thông báo, tìm kiếm và thu hút các ứng viên phù hợp.
Công ty TNHH Sao Nam Việt thường sử dụng các phương pháp thông báo là:
- Nhân viên của công ty giới thiệu (với các vị trí công nhân lắp đặt, nhân viên văn ph漃ng)
- Thông báo trên các phương tiện thông tin đại chúng: đài, báo chí
Trụ sở công ty sẽ niêm yết các thông báo, bao gồm thông tin tuyển dụng được cập nhật thường xuyên trên các kênh truyền thông đại chúng Để thu hút nhiều ứng viên hơn, công ty cần áp dụng các hình thức thông báo tuyển dụng sáng tạo và phong phú, từ đó mở rộng cơ hội chọn lọc những nhân viên phù hợp với vị trí cần tuyển.
Công ty đã xây dựng bản mô tả công việc và tiêu chuẩn thực hiện công việc, nhưng khi có công việc mới hoặc áp dụng công nghệ mới, công ty chưa tiến hành phân tích lại công việc Điều này gây khó khăn trong quá trình tuyển dụng do không xác định được vị trí cần tuyển thêm Hiện tại, công ty chỉ có một số bản mô tả công việc hạn chế với ít chức danh và chưa có sự cập nhật hoặc bổ sung mới.
Mô tả công việc trong thông báo tuyển dụng cần rõ ràng và chi tiết để tránh mất thời gian trong quá trình phỏng vấn và sau khi ứng viên trúng tuyển Khi có thông tin cụ thể, người lao động sẽ dễ dàng hình dung về công việc, từ đó đánh giá khả năng phù hợp của mình, giúp sàng lọc ứng viên hiệu quả hơn.
Thông báo tuyển dụng cần phải nêu rõ mức lương và các chính sách đãi ngộ, vì đây là yếu tố quan trọng thu hút ứng viên Đối với lao động phổ thông, mức lương là điểm thu hút hàng đầu, trong khi nhân viên gián tiếp và quản lý lại chú trọng vào môi trường làm việc, tính chất công việc và cơ hội phát triển Do đó, công ty cần cập nhật thông tin về mức lương và đãi ngộ trong thông báo tuyển dụng, đồng thời điều chỉnh để phù hợp với từng vị trí.
Quy trình tuyển dụng của mỗi công ty có sự khác biệt tùy thuộc vào ngành nghề và đặc thù công việc Hiện tại, Công ty TNHH Sao Nam Việt áp dụng hai quy trình tuyển dụng cho các vị trí khác nhau trong công ty.
Quy trình tuyển dụng đối với công nhân trực tiếp làm việc tại công trình qu愃ऀng cáo (Công nhân hàn, vận hành thiết bị, lái xe…)
Hình 2.2: Sơ đồ quy trình tuyển dụng lao động trực tiếp tại công ty
Nội dung cụ thể các bước được tiến hành như sau:
Bước 1: Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ
Phòng hành chính nhân sự sẽ tiếp nhận hồ sơ trong thời gian từ 2 đến 3 tuần kể từ ngày thông báo tuyển dụng Để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ, bộ phận này sẽ phối hợp với bộ phận bảo vệ nhằm kiểm tra và xác minh hồ sơ xin việc của các ứng cử viên Hồ sơ tuyển dụng cần phải đầy đủ theo yêu cầu đã được nêu trong thông báo.
- Sơ yếu lý lịch, dán ảnh 4x6 (không quá 06 tháng)
- Bản sao các văn bằng, chứng chỉ, giĀy khai sinh,.
- GiĀy khám sức khỏe (không quá 06 tháng).
Tiếếp nh n và sàng l c hồồ sậ ọ ơ
Ph ng vấến và ki m tra s c kh eỏ ể ứ ỏ
Tiếp nhận thử việc, hướng dẫn nhân viên mới và đánh giá sau thử việc
Ký hợp đồng và lưu hồ sơ
- Hộ khẩu, chứng minh thư photo và được công chứng.
- Xác nhận nhân sự, 2 ảnh 3*4.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ ứng viên, phòng hành chính nhân sự sẽ sắp xếp theo thứ tự ưu tiên Tiêu chí hàng đầu trong việc sắp xếp là trình độ chuyên môn và kinh nghiệm làm việc, tiếp theo là các bằng cấp, chứng chỉ liên quan, tình trạng sức khỏe và nguyện vọng cá nhân của ứng viên.
