Lưu đồ 2.3: Thu hoàn ứng khoản tiền ứng trước cho nhà cung cấp Giải thích:
- Kế toán nguyên vật liệu:
Nhận được thông báo trả tiền nguyên vật liệu từ nhà cung cấp, tiến hành kiểm tra và viết giấy đề nghị thanh toán tiền nguyên vật liệu gửi cho kế toán trưởng hoặc giám đốc xét duyệt, sau đó thông báo lại cho nhà cung cấp.
- Kế toán thanh toán: Tiến hành kiểm tra lại chứng từ gồm: chứng từ hạch toán kẹp cùng phiếu chi (liên 1), phiếu nhập kho (liên 3) và cập nhật phân hệ vốn bằng tiền, in ra phiếu thu (2 liên) thu hoàn số tiền đã ứng trước cho trạm thu mua, nhà cung cấp sau đó chuyển cho Giám đốc, kế toán trưởng xét duyệt.
- Giám đốc, kế toán trưởng: Ký duyệt, và chuyển chứng từ lại cho kế toán thanh toán tiến hạch toán.
- Kế toán thanh toán: chuyển 2 liên phiếu thu và cho thủ quỹ và kẹp những chứng từ còn lại với nhau.
- Thủ quỹ: Thủ quỹ cùng nhà cung cấp ký xác nhận vào phiếu thu, và ghi sổ quỹ công việc hoàn thành chuyển liên 2 phiếu thu cho nhà cung cấp (nếu có yêu cầu), nếu không thì thủ quỹ lưu lại để phục vụ cho việc đối chiếu khi cần thiết. Liên 1 phiếu thu
chuyển cho kế toán thanh toán, kẹp chung vơi tập chứng từ hạch toán và lưu tại phòng kế toán theo số của tập chứng từ đã hạch toán.
4. Trình tự hạch toán:
- PC0047 chi tiền tạm ứng nguyên vật liệu Lâm Ái (theo PNK số 92/02), HĐ GTGT số 4562132 ngày 11/02/2008 số tiền 300.000.000 đ, số tiền ghi trên HĐ là 500.000.000 đ. PT0012 thu hồi khoản ứng trước cho Lâm Ái.
- Khi nguyên vật liệu về tiến hành nhập kho theo hoá đơn GTGT số 4562132, kế toán định khoản trên chứng từ (PNK số 92/02):
Nợ 1521 500.000.000 (ghi nhận số thực tế nhập kho) Có 3311 (Lâm Ái) 500.000.000
- Chi tiền ứng trước cho nhà cung cấp:
Nợ 3311(Lâm Ái) 300.000.000
Có 1111 300.000.000
- Khi đến hạn thanh toán hết số tiền cho nhà cung cấp, kế toán định khoản PC0047) Nợ 3311(Lâm Ái) 500.000.000
Có 1111 500.000.000
- Thu hoàn ứng nhà cung cấp (PT 0012)
Nợ 1111 300.000.000 Có 3311( Lâm Ái) 300.000.000 5. Sơ đồ hạch toán 1111 331 331 300.000.000 300.000.000 500.000.000
6. Sổ sách minh hoạ:
Họ tên người giao hàng: Lâm Ái Địa chỉ: Phan Rang – Ninh Thuận
Số CMND: 02523689 Nơi cấp: CA Ninh Thuận Nhập tại: Kho Nha Trang
STT Mặt hàng Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú
1 Cá hố Kg 4.215 500.000.000
Tổng cộng 4.215 500.000.000