CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG CUNG ỨNG NGUỒN NHÂN LỰC
Lý luận chung về hoạt động cung ứng nguồn Nhân lực
1.1.1 Khái niệm và vai trò của hoạt động cung ứng nguồn nhân lực:
*) Khái niệm về cung ứng nguồn Nhân lực:
Dịch vụ cung ứng nhân sự ra đời nhằm đáp ứng nhanh chóng nhu cầu nhân lực của doanh nghiệp, mang lại lợi ích về tài chính và tiết kiệm thời gian Các công ty cung cấp nguồn nhân lực áp dụng các phương pháp chuyên nghiệp để đảm bảo cung cấp đầy đủ cả số lượng và chất lượng nhân sự, phù hợp với đặc thù và yêu cầu của từng tổ chức.
*) Vai trò của cung ứng nguồn Nhân lực:
Quá trình cung ứng nguồn Nhân lực là hoạt động thiết yếu giúp doanh nghiệp tận dụng hiệu quả nguồn lực lao động trên thị trường, đồng thời cung cấp giải pháp Nhân sự bền vững cho chiến lược dài hạn Việc sử dụng dịch vụ cung ứng Nhân lực không chỉ mang lại nhân sự có kỹ năng phù hợp với sự phát triển tương lai của tổ chức mà còn giảm thiểu chi phí và thời gian cho việc nghiên cứu, tìm kiếm lao động, từ đó hạn chế rủi ro và thiệt hại trong quá trình thực hiện công việc.
Hoạt động cung ứng nguồn nhân lực cho phép các doanh nghiệp tập trung vào dịch vụ cốt lõi của mình, đồng thời giải quyết nhu cầu tuyển dụng thông qua giải pháp thuê ngoài (outsourcing) để tìm kiếm nhân sự phù hợp cho công ty.
Hoạt động cung ứng nguồn Nhân lực là một quy trình liên tục, bao gồm việc tìm kiếm ứng viên và theo dõi hiệu suất làm việc của họ tại công ty đối tác Đây là công cụ quản lý Nhân lực quan trọng, giúp nắm bắt và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh, đồng thời tạo động lực cho nhân viên và góp phần ổn định hoạt động của doanh nghiệp.
Hoạt động cung ứng nguồn nhân lực không chỉ tập trung vào việc tìm kiếm ứng viên mà còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc định hướng công việc, thực hiện phỏng vấn ban đầu và kiểm tra chuyên môn cho các ứng viên Điều này giúp doanh nghiệp sàng lọc ứng viên một cách hiệu quả trước khi tiến vào giai đoạn quyết định.
1.1.2 Những nguyên nhân dẫn đến hoạt động cung ứng nguồn Nhân lực:
Việc hiểu rõ mục đích sử dụng dịch vụ cung ứng nhân lực là rất quan trọng đối với các công ty, doanh nghiệp Nhân lực là yếu tố thiết yếu cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp Khi nền tảng con người được đảm bảo, các yếu tố khác cũng sẽ được nâng cao đáng kể Do đó, khi căn cứ của cung ứng nhân lực được xác định rõ ràng, việc cung ứng nguồn nhân lực sẽ được thực hiện một cách hiệu quả và đảm bảo hơn.
Sự thay đổi công nghệ hàng ngày trong quản lý và sản xuất đang tạo ra những tác động sâu sắc đến các vị trí công việc và yêu cầu cụ thể Tiến bộ công nghệ không chỉ dẫn đến tình trạng dư thừa nhân sự mà còn đặt ra thách thức trong việc giữ chân người tài và tái cấu trúc lực lượng lao động Do đó, việc lập kế hoạch cung ứng nhân lực một cách hiệu quả, có hệ thống và chuyên sâu trở nên cần thiết hơn bao giờ hết.
Mỗi doanh nghiệp đều phải đối mặt với những biến động theo chu kỳ, và tốc độ cũng như cấu trúc của những thay đổi này sẽ tác động đến nhu cầu về nhân lực.
Sự thay đổi về nhân khẩu học có tác động lớn đến lực lượng lao động, bao gồm các yếu tố như giới tính, độ tuổi, kỹ năng kỹ thuật, nền tảng xã hội và trình độ học vấn Những yếu tố này không chỉ ảnh hưởng đến cấu trúc của lực lượng lao động mà còn tác động đến kế hoạch cung ứng nhân lực trong các tổ chức.
Dự báo nhu cầu nhân sự là quá trình mà bộ phận cung ứng nhân lực ước tính số lượng và chất lượng nhân viên cần thiết cho tương lai, dựa trên kế hoạch dài hạn và ngân sách hàng năm của công ty Việc xác định mục đích sử dụng dịch vụ cung ứng nhân lực phụ thuộc vào điểm mạnh, điểm yếu, thách thức, cơ hội, tầm nhìn và mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp Hiện nay, nhiều doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ "Headhunt" như một chiến lược hoạt động lâu dài để đáp ứng nhu cầu nhân sự của mình.
1.1.3 Quá trình cung ứng nguồn Nhân lực:
*) Quá trình hoạt động cung ứng nguồn Nhân lực của các công ty dịch vụ nhân sự, thông thường được vận hành như sau:
Client (Khách hàng có nhu cầu tuyển dụng nhân lực)
(1) Gửi yêu cầu tới “công ty headhunt”
(2) Candidate (Ứng viên có nhu cầu việc làm - hay nhảy việc)
Nguồn: Kỷ yếu Nhân sự Việt Nam 2016
Khách hàng có thể chủ động liên hệ với các công ty headhunt để yêu cầu tuyển dụng các vị trí cần thiết, hoặc cũng có thể được các headhunter tìm kiếm khi họ nhận thấy nhu cầu nhân lực trên thị trường và sau đó mời gọi sử dụng dịch vụ của mình.
“headhunt” Khách hàng đưa ra bản mô tả công việc, bản yêu cầu công việc đối với
Công ty headhunt, hay còn gọi là headhunter, sẽ tiếp nhận yêu cầu tuyển dụng từ Khách hàng và thông báo rõ ràng về chi phí dịch vụ Sau đó, hai bên sẽ thỏa thuận và ký kết các điều khoản hợp đồng để tiến hành quá trình tuyển dụng.
Headhunter là người đảm nhiệm việc tìm kiếm ứng viên phù hợp để giới thiệu cho khách hàng Ứng viên có thể đến từ cơ sở dữ liệu có sẵn, do ứng viên tự gửi đến, hoặc từ các nguồn khác.
Headhunter là người tìm kiếm ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc, tiếp cận những người có nhu cầu thay đổi công việc Họ tiến hành sàng lọc hồ sơ và lựa chọn những ứng viên tiềm năng nhất Quá trình đánh giá bao gồm việc xem xét hồ sơ, phỏng vấn sơ bộ và trực tiếp, kiểm tra kỹ năng chuyên môn, thẩm định năng lực, cũng như xác minh thông tin từ các mối quan hệ và nơi làm việc trước đây của ứng viên Cuối cùng, headhunter sẽ gửi đến khách hàng một bản đánh giá chi tiết kèm theo danh sách ứng viên được chọn.
Sau khi tìm được ứng viên phù hợp, "headhunter" sẽ gửi từ 2-5 ứng viên cho khách hàng kèm theo đánh giá, nhưng không cung cấp thông tin liên hệ hoặc đầy đủ họ tên và tên công ty trước đây của ứng viên "Headhunter" đóng vai trò trung gian, truyền đạt thông tin, lịch hẹn phỏng vấn và các vấn đề phát sinh trong quá trình tiếp xúc giữa ứng viên và doanh nghiệp khách hàng.
Hoạt động cung ứng nguồn Nhân lực của các tổ chức chuyên nghiệp
1.2.1 Xu thế của thị trường lao động hiện nay:
Thị trường lao động là nơi diễn ra các hoạt động liên quan đến sức lao động, bao gồm cả người tìm việc và người tạo ra việc làm trong một khu vực cụ thể Nó không chỉ liên quan đến việc thuê mướn lao động mà còn bao gồm việc cung ứng lao động cho các công việc nhất định, xác định các điều kiện làm việc, mức lương và các phúc lợi cho người lao động.
Trong nền kinh tế thị trường hiện đại, thị trường lao động diễn ra như một thị trường cạnh tranh hoàn hảo Thị trường lao động cạnh tranh hoàn hảo sở hữu những đặc điểm cơ bản của yếu tố thị trường, tạo ra sự công bằng và hiệu quả trong việc phân bổ nguồn nhân lực.
Người lao động được đảm bảo cơ hội bình đẳng khi tham gia vào thị trường, nơi họ có thể tìm kiếm việc làm phù hợp với kinh nghiệm, trình độ chuyên môn và kỹ năng của mình Điều này giúp tối ưu hóa hiệu suất công việc và nâng cao chất lượng nguồn nhân lực trong thị trường lao động hiệu quả.
Cạnh tranh việc làm cần tuân thủ nguyên tắc công bằng và minh bạch để thị trường lao động hoạt động hiệu quả Tuyển dụng không công bằng có thể dẫn đến việc những người có chuyên môn và năng lực không tiếp cận được cơ hội việc làm phù hợp, buộc họ phải chấp nhận công việc không đúng chuyên ngành Điều này không chỉ gây lãng phí nguồn nhân lực mà còn làm giảm hiệu quả tổng thể của thị trường lao động.
Cần thiết có sự kết nối chặt chẽ giữa khu vực nhà nước và tư nhân để tạo ra chính sách lao động đồng bộ, khuyến khích sự linh hoạt trên thị trường lao động Điều này giúp phát huy tối đa tiềm năng của lực lượng lao động dựa trên năng lực và đam mê công việc, từ đó tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực.
Cơ hội việc làm đầy đủ là yếu tố then chốt để thúc đẩy một thị trường lao động linh hoạt Khi thiếu cơ hội việc làm, người lao động sẽ có xu hướng giữ chặt công việc hiện tại vì lo ngại không tìm được việc mới, trong khi những người tìm việc sẽ không có sự lựa chọn và phải chấp nhận công việc không phù hợp với chuyên môn của mình Do đó, việc tạo ra cơ hội việc làm đầy đủ giúp phát huy hiệu quả của toàn bộ lực lượng lao động.
Cung - cầu lao động gặp nhau là yếu tố then chốt trong một thị trường lao động cạnh tranh hoàn hảo Việc kết nối cung - cầu lao động giúp thị trường hoạt động hiệu quả, đồng thời hỗ trợ chính sách đào tạo và khuyến khích nhu cầu học nghề, học chuyên môn phù hợp với yêu cầu thực tế của thị trường.
Thứ sáu, người lao động có năng lực thương lượng liên quan tới việc làm.
Năng lực thương lượng của người lao động được hình thành từ chuyên môn, trình độ và kỹ năng Do đó, việc đào tạo những yếu tố này là rất quan trọng để nâng cao vị thế thương lượng trong thị trường lao động Năng lực thương lượng không chỉ giúp người lao động linh hoạt hơn trong việc tìm kiếm và chuyển đổi công việc mà còn phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế.
Vào thứ bảy, các bên trong quan hệ lao động cần phải độc lập để tiến hành đối thoại và thương lượng một cách hiệu quả Đối thoại và thương lượng đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển và cạnh tranh của thị trường lao động Do người lao động thường ở thế yếu so với nhà tuyển dụng, việc có tổ chức đại diện là cần thiết để đảm bảo vị thế bình đẳng, cung cấp tư vấn, hỗ trợ kỹ thuật và pháp lý trong quá trình thương lượng.
Nhà nước đóng vai trò quan trọng trong việc vận hành thị trường lao động thông qua các chính sách kết nối cung - cầu, khuyến khích tạo việc làm trong cả khu vực công và tư Chính phủ kích thích người lao động tìm kiếm và chuyển đổi công việc phù hợp với năng lực, đồng thời cung cấp chính sách trợ cấp thất nghiệp và bảo vệ việc làm, giúp người lao động chấp nhận rủi ro mất việc Nhà nước cũng ngăn chặn hành vi kinh doanh phi đạo đức, bảo đảm quyền lợi cho người lao động trong trường hợp tai nạn lao động và duy trì các chính sách lao động và an sinh xã hội, tạo điều kiện cho thị trường lao động hoạt động linh hoạt.
1.2.1.1 Thị trường lao động cạnh tranh hoàn hảo với nền Kinh tế thị trường
Kinh tế thị trường (KTTT) là hệ thống nơi quy luật cung và cầu chi phối sản xuất hàng hóa và dịch vụ Cung cấp bao gồm tài nguyên thiên nhiên, vốn và lao động, trong khi cầu phản ánh nhu cầu mua sắm của người tiêu dùng, doanh nghiệp và chính phủ Doanh nghiệp bán sản phẩm với giá cao nhất mà người tiêu dùng sẵn sàng chi trả, trong khi người tiêu dùng tìm kiếm giá thấp nhất cho hàng hóa và dịch vụ Người lao động mong muốn nhận lương cao nhất có thể dựa trên kỹ năng của họ, và các nhà tuyển dụng tìm kiếm nhân viên tốt nhất với mức lương thấp nhất.
