LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONG
Tổng quan về hàng tồn kho và kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp
1.1.1.1Giới thiệu về hàng tồn kho
Theo chuẩn mực kế toán quốc tế IAS 02 quy định: Hàng tồn kho là những tài sản:
- Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường;
- Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang để phục vụ cho việc bán;
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS 02 quy định: Hàng tồn kho là những tài sản: (a) Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường;
(b) Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang;
(c) Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Hàng tồn kho của mỗi doanh nghiệp có những đặc điểm riêng biệt tùy thuộc vào loại hình kinh doanh Nhìn chung, hàng tồn kho rất đa dạng về hình thức và đặc điểm, phản ánh quy trình sản xuất khác nhau Một số đặc điểm nổi bật của hàng tồn kho bao gồm tính linh hoạt trong quản lý, sự biến đổi theo mùa vụ và khả năng ảnh hưởng đến dòng tiền của doanh nghiệp.
- Là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp và chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp.
- Được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, với chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho khác nhau.
Hàng tồn kho là một phần quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, thường xuyên biến đổi hình thái và chuyển hóa thành các tài sản ngắn hạn khác như tiền tệ, sản phẩm dở dang và thành phẩm Việc quản lý hiệu quả hàng tồn kho giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất và nâng cao hiệu suất kinh doanh.
- Trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại khác nhau với đặc điểm về tính chất thương phẩm và điều kiện bảo quản khác nhau.
Xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho là một nhiệm vụ phức tạp và đầy thách thức Nhiều loại hàng tồn kho, như tác phẩm nghệ thuật, linh kiện điện tử, đồ cổ và kim khí quý, thường khó phân loại và định giá chính xác.
❖ Phân loại về hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Theo quy định của chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS 02, hàng tồn kho được chia thành 3 loại:
Hàng tồn kho là tài sản được lưu giữ để phục vụ cho quá trình sản xuất và kinh doanh trong thời gian bình thường Nó bao gồm các loại hàng hóa tồn kho, hàng hóa đang vận chuyển, hàng gửi bán, hàng gửi đi gia công chế biến và thành phẩm còn lại trong kho.
Hàng tồn kho bao gồm các sản phẩm đang trong quá trình sản xuất và kinh doanh dở dang, như sản phẩm chưa hoàn thành, sản phẩm đã hoàn thành nhưng chưa thực hiện thủ tục nhập kho, cùng với chi phí dịch vụ dở dang.
Nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ là những yếu tố quan trọng trong sản xuất, kinh doanh và cung cấp dịch vụ Chúng bao gồm nguyên liệu và vật liệu tồn kho, công cụ dụng cụ cần thiết, hàng hóa gửi đi gia công chế biến, cũng như hàng mua đang vận chuyển chưa về nhập kho.
Ngoài ra, có rất nhiều tiêu thức dùng để phân loại hàng tồn kho trong doanh nghiệp có thể kể đến như:
- Theo mục đích sử dụng
- Theo địa điểm bảo quản
- Theo phẩm chất hàng tồn kho
1.1.1.2 Tầm quan trọng của thông tin HTK trên Báo cáo tài chính
Khoản mục "Hàng tồn kho" đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin về vốn lưu động ngắn hạn của doanh nghiệp Nó phản ánh lượng dự trữ hàng hóa phục vụ cho hoạt động kinh doanh, tốc độ luân chuyển hàng tồn kho và khả năng sinh lời của doanh nghiệp.
Khoản mục hàng tồn kho trên Báo cáo tài chính không chỉ phản ánh giá trị và số lượng hàng hóa mà còn cho phép tính toán các chỉ số tài chính quan trọng, như chỉ số vòng quay hàng tồn kho và số ngày bình quân hàng tồn kho, nhằm đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Chỉ số vòng quay hàng tồn kho phản ánh hiệu quả quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp Một chỉ số cao cho thấy doanh nghiệp có khả năng bán hàng nhanh chóng và giảm thiểu tình trạng hàng tồn kho ứ đọng Tuy nhiên, nếu chỉ số quá cao có thể dẫn đến việc thiếu hàng dự trữ, gây ra rủi ro khi nhu cầu thị trường tăng đột ngột, khiến doanh nghiệp có thể mất khách hàng vào tay đối thủ Do đó, chỉ số vòng quay hàng tồn kho cần được duy trì ở mức hợp lý để đảm bảo sản xuất đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Trong đó: Hàng tồn kho trung bình = (Hàng tồn kho trong báo cáo năm trước + hàng tồn kho năm nay)/2
Chỉ số số ngày bình quân vòng quay hàng tồn kho đo lường thời gian trung bình mà hàng tồn kho cần để luân chuyển hết một vòng Chỉ số này giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hiệu quả quản lý hàng tồn kho và tối ưu hóa quy trình kinh doanh.
Số ngày bình quân vòng quay hàng tồn kho = 365/ Vòng quay hàng tồn kho
1.1.1.3 Vai trò của Hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Mỗi loại hình doanh nghiệp có vai trò riêng đối với hàng tồn kho Đối với doanh nghiệp cung ứng dịch vụ, lượng hàng tồn kho thường rất ít, vì họ hiếm khi cần nguyên liệu thô để chế biến thành phẩm.
Hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong các doanh nghiệp sản xuất, giúp đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra liên tục và không bị gián đoạn bởi các yếu tố kinh tế thị trường Do đó, việc kiểm soát lượng hàng tồn kho là cần thiết để duy trì sự ổn định và hiệu quả trong quản lý.
