Kiến nghị về việc sử dụng phần mềm kế toán
Hiện nay, công ty vẫn đang sử dụng phần mềm excel để ghi chép và hạch toán, gây khó khăn do khối lượng hàng hóa nhiều và các nghiệp vụ bán hàng diễn ra thường xuyên, liên tục vì vậy công ty nên đầu tƣ mua phần mềm kế toán chuyên dụng nhƣ:
Misa, Fast, Smart,.... để hỗ trợ và giảm tải bớt công việc của kế toán viên, giúp cho nhà quản lý dễ dàng quản lý và đạt hiệu quả cao hơn trong công việc.
Kiến nghị về việc hoàn thiện sổ kế toán
Bên cạnh việc quản lí và theo dõi tình hình tài sản – nguồn vốn, doanh thu – chi phí của mình ở mức độ tổng hợp, công ty cũng cần quan tâm hơn nữa đến việc theo dõi chi tiết của các khoản mục này để kịp thời đƣa ra những biện pháp quản lý thích hợp.
Bằng việc mở sổ và theo dõi chi tiết chi phí giá vốn và doanh thu của từng mặt hàng, công ty có thể dễ dàng kiểm soát và điều chỉnh kết cấu, tỉ trọng của các mặt
68
hàng, tập trung vào những mặt hàng mang lại doanh thu cao hay những mặt hàng đang được thị trường ưa chuộng.
Dưới đây là một số sổ chi tiết công ty cần đưa vào sử dụng trong tương lai để nâng cao chất lƣợng quản lí của mình:
Thiết kế tài khoản chi tiết:
Tài khoản 632 - Giá vốn hàng bán
Kế toán cần chia tài khoản 632 ra thành 2 tài khoản cấp hai:
- TK 6321 - Giá vốn hàng bán hàng hóa: phản ánh giá vốn của khối lƣợng hàng hóa đƣợc xác định là đã bán trong kỳ kế toán của doanh nghiệp.
- TK 6322 - Giá vốn hàng bán các thành phẩm: phản ánh giá vốn của khối lƣợng thành phẩm đƣợc xác định là đã bán trong kỳ kế toán.
Các tài khoản cấp hai nên chia thành những tài khoản nhỏ hơn để theo dõi chi tiết cho từng mã hàng hóa.
VD: TK 63211 – Giá vốn hàng bán hàng hóa của hàng hóa INS201 – Inox Sus 201,....
Tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Cũng nhƣ tài khoản 632 tài khoản 511 nên chia ra thành những tài khoản cấp hai:
- TK 5111 - Doanh thu bán hàng hóa: phản ánh doanh thu và doanh thu thuần của khối lƣợng hàng hóa đƣợc xác định là đã bán trong một kỳ kế toán của doanh nghiệp.
- TK 5112- Doanh thu bán các thành phẩm: phản ánh doanh thu thuần của khối lƣợng sản phẩm đã đƣợc xác định là đã bán trong một kỳ kế toán của doanh nghiệp.
Sau khi chia các thành các tài khoản cấp hai kế toán nên mở mã chi tiết theo dõi riêng từng mặt hàng để theo dõi, kiểm soát và có những điều chỉnh phù hợp đem lại kết quả cao hơn trong công việc.
VD: TK 51121 – Doanh thu bán thành phẩm VNK – Vách nhôm kính,....
Tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinh doanh
Tài khoản 642 cũng nên đƣợc chia ra thành 2 tài khoản cấp 2 mỗi tài khoản cấp hai lại nên chia ra thành các tài cấp 3 theo dõi chi tiết từng yếu tố để cung cấp thông tin chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh phục vụ cho việc lập thuyết minh BCTC.
69
- Tài khoản 6421 – Chi phí bán hàng: Phản ánh chi phí thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ bao gồm các chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo sản phẩm, hoa hồng bán hàng,....
TK 6421 nên chia thành 7 tài khoản cấp 3:
+ Tài khoản 64211 – Chi phí nhân viên bán hàng + Tài khoản 64212 – Chi phí vật liệu, bao bì.
+ Tài khoản 64213 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng.
+ Tài khoản 64214 – Chi phí khấu hao TSCĐ.
+ Tài khoản 64215 – Chi phí bảo hành.
+ Tài khoản 64217 – Chi phí dịch vụ mua ngoài.
+ Tài khoản 64218 – Chi phí bằng tiền khác.
- Tài khoản 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: Phản ánh chi phí quản lý chung của doanh nghiệp bao gồm các chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp, chi phí vật liệu văn phòng, công cụ dụng cụ lao động, khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp, tiền thuê đất, thuế môn bài,....
Tài khoản 6422 cũng nên chia thành 8 tài khoản cấp 3:
+ Tài khoản 64221 – Chi phí nhân viên quản lý.