Kinh tế thị trường hiện đại, đầy đủ ít nhất phải thể hiện sáu đặc điểm sau:
Sở hữu tư nhân là yếu tố quan trọng để kinh tế thị trường hoạt động hiệu quả, trong đó hầu hết tài sản và dịch vụ đều thuộc quyền sở hữu cá nhân Chủ sở hữu có quyền lập các hợp đồng pháp lý để thực hiện giao dịch mua, bán hoặc cho thuê tài sản, từ đó tạo ra lợi nhuận từ quyền sở hữu của mình.
Quyền tự do lựa chọn là một yếu tố quan trọng trong thị trường cạnh tranh, cho phép chủ sở hữu quyết định sản xuất, mua và bán hàng hóa cũng như dịch vụ Tuy nhiên, họ phải tuân thủ hai ràng buộc chính: giá cả mà họ sẵn sàng giao dịch và số vốn hiện có.
Động cơ tư lợi là yếu tố quan trọng trong hệ thống đấu giá, nơi mọi người bán sản phẩm cho người trả giá cao nhất và thương lượng giá thấp nhất khi mua Hệ thống này không chỉ định giá cho hàng hóa và dịch vụ mà còn phản ánh giá trị thị trường, cung cấp cái nhìn chính xác về mối quan hệ cung - cầu tại bất kỳ thời điểm nào.
Cạnh tranh là yếu tố quan trọng giúp duy trì giá cả thấp và đảm bảo hiệu quả trong việc cung cấp hàng hóa và dịch vụ Các doanh nghiệp nhận thấy rằng việc tăng cường sản xuất có thể nâng cao lợi nhuận, từ đó làm giảm giá và chỉ giữ lại những đối thủ mạnh nhất trên thị trường Áp lực cạnh tranh không chỉ tác động đến doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng đến người lao động và người tiêu dùng; người lao động cạnh tranh để giành được công việc có mức lương cao nhất, trong khi người tiêu dùng tìm kiếm sản phẩm tốt nhất với giá cả hợp lý nhất.
Quá trình cung ứng nguồn Nhân lực của các tổ chức chuyên nghiệp
1.3.1 Quá trình cung ứng nguồn Nhân lực chuyên nghiệp:
Hiện nay, các công ty cung ứng nhân lực đang xây dựng các quy trình cung ứng chuyên nghiệp, phù hợp với thế mạnh và khối lượng khách hàng Họ dựa vào đặc điểm thị trường và xu hướng nghề nghiệp để định hướng quy trình, nhằm tối ưu hóa thời gian và tiết kiệm chi phí cho cả công ty khách hàng và bản thân họ.
Quá trình tuyển dụng “headhunt” chuyên nghiệp bao gồm ba giai đoạn chính: Tìm kiếm Khách hàng, Tìm kiếm Ứng viên và Chốt hợp đồng Mô hình này được các công ty áp dụng làm cơ sở để xây dựng quy trình tuyển dụng riêng của mình, dựa trên nguồn từ “TS.Trần Kim Dung (2005), Quản trị nguồn nhân lực — Human resource management, Nhà xuất bản Thống kê”.
*) Giai đoạn 1: Tìm kiếm Khách hàng (Business Development)
Trong giai đoạn này, lại gồm 6 bước riêng biệt:
1 Xác định các Khách hàng mục tiêu / tiềm năng và có thể trở thành Khách hàng truyền thống của công ty mình trong thời gian hợp tác lâu dài sau này, và các vị trí mà Khách hàng thường tuyển dụng thì công ty có khối lượng hồ sơ Ứng viên khá dồi dào, đảm bảo quá trình tuyển dụng nhanh chóng và chốt được những Ứng viên tốt nhất cho Khách hàng trong thời gian nhanh nhất, đảm bảo Ứng viên đó gắn bó và cống hiến lâu dài tại công ty Khách hàng.
2 Nghiên cứu chi tiết về các Khách hàng tiềm năng đó (Online hoặc qua nguồn thông tin thị trường ) Xác lập các trường thông tin như: vốn điều lệ, quy mô, uy tín, thế mạnh trên thị trường, môi trường làm việc ra sao, phong cách lãnh đạo như thế nào, định hướng kinh doanh của công ty đó, cơ chế khen thưởng của công ty có tạo động lực làm việc tốt cho nhân viên hay không?
3 Tìm phương pháp tiếp cận các Khách hàng tiềm năng bằng nhiều cách: có thể gọi trực tiếp hoặc email hoặc nhờ người giới thiệu, hoặc tiếp cận với phòng nhân sự, hay ban Giám đốc của công ty để đặt vấn đề về dịch vụ tuyển dụng của công ty mình tới Khách hàng.