Nguyên vật liệu tồn kho đóng vai trò quyết định trong quy trình sản xuất của doanh nghiệp Việc duy trì đủ lượng nguyên vật liệu giúp đảm bảo hoạt động sản xuất không bị gián đoạn trong tương lai Hơn nữa, việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả còn giúp doanh nghiệp giảm thiểu tác động của sự biến động giá nguyên vật liệu lên chi phí sản xuất.
Hàng tồn kho thành phẩm không chỉ đảm bảo cung ứng đủ hàng hóa khi nhu cầu thị trường tăng cao, mà còn giúp doanh nghiệp gia tăng hoạt động kinh doanh Khi giá cả hàng hóa tăng, doanh nghiệp có thể bán ra các sản phẩm lưu trữ, từ đó mang lại lợi nhuận lớn và thúc đẩy sự phát triển bền vững.
Hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, tuy nhiên, việc lưu trữ quá nhiều hàng hóa có thể dẫn đến tăng chi phí bảo quản mà không mang lại lợi nhuận khi nhu cầu thị trường giảm Điều này có thể gây chậm thu hồi vốn, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh.
1.1.2 Vai trò, nhiệm vụ của kế toán hàng tồn kho
❖Vai trò của kế toán hàng tồn kho
Kế toán hàng tồn kho
Khi xảy ra các giao dịch xuất kho và nhập kho, kế toán kho cần kiểm tra tính hợp lệ của các hóa đơn liên quan và thực hiện kiểm kê hàng hóa khi nhận bàn giao Sau khi hàng hóa được xuất hoặc nhập kho, kế toán phải hạch toán qua các tài khoản kế toán phù hợp với nghiệp vụ phát sinh.
Để đảm bảo quy trình nhận và giao hàng tồn kho diễn ra chính xác và không có gian lận, kế toán hàng tồn kho cần thường xuyên đối chiếu sổ sách với kế toán công nợ Việc này giúp nắm bắt số lượng hàng tồn kho trong quá trình kinh doanh và giao dịch của doanh nghiệp Đồng thời, việc xác nhận kịp thời các hóa đơn, chứng từ và kết quả giao nhận hàng tồn kho là rất quan trọng để tránh sai sót trong tương lai.
Quản lý kho cần đảm bảo nhân viên tuân thủ quy định doanh nghiệp, đồng thời lên kế hoạch sắp xếp kho hợp lý để tránh hỏng hóc và lãng phí hàng tồn kho Định kỳ, cần đối chiếu số liệu hàng tồn kho giữa sổ sách và thực tế, nộp chứng từ và báo cáo theo quy định Trong trường hợp có chênh lệch số liệu, kế toán kho phải xác định nguyên nhân và chịu trách nhiệm xử lý.
1.2 Ke toán hàng tồn kho
1.2.1 Xác định giá trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp
1.2.1.1 Nguyên tắc xác định giá trị hàng tồn kho
Theo chuẩn mực kế toán VAS 02, hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc Nếu giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc, doanh nghiệp phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện Đối với nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ phục vụ sản xuất, doanh nghiệp vẫn phải trình bày theo giá gốc, ngay cả khi giá trị thuần có thể thực hiện thấp hơn giá gốc, miễn là giá bán sản phẩm do chúng tạo ra bằng hoặc cao hơn giá thành sản xuất.
Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong quá trình sản xuất và kinh doanh thông thường, sau khi trừ đi chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.
1.2.1.2 Xác định giá trị hàng nhập kho
Hàng tồn kho được định giá theo giá gốc, bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác cần thiết để đưa hàng tồn kho đến vị trí và trạng thái hiện tại.
Chi phí liên quan trực tiếp đến giá gốc hàng tồn kho bao gồm các khoản chi phí ngoài chi phí mua và chi phí chế biến Tuy nhiên, có những chi phí không được tính vào giá gốc hàng tồn kho.
- Chi phí nguyên liệu, vật liệu, chi phí nhân công và các chi phí sản xuất, kinh doanh khác phát sinh trên mức bình thường
- Chi phí bảo quản hàng tồn kho trừ các khoản chi phí bảo quản hàng tồn kho cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo
- Chi phí quản lý doanh nghiệp
1.2.1.3 Xác định giá trị hàng xuất kho
Trước khi Thông tư 200 ra đời, theo chuẩn mực kế toán VAS 02, có 4 phương pháp tính giá xuất kho bao gồm: phương pháp thực tế đích danh, phương pháp bình quân gia quyền, phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) và phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO) Tuy nhiên, phương pháp LIFO ít được áp dụng, chủ yếu trong bối cảnh giá vật tư, hàng hóa tăng cao do lạm phát Hiện nay, khi lạm phát đã dần ổn định, Điều 23, Thông tư số 200/2014-TT/BTC đã chính thức loại bỏ phương pháp LIFO, chỉ còn lại 3 phương pháp tính giá hàng xuất kho.
- Phương pháp tính theo giá đích danh
- Phương pháp bình quân gia quyền
- Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO)
1.2.2 Chứng từ được sử dụng trong kế toán hàng tồn kho
Chu trình kế toán hàng tồn kho bao gồm nhiều bước liên kết chặt chẽ với nhau Kế toán hàng tồn kho cần phải nắm vững các chứng từ tương ứng với từng giai đoạn để ghi nhận kịp thời các hoạt động diễn ra trong kho hàng.
- Các chứng từ trong khâu luân chuyển hàng hóa được nhập kho bao gồm:
Khi doanh nghiệp tiến hành mua vật liệu và hàng hóa, các chứng từ cần thiết bao gồm phiếu đề nghị mua hàng, hóa đơn từ nhà cung cấp, phiếu kiểm nhận hàng, phiếu nhập kho và thẻ kho.
