CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CP SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG NGỌC HOÀN
2.1 Khái quát chung về công ty CP Sản xuất TM và xây dựng Ngọc Hoàn
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty CP Sản xuất TM và xây dựng Ngọc Hoàn
- Tên công ty : Công ty Cổ phần sản xuất thương mại và xây dựng Ngọc Hoàn
- Trụ sở : Số 419 đường Xuân Đỉnh – Từ Liêm – Hà Nội - Địa chỉ : Cáo Đỉnh – Xuân Đỉnh – Từ Liêm – Hà Nội - Email : nhomkinh_ngochoan@yahoo.com.vn
- Mã số thuế : 0102209402 - Số điện thoại : 04. 37532512 - Fax : 04. 37501626 - Hình thức sở hữu : Công ty Cổ phần
- Vốn điều lệ : 3.000.000.000 VNĐ (ba tỷ đồng chẵn)
- Lĩnh vực kinh doanh : Sản xuất và mua bán vật liệu xây dựng, vận chuyển hành khách, vận tải hàng hóa, tƣ vấn bất động sản…
Công ty CP SXTM và XD Ngọc Hoàn đƣợc sở Kế hoạch và Đầu tƣ Thành phố Hà Nội cấp giấy phép kinh doanh vào ngày 4/6/2007, công ty đƣợc thành lập bởi những cử nhân kinh tế giàu kinh nghiệm, với vốn điều lệ là 3.000.000.000 VNĐ (ba tỷ đồng). Với ngành nghề kinh doanh ban đầu là sản xuất và mua bán vật liệu xây dựng.
2.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty CP sản xuất thương mại và xây dựng Ngọc Hoàn
Công ty CP sản xuất thương mại và xây dựng Ngọc Hoàn có quy mô vừa và nhỏ, chuyên kinh doanh các mặt hàng vật liệu xây dựng và sản xuất các mặt hàng nhƣ:
cửa cuốn, cửa nhôm, lan can inox,....
Công ty CP SX TM và XD Ngọc Hoàn luôn chú trọng đến việc tìm hiểu thị trường và nhu cầu của khách hàng để chủ động và linh hoạt trước sự biến động của thị trường. Đồng thời công ty đẩy mạnh quảng bá hình ảnh và thương hiệu của công ty để ngày càng phát triển hơn.
27
2.1.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty CP SXTM và XD Ngọc Hoàn Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty CP SXTM và XD Ngọc
Hoàn
(Nguồn: Phòng hành chính Tổng hợp) Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận:
Hội đồng cổ đông
Là cơ quan có quyền lực cao nhất của công ty, có quyền quyết định, tổ chức lại và giải thể công ty, định hướng phát triển công ty, có quyền bổ nhiệm thành viên mới cũng nhƣ miễn nhiệm, cách chức. Bao gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị là cơ quan có đầy đủ quyền hạn để thực hiện tất cả các quyền nhân danh công ty trừ những thẩm quyền thuộc về Đại hội đồng cổ đông. Hội đồng quản trị có trách nhiệm giám sát Giám đốc điều hành và các cán bộ quản lý khác. Hội đồng quản trị có những quyền hạn và nhiệm vụ sau:
- Quyết định kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh và ngân sách hàng năm.
- Xác định các mục tiêu hoạt động trên cơ sở các mục tiêu chiến lƣợc đƣợc Đại hội đồng cổ đông thông qua.
- Lựa chọn công ty kiểm toán.
- Quyết định cơ cấu tổ chức của công ty.
- Giải quyết các khiếu nại của công ty đối với cán bộ quản lý cũng nhƣ quyết định lựa chọn đại diện của công ty để giải quyết các vấn đề liên quan tới các thủ tục pháp lý.