+ Tài khoản 64222 – Chi phí vật liệu quản lý.
+ Tài khoản 64223 – Chi phí đồ dùng văn phòng.
+ Tài khoản 64224 – Chi phí khấu hao TSCĐ.
+ Tài khoản 64225 – Thuế, phí và lệ phí.
+ Tài khoản 64226 – Chi phí dự phòng.
+ Tài khoản 64227 – Chi phí dịch vụ mua ngoài.
+ Tài khoản 64228 – Chi phí bằng tiền khác.
70 - Sổ chi tiết giá vốn hàng bán
Bảng 3.1. Sổ chi tiết giá vốn hàng bán CÔNG TY CP SẢN XUẤT TM VÀ XÂY DỰNG NGỌC HOÀN
Số 419 Xuân Đỉnh, Từ Liêm, Hà Nội
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản: 6321 – Giá vốn hàng bán
Tên sản phẩm, hàng hóa: Inox Sus 201 – Mã HH: INS201 Ngày
ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải TKĐƢ Số phát sinh Số dƣ
SH NT Nợ Có Nợ Có
Số dƣ đầu kỳ: 0
Số phát sinh trong kỳ:
08/01 PXK12 08/01 Xuất bán hàng hóa 13.737.166,4
24/01 PXK33 24/01 Xuất bán hàng hóa 17.622.260
29/01 PXK40 29/01 Xuất bán hàng hóa 24.785.913,6
K/c từ TK 632 TK 911 56.145.340
Cộng phát sinh 56.145.340 56.145.340
Số dƣ cuối kì 0
71 - Sổ chi tiết doanh thu
Bảng 3.2. Sổ chi tiết doanh thu CÔNG TY CP SẢN XUẤT TM VÀ XÂY DỰNG NGỌC HOÀN
Số 419 Xuân Đỉnh, Từ Liêm, Hà Nội
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản: 5111 – Doanh thu bán hàng
Tên sản phẩm, hàng hóa: Inox Sus 201 – Mã HH: INS201 NT Chứng từ
Diễn giải TKĐƢ Số phát sinh Số dƣ
SH NT Nợ Có Nợ Có
Số dƣ đầu kỳ: 0
Số phát sinh trong kỳ:
08/01 HĐ0659 08/01 Thu tiền hàng HĐ 0659 111 14.681.760
24/01 HĐ0677 24/01 Thu tiền hàng HĐ 0677 112 18.490.000
29/01 HĐ0683 29/01 Thu tiền hàng HĐ 0683 131 26.490.240
K/c TK 511 TK 911 911 59.662.000
Cộng phát sinh 59.662.000 59.662.000
Số dƣ cuối kì 0
72
Các nhà quản lý rất cần biết các thông tin chi tiết, cụ thể về các khoản mục chi phí cũng nhƣ việc sử dụng các loại chi phí này, để từ đó lập dự toán chi phí và chủ động điều tiết chi phí. Nhƣng ở công ty CP SX TM và XD Ngọc Hoàn, tất cả các khoản chi phí phát sinh đều đƣợc phản ảnh trên TK 642 - Chi phí quản lý kinh doanh và không hạch toán chi tiết theo từng khoản mục chi phí. Do đó, thông tin mà kế toán cung cấp chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu của công tác quản lý.
Kế toán nên mở sổ chi tiết TK 6421 - Chi phí bán hàng và TK 6422 - Chi phí quản lý doanh nghiệp để hạch toán riêng chi phí quản lý phát sinh tại công ty.
Dưới đây là sổ chi tiết TK 6421 và TK 6422 mà công ty nên đưa vào sử dụng:
73
Bảng 3.3. Sổ chi tiết TK 6421 CÔNG TY CP SẢN XUẤT TM VÀ XÂY DỰNG NGỌC HOÀN
Số 419 Xuân Đỉnh, Từ Liêm, Hà Nội
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản: 6421 – Chi phí bán hàng Từ ngày: 01/01/2013 đến ngày 31/01/2013 Chứng từ
Diễn giải TKĐƢ Chi tiết chi phí
SH NT Tổng số tiền
Số dƣ đầu kỳ:
Số phát sinh trong kỳ:
Cộng phát sinh trong kỳ Số dƣ cuối kì
74
Bảng 3.4. Sổ chi tiết TK 6422 CÔNG TY CP SẢN XUẤT TM VÀ XÂY DỰNG NGỌC HOÀN
Số 419 Xuân Đỉnh, Từ Liêm, Hà Nội
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản: 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Từ ngày: 01/01/2013 đến ngày 31/01/2013 Chứng từ
Diễn giải TKĐƢ Chi tiết chi phí
SH NT Tổng số tiền
Số dƣ đầu kỳ:
Số phát sinh trong kỳ:
Cộng phát sinh trong kỳ Số dƣ cuối kì