Cty Hoài Hương
1311 1121( NHNN) ( NHNN)
23.228,73 371.404.164 Công ty Viet Eagle
Tổng Cộng 23.228,73 371.404.164
Người lập phiếu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Sổ Quỹ
Tài khoản: 111 . Tiền mặt
Công Ty TNHH Thuỷ Sản Vân Như VN SEAFOOD COMPANY
28B, Phước Long, Nha Trang, Khánh Hoà
(2) Thu hoàn ứng
Thu hoàn ứng của công ty gồm: Khoản thu hoàn ứng nhân viên, và thu hoàn ứng khoản tiền ứng trước cho nhà cung cấp. Kế toán sẽ lập phiếu thu ghi nhận thu hồi số tiền đã tạm ứng cho nhân viên hoặc đã ứng trước cho nhà cung cấp, (phiếu thu chỉ mang tính thủ tục để kế toán dễ dàng cho việc theo dõi, hạch toán và quản lý các khoản này, chứ trên thực tế thủ quỹ chỉ thanh toán bù trừ giữa số tiền tạm ứng (ứng trước) với số tiền thực tế phát sinh.
Trường hợp 1: Thu hoàn ứng nhân viên 1. Chứng từ, sổ sách sử dụng:
a. Chứng từ:
- Giấy đề nghị tạm ứng (liên 1) kẹp cùng Phiếu chi (liên 1) .
Giấy đề nghị thanh toán: Nhân viên lập (2 liên) khi đã hoàn thành công việc được giao và yêu cầu kế toán thanh toán
- Phiếu thu (2 liên)
- Và chứng từ khác có liên quan. b. Sổ sách: - Sổ chi tiết TK 1111 - Sổ cái TK 1111, 141 - Sổ quỹ tiền mặt - Sổ nhật ký chung 2. Tài khoản sử dụng: TK 1111: Tiền mặt VNĐ
Giải thích:
- Kế toán thanh toán:
Khi công việc được hoàn thành nhân viên yêu cầu thanh toán số tiền đã tạm ứng để lo công việc cho công ty, sau khi nhận được giấy đề nghị thanh toán của nhân viên, kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu với giấy đề nghị tạm ứng kẹp cùng liên 1 phiếu chi lưu trong tập chứng từ chưa thanh toán) và thực hiện thanh toán cho nhân viên.
Kế toán cập nhật phân hệ vốn bằng tiền để phản ánh nghiệp vụ phát sinh và in phiếu thu (2 liên) thu lại số tiền đã ứng cho nhân viên. Bộ chứng từ gồm: giấy đề nghị thanh toán, phiếu thu (2 liên), phiếu chi liên 1kẹp giấy đề nghị tạm ứng được chuyển cho Giám đốc, kế toán trưởng xét duyệt.
- Giám đốc, kế toán trưởng: Sau khi kiểm tra lại chứng từ thấy hợp lý, hợp lệ thì tiến hành ký duyệt chứng từ. Và chuyển lại cho kế toán thanh toán
- Kế toán thanh toán: Chuyển 2 liên của phiếu thu cho thủ quỹ và kẹp các chứng từ còn lại với nhau.
- Thủ quỹ tiến hành cùng nhân viên ký xác nhận vào phiếu thu và ghi sổ quỹ. Công việc hoàn tất thủ quỹ chuyển liên 2 của phiếu thu cho nhân viên, liên 1 của phiếu thu chuyển lại cho kế toán thanh toán kẹp cùng tập chứng từ đã xử lý và lưu trong tập chứng từ đã thanh toán, phục vụ cho công tác kiểm tra, quản lý.
4. Trình tự hạch toán
Công ty sẽ tiến hành thu hoàn ứng nhân viên khi có quyết định thanh toán tiền tạm ứng, theo giấy đề nghị thanh toán do nhân viên lập căn cứ vào chứng từ đã phát sinh hợp lý, hợp lệ, kế toán hạch toán cụ thể như sau:
- Ngày 06/01 nhân viên Hoàng (Phân xưởng I) tạm ứng tiền mua mêca làm thớt với số tiền 480.000 đ.
- Đến ngày 08/01 công việc hoàn thành nhân viên Hoàng đề nghị thanh toán tiền tạm ứng (Giấy đề nghị tạm ứng số 05). Kế toán ghi nhận thu hoàn ứng số tiền đã tạm ứng: PT0010 thu hoàn ứng tiền mua mêca làm thớt ngày 08/01/2008 số tiền là 480.000 đ
Nợ 1111 480.000
- Thực tế số tiền mua mêca là 520.000đ, kế toán tiến hành hạch toán căn cứ vào chứng từ HDGTGT số 7269, lập phiếu chi (PC0012) ghi nhận số tiền thực tế phát sinh:
Nợ 6273 520.000
Có 1111 520.000
- Nhưng khi thủ quỹ thanh toán cho nhân viên thì sẽ chỉ thanh toán số chênh lệch là 40.000 đ.
+ PT0024 thu hoàn ứng nhân viên kho lạnh tháng12/07 số tiền là 3.190.000 đ (kế toán hạch toán tương tự như trên)
Nợ 1111 3.190.000
Có 141 3.190.000
+ PT0026 thu tiền tạm ứng mua PE ngày 05/03/2008 ( HĐ GTGT số 123995) số tiền là 3.1350.000 đ
Nợ 1111 3.135.000
Có 141 3.150.000