Hội Đồng Cổ Đông
Hội Đồng Quản Trị
Ban Giám Đốc
Phòng Kỹ Thuật
Vật Tƣ Phòng
Kinh Doanh Phòng Tài
Chính Kế Toán Phòng
Hành Chính Tổng Hợp
28 Ban giám đốc
Điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Chịu sự điều hành trực tiếp của hội đồng quản trị trong việc điều hành hoạt động công ty. Tổ chức thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị. Thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty. Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty nhƣ bổ nhiệm, miễn nhiệm, đề xuất cách chức các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh do Hội đồng quản trị bổ nhiệm. Ngoài ra còn phải thực hiện các nhiệm vụ khác và tuân thủ một số nghĩa vụ của người quản lý công ty theo luật pháp quy định.
Phòng hành chính tổng hợp
Là nơi quản lý nhân sự, có nhiệm vụ duyệt và quản lý quỹ lương, các chế độ chính sách đối với cán bộ công nhân viên trong công ty. Đảm bảo cho đời sống cán bộ công nhân viên đƣợc đầy đủ về tinh thần.
Phòng tài chính kế toán
Tham mưu cho giám đốc về công tác tài chính kế toán phục vụ cho hoạt động kinh doanh trong công ty. Chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về công tác tài chính kế toán của công ty. Tổ chức mạng lưới thống kê ghi chép số liệu, tính giá thành thực tế các loại sản phẩm, thực hiện hạch toán nội bộ, thực hiện thu chi, lập và phân tích các báo cáo về tài chính kế toán, quản lý, lưu trữ và giữ bí mật tài liệu kế toán theo đúng quy định của công ty và Nhà nước. Tổ chức phổ biến, hướng dẫn các đơn vị trong công ty và thi hành kịp thời các chế độ về tài chính kế toán của công ty và Nhà nước.
Phòng kinh doanh
Có chức năng tham mưu cho Ban giám đốc quản lý các lĩnh vực: Công tác xây dựng kế hoạch, chiến lƣợc, công tác lập dự toán, công tác quản lý hợp đồng kinh tế, công tác thanh quyết toán hợp đồng kinh tế, thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban giám đốc giao. Điển hình nhƣ bán hàng, quản lý kho hàng, tổ chức dịch vụ sau bán hàng.
Phòng kỹ thuật vật tư
Chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi, đôn đốc và tham mưu giúp Ban giám đốc về lĩnh vực quản lý, sử dụng phương tiện, máy móc, thiết bị, vật tư trong toàn công ty.
Tham mưu công tác xây dựng quy định các phương pháp thử nghiệm và kiểm tra chất lƣợng của hàng hóa mua về.
Nhận xét: Các phòng ban có quan hệ bình đẳng, hợp tác chặt chẽ với nhau để hoàn thành nhiệm vụ chung của công ty. Những vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ chính của phòng nào thì phòng đó chủ động tổ chức thực hiện, nếu cần có sự phối hợp với các phòng khác thì đề xuất, bàn bạc trao đổi với các phòng ban khác để có sự tham gia phối hợp, tránh trường hợp giải quyết chồng chéo gây khó khăn cho đơn vị.
29
2.1.4 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty CP SX TM và XD Ngọc Hoàn Sơ đồ 2.2.Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty CP SX TM và XD Ngọc Hoàn
(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự) - Kế toán trưởng: Là người tổ chức, kiểm tra, tổng hợp công tác kế toán ở công ty, là người giúp việc cho phó giám đốc giám sát chặt chẽ toàn bộ hoạt động tài chính của công ty. Là người tổng hợp các số liệu từ các kế toán công nợ, kế toán kho, kế toán lương và thủ quỹ. Cuối kì kế toán trưởng kiểm tra đối chiếu số liệu với các sổ chi tiết và lên báo cáo tài chính. Ngoài ra kế toán trưởng còn có quyền dự các cuộc họp của công ty, tƣ vấn cho ban giám đốc về các vấn đề thu, chi, quản lý tài chính, đầu tƣ vốn, kế hoạch kinh doanh…..