- Các chứng từ trong khâu luân chuyển hàng hóa xuất kho bao gồm:
+ Đối với xuất kho cho sản xuất, các chứng từ gồm có: phiếu yêu cầu lĩnh vật tư, phiếu xuất kho, vận đơn và thẻ kho
Để thực hiện xuất kho hàng hóa và thành phẩm phục vụ bán hàng, cần chuẩn bị bộ chứng từ bao gồm: đơn đặt hàng từ khách hàng, hóa đơn bán hàng và phiếu xuất kho.
1.2.3 Các phương pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho
1.2.3.1 Phương pháp thẻ song song
Phương pháp mở thẻ song song yêu cầu bộ phận kho và bộ phận kế toán cùng lúc ghi chép chi tiết về số lượng hàng hóa và nguyên vật liệu nhập xuất Định kỳ, hai bộ phận này sẽ đối chiếu sổ sách để đảm bảo số liệu hàng tồn kho khớp nhau.
Ghi chủ: -Glii hãng ngày
■*- -► Đối chiếu liáng ngãr.' Đối chiếu cuối thăng
Sơ đồ 1.1: Ke toán hàng tồn kho chi tiết theo phương pháp thẻ song song
(Sinh viên tự tông hợp) 1.2.3.2 Phương pháp sô đối chiếu luân chuyển
Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển trong kế toán ghi chép các hoạt động xuất, nhập kho vào cuối tháng dựa trên chứng từ và thẻ kho của thủ kho Đặc điểm nổi bật của sổ đối chiếu luân chuyển là được sử dụng xuyên suốt cả năm và sẽ tổng hợp các hoạt động xuất, nhập kho diễn ra trong tháng.
Sơ đồ 1.2: Kế toán hàng tồn kho chi tiết theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển ( Sinh viên tự tổng hợp) 1.2.3.3 Phương pháp sổ số dư
Kế toán là người chịu trách nhiệm lập sổ số dư hàng tháng, ghi chép lượng hàng hóa và nguyên vật liệu tồn kho dựa trên thẻ kho Trong sổ số dư, mỗi loại hàng hóa và vật tư được phân loại và ghi trên từng dòng riêng biệt, theo từng nhóm và loại, kèm theo dòng tổng hợp tương ứng.
I -> Glii cuõi kỳ kê toán
Sơ đồ 1.3: Kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp sổ số dư
(Sinh viên tự tổng hợp) 1.2.4 Kế toán tổng hợp hàng tồn kho
Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC và Thông tư 200/2014/TT-BTC, hiện có hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho là kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ Doanh nghiệp nên lựa chọn phương pháp hạch toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh của mình để đảm bảo hiệu quả và thuận lợi nhất.
1.2.4.1 Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên theo Thông tư 133/2016/TT-BTC
Các hình thức ghi sổ kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp
1.3.1 Hình thức Nhật kí chung
Hàng ngày, kế toán ghi chép các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung dựa trên chứng từ gốc, sau đó phản ánh vào Sổ cái các tài khoản liên quan Nếu đơn vị có sổ nhật ký đặc biệt, kế toán sẽ ghi nhận các nghiệp vụ vào nhật ký mua hàng và nhật ký bán hàng Tổng số phát sinh Nợ và Có trên bảng cân đối số phát sinh phải khớp với tổng số phát sinh trên sổ Nhật ký chung Phương pháp ghi chép này có ưu điểm là đơn giản, dễ thực hiện, thuận tiện cho việc ứng dụng công nghệ thông tin và máy vi tính, đồng thời cho phép kế toán kiểm tra, đối chiếu linh hoạt trên sổ Nhật ký chung.
Nhược điểm của phương pháp này là lượng ghi chép lớn, gây ra sự trùng lặp trong các nghiệp vụ Tuy nhiên, nó có thể được áp dụng cho hầu hết các loại hình doanh nghiệp, bao gồm sản xuất, thương mại, dịch vụ và xây dựng, đặc biệt là các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ.
1.3.2 Hình thức Nhật kí - Sổ cái
Ghi chép theo hình thức Nhật ký - sổ cái giúp phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian Hàng ngày, kế toán dựa vào chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại để ghi vào sổ Nhật ký - sổ cái và sổ chi tiết mua bán hàng hoá Ưu điểm của phương pháp này là số lượng sổ ít, đồng thời cho phép kiểm tra và đối chiếu số liệu một cách thường xuyên trên sổ Tổng hợp Nhật ký - sổ cái.
Hình thức kế toán này gặp khó khăn trong việc áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và lớn do phát sinh nhiều tài khoản Bên cạnh đó, việc phân công lao động kế toán cũng trở nên phức tạp vì chỉ có một sổ tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - sổ cái.
NGUYỄN THỊ VÂN ANH 2020 Điều kiên áp dung: Sử dụng cho những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, sử dụng ít tài khoản kế toán.
1.3.3 Hình thức chứng từ ghi sổ
Cách thức ghi chép kế toán bao gồm việc phân loại và tổng hợp tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được phản ánh trên chứng từ kế toán, sau đó lập chứng từ ghi sổ Dựa vào số liệu từ chứng từ ghi sổ, kế toán sẽ ghi vào Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian và vào Sổ Cái theo nội dung nghiệp vụ Ưu điểm của phương pháp này là giúp sổ sách trở nên đơn giản, thuận tiện cho việc phân công lao động trong lĩnh vực kế toán.
Nhược điểm: Số lượng ghi chép nhiều, thường xuyên xảy ra hiện tượng trùng lặp.
Thêm vào đó, việc kiểm tra, đối chiếu số liệu thường được thực hiện vào cuối tháng, vì vật cung cấp thông tin thường bị chậm.
1.3.4 Hình thức kế toán trên máy Đăc điểm: Kế toán máy là công việc kế toán được thực hiện trên một phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết kế theo một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp ba hình thức kế toán trên.
Các loại sổ kế toán bao gồm các hình thức kế toán khác nhau, từ sổ kế toán lập bằng tay cho đến phần mềm kế toán Dù sử dụng hình thức nào, cần đảm bảo khả năng đối chiếu và tổng hợp số liệu kế toán Sau khi khóa sổ kế toán trên máy vi tính, cần in sổ ra giấy và đóng thành quyển theo năm kế toán để lưu trữ và phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính.
Hàng ngày, kế toán sử dụng các chứng từ kế toán và bảng tổng hợp đã kiểm tra để ghi sổ và nhập liệu vào phần mềm máy tính theo từng chức năng Thông tin sau khi nhập sẽ được lưu trữ trong các sổ kế toán tổng hợp như sổ Nhật ký chung và sổ cái các tài khoản, cùng với các sổ và thẻ chi tiết liên quan Kế toán có thể truy cập các sổ này bất cứ lúc nào Cuối kỳ, kế toán in các sổ theo quy định, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục kế toán giống như phương pháp truyền thống.
Sơ đồ trình tự hình thức kế toán trên máy như sau:
Sơ đồ 1.8: Quy trình thực hiện kế toán trên máy
(Sinh viên tự tổng hợp)
Chương 1 đã trình bày những nội dung cơ bản nhất về kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại lắp ráp bao gồm ý nghĩa của thông tin hàng tồn kho trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp, đồng thời cũng trình bày đầy đủcác khái niệm, chứng từ kế toán, tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán của các loại hàng tồn kho Trên cơ sở lý luận chung về kế toán hàng tồn kho đã trình bày ở chương 1 tạo tiền đề để đánh giá thực trạng công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty
Cổ phần thiết bị điện và xây dựng công nghiệp Việt Nam.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI
Đặc điểm chung ảnh hưởng đến công tác hạch toán hàng tồn kho tại công ty
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH In Thanh Bình 2.1.1.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH In Thanh Bình
• Tên công ty: Công ty TNHH IN Thanh Bình
• Địa chỉ: Số nhà 432, đường K2, Phường Cầu Diễn, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.
• Tên giao dịch: THANH BINH CO., LTD
• Tên viết tắt: THANH BINH CO., LTD
• Đại diện pháp luật: PHẠM ANH TUẤN
• Ngân hàng: NH MBBANK-PGD Nghĩa Tân; NH BIDV-PGD Thăng Long; NH VIB-PGD Cầu Giấy.
Cung cấp các dịch vụ thiết kế in ấn:
- Thiết kế in ấn tạo dáng các mẫu sản phẩm trên bao bì giấy.
- In Tờ Rơi theo yêu cầu Khách hàng.
- Thiết kế in ấn hệ thống nhận diện thương hiệu.
- In offset trên bao bì giấy.
- In offset decal nhãn sản phẩm, tờ rơi, tờ bướm, catalogue, brochure, name card
- In tem mã vạch, tem bảo hành trên tất cả các loại giấy Decal.
- In biểu mẫu trên giấy nhiều liên (Carboless).
- In offset chuyển nhiệt bằng máy in offset khổ lớn.
- Thiết kế độc quyền sổ tay, lịch, thiệp
- Sản phẩm bao bì giấy in offset 4 màu trên các loại giấy Duplex, giấy Ivory, giấy Couche Bao bì in bồi 02 lớp giấy Duplex.
- In lịch tờ, lịch nhiều tờ, lịch để bàn, in catalogue và các ấn phẩm quảng cáo Các loại nhẫn giấy Decal.
- In túi giấy, hộp giấy.
2.1.1.2 Quá trình hình thành và phát triền của công ty
Công ty TNHH In Thanh Bình, được thành lập theo giấy phép 0101282544 vào ngày 19/09/2002 với vốn điều lệ 4,5 tỷ đồng, chính thức hoạt động từ ngày 01/08/2002 Công ty chuyên cung cấp dịch vụ in ấn và các sản phẩm liên quan đến in.
Công ty có gần 18 năm kinh nghiệm trong ngành in ấn, xây dựng thương hiệu uy tín không chỉ tại Hà Nội mà còn trên toàn quốc Trong suốt quá trình hoạt động, công ty luôn nỗ lực mở rộng quy mô, cải thiện cơ sở vật chất và nâng cao trình độ nhân viên Đặc biệt, với sự phát triển của công nghệ, công ty liên tục cập nhật ứng dụng công nghệ mới để nâng cao chất lượng dịch vụ, sử dụng hệ thống máy móc nhập khẩu từ CHLB Đức và Nhật Bản.
NGUYỄN THỊ VÂN ANH 2020 viên có bề dày kinh nghiệm giúp cho chất lượng sản phẩm gây dấu ấn với người tiêu dùng.
Công ty TNHH In Thanh Bình cam kết hoàn thiện mọi mặt, từ việc cung cấp sản phẩm chất lượng cao đến dịch vụ chăm sóc khách hàng tận tâm Với sự phát triển nhanh chóng và bền vững, công ty dự kiến sẽ đạt được nhiều thành tựu sản xuất lớn trong thời gian tới.