4 Sắp xếp để trao đổi với Khách hàng, tiến tới cuộc gặp mặt trực tiếp: giai đoạn này thông thường qua điện thoại để giới thiệu qua về dịch, sẽ mất khoảng 10 -
Sau 20 phút, chúng tôi sẽ gửi thông tin cơ bản về dịch vụ qua email để khách hàng có thể xem xét các điều khoản hợp đồng Điều này giúp khách hàng thẩm định và làm rõ một số điều khoản hợp tác trước khi tiến hành cuộc gặp trực tiếp.
5 Gặp gỡ và thỏa thuận hợp đồng: trung bình khoảng 30 - 60 phút giới thiệu chi tiết về dịch vụ, công ty và cũng như trả lời các thắc mắc của Khách hàng. Thường ở phần này, “headhunter” sẽ thiết kế thành cách sơ đồ, hoặc hình ảnh ngắn gọn nhưng chi tiết về dịch vụ và những lợi ích, thế mạnh của công ty, để Khách hàng nắm rõ và quyết định chọn sử dụng dịch vụ của công ty này hay không.
6 Đàm phán về phí dịch vụ và các điều khoản hợp đồng Thuyết phục Khách hàng để ký hợp đồng với bạn ở mức phí dịch vụ hợp lý.
*) Giai đoạn 2: Tìm kiếm Ứng viên (Searching and Placement)
Giai đoạn này gồm 19 bước:
1 Nhận Job Order (mô tả công việc) cho các vị trí Khách hàng cần tuyển dụng, tất nhiên là sau khi 2 bên đã ký hợp đồng
2 Nghiên cứu mô tả công việc và trao đổi về các yêu cầu của Khách hàng với từng vị trí cụ thể, phải hiểu rõ tính chất của công việc cùng các yêu cầu chưa có trong bản mô tả, đảm bảo quá trình tuyển dụng không bị đứt đoạn hay tìm người không đúng với yêu cầu của Khách hàng.
3 Lên phương án làm nguồn để tiếp cận các Ứng viên phù hợp với yêu cầu đề ra, thu hút số lượng hồ sơ dồi dào, đảm bảo chất lượng hồ sơ tốt trong thời gian ngắn nhất.
4 Quảng cáo các vị trí đó (nếu cần thiết và được Khách hàng cho phép) trên một số kênh online, mạng xã hội, qua người quen hoặc trong network của các hunter.
5 Search Ứng viên offline qua nguồn networking, giới thiệu hoặc
“headhunt” trực tiếp từ các công ty đối thủ hoặc theo yêu cầu của Khách hàng.
6 Nhận hồ sơ và sắp xếp theo cách thư mục rõ ràng, sau đó làm bản đánh giá chất lượng chung bước đầu về hồ sơ Ứng viên Đồng thời là cơ sở để “headhunter” có thể đẩy mạnh ký tiếp các hợp đồng khác với các công ty Khách hàng trong cùng lĩnh vực, tận dụng tối đa nguồn dữ liệu Ứng viên đang có.
7 Lọc hồ sơ Ứng viên theo các tiêu chí mà bản mô tả công việc và Khách
8 Gặp gỡ và phỏng vấn Ứng viên, đánh giá sự phù hợp của Ứng viên với vị trí đó.
9 Làm báo cáo cho Ứng viên phù hợp theo mẫu chung và yêu cầu của Khách hàng hoặc mẫu chung của công ty (phụ lục).
10 Giới thiệu Ứng viên qua Khách hàng kèm bản đánh giá Ứng viên
11 Với các tiêu chí như: ngoại hình, tính cách, điểm mạnh, yếu, mức độ phù hợp, nguyện vọng, mức lương, thời gian có thể nhận công việc mới nếu trúng tuyển
Headhunter sẽ hợp tác chặt chẽ với khách hàng để xem xét các phản hồi ban đầu, từ đó có thể tìm kiếm ứng viên phù hợp hơn hoặc điều chỉnh các ứng viên hiện tại cho các đợt phỏng vấn sau Họ cũng sẽ cải thiện phương pháp phỏng vấn để hỗ trợ ứng viên trong quá trình phỏng vấn một cách hiệu quả nhất.
13 Sắp xếp cho các ứng cử viên được lựa chọn để sang phỏng vấn với Khách hàng - vòng 1 “Headhunter” chịu trách nhiệm hỗ trợ về mặt báo thông tin, hỗ trợ về mặt nội dung phỏng vấn (nếu Khách hàng yêu cầu) hoặc về mặt phương tiện đón Ứng viên đi phỏng vấn (với Ứng viên cao cấp, hoặc khu vực nơi Ứng viên ở cách xa công ty).