- Thủ quỹ: Là người giữ tiền mặt của công ty, căn cứ vào chứng từ thu - chi của kế toán thanh toán chuyển qua để thi hành. Có nhiệm vụ kiểm tra nội dung trên phiếu thu, chi, giấy đề nghị tạm ứng,... chính xác về thông tin. Nếu phát sinh thu chi nhiều thì phải báo cáo quỹ hàng ngày. Định kỳ kiểm kê quỹ phục vụ cho công tác kiểm kê theo quy định.
- Kế toán công nợ: Là người có trách nhiệm theo dõi tình hình bán hàng, thanh toán nợ chi tiết theo từng khách hàng và thanh toán công nợ cho nhà cung cấp. Kế toán viên có nhiệm vụ liên kết số liệu với kế toán bán hàng, thủ quỹ để lên đƣợc báo cáo công nợ, lập các chứng từ và ghi sổ chi tiết các nghiệp vụ, theo dõi sổ chi tiết các TK 131, 331 và các tài khoản liên quan, đốc thúc khách hàng thanh toán nợ tránh bị chiếm dụng vốn. Cuối kỳ tổng hợp và lập bảng kê chi tiết báo cáo cho kế toán trưởng.
- Kế toán kho: Là người có trách nhiệm theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn của hàng hóa, công cụ dụng cụ. Thường xuyên tập hợp và kiểm tra đối chiếu số liệu với kế toán bán hàng tránh tình trạng thiếu hụt, lãng phí. Cuối kỳ tổng hợp và lập bảng kê chi tiết báo cáo cho kế toán trưởng.
Kế toán lương Kế
toán kho
Kế toán
bán hàng Kế
toán công
nợ
Thủ quỹ Kế toán trưởng
30
- Kế toán lương: Lập bảng chấm công và theo dõi quá trình đi làm của nhân viên. Cuối kỳ lập bảng tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương. Báo cáo cho kế toán trưởng phê duyệt.
- Kế toán bán hàng: Chịu trách nhiệm bán và thu tiền của khách hàng. Cập nhật các hóa đơn bán hàng, theo dõi chi tiết hàng bán ra, theo dõi các khoản phải thu, tình hình thu tiền và tình trạng nợ của khách hàng. Cuối kỳ, tập hợp số liệu đối chiếu với kế toán kho và kế toán công nợ để kiểm tra và lên sổ kế toán.
Chính sách kế toán tại công ty:
- Chế độ kế toán áp dụng: doanh nghiệp vận dụng chế độ kế toán theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ của bộ tài chính.
- Hình thức sổ kế toán: Công ty sử dụng hình thức Sổ nhật ký chung.
Sơ đồ 2.3. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung tại công ty
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
(Nguồn: Phòng Kế toán) CHỨNG TỪ
NHẬT KÝ CHUNG SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT
SỔ CÁI BẢNG TỔNG HỢP
BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
31
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: công ty sử dụng phương pháp KKTX để theo dõi và phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn của vật tư, hàng hóa, thường xuyên kiểm tra đƣợc sự thiếu hụt hay dƣ thừa hàng hóa để tìm ra nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời.
- Phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho: để hạch toán chi tiết hàng tồn kho công ty đã sử dụng phương pháp thẻ song song. Đây là phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho mà ở kho, thủ kho sẽ theo dõi vật liệu về mặt số lƣợng trên Thẻ kho, bộ phận kế toán theo dõi vật liệu về mặt số lƣợng và giá trị trên sổ chi tiết vật tƣ, hàng hóa, thành phẩm.
- Phương pháp tính giá trị hành tồn kho ở công ty CP SX TM và XD Ngọc Hoàn sử dụng là phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ.
- Phương pháp hạch toán thuế GTGT của công ty là phương pháp khấu trừ.
- Công ty đang sử dụng kế toán thủ công để ghi chép và hạch toán.