Tình hình tài chính của công ty trong năm 2019 như sau:
Bảng 2.1: Báo cáo tài chính năm 2019 (Nguồn từ công ty TNHH IN Thanh Bình)
2.1.1.3 Những thuận lợi và khó khăn của Công ty TNHH IN Thanh Bình trong quán trình hoạt động a) Thuận lợi
Công ty TNHH Thanh Bình tọa lạc tại Hà Nội, thủ đô của Việt Nam, nơi có nền kinh tế phát triển và tập trung nhiều công ty, tập đoàn lớn Điều này tạo ra nhiều cơ hội mở rộng quan hệ và tìm kiếm đối tác cho doanh nghiệp.
Nam Từ Liêm có lợi thế trong việc giao thương giữa các quận nội thành và ngoại thành Tuy nhiên, công ty TNHH In Thanh Bình, được thành lập năm 2002, đã gặp nhiều khó khăn do nền tảng công nghệ và kinh tế xã hội còn non trẻ Với hệ thống sản xuất chưa phát triển và đội ngũ nhân viên thiếu kinh nghiệm, công ty không thể quảng bá hình ảnh hiệu quả và tìm kiếm thị trường rộng rãi Hiện nay, công ty phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt từ các đối thủ, yêu cầu cao từ khách hàng, cùng những thách thức nội bộ như cơ sở vật chất và trình độ nhân viên Những khó khăn này đòi hỏi công ty phải nỗ lực không ngừng để vượt qua.
Nhận thức được những khó khăn, công ty đã biến chúng thành cơ hội phát triển Trong suốt những năm hoạt động, công ty liên tục cải tiến công nghệ để bắt kịp xu hướng thị trường, cho ra đời các sản phẩm mới và ấn tượng trong ngành in Công ty cũng chủ động tìm kiếm đối tác trong nhiều lĩnh vực kinh doanh, tạo ra một thị trường đa dạng trên khắp cả nước Đối với nhân viên, công ty thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo kỹ năng chăm sóc khách hàng, nâng cao trình độ kỹ thuật và tin học, đồng thời khuyến khích họ tìm kiếm thị trường mới.
Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2017-2019 như sau:
I Duanli thu bãn hỉmg va CIing cáp dịch vụ 1 IVOl 66.810.171.237 65.403.756.465 I
I 2 Cãc khoán giảm trứ doanh thu 2 437.800.000 I T
3 Doanh Ihu thuắn VC bán hàng vá cung cãp dịch vụ
4 Giá vón hãng bán IV.02 63.127343.474 62396.442.753
5 Lợi nhuẠn gộp về bún hăng và cung cắp dịch
Bảng 2.2: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH In Thanh
Bình năm 2017 (Nguồn từ công ty TNHH In Thanh Bình)
Bảng 2.3: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH In Thanh
Bình năm 2018 (Nguồn từ công ty TNHH In Thanh Bình)
Công ty TNHH In Thnnli Binh có địa chỉ tại số nhà 432, đường K2, phường Cầu Diên, quận Nam Từ Liêm, TP Hà Nội Công ty đã hoàn thành báo cáo tài chính cho năm tài chính 2018, kết thúc vào ngày 31/12/2018.
BAO CÁO KÍT QUA HOẠT HỌNG KlNH DOANH Vrim 2018
6 Doanh thu InuIt động tài chinh _ 21 IV.03 1.190.420 2.738.789
7 Chi phi tai chinh _ 22 IV r
- Trong đò Chi phi iâi vay _ 23 1.165.026.537 926 883
8 Chi phí < ∣ uan Iv kinh doanh 24 1.608.347326 1.649.804.909
9 Lọi nhuận thuần tứ I Ig kinh doanh 30 472.844.320 433364.145
13 Tồng lọi nhuận kế toán trưúv Ihuc 50 148.638.018 424.032.237
14 Chi phi thuế Ihu nhập hiện hành Sl IV.07 53.796.908 93.287.092
15 Lọi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiộp I
Bảng 2.4: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH In Thanh
Bình năm 2019 (Nguồn từ công ty TNHH In Thanh Bình)
2.1.2 Đặc điểm cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH IN Thanh Bình
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH In Thanh Bình
(Trích nguồn từ Công ty TNHH In Thanh Bình)
Ban Giám đốc là cơ quan quyền lực cao nhất trong công ty, có trách nhiệm toàn diện về mọi hoạt động trước pháp luật Giám đốc đảm nhận quyền hạn và nghĩa vụ quan trọng trong việc quản lý và điều hành công ty.
- Đưa ra quyết định cuối cùng trong mọi hoạt động của công ty.
- Có quyền hạn bổ nhiệm, miễn nhiệm những chức danh quản lý trong công ty.
- Tổ chức các kế hoạch kinh doanh, đề ra phương hướng phát triển cho công ty.
- Đưa ra các phương án tổ chức, quy định nội bộ cho các phòng ban.
Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động kinh doanh của công ty, đóng vai trò quyết định trong việc đạt được kết quả kinh doanh Các nhiệm vụ cụ thể của phòng kinh doanh bao gồm việc phát triển chiến lược, tìm kiếm khách hàng, và tối ưu hóa quy trình bán hàng.
- Bán hàng, tư vấn cho khách hàng đảm bảo đạt doanh thu đặt ra theo tháng.
- Chăm sóc khách hàng, tiếp nhận và giải quyết các vấn đề liên quan đến khách hàng.
- Giữ mối quan hệ, làm việc với các khách hàng thương mại.