Đ ÁNH GIÁ CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG
Nhìn chung trong những năm qua, công tác tuyển dụng của Công ty TNHH Sao Nam Việt có nhiều bước chuyển biến theo hướng tốt hơn:
Kế hoạch tuyển dụng cần phải phù hợp với chiến lược sản xuất kinh doanh của công ty, nhằm đảm bảo quy trình tuyển dụng diễn ra nhanh chóng và hiệu quả Việc này giúp duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh liên tục, không bị gián đoạn.
Quá trình tuyển mộ được tổ chức với sự phân chia rõ ràng về trách nhiệm và quyền hạn của từng cá nhân và đơn vị, nhằm xác định nhu cầu tuyển dụng và lựa chọn ứng viên một cách hiệu quả.
Tuyển dụng nhân viên từ cả hai nguồn nội bộ và bên ngoài là chiến lược quan trọng, trong đó ưu tiên nguồn nội bộ và người thân của nhân viên hiện tại Điều này giúp nhân viên mới dễ dàng hòa nhập vào môi trường làm việc và nhanh chóng học hỏi kinh nghiệm từ những người quen thuộc.
Công ty áp dụng quy trình tuyển dụng chuyên biệt cho lao động trực tiếp và gián tiếp, nhằm tối ưu hóa hiệu quả trong quá trình tuyển dụng.
Công ty đặc biệt chú trọng đến bước kiểm tra sức khỏe, thực hiện một cách bài bản nhằm đảm bảo rằng các ứng viên được tuyển chọn đều có đủ sức khỏe để đáp ứng yêu cầu công việc.
Công tác tuyển dụng của công ty hiện tại vẫn chưa hoàn thiện nhưng đáp ứng được yêu cầu đề ra Đội ngũ nhân viên mới chủ yếu là nam giới trẻ tuổi, phù hợp với tính chất công việc và đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác tuyển dụng cũng có những mặt hạn chế cần khắc phục:
Bản mô tả công việc hiện tại chưa đầy đủ và không hỗ trợ hiệu quả cho quá trình tuyển dụng Công ty chỉ có mô tả cho một số chức danh, thiếu cập nhật và bổ sung cần thiết Điều này tạo ra khó khăn cho nhân viên tuyển dụng trong việc thiết kế thông báo, đồng thời ảnh hưởng đến độ chính xác của thông tin tuyển dụng.
Mặc dù phòng Hành chính - Nhân sự đã áp dụng nhiều hình thức thông báo tuyển dụng khác nhau, nhưng sự đa dạng và phong phú của các hình thức này vẫn còn hạn chế Điều này dẫn đến việc số lượng người biết đến thông tin tuyển dụng tại công ty không nhiều, từ đó giảm cơ hội và khả năng lựa chọn ứng viên phù hợp cho các vị trí cần tuyển.
Quá trình tuyển dụng nhanh dẫn đến việc sàng lọc ứng viên không kỹ lưỡng, với nội dung câu hỏi thi và phỏng vấn thiếu sự đổi mới Điều này không tạo điều kiện cho ứng viên thể hiện đầy đủ ưu nhược điểm của mình, từ đó không đáp ứng đủ tiêu chuẩn để đánh giá ứng viên một cách toàn diện.
Công ty thường ưu tiên tuyển dụng những ứng viên do nhân viên giới thiệu, dẫn đến việc tuyển chọn bị ảnh hưởng bởi mối quan hệ cá nhân, thiếu tính khách quan Điều này có thể khiến cho bộ phận Hành chính - Nhân sự tuyển được những người không thực sự phù hợp với công việc nhưng vẫn được nhận vào làm việc.
Các hệ thống và chính sách hiện tại vẫn chưa đầy đủ, dẫn đến việc các chế độ đãi ngộ của công ty không đủ sức hấp dẫn để giữ chân lao động Nhiều nhân viên chỉ làm việc tại công ty trong một vài năm trước khi chuyển sang nơi khác với điều kiện và mức lương tốt hơn.
Hiện nay, công tác quản trị nguồn nhân lực của công ty cần đáp ứng yêu cầu phát triển trong cơ chế thị trường Nếu không đổi mới trong tuyển dụng và khắc phục những hạn chế hiện tại, công ty sẽ gặp khó khăn trong việc nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, từ đó ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự phát triển bền vững.