Để tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng, cần đảm bảo thông tin sản phẩm được cung cấp đầy đủ trên tất cả các kênh bán hàng như mạng xã hội, website và các nền tảng thương mại điện tử Đồng thời, hàng hóa cũng cần được trưng bày đầy đủ tại cửa hàng để thu hút sự chú ý của khách hàng.
Đề xuất các kế hoạch kinh doanh và chiến lược phát triển thị trường cho ban giám đốc, nhằm tối ưu hóa doanh thu và lợi nhuận cho công ty.
- Phối hợp với các phòng ban khác để thực hiện những công việc liên quan đến nghiệp vụ của phòng.
Nhiệm vụ của phòng marketing tại công ty bao gồm:
Nghiên cứu và dự báo thị trường là rất quan trọng để theo dõi nhu cầu của khách hàng Việc này giúp đề xuất các sản phẩm mới hoặc cải tiến sản phẩm cũ, từ đó đáp ứng hiệu quả hơn những nhu cầu đang thay đổi của người tiêu dùng.
- Chụp ảnh và viết bài truyền thông cho sản phẩm.
- Đề xuất những chương trình khuyến mãi, sự kiện thu hút khách hàng, hỗ trợ bộ phận kinh doanh có thể tối ưu hóa doanh thu.
- Xây dựng thương hiệu theo hình ảnh công ty luôn hướng tới “Mong muốn lan tỏa được sự quan tâm đến không gian sống”.
❖ Phòng tài chính - kế toán
Quản lý kế toán tài chính của công ty phải tuân thủ quy định của Nhà nước, bao gồm việc mở và ghi chép các sổ sách kế toán, cũng như lập kế hoạch sử dụng tài chính cho từng bộ phận Đồng thời, cần thực hiện báo cáo tài chính định kỳ cho ban giám đốc Ngoài ra, việc quản lý mọi khoản thu chi là rất quan trọng để đảm bảo công ty không bị thất thoát và thua lỗ.
- Quản lý, đôn đốc thu chi các khoản công nợ Thực hiện nộp Thuế và các nghĩa vụ đối với Nhà nước đúng hạn, đầy đủ.
❖ Phòng hành chính - nhân sự
- Xây dựng cơ cấu, bộ máy từng phòng ban; chức năng nhiệm vụ của từng nhân viên, gửi ban giám đốc phê duyệt.
- Xây dựng chiến lược phát triển nhân sự của công ty, tổng hợp ngân sách liên quan đến nhân sự (tiền lương, tiền thưởng, BHYT, BIIXII, ).
Tham mưu cho ban giám đốc trong việc lập kế hoạch bổ nhiệm, bãi nhiệm và thăng chức cho nhân viên; thực hiện đánh giá năng lực và kết quả công việc của họ.
- Xây dựng quy chế tiền lương được ban giám đốc phê duyệt.
Xây dựng quy trình tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm và bãi nhiệm là rất quan trọng để đảm bảo sự phát triển bền vững của công ty Các quy định về làm việc và kỷ luật cần được thiết lập rõ ràng để tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả cho nhân viên.
- Thực hiện các hoạt động nhân sự theo quy định: Xếp lương, nâng bậc lương, phát lương, các chế độ phúc lợi,.
- Quản lý hồ sơ, thông tin người lao động theo quy định.
- Quản lý và lưu trữ văn thư, hồ sơ của công ty.
- Tổ chức thực hiện ở vai trò là hậu cần trong những kỳ hội họp, những sự kiện thường niên hàng năm của công ty.
❖ Bộ phận Sản xuất - Sản phẩm
Thực tế công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH In Thanh Bình
Công ty TNHH In Thanh Bình hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, với hàng tồn kho chiếm tỷ lệ đáng kể trong tổng tài sản của công ty Theo báo cáo tài chính năm 2019, hàng tồn kho đã chiếm gần 30% tổng tài sản, cho thấy tầm quan trọng của nó trong hoạt động kinh doanh của công ty.
Trong lĩnh vực in ấn, hàng tồn kho bao gồm nhiều loại giấy, mực in, thùng carton và hộp kẽm, dễ bị hư hỏng do tác động tự nhiên Vì vậy, công ty chú trọng đến việc bảo quản hàng tồn kho để giảm thiểu thâm hụt Để quản lý và kế toán hàng tồn kho hiệu quả, công ty đã thiết lập danh mục mã hàng theo tên gọi, xuất xứ và đặc điểm của từng loại sản phẩm.
102 CTI - N1004452 Gi y tr ng t nhiên IOO (44x52) ấ ắ ự Tờ
6 Gi y tr ng t nhiên IOO (58.5x96.5) ấ ắ ự Tờ 3 910,000(
5 Gi y tr ng t nhiên IOO (62x96.5) ấ ắ ự Tờ Tliixxio
0 Gi y tr ng t nhiên 130(55.5x109) ấ ắ ự Tờ IO 700,000
Bảng 2.6: Trích Bảng thông tin HTK Công ty TNHH In Thanh Bình 2.2.2 Chứng từ sử dụng tại công ty TNHH In Thanh Bình
Công ty sử dụng hệ thống các chứng từ theoThông tư 133/2016/TT-BTC
Phiếu nhập kho(Mau số01-VT)
Phiếu xuất kho (Mẫu số02 -VT)
Hóa đơn GTGT (Mẫu SỐ01GTKT3/001)
Nhật ký chung (Mẫu sốS03a-DNN)
Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
Bảng tổng hợp nhập -xuất -tồn.
Biên bản kiểm kê hàng hóa (Mẫu số 05-VT)
Biên bản bàn giao vật tư thiết bị
2.2.3 Tài khoản sử dụng tại công ty
Các tài khoản được công ty sử dụng trong hạch toán hàng tồn kho bao gồm:
Nhóm tài khoản phản ánh vật tư, hàng hóa: 152, 153, 154, 155, 156
Nhóm tài khoản phản ánh khi thực doanh thu: 632, 511
Nhóm tài khoản phản ánh thanh toán: 111, 112, 131, 331
2.2.4 Công tác kế toán chi tiết hàng tồn kho tại Công ty TNHH In Thanh Bình.
Công tác kế toán chi tiết hàng tồn kho của công ty TNHH In Thanh Bình sử dụng đó là phương pháp thẻ song song.
2.2.4.1 Quy trình thực hiện xuất, nhập kho
- Nhập vật tư, nguyên liệu từ bên ngoài phục vụ cho sản xuất
Khi phòng kinh doanh nhận được đơn đặt hàng từ đối tác, họ sẽ liên hệ với phòng Sản phẩm - Sản xuất để tiến hành đặt hàng Phòng sản phẩm sẽ làm việc với phòng kế toán để kiểm tra tình trạng hàng tồn kho, đảm bảo đủ nguyên liệu cho sản xuất Nếu hàng tồn kho không đủ, sẽ lập phiếu yêu cầu cung cấp vật tư gửi Giám đốc phê duyệt Sau khi Giám đốc ký duyệt, phòng sản phẩm sẽ liên hệ với nhà cung ứng để đặt hàng.
Khi nhà cung ứng giao hàng, kế toán sẽ nhận đơn bán hàng và nhập thông tin vào phần mềm Sau đó, họ in phiếu nhập kho để gửi cho thủ kho, người sẽ đối chiếu hàng hóa nhận được và ký xác nhận.
- Nhập thành phẩm từ phòng Sản phẩm - Sản xuất
Sau khi hoàn tất quy trình sản xuất, phòng sản phẩm sẽ chuyển thành phẩm đến bộ phận kho để nhập kho Tại đây, bộ phận kho sẽ kiểm tra và ghi nhận thông tin của thành phẩm vào phiếu nhập kho Sau đó, phiếu nhập kho này sẽ được gửi cho kế toán kho để thực hiện hạch toán trên phần mềm.
- Xuất kho vật tư, nguyên liệu dùng cho sản xuất trong công ty
Trong quy trình sản xuất, phòng Sản phẩm - Sản xuất cần gửi "Phiếu đề nghị xuất kho" đến kế toán kho để lấy nguyên vật liệu Kế toán kho sẽ kiểm tra số lượng nguyên vật liệu trên phần mềm Nếu kho không đủ hàng, kế toán sẽ lập phiếu đề nghị cung cấp vật tư để Giám đốc phê duyệt.
- Xuất kho thành phẩm để kinh doanh
Khi nhận đơn đặt hàng từ đối tác, phòng kinh doanh sẽ tiến hành thỏa thuận hợp đồng mua bán Sau khi hoàn tất thỏa thuận, phòng kinh doanh lập “Tờ trình xuất hàng” để Giám đốc phê duyệt Ba liên của “Tờ trình xuất hàng” sẽ được lưu trữ tại phòng Giám đốc, phòng kinh doanh và phòng kế toán.
Kế toán kho có nhiệm vụ xuất hàng theo “Tờ trình xuất hàng” Sau khi hoàn tất việc kiểm tra và giao hàng, bộ phận kho sẽ lập biên bản xác nhận.
“Biên bản bàn giao” thành 3 liên lưu tại bộ phận kho, kế toán và gửi cho khách hàng.
Kế toán lập 3 liên “Hóa đơn Giá trị gia tăng” lưu tại cuống, giao cho khách hàng và dùng để kê khai thuế.
2.2.4.2 Phương pháp tính giá xuất, nhập của CCDC, NVL tại Công ty TNHH In
Thanh Bình a) Phương pháp tính giá hàng nhập kho
Kế toán ghi nhận giá hàng nhập kho theo giá trị thực tế theo công thức sau:
Giá trị thực tế của hàng nhập kho được tính bằng cách nhân số lượng hàng tồn kho với đơn giá chưa bao gồm thuế GTGT, sau đó cộng với chi phí mua hàng, các khoản thuế không được hoàn lại, và trừ đi các khoản giảm trừ.
Vào ngày 12/3/2020, công ty đã nhập kho 20 hộp Bản kẽm TQ 550x650 từ Công ty cổ phần XNK ngành in SIC, với đơn giá 1.400.000 đồng chưa bao gồm thuế theo hóa đơn GTGT số 0001521 Chi phí vận chuyển bằng xe máy về công ty là 50.000 đồng.
Giá trị nhập kho là: 20 x 1.400.000 + 50.000 = 28.050.000(đồng)
Bảng 2.7: Hóa đơn GTGT số 0001521 (Nguồn từ phòng kế toán công ty TNHH IN
Bảng 2.8: Phiếu nhập kho số 726 (Nguồn từ phòng kế toán công ty TNHH IN
Bằng chữ Ba trăm hai mươi triệu, tám trăm bày muơi nghìn đổng chăn
Tổng cộng tiền thanh toán
Từ Liêm Thành phô HiI NỘI
' c ° n 9 Iy CP NXK ngành in SIC
Tên.nhăn hiệu,quy cách phẩm chát vặt tư (ɜan phẩm _hàng hóa)
D OSENLORI • Mực đỏ sen Coiori _
D OCOOCLCRI - Mực đỏ cà CoIori
Mỉ kho Đơn Vi Unh
Kg Kg Kg Kg Hộp Kg
SỐ tượng Theo chứng từ _1 :
40 500 OOC b) Phương pháp tính giá hàng xuất kho
Công ty áp dụng phương pháp bình quân gia quyền để tính giá hàng xuất kho do đặc điểm nguyên vật liệu như giấy, mực in, và catton không có sự biến động giá mạnh Cuối tháng, kế toán sẽ tính đơn giá bình quân để xác định giá trị hàng tồn kho xuất Công thức tính đơn giá bình quân cuối kỳ là: Đơn giá bình quân cuối kỳ = (giá trị hàng tồn kho đầu kỳ + tổng giá trị hàng tồn kho nhập trong kỳ) / (số lượng hàng tồn kho đầu kỳ + số lượng hàng tồn kho nhập trong kỳ).
Giá HTK = Số lượng hàng tồn kho xuất x Đơn giá bình quân cuối kì
2.2.4.3 Phương pháp hạch toán chi tiết NVL, CCDC tại Công ty TNHH In Thanh
Công ty TNHH In Thanh Bình áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết CCDC và NVL theo hình thức thẻ song song, mang lại nhiều lợi ích như tính đơn giản, dễ thực hiện và dễ kiểm tra Phương pháp này cung cấp thông tin kịp thời và chính xác, đáp ứng hiệu quả nhu cầu hạch toán khối lượng nguyên vật liệu đa dạng tại công ty.
Trình tự hạch toán chi tiết vật liệu được thực hiện như sau:
Thủ kho có trách nhiệm theo dõi chi tiết từng loại vật tư và hàng hóa thông qua hệ thống thẻ kho riêng biệt Mỗi loại hàng tồn kho được quản lý bằng một thẻ kho độc lập Khi có giao dịch xuất hoặc nhập kho, thủ kho sẽ nhận phiếu xuất hoặc phiếu nhập từ bộ phận kế toán kho.
Tại phòng kế toán, nhân viên được cử xuống kho để nhận chứng từ sau khi có xác nhận của thủ kho và kiểm tra ghi chép thẻ kho để phát hiện sai sót, gian lận hay nhầm lẫn Sau đó, kế toán sẽ ký xác nhận vào thẻ kho Dữ liệu sẽ được nhập vào phần mềm Misa, giúp tự động tạo Sổ chi tiết và Bảng kê xuất - nhập kho Định kỳ, kế toán thực hiện kiểm kê để đối chiếu số lượng thực tế với sổ sách hàng tồn kho Nếu phát hiện chênh lệch, kế toán cần nhanh chóng tìm ra nguyên nhân và xử lý kịp thời.
2.2.5 Thực tế hạch toán tổng hợp hàng tồn kho tại công ty TNHH In Thanh Bình
2.2.5.1 Quy trình hạch toán tổng hợp hàng tồn kho tại Công ty TNHH In Thanh
Sơ đồ 2.3: Quy trình hạch toán hàng tồn kho trên phần mềm kế toán Misa
( Nguồn từ công ty TNHH In Thanh Bình)
2.2.5.2 Thực tế hạch toán tổng hợp NVL, CCDC tại Công ty TNHH IN Thanh
Phương pháp hạch toán: Kê Khai thường xuyên
TK kế toán sử dụng:
- TK 153: Công cụ dụng cụ
Kết cấu chung của 2 tài khoản này như sau:
Bên nợ: Thể hiện trị giá của vật tư, hàng hóa được mua vào, trị giá hàng tồn kho bị thừa trong quá trình kểm kê.
Bên có: Trị giá hàng tồn kho xuất kho, phân bổ NVL,CCDC, trị giá hàng tồn kho thiếu
Số dư cuối kỳ bên Nợ.
Nhap kho NVL mua về
Thue GTGT (nếu được khấu trứ)
641, 642, 241 cõng tv Hèn doanh lién kết, dầu nr khac
Nguven vật liệu gia cõng, chề bién^ xong nhập lại kho
Thue nhập khâu phái nộp khi nhập khâu
Thuế úèu thụ đặc biệt cua NVL nhập khẩu (nếu cõ)
Chênh lệch đảnh giá lại > giã trị ghi số cũa NVL
Chênh lệch đanh giá lại < giã trị sổ của NVL
———i5 Xuẳt NN r L thuê ngoai gia cóng, chế biến
Thuế bão vệ mòi trường cùa NN L - sán xuẩt hoặc nhập khẩu (nểu cô)
Nhặn vốn góp bang NN - L
7 L dã xuất sữ dụng không hết nhập lại kho
7 L phát hiện thửa khi kiếm kẻ chừ xữ lý
Chiet khấu thưong mại giám giã hàng mua, trá lại háng mua
NN 7 L xuẳt bãn, NN 7 L dùng đề mua lại phần von gõp
NVL ứ đọng, không cẩn dùng khi thanh tý nhượng băn
NN 7 L hao hụt ngoài định mức
7 L phát hiện thiểu khi kiểm kê _ chở xử lý
Sơ đồ 2.4: Ke toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH In Thanh Bình(Nguồn từ công ty TNHH In Thanh Bình)
Quy trình hạch toán tại phòng Tài chính Kế toán diễn ra hàng ngày, dựa trên các chứng từ kế toán đã được kiểm tra như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT Kế toán sẽ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế vào sổ NKC, sau đó chuyển dữ liệu vào Sổ Cái TK 152, 153 Cuối tháng hoặc cuối quý, kế toán thực hiện kiểm tra và đối chiếu số liệu trên Sổ Cái TK 152 với bảng tổng hợp chi tiết TK 152, 153 để đảm bảo tính chính xác Khi số liệu đã khớp, chúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính (BCTC